商务交流(二)02第二模块答案提示

第二模块群体交流综合练习题答案提示

一、名词解释

1．可控变量：是指那些可以改变以使之适应于改进群体的生产率和成员满意度的因素。

2．不可控变量：是指群体被指定承担某项任务，个人对他们可能与谁一起工作，自己执行怎样的任务，以及活动的环境等无法选择和控制。

3．隐密议程：在群体交流中，大多数人的参与所带着的不同于群体目标的个人目标。

4．电话会议：小组之间通过电话进行的跨地区交流。

5．电视会议：通过图像传播进行跨地区的群体之间交流。

二、问答题

1.为什么需要群体交流（工作）？

提示：（1）有需要分工协作的工作； (2) 有需要手工而不是智力技能的工作；

(3) 有需要创造性的工作； (4)有需要凭记忆和过去信息完成的工作。

2．请说明群体（交流）的优点与不足。

提示：优点：①群体可以作出更多的承诺；②有利于更好的决策；③有更多可利用的信息；

④有更多更好的建议；⑤可以做更大胆的决策；⑥有更高的效率。

不足：①容易造成时间的浪费；②由于从众心理，容易作出乎庸的决策；③群体讨论的多，付诸行动的少。

3．影响群体效率的因素有哪些？如何影响？

提示：(1)凝聚力。凝聚力的大小将对每个成员是否遵守群体决定产生直接的影响。

(2)群体生产率和群体成员的满意程度。主要取决于两个变量，即：可控变量和不可控变量。

①不可控变量包括：群体规模、环境因素和任务因素；

②可控变量包括：领导风格和群体的相互影响与角色，

4．随群体规模的扩大、人数的增多，可能会产生哪些后果？

提示：(1)在群体中有突出贡献者与群体中的其他人的鸿沟加大 (2)群体领导者不得不进行更多的协调活动；

(3)完成任务花费的时间减少； (4)群体可能对小问题降低了敏感性；

(5)采取一致同意的决议减少，独裁式的决断增加；

5．安排会议应做哪些准备工作？

提示： (1)选择与会者都能出席会议的时间； (2)选择合适的会议地点； (3)收集和准备必要的会议资料；

(4)起草会议日程； (5)邀请与会者，并给出具体的到会路线。

6．说明会议主席的主要职责。

提示： (1)决定会议目的，明确会议主题； (2)明确会议讨论的范围； (3)确保人们围绕主题依次发言；

(4)尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； (5)确保其他成员了解会议进展情况。

7．可能导致会议失败的原因有哪些？

提示： (1)会议的目的不明确，组织不当； (2)会议本身没有必要召开； (3)与会者没有准备；

(4)不该来开会的人参加了会议； (5)时间和会场选择不合适； (6)议程安排不当；

(7)与会者的参与方式不适宜； (8)会议的主持人不胜任。

8．通常召开会议的目的有哪些？如何成为有效的会议的参与者？

提示：(1)会议的目的：①分享信息，交流观点；②说服或建议采取行动；

③寻求创意，产生解决问题的方法；④选择最好的方案并拟出行动计划。

(2)如何做一个有效的参与者：

①充分准备，仔细阅读有关会议日程、记录与文件并准;②在会上的表现要有分寸，注意考虑其他有关的人；

③认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；④认真积极地倾听；

⑤努力克服可能存在的交流障碍；⑥辩证地思考，认真地分析问题；

⑦愿意并能够用别人能接受的方式和语言，清晰扼要地发言；

⑧具有恰当的时间意识，包括发言的时间和会议时间的安排；⑨具有合作与调节的愿望，以实现群体目标。

9．群体决策有哪些方法？他们之间有什么区别？

提示：(1)权威决策法：①由主席决定；②快速高效；③成员可能没机会表态。

(2)投票表决决策法：①一般认为比较公正；②投票时机很关键；③可能分裂群体成员；④因少数人没同意而拒绝承担责任。

(3)趋同决策法：①根据群体的大致倾向决策；②成员高度参与；③决策时间过长；④有时难以实现。

(4)达成一致决策法：①每个人都完全同意；②难以达成一致，因此通常不必如此.

10. 电视会议的优点与缺点有哪些？

提示：优点：(1)较低的成本 (2)具有即时性； (3)能有效与国外顾客沟通。

缺点：(1)会议气氛单调、呆板； (2)由于仅按既定议程讨论，难以进行有效交流；

(3)由于人们把注意力仅仅集中于电话或屏幕上的讲话人，所以缺少会议气氛。

11．根据参与会议的不同身份说明在会议期间各自的职责。

提示：会议参与者分为：主席、秘书或记录员及会议参与成员，身份不同，职责也不同。

(1)主席：①准时开会；②清楚地介绍主题；③获得有力的发言；④维持秩序；⑤有效的决策

(2)秘书/记录员……

(3)会议成员：①准时出席；②按照会议要求准备发言；③记录会议决定及需要采取的行动。

12．正式在会议议程一般都包括哪些内容？

提示：

(1)发布会议通知(包括会议的名称、时间、地点和目的)(2)整理上次(如有的话)会议的纪要，如有必要可发至与会

者

(2)向与会者说明会议的中心内容并提出主要问题 (4)主席致开幕词； (5)与会者的专题报告； (6)其他与会

者的个人意见；

(7) 主席总结发言；(8)下次会议安排；(9)任何其他事务／业务(AOB)；(10)主席宣布会议闭幕。

13．会议摘要与备忘录的区别。

提示：

会议摘要……是对会议进行的议程中内容的简短记录议有几个人发言、每个发言的主要内容。

会议备忘录……是对一次会议整个过程的记录以及对下一次会议的提示。有效的备忘录包括会议讨论过的问题、考虑到的各种选择、作出的决策以及行动方案等。

14．制作备忘录时应考虑哪些问题？

提示：（1）会议之前：①根据既定的格式或自己设计一种备忘录的格式，向主席核实是否合适；

②如果有上一次的备忘录，应总结上次会议提出的问题和达成的协议。

（2）会议期间：①记录会议的时间和地点；②记录出席会议的成员，有关缺席人员的情况；

③宣读上次会议备忘录的结论并提出问题；④识别讨论题目，以议程为记录的顺序；

⑤编排记录的参考号，并对每一讨论的内容注明题目，列明主要观点；

⑥及时澄清重点的和含糊不清的观点；⑦以摘要形式书写，避免逐字笔录。

（3）会议之后：①会后立即清楚地起草备忘录；②与有关人员核对内容的正确性

③采用清晰的格式打印；④仔细校对；

⑤将备忘录发送给有关人员，如主席等⑥注意存档。

三、应用题

1．下述特征属于何种领导风格？

提示： (1)群体的行动由领导者计划，群体成员对下一步的行动内容几乎不知道。 (1)独裁式。

(2)群体计划具体的行动内容，领导者在必要时提出政策性和技术性的建议。 (2)民主式。

(3)成员在纪律和完成工作任务方面几乎感受不到任何压力，自己干自己该干的事，很少有人向别人

提出自己的意见。 (3)自由式

(4)群体成员对企业只有有限的责任，具体任务和工作由领导安排和挑选。 (4)独裁式。

2．作为会议主席，对于下述一些情况，你应如何应对？

（1）讨论时，一些人害羞、不爱讲话。

（2）一些人以一种怀疑或敌意的眼光看着你，常问一些使你感到窘迫的问题。

（3）一些人交头接耳，窃窃私语。（4）提一些与主题不相干的事。

（5）有人发言时喋喋不休，观点虽正确，但超过了规定的时间。（6）会议开始后，有人迟到或早退。

提示：作为会议主席应考虑这样应对：

(1)可以先问一些简单的问题，给他们以鼓励的眼神，要他们回答出来。

(2)先让他们把自己的观点说明出来，然后有分寸地进行分析，甚至反驳，以坚持你作为主席的权利。

(3)利用主席的身份，有礼貌地让他们保持安静，以便让其他人讲完。

(4)哗众取宠：以超常的行为试图引起别人的注意。

(5)有礼貌但坚决地打断他们的发言。

(6)当有迟到和早退的人时，可以停顿一下，这样既不会影响会议进行的内容，又可以起到无形责备对方的作用。

最好声明今后应注意杜绝此类事情的发生。

3．举例说明群体中无功能行为的主要表现。

提示：(1)难以相处：群体中出现对群体有敌意或喜欢责备甚至贬低别人提高自己的人；

(2)设置障碍：比如突然改变行动妨碍群体前进，对某个观点争论不休；

(3)自我表白：不考虑群体的接受性而表达个人的感情和观点；

(4)哗众取宠：以超常的行为试图引起别人的注意。

4．举例说明群体中的“隐密议程”。

提示：(1)为了引起上级的注意才来开会； (2)保护自己所代表的群体的利益；

(3)利用会议压低对手； (4)结成特殊的联盟； (5)把会议作为个人追求成就的舞台。

5．如何召开成功的电话会议。

提示：

(1)对主席的要求：

①提前把会议议程通知与会者，说明讨论的主题和重点；

②同时将会议需要的参考资料和文件发送给与会者，并保留与会者的传真号，以便在会议期间补充必要的资料；

③要注意随时小结发言内容，以便保证相应的人员都能跟上进度；

④注意与会者发言的情况，尽量做到每人都有机会发言。

(2)对参与者的要求：

①在发言前应确认别人是否完全讲完了；

②发言时应报出自己的姓名，以便与会者了解；

③应注意应答别人的提问，使会议能集中完成；

④不要在同一房间举行附带会议，也不要使用你的电话弱音和密码键。

四、案例题

1．你是某公司的一个部门经理，组织内部将实施一项新政策。全体成员参加的会议已安排就绪，你将代表你的部门在会议上发言。在参加全体大会之前，你必须先召开部门人员参加的会议，讨论有关的事项。

(1)作为部门会议的主席，你有哪些责任？

(2)对于全体大会应如何组织以保证会议的有效性。

(3)拟写部门会议的备忘录以备全体会议时使用。

提示：(1) 作为部门会议的主席的责任：

①做好安排与计划：确定会议的目的；选择参加会议的对象；制定会议的最佳议程；准备与将实施的新政策有关的资料。

②组织好会议：有掌控会议的能力；引导与会者思考主题；促进讨论，避免冷场；应付隐密议程；作出决定。

③保存有效的会议记录。④邀请与会者(起草会议通知)

(2) 组织：①计划会议②安排好会场③邀请与会者(起草会议通知) ④布置会议室

⑤根据会议类型制作详细的会议纪要或行动计划⑥时间的控制与闭会。

(3) 备忘录的格式

发给谁(TO)：

发出人(FROM)：

日期(DATE)：

主题(RE：／SUBJECT)

正文：

2.UNGE有限公司是一个大型服装公司的制造商，其产品远销北美和欧洲。由于近期国外市场的销售额骤然下降，公司决定提前一周召开原来每月第三周才召开的一次高层业务管理例会，讨论市场变化的原因。假若你是该公司总经理秘书，应准备以下事项：Array（1）起草会议通知，发给与会者。

（2）拟订正式的会议议程。

（3）列出提前召开会议的三个主要目的。

（4）列出积极的会议参与者应具备的特征。

提示：(1) 会议通知：

(2)会议议程：

①宣读上次会议纪要；②出自上次会议后出现的问题；③主席主持发言致开幕词；

④提前召开会议的原因；⑤上次会议留下的事项；⑥正式议程项目；⑦委员会和业务单位报告；

⑧其他业务问题；⑨下次会议日期；⑩向会议主席致谢；⑩宣布会议结束。

(3)目的：①交流信息；②解决问题；③作出决策。

(4)积极的会议参与者特征：①简要了解背景情况，了解会议主题②准备适当的提问③注意交流障碍的存在④准时参加会⑤具有合作与调节的愿望，以实现群体目标⑥积极的非语言交流⑦敞开思想，积极听取别人意见⑧根据会议要求发言。

3．肯特公司是一家大型跨国集团公司，其海外业务几乎占60%。拟于本年底在总部召开海外经理会议，部署明年的总体工作。

12月15日，海外经理会议正式召开。在总裁的致辞后，分别安排了日本CEO对投资兴建在日本的两家工厂的发言，德国经理建议开展特许经营业务、南亚区CEO对该地区刚刚发展的情况汇报等，其他地区代表可以随意发言。之后是两项专题讨论：一是海外各公司明年的任务指标；二是公司内部转移定价的确定。

由于这两项内容设计到每一公司的切身利益，因此个方使出浑身解数，让公司发来大量资料作为论据。争执不下，讨论热烈。致使各方不能达成一致的协议，也使原本定于4天结束的会议，不得不延期3天。最后，总裁不得不利用自己的权威提出一个解决方案，大家这才勉强接受，乘飞机返回。

第二年，大多数海外公司没有能完成既定的任务指标，而且内部的定价也未能完全执行，而使总公司在财务上蒙受了较大损失。

(1)你认为肯特公司的海外经理会议存在哪些问题？

(2)为避免上述结果，会议主席在会前和会中及会议之后应做哪些工作？

提示：(1)会议议程的安排不尽合理；应将会议重点放在前面，并将两项专题按时间逐一安排，然后再根据个别问题平衡会议的气氛；与会者准备不够充分，缺乏必要的支持文件，临时发传真，浪费时间和金钱；主席没能在讨论中有效地掌控会议；决策方不当，致使决议迟迟未决和执行不力。

(2)会议之前：

①提出和理解计划处理的业务项目

②批准议程草案

③使与会者得知会议目标、时间和地点可能的话还应包括会议议程

④保证会场的合理布置。

会议期间: ①清楚地介绍主题②获得有力的发言③维持秩序④有效的决策；

会议之后：①核实秘书准备的备忘录草稿；②监控决策的进展。

4．假若你在一家小型的出版公司工作，该出版公司有三位一流的编辑。其中有一位王先生经常以自己在该行业从20自诩，且与别人讨论问题时从不让步。随着公司的发展、需要的是大家齐心合力的团队精神，请回提示：

(1)认为影响你们交流的因素有哪些？

(2)你认为采取以下哪一条是最好的行动步骤，为什么？

①解雇王先生并另找他人

②私下里与王先生谈话表明你要求搞好合作的愿望

③争取得到所有三位编辑对团队精神的赞同。

提示：(1)缺乏凝聚力；成员的个性差异；对身份看得很重；成员间的关系。

(2)采用第二种方式，因为：第一种，会因此失去一位有经验的老编辑；第三种，争取得到三位的共识固然好，但难度较大且问题在王先生身上。所以，最好是私下里与王先生谈心，使其认识到团队共同努力协作的重要性，就能使整个编辑部形成团队精神。