办公室事务和管理分析共50页文档
机关事务管理论文
机关事务管理论文关键词：机关事务;体制;机制中图分类号：D63-39 文献标志码：A 文章编号：1002-2589(2011)36-0035-02随着经济社会的飞速发展，机关事务管理工作进入了一个新的历史时期，任务更加繁重，矛盾更加突显。
面对新形势，只有准确理解和把握机关事务管理工作的内在规律，找准其主要矛盾，才能在管理和服务工作中抓住关键，掌握主动。
充分发挥制度机制的重要保障作用，在实践工作过程中不断建立和完善行之有效的管理体制和运行机制，用制度来有力规范工作流程和干部职工行为，进而有效提高工作效率，是做好机关事务管理工作的前提和基础。
为进一步发掘我局机关事务管理工作在管理机构、队伍建设特别是制度机制等方面的发展空间，本文选取了制度建设水平较高的郑州、长春两个城市，旨在学习、借鉴兄弟城市的经验和做法，充分激活我市政府机关事务管理和后勤服务的优势和潜力，推动我市政府机关事务工作的发展和进步。
郑州市市直机关事务管理局的基本情况郑州市市直机关事务管理局重新组建于1989年，是管理市直机关事务工作的市政府直属机构。
主要负责市直机关国有资产、房地产、基建、公共机构节能管理、大中型车辆及集中办公区会议室管理，市直机关精神文明建设指导及其他社会事务协调，以及通讯、安全保卫、绿化美化、膳食服务、物业管理等工作。
内设办公室、人事教育处、计划财务处、房地产管理处、基建管理处、行业指导处、安全保卫处、通讯技术处、综合管理处、膳食管理处、离退休管理处、车辆管理处和会议管理服务处等13个处室和机关党委、纪委监察室;设市机关事务工作协会等4个群团机构;设公共机构节能减排工作办公室、采购办、督查办等3个临时机构;领导市直机关服务中心。
在制度机制方面，郑州市市直机关局全面履行和不断强化机关事务管理保障职能，建立了一整套涵盖面广、内容完备的机关事务管理制度和运行规范。
如膳食管理制度、环境秩序和物业综合管理制度、会议管理制度、通讯技术管理制度、车辆管理制度、房地产管理制度、基建管理制度、财务管理制度、人事管理制度、党务管理制度等。
(完整word版)办公室管理试题库大全
B．决策性。
D．各种沟通、保密C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些D．挨近窗户B．随时随地可向对方发送。
A．接通电源可即将复印操作A．录音时需将监听开关至于“ON”位置。
D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能( B ) B．制B．让员工们随意领取办公用品B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力D．可以按照文员自己的习惯进行工作C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．把零散工作安排在肃静、有效的时间段里去做C．标准的零用现金单据有一个签名A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能即将记录下来B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办D．爱好C．姓名、部门、地址、国名。
D．感谢信C．双方有不少人时，可以交叉握手A．初次写信，或者有过激言行的C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或者自办C．作会议记录时离开会议室接听电话A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作C．与发言者用词不一致但意思彻底一D．征求主持人意见，住手笔录，关录音机A．只在便笺上写好会议名称C．圆桌型A．审查功能B．发表意见D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃B．说话的技巧A．以电话方式决定面谈或者开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B．代替上司制定约会计划D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或者其他书面形式的证明D．不必提前在取票前或者出发前再用电话予以确认D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必赋予协助D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”D．穿着短裙的下蹲姿式，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰B．以右为尊D．查证消息的可靠性．有无歇息室C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D．吃西餐时用左手把汤盘挨近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去C．用来擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服领口里B、左上角C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内A．通知上司家人把衣服送达B．由过程先说D．切勿感情用事A．有共同利益的话题A. 骑边章A．签发文件A．下级单位报送的报告，统计报表等A. 按通讯者特征立卷B．归档范围、归档时间、归档耍求A．归档时间B．随时随地可向对方发送。
办公室管理制度(精选16篇)
办公室管理制度（精选16篇）办公室管理制度篇1为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标,进一步促进办公室管理的现代化、科学化、规范化，特制定本制度。
第一章办公室管理第一条维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。
综合部将遵循以下两点对此工作做全面监督和管理：1、每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放，并放置整齐。
2、公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。
第二条工作纪律：1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。
2、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。
3、员工应注意环保和节约，尽量不使用一次性茶具。
4、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。
下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。
5、危险品严禁带入办公区域。
6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。
7、开会时，各参会人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行。
第三条公司名片按固定格式统一印制。
任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经批准印刷的名片。
第二章考勤管理第四条公司实行六天工作制：周一至周六为工作日；周日和国家法定节假日休息。
每天工作时间为：上午：8：30-12：00下午：13：00-17：30。
到职后应及时签到。
上午8：30-9：00、下午13：00-13：30到岗的计为迟到（事先申请的除外）。
每月迟到超过三次（含三次）者，公司将给予书面警告，并扣发工资10元。
迟到超过半小时的计为旷工，旷工将按其旷工小时数以200%的比例扣发当日工资。
连续旷工三日以上（含三日）或一年中旷工累计七日的，公司将给予除名的处理并有权拒发当月工资。
第五条员工请假需事先填写请假申请单（急病除外），报本部门经理批准；部门经理请假需由总经理批准。
请假申请单在获得部门经理或总经理签字后，交综合部备案并在月末统计考勤时体现。
(完整)办公室6S管理内容
办公室6S管理内容一、6S管理定义:6S即整理(SEIRI）、整顿(SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU)、素养（SHITSUKE）、安全(SAFETY）1S—---整理（SEIRI）：对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；目的:腾出空间,提高工作效率。
2S--—-整顿（SEITON）：对非必要物品果断丢弃,对必要物品要妥善保存,使办公现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。
这样才能做到想要什么，即刻便能拿到,有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱；目的：排除寻找的浪费。
3S---—清扫（SEISO）:对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。
4S——--清洁（SEIKETSU）:维护清扫后的整洁状态；目的:通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。
5S--——素养(SHITSUKE）:将上述四项内容切实执行、持之以恒,从而养成习惯;目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。
6S—-—-安全（SAFETY）：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨:安全第一。
目的﹕杜绝安全事故、规范操作、确保产品质量.二、6S管理目的：1、实行6S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段，通过规范现场、现物，营造干净、整洁的工作环境，培养员工良好的工作习惯。
2、实行6S管理，培养各级管理人员工作标准化、规范化、程序化、系统化的工作方式,管理各种物品及文件资料，及时准确地按工作内容、工作程序分类定置，便于及时处理各种信息，从而提高工作效率。
同时办公室是个窗口，为了发挥窗口的作用,树立企业良好的对内对外形象。
三、6S管理操作规范(一）、责任区办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施.每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;(二）、办公室6S操作规范1、办公区门厅、通道、地面、门窗、墙壁、天花板管理规定1）、办公区门厅及走廊通道通畅、明亮、地面、墙壁、天花板保持洁净、无尘。
秘书基础案例分析
秘书基础案例分析【篇一：《秘书基础》教案】衡水职教中心课程名称：授课班级：教师姓名：教案秘书基础_______ 袁培 __________2第 2 页3第 3 页4第 4页5【篇二：秘书学案例分析】杨修之死杨修是曹魏的行军主簿（为曹操掌握簿籍和文书的官，相当于政府秘书长），才思敏捷，颇具才华，但却屡犯曹操之忌。
《三国演义》中有这样几则故事：一则是曹操去看新造的花园，在门上写了一个“活”字，众人皆不知其意，杨修说：“门内写活，乃阔字也，丞相是嫌门阔了。
”曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。
二则是塞北送来一盒酥，曹操在盒上写了“一盒酥”三个字，杨修即“取匙与众人分食”，曹操问其原因，杨修说：“丞相已写明一人一口酥。
”曹操“虽喜笑，而心恶之”。
最后，当曹操兵退斜谷，前被马超所拒，退又恐蜀兵讥笑之时，传出夜间口令为“鸡肋”，杨修就叫军士收拾行装，准备归程，因为鸡肋“食之无肉，弃之有味”。
最终，曹操以惑乱军心罪杀了杨修。
【案例思考】1．杨修作为主簿，在曹操出兵汉中进攻刘备取胜不易，骑虎难下的情况下，应该怎么做?2．作为职业秘书应该从杨修身上吸取些什么教训?3．曹操以现代人的说法是一个爱才惜才的领导，那你怎样看待他最终杀死杨修一事?4．你能否从职业秘书的专业角度，分析一下在每一则事例中，杨修应该怎么做更好?【案例评析】杨修应该说的确是一个很聪明的人，屡屡能够准确地解读可称为“一代枭雄”的曹操的心思，并且能够采取适当巧妙的对策来应对。
问题在于这些聪明并没有用在为曹操的“军国大事”出谋划策上，而是耍一些小聪明，自以为是，擅自替曹操做主，并到处张扬自己的聪明，置曹操的立场和脸面于不顾。
最终“聪明反被聪明误”，落得身首异处的下场。
作为职业秘书，一定要吸取杨修的教训，时时刻刻记住自己的身份和角色。
应该揣度领导的心思和想法，但仅限于更好地为领导服务，更有效地替领导出谋划策，不能自以为是，擅自替领导做决策，要顾及领导的脸面和感受，不能使领导形象受损，否则最终也会像杨修一样“聪明反被聪明误”。
办公事物管理制度
办公事物管理制度一、管理目标为了加强办公室事物的管理，提高工作效率，规范办公室工作流程，制定办公事物管理制度，明确办公室内各项事物的使用和管理规定，保证办公室工作秩序的正常运转。
二、责任范围1. 办公室主任负责全面监督办公事物的使用和管理工作。
2. 行政助理负责具体的办公事物的使用和管理工作。
3. 全体员工都应该严格遵守办公事物管理制度的规定，对自己负责的工作事物进行妥善管理和使用。
三、办公用品的采购和管理1. 办公用品的采购：办公室主任组织相关部门制定办公用品的采购计划，根据需要定期采购相关的办公用品；在采购前应该进行比价，并且选择性价比高的产品。
2. 办公用品的管理：办公用品应该分类存放，保持整洁。
每种用品都应该有专门的存放位置，并做好标识。
每种用品都要专人负责管理，做到货物分类存放，做到有条不紊，方便使用。
3. 办公用品的领用：凡属办公用品的领用，必须有领用单据，经办公室主任或者行政助理审核后方能领用。
4. 办公用品的报废：办公室主任应该定期审核办公用品的使用情况，对于已经损坏或者报废的物品及时的处理，不得出现没有价值却有大量存放的情况。
四、文件资料的管理1. 文件管理原则：文件资料的管理要做到分类存放、做到有序，保证信息能够快速的检索。
对于重要资料，应该做好备份工作。
2. 文件的归档：对于办公室的文件，应该根据不同的分类制度加以归档，每一份文件都应该有专门的编号和索引。
3. 文件的使用：凡属重要文件的使用，应得经过相关领导的批准，并严格按照规定的程序进行。
4. 文件的保存期限：文件的保管时间应该根据文件的内容加以区分，对于重要的文件必须长期保存，对于过期的文件及时销毁。
五、办公设备的管理1. 办公设备的维护：办公设备的维护工作应该落实到位，每一台设备都应该根据使用频率定期对设备进行检查和保养工作。
2. 办公设备的使用：办公设备的使用必须严格按照规定的程序进行，不得违章操作。
3. 办公设备的报废处理：对于已经报废的设备，应该及时将设备报废，不得继续使用。
5S管理培训教材(PPT 51页)
第十三页，共50页。
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5S进程
办公室中的5S机遇
办公室5S反省(fǎn xǐng)表
书籍 公告板 业务表格 名片 橱柜(chúguì) 目录 计算机设备 计算机文件 会议室 交往信件 书柜 桌子 抽屉 电路接线
第十七页，共50页。
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5S进程
1S清算(qīnɡ suàn)战略〔续〕
运用频度
处置
不用(bùyòng)要 不能运用
• 丢弃或删除
不大能够(nénggòu)用到
• 丢弃、删除或捐出来
很少运用 偶然运用
• 远距离或电子方式寄存
• 寄存在左近，便于取到
• 思索运用书籍和参考资料的公用图书馆 〔明白确定一切人和进程〕
第十九页，共50页。
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5S进程(jìnchéng)
1S清算(qīnɡ suàn)战略〔续〕
• 〝宁枉勿纵！〞 • 为〝红标签〞物品树立暂时的过渡/回忆区 • 用于可再次运用的办公设备或家具 • 用来集中物品停止回收 • 识别必需由谁回忆和处置 • 确保一切物品在本次活动完毕前都得四处置 • 不要形成(xíngchéng)新的杂乱无章状况！
• SEIRI
• 划一、有组织。 是指清算任务区中
的全部(quánbù)工具、资料等，并 且仅保管必需物品的做法。 其他每 件东西都要寄存起来或扔掉。 这样
就增加了搅扰高效率任务的隐患和 杂乱无章的状况。
• 经过肃清任务场所中不用要的物品，来
提醒(tí xǐng)这个进程
办公室事务管理复习资料
第一章1、直线式组织：特点：组织中各种职务按垂直系统直线排列，各级主管人员对所属下级拥有直接的一切职权，组织中每一个人只能向一个直接上级报告，“一个员工，一个头儿”。
优点：结构简单明了，任务清楚，职权划分明确，行动迅速缺点：规模较大的情况下，所有管理管理职能都集中一人承担，易发生多次失误，协调能力比较差。
多用于政府机构、军队组织及小型企业。
2、职能式组织：特点：组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构，分担某些职能管理业务，。
这些职能机构有权在自己的业务范围内，向下级单位下达命令和指示，下级直线主管除了接受上级直线主管的领导外，还必须接受上级各职能机构的领导。
优点：管理员可发挥个人专长，能专注于一个方面的工作，职工受到内行和专家的监理，提高效率缺点：导致推卸责任的弊病，权力的交错和职责划分不固定。
3、委员会式组织：委员式组织提供的机构中，权责是由一群人联合掌握。
优点：人们对集体决策比对个人命令更受欢迎，乐于接受，能够积极配合工作，计划能更付诸实施。
缺点：比个人决策要慢得多，推卸责任，费时间。
4、在企业及社会组织内部可根据组织类型、组织活动目标，将组织内设机构分三种类型：领导机构（首脑机构）、职能机构、辅助机构5、办公室基本功能的特征：综合性、程序性、终局性6、办公室的性质：从属性、补充性、管理性7、办公室的职能：计划、组织、协调、控制第二章1、办公环境的分类：社会环境、职能环境（核心）、工作环境（其办公活动都是由人员、设备、场地三大要素组成的。
）2、合理地选择办公地址：首先必须服从本单位的整体安排，便于履行服务职责。
一般应该在单位中心，与领导和其他职能部门相毗邻。
其次交通便利，距邮电局、银行等公用服务设施不愿，与业务上往来的其他单位要近。
3、办公室的布局：开放式布局、封闭式布局4、（1）保持自己的办公区域整洁干净：最好不要和别人面对面坐，更不要和你的老板在一间房间（2）设备物品要放置适当，摆放有序：办公室应尽可能少放东西，桌上所放的材料应以够用为度。