基建工程档案管理办法
单位基建档案管理制度
第一章总则第一条为了加强单位基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于单位内部所有基建项目的档案管理工作，包括建设项目立项、设计、施工、验收、移交等各个阶段。
第三条单位基建档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保基建档案的全面性，不遗漏任何与项目相关的资料；2. 准确性原则：确保基建档案的真实性，准确记录项目建设全过程；3. 系统性原则：确保基建档案的分类科学、条理清晰，便于查阅；4. 安全性原则：确保基建档案的安全，防止丢失、损毁和泄密；5. 保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。
第二章档案分类与归档第四条基建档案分为以下类别：1. 立项档案：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等；2. 设计档案：包括设计图纸、设计变更、设计审批等；3. 施工档案：包括施工图、施工方案、施工记录、验收记录等；4. 验收档案：包括验收报告、验收记录、质量保证资料等；5. 移交档案：包括移交清单、使用说明书、保修卡等。
第五条基建档案归档程序：1. 归档前的准备：项目管理部门应负责收集、整理、审核各类基建档案资料，确保其完整、准确；2. 归档：按照档案分类，将整理好的档案资料提交给档案管理部门；3. 审核与签字：档案管理部门对归档的档案进行审核，确认无误后，由项目负责人签字确认；4. 归档编号：档案管理部门对归档的档案进行编号，并建立档案目录；5. 归档存放：档案管理部门负责将归档的档案存放于专用档案室，并定期检查档案的安全状况。
第三章档案管理与利用第六条档案管理部门负责基建档案的日常管理工作，包括：1. 档案收集与整理：按照档案分类，收集、整理各类基建档案资料；2. 档案鉴定与销毁：对不再具有保存价值的档案进行鉴定，经批准后予以销毁；3. 档案保管与修复：确保档案的完好无损，对破损的档案进行修复；4. 档案检索与查询：为内部人员提供档案查询服务；5. 档案信息化管理：推进基建档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化。
基建档案档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建档案的管理，确保基建档案的完整、准确、系统、安全，根据《城市建设档案规定》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》等相关法律法规，结合我国基建工作的实际情况，特制定本制度。
第二条基建档案是建设项目从立项、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第三条基建档案是基建工作的真实记录和历史凭证，对于扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作具有重要意义。
第二章档案管理机构及职责第四条建设单位应设立专门的档案管理机构，负责基建档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理机构的主要职责如下：（一）制定基建档案管理制度，并组织实施。
（二）负责基建档案的收集、整理、编目、归档、鉴定、销毁等工作。
（三）负责基建档案的保管、保护和修复工作。
（四）负责基建档案的利用、咨询和信息服务工作。
（五）负责基建档案的统计、分析和报告工作。
第三章档案收集与整理第六条基建档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集基建项目全过程中形成的各类档案材料。
（二）真实性：收集的档案材料应真实、准确、完整。
（三）连续性：收集的档案材料应保持连续性。
第七条基建档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案的分类标准，对收集到的档案材料进行分类。
（二）对分类后的档案材料进行编号、编目。
（三）对整理好的档案材料进行立卷、归档。
第四章档案保管与保护第八条基建档案的保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等设施。
（二）档案柜应保持整洁、有序，便于查找。
（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整、安全。
第九条基建档案的保护应遵循以下要求：（一）对已损坏的档案材料，应及时进行修复。
（二）对珍贵、易损的档案材料，应采取特殊保护措施。
（三）对数字化档案，应定期进行备份，确保数据安全。
第五章档案利用与咨询第十条基建档案的利用应遵循以下原则：（一）合法、合规、便民、高效。
基建工程部档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建工程部档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于基建工程部所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条基建工程部档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性；（二）科学管理，提高档案管理水平；（三）规范管理，严格执行档案管理标准；（四）安全保管，确保档案实体和信息安全。
第二章档案管理机构及职责第四条基建工程部设立档案管理办公室，负责档案管理工作。
第五条档案管理办公室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）监督、指导各部门档案管理工作；（四）组织档案培训，提高档案管理人员素质；（五）负责档案信息化建设，实现档案管理现代化。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）基建工程项目的立项、设计、施工、验收等阶段形成的各类文件、图纸、照片、声像等资料；（二）工程合同、招投标文件、验收报告、审计报告等；（三）各类会议纪要、工作总结、技术文件等。
第七条档案整理要求：（一）按照档案分类、编号、编目等要求，对收集到的档案进行整理；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）按照档案保存期限，对档案进行分类归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；（二）档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案实体和信息安全；（三）档案借阅应严格审批，登记借阅情况。
第九条档案利用要求：（一）档案管理人员应提供档案查询、复制等服务；（二）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）档案利用者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
第五章档案销毁第十条档案销毁应按照国家有关规定执行，经批准后方可销毁。
第十一条档案销毁前，应进行严格审查，确保销毁档案的合法性和必要性。
【建设工程档案管理办法】工程档案管理办法多篇
【建设工程档案管理办法】工程档案管理办法多篇工程档案管理办法3篇工程档案管理办法1第一条为加强__公司(以下简称“公司”)项目档案的归档整理工作，确保工程档案的齐全、完整、准确与安全，充分发挥公司项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条工程档案是指公司开发房地产项目建设活动中直接形成的，具有归档保存价值文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也可称为基建档案。
第三条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程档案的形成和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
第四条勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷、整理后向建设单位移交。
第五条建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交;各分包单位将本单位形成的工程档案立卷、整理后及时移交总承包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、立卷、整理其承包项目所形成的工程档案，并及时向建设单位移交。
第六条工程档案管理工作实行由行政办公室档案室集中统一、分级管理的管理制度。
工程档案管理工作由档案室负责管理、组织、协调、知道和监督，各业务部门负责分级落实工程档案的收集、立卷、整理归档工作。
第七条工程档案管理工作应建立档案管理网络。
各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名或多名兼职档案人员，形成工程档案管理网络。
第二章基本术语和定义第八条建设工程项目(construction project)工程档案管理办法经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
第九条单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
基建类档案管理办法
基建类档案管理办法一、引言基建类档案是指与基础设施建设相关的各类文件和资料的集合。
基建类档案作为组织的重要资产之一，对于保障基础设施建设的规范、安全和可持续发展具有重要意义。
为了有效管理和利用基建类档案，提高组织的信息化管理水平，制定本基建类档案管理办法。
二、基建类档案管理原则1.规范原则：依据国家相关法律法规和文件要求，制定并执行基建类档案管理制度，确保管理工作的合法性和规范性。
2.综合利用原则：充分利用基建类档案的信息价值，为组织的决策提供可靠依据。
3.科学化原则：借助现代科技手段，推行电子档案管理，提高档案管理的科学化程度和效率。
4.安全保密原则：建立完善的档案安全保密制度，确保基建类档案的机密性、完整性和可靠性。
5.合理经济原则：在保证基建类档案质量和服务质量的前提下，合理控制档案管理的成本。
三、基建类档案管理职责1.部门间协同：各部门应加强沟通与协作，建立起基建类档案管理工作的联动机制，确保信息的共享和协同处理。
2.档案管理员：负责制定基建类档案管理制度和规范，并监督各部门的执行情况。
同时，负责档案的著录、归档、保管、检索和销毁等工作。
3.档案审计人员：负责对基建类档案的管理情况进行定期检查和审计，确保档案管理工作符合国家规定和组织要求。
4.信息技术人员：负责搭建和维护基建类档案管理系统，确保电子档案的安全可靠和高效运行。
5.相关部门人员：负责提供基建类档案管理所需的各类文件和资料，并积极参与档案工作的协调和推进。
四、基建类档案管理流程基建类档案管理流程主要包括著录、归档、保管、检索和销毁。
1. 著录著录是指将基建类档案的基本信息进行分类、整理和登记的过程。
著录应包括档案名称、档案编号、文件载体、档案形式、存放位置、归档日期等基本信息。
著录工作应严格按照规定格式和要求进行，确保档案信息的准确性和完整性。
2. 归档归档是指将已著录的基建类档案按照一定的分类目录和规则进行整理，存放到专门的档案库或档案柜中。
集团公司基建档案管理办法
公司基建档案管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步加强公司基建档案管理工作，确保基建档案的完整、准确和利用，根据国家档案局《建设项目档案管理规范》和《公司档案管理办法》，特制定本办法。
第二条本办法所称基建档案是指建筑工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及工程验收等全过程中形成的具有保存价值的应该归档的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。
第三条本办法适用于中国有研总部新建、改扩建、维修、装修和拆除等建筑工程项目（亦包括与建筑工程相关的水、电、暖、气、道路、设备、园林绿化等工程项目）的档案管理，各所属公司可参照执行。
第四条基建档案工作要纳入建筑工程项目的建设计划，管理程序、合同管理和岗位责任制中，做到建筑工程项目立项与提出建档要求同步，项目建设管理过程与竣工材料的积累、整编、审定工作同步，项目竣工验收与档案验收同步。
第二章管理职责第五条基建管理部门与各设计、施工、监理等单位签订项目合同时，应把基建档案管理工作作为一项重要内容，明确规定各参建单位提交相应项目的文件材料的质量、数量和时间等要求；促使各设计、施工、监理等单位按合同要求及时履行责任，并对各设计、施工、监理等单位形成的归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查；对本部门形成的项目文件进行收集、整理、归档；出现机构和人员变动时，及时清点交接项目文件，办理交接手续。
第六条档案管理部门负责对基建管理部门项目文件的收集、整理、验收和归档工作进行监督、指导；参与项目文件预验收和项目竣工验收；负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性；负责档案的接收、整理、保管和利用等工作。
第三章项目文件的形成、收集与整理第七条项目文件应能够完整、准确、系统地反映建筑工程项目管理和建设的全过程，并遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致且具有成套性。
第八条项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。
基建档案管理制度[1]
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基建档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业基建档案的管理工作，保障基建档案的完整、准确、安全，提高信息的可追溯性和利用价值，保护企业的合法权益，根据国家相关法律法规和企业实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于企业所有基建项目的档案管理，包括建设项目前、中、后各阶段的档案管理。
第二章档案管理的原则和要求第三条原则1.系统性原则：建立健全档案管理体系，确保档案管理工作的延续性和稳定性。
2.完整性原则：凡是企业基建项目的相关档案均应留存，不得随意销毁或篡改。
3.保密性原则：将涉密的档案加以严格保管，并采取必要的措施确保档案的保密性。
4.规范性原则：档案管理应按照相关规章制度执行，严格遵守法律法规和规章制度的规定。
5.利用性原则：档案应及时进行整理、鉴定、归档，并提供给有关单位和人员使用。
第四条要求1.档案管理应有专人负责，确保档案的管理工作有序进行。
2.档案的整理、鉴定、归档应按照规定流程进行，确保档案信息的真实准确。
3.档案应当定期进行备份和存档，避免数据丢失。
4.档案存放地应安全、防火、防水，并采取防盗措施。
5.档案的利用应细化权限控制，保证档案信息的安全性和保密性。
第三章档案管理的流程与措施第五条档案管理流程1.档案收集：在基建项目开始之前，由项目负责人指派专人负责档案收集工作，并建立档案目录。
2.档案整理：收集到的档案应按照一定的规则和标准进行分类、归档，并制作档案清单。
3.档案鉴定：档案整理完成后，由相关部门或专业机构进行档案鉴定，确保档案的真实、完整和可信度。
4.档案归档：经过鉴定的档案按照规定流程进行归档，并建立档案库，并制定档案借阅手续。
5.档案利用：经批准的借阅申请人按照规定手续前来借阅，借阅期限不得超过规定时间。
第六条控制措施1.档案室应具备良好的环境条件，如温度、湿度、照明等，在存储设备及设施上应具备抗震、防潮、防火等功能。
2.档案管理应采用网络化管理方式，建立档案管理系统，实现档案信息的全面管理。
基建单位档案管理制度
第一章总则第一条为加强基建单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有基建项目的档案管理工作，包括建设项目立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的档案资料。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保档案管理的合法性和规范性；（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的统一和规范化；（三）真实准确：确保档案内容的真实性和准确性，便于查阅和利用；（四）安全保密：加强档案安全保护，防止档案丢失、损毁和泄密。
第二章档案人员职责第四条档案管理人员应具备以下条件：（一）热爱档案工作，具有高度的责任心和敬业精神；（二）熟悉档案管理法律法规，掌握档案管理基本知识和技能；（三）具备一定的组织协调能力和良好的职业道德。
第五条档案管理人员的主要职责：（一）负责基建项目档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁等工作；（二）对基建项目档案进行分类、编号、编目，建立档案目录和检索工具；（三）负责档案的查阅、复制、借阅等工作，确保档案的保密性和安全性；（四）定期对档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案进行销毁；（五）参与基建项目档案的整理、立卷、归档等工作，确保档案质量；（六）参加档案管理培训，提高档案管理水平和业务能力。
第三章档案收集与整理第六条基建项目档案的收集范围：（一）建设项目立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的文件资料；（二）项目合同、协议、会议纪要、函电、报告等；（三）项目设计变更、施工图修改、工程验收报告等；（四）项目投资、资金、财务、审计等资料；（五）项目安全、环保、质量、进度等管理资料。
第七条档案整理要求：（一）按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目；（二）对档案资料进行立卷、归档，确保档案的完整性和系统性；（三）对档案资料进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
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基建工程档案管理暂行办法
（试行）
为加强建设工程文件的归档整理工作，明确工程档案归档的范围、期限、职责、标准，建立完整、系统的工程档案，特制定本办法。
一、工程文件材料的收集、整理范围
（一）工程准备阶段文件材料
1、立项文件材料：项目建议书；项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件；可行性研究报告审批意见；关于立项有关的会议纪要，领导讲话；专家建议文件；调查资料及项目评估研究材料。
2、建设用地征地、拆迁文件材料：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及用地计划批准书；拆迁安置意见、协议、方案等；建设用地规划许可证及其附件；划拨建设用地文件；国有土地使用证。
3、勘察、测绘、设计文件材料：工程地质勘察报告；水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；建设用地钉桩通知单；地形测量和拨地测量成果报告；申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定方案通知书及审查意见；有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议；施工图及其说明；设计计算书；政府有关部门对施工图设计文件审批意见。
4、招投标文件材料：勘察设计招投标文件；勘察设计承包合同；施工招投标文件；施工承包合同；工程监理招投标文件；监理委托合
同；编标合同、标底；
5、开工审批文件材料：建设项目列入年度计划的申报文件；建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表；规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工审查表；建设工程施工许可证、审计证明等；工程质量监督手续。
6、建设、施工、监理机构及负责人文件材料：工程项目管理机构及负责人名单；工程项目监理机构及负责人名单；工程项目施工管理机构及负责人名单。
（二）监理文件材料：
1、监理规划
2、监理月报中的有关质量问题
3、监理会议纪要中的有关质量问题
4、进度控制
5、质量控制
6、造价控制
7、分包资质
8、监理通知
9、合同与其他事项管理
10、监理工作总结
（三）施工文件材料：
土木工程
1、土木工程
①施工技术准备文件
②施工现场准备
③地基处理记录
④工程图纸变更记录
⑤施工材料质量证明及复试试验报告
⑥施工试验记录
⑦隐蔽工程检查记录
⑧施工记录
2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
①一般施工记录
②图纸变更记录
③设备、产品质量检查、安装记录
④预检记录
⑤隐蔽工程检查记录
⑥施工试验记录
⑦质量事故处理记录
⑧工程质量检验记录
（四）竣工验收文件材料：
1、工程竣工总结
①工程概况表
②工程竣工总结
2、竣工验收记录
（1）建筑安装工程
①单位（子单位）工程质量验收记录
②竣工验收证明书
③竣工验收报告
④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
⑤工程质量保修书
（2）市政基础设施工程
①单位工程质量评定表及报验单
②竣工验收证明书
③竣工验收报告
④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
⑤工程质量保修书
（五）竣工图：
1、综合竣工图
①综合图
②室外专业图
2、专业竣工图
①建筑竣工图
②结构竣工图
③装修（装饰）工程竣工图
④电气工程（智能化工程）竣工图
⑤给排水工程（消防工程）竣工图
⑥采暖通风空调工程竣工图
⑦燃气工程竣工图
（六）工程竣工结算文件材料：
施工单位决算书、监理单位初审书、跟踪审计初审书、审计部门审定书以及工程竣工结算的全部资料。
（七）甲供材文件材料：
甲供材招标、议标、投标文件、合同文件、招标评标记录文件。
（八）在建工程月报表统计文件材料
在建工程月报表统计工作由项目负责人在每月28日之前将各工程月报表报至档案员，报表内容包括工程形象进度、当月完成产值，并附工作量计算书。
（九）在工程建设中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的文件材料（电子文件）。
二、归档文件的质量要求
1、归档的文件应最少有一份原件；
2、文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程；
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯篮墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
8、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；
10、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面；
11、归档文件的案卷不宜过厚，一般不超过40㎜，案卷内不应有重复文件；
12、卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从"1"开始，单面书写的文件页号编在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；
13、案卷的装订：文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。
三、工程档案的验收与移交
（一）列入城建档案馆接收范围的工程，在组织工程竣工验收前，项目负责人会同档案员应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得城建档案馆管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。
（二）工程档案的移交
1、工程准备阶段文件中立项文件材料、勘察测绘、设计文件材料、招投标文件材料和各种合同、标底、答疑会记录技术交底、领取的各种证照文件等前期文件资料由责任人分别负责收集，移交项目负责人。
施工阶段文件资料由各项目负责人负责组织收集。
前期文件资料在工程开工后一个月内将形成的文件档案一式四份移交至档案员。
2、监理文件、施工文件、竣工验收文件材料、竣工图所形成的文本档案要求一式两份，竣工图要求一式四份，在工程竣工验收后一个月内，由工程项目负责人负责牵头将监理单位、施工单位的档案移交至档案员。
3、工程竣工结算文件材料由项目负责人会同施工单位在办理结算的同时将形成的档案移交至档案员。
4、甲供材文件材料由项目负责人负责在工程竣工后一个月内将形成的档案一式两份移交至档案员。
5、以上归档文件符合质量要求以及《建设工程文件归档整理规范》要求时，由移交人提交移交清单一式两份，由移交人和接收人双方签字，办理移交手续。
6、档案员在工程竣工的2-5个月内将档案移交至城建档案馆一份，重点工程科保存一份，另保存一份文字档案目录和电子档案目录，目录内容要详细、便于查找。
7、各项目负责人是本项目档案搜集、整理、归档的责任人，必须在规定时间内将所收集范围内的资料（图）文件收集齐全，并整理合格后交档案员，档案员必须在规定时间内将各工程项目负责人提供的资料（图）文件立卷归档和移交。
由于不负责任造成档案资料遗失的，将视情节轻重，给予相关责任人相应处理。
8、监理、施工、设计等单位在规定时间内不能提供完整档案的除扣发工程款外，视情节轻重给予一定的经济处罚，项目负责人在核付工程款时办理，直至档案交齐。
9、档案员是基建档案搜集、整理、分类归档的责任人，对档案的系统完整、归档及时、整洁规范、安全保密负责。
要检查指导各项目负责人搜集、整理、上交档案的情况，及时催交应归档的档案资料，对归档不及时、档案有缺损的要及时向领导报告，及时处理。
10、档案员应做好档案的借阅和利用工作，提供优质服务，做到随时调阅档案随时找到，快捷迅速。