第6章常用事务文书

第6章常用事务文书学习目标●◎掌握工作计划、工作总结、述职报告、工作简报的概念、特点、作用及种类；●◎掌握各种文种的结构和写作注意事项；●◎能撰写工作计划、工作总结、述职报告、工作简报等事务文书。

6.1事务文书概述●6.1.1事务文书的内涵、特点和作用●1．事务文书的内涵●事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。

从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用事务文书这一名称，是相对于正式公文而言的。

2．事务文书的特点●（1）对象的明确性●事务文书的写作有明确的对象、特定的读者，对对象有明显的约束力，如给所属上级单位的计划、总结、简报、调查报告等。

●（2）内容的实效性●事务文书是直接用来处理事务工作的，要注意实用，讲求效率。

为此，事务文书从主旨的确立、材料的使用到写作形式的运用要讲求实际和效率，便于文书内容的落实和处理。

●（3）一定的程式性●事务文书一般都有一定的程式性，有约定俗成的惯用格式。

虽然它不像法定公文那样有着非常严格的格式要求，但在长期的应用中，事务文书的实用性和真实性决定了它逐渐形成了较为稳定的结构层次、习惯用语、处理程序等组成要素。

虽然格式上有一定的灵活性，但总体上是相对稳定的。

●（4）较强的时限性3．事务文书的作用●（1）对领导决策具有参谋作用●事务文书具有的咨议性特征，决定了这类文书对领导决策具有参谋作用。

●（2）对具体工作具有规定约束作用●事务文书是因事而制的，它的制发者可以是个人作者，也可能是法定作者。

凡以法定作者名义制发的事务文书，在行政管理中具有规定约束作用。

●（3）对读者具有认识作用●在行政管理中，需要借助像事务文书这样的文字材料来交流情况，而这些记录着经验、情况的文字材料，能跨越时空进行交流。

●（4）留存备考，依据凭证6.1.2事务文书的种类●1．计划类文书●计划类文书是单位或个人对一定时限内的工作进行筹划和部署的文书，包括规划、设想、计划、方案、安排、预案等。

●2．报告类文书●报告类文书是反映工作状况和经验，对工作中存在的问题或具有普遍意义的重要情况进行分析研究的文书。

这类文书包括总结、述职报告、调查报告、工作研究等。

●3．简报类文书●简报类文书是记录性文书。

这类文书包括简报、典型材料等。

●4．会议类文书●会议类文书为专门会议所形成，主要体现会议的基本精神，包括开幕词、闭幕词、工作报告、讲话稿等。

6.1.3事务文书的写作注意事项●1．写作目的要明确●2．运用材料要真实●3．写作态度要实事求是6.2工作计划●6.2.1工作计划的含义、特点和种类●1．工作计划的含义●工作计划是对未来一定时期内的工作、学习、生活等拟定实现目标、方法、措施和步骤的一种文书。

2．工作计划的特点●（1）科学的前瞻性●由于计划都是在事前制定的，因此，必须具有科学的前瞻性，对未来一段时间内各种因素的变化和可能发生的问题，要有周密的考虑和足够的估计，对可能达到的目标做出实事求是的预测。

●（2）独特的创新性●计划的内容一定要有自己的特点和新意，要有新目标、新措施、新思路。

如果每年的计划都是老一套，那么这个计划就没有制定的必要了。

●（3）行动的指导性●计划一经制定，就成为有关单位或个人一段时期内行动的方向和开展工作的依据。

计划所制定的目标，鞭策人们为此奋斗；计划所列出的方法和措施，指导人们如何奋斗，因此，可避免工作的盲目性。

●（4）操作的可行性●计划虽然是人们对未来工作的预测和设想，但绝不是不切实际的幻想或胡思乱想，而是从实际出发，符合客观事物发展规律的预想。

3．工作计划的种类●计划是个统称，按照其内容特点还可细分为规划、设想、要点、打算、安排、方案等。

规划是带有全局性、长远性和方向性的计划；设想是初步的、粗线条的、不太成熟的计划；要点是对工作的主要方面做出的简明扼要的计划；打算是对近期要做的事情做出的初步的、内容不够全面、具体的计划；安排是对近期要做的事情做出的内容比较具体的计划；方案是对某项工作做出的全面、具体、部署周密的计划。

写工作计划的时候，可根据不同的内容要求选择恰当的种类。

6.2.2工作计划的结构●工作计划一般由标题、正文、落款和日期三部分组成。

●1．标题●工作计划一般用单行标题，常见的有两种形式：一种是完全式标题。

这种标题由制定计划的单位名称、时间、内容和文种四部分组成，如《 大学2009年重点学科建设方案》；另一种是省略式标题，这种标题或省略制定计划单位的名称，或省略计划的时间，或同时省略上述两项，如《2009年生产计划》、《 市公安局扫黄打黑工作方案》、《体育锻炼达标计划》。

采用省略式标题的计划，必须在正文或落款里清楚明晰地写明被省略掉的内容。

如果是非正式计划，要在标题后面或下方用括号注明初稿、草案、讨论稿、征求意见稿等字样。

2．正文●（1）导言（前言）●它简要地说明制定计划的背景、依据、目的和意义。

●（2）目标和任务●这部分是计划的核心，它包括两个方面：一是总的目标和任务，这部分写得比较概括。

二是各部门、各时段的任务，这部分要分条列项写具体。

对于一些短期的或简单的计划来说，这两个方面可合在一起写。

●（3）因素分析●这部分是对完成任务的各种有利因素和不利因素的分析，也是对实现计划的可行性的说明和评估。

它为提出实施计划的措施和步骤奠定了基础。

●（4）措施和步骤●这部分是计划的重点，它以第三部分为依据，是第二部分内容落实的保障。

这部分要说明完成任务的具体措施、行动步骤和完成的时间。

为了眉目清楚，一般采用以序数词列项或用小标题的形式书写。

6.2.3工作计划的写作注意事项●1．调查研究，实事求是●制定计划前，必须深入实际，认真的调查研究，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况，分析主客观条件，尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。

制定计划时还要从本单位、本部门的实际出发，任务和指标应是经过各方面的努力可以达到的理想指标，既不要过高，也不能过低。

计划切忌说假、大、空话，写得不实用。

●2．内容具体明确，语言简明扼要●计划是将所要进行的工作做出的安排和打算，为收到良好的效果，计划的整体设想要明晰，并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来。

计划切忌语言含糊，职责不清。

计划的内容一般要分条分项来写，叙述要平直、说明要简洁。

如内容复杂，每个问题可设小标题，以示醒目。

●3．内容要有针对性和灵活性●计划的内容既要全面，又要有针对性，重点要突出。

6.3工作总结●6.3.1工作总结的含义、特点和种类●1．工作总结的含义●工作总结，就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，分析成绩、不足、经验等。

总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。

总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，制定计划总是在总结经验的基础上进行的。

其间有一条规律：计划—实践—总结—再计划—再实践—再总结。

2．工作总结的特点●（1）自我性●总结是对自身社会实践进行回顾的产物，它以自身工作实践为材料，采用的是第一人称写法，其中的成绩、做法、经验、教训等，都有自指性的特点。

●（2）回顾性●这一点总结与计划正好相反。

计划是预想未来，对将要开展的工作进行安排。

总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一阶段的工作。

所以总结和计划这两种文体的关系是十分密切的：一方面，计划是总结的标准和依据；另一方面，总结又是制定下一步工作计划的重要参考。

●（3）客观性●总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查的文种，这决定了总结有很强的客观性特点。

它是以自身的实践活动为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。

●（4）经验性●总结还必须从理论的高度概括经验教训。

3．工作总结的种类●1）按照性质划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。

●2）按照范围划分，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。

●3）按照时间划分，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。

6.3.2工作总结的结构●1．标题●总结的标题主要有以下几种形式。

●（1）直陈式标题。

一般由单位名称、时限、事由和文种四个要素组成。

标题的各项内容，也可根据具体情况有所省略，如标题中可省略单位名称。

●（2）正副标题。

一般来说，正标题概括总结的主要内容或基本观点，副标题说明单位名称、时限、文种等，如《适应新的形势，努力做好财会工作—— 厂财务处2009年工作总结》。

●（3）不标文种式标题。

写成一般文章的题目形式，虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容。

2．正文●这是总结的重心所在。

由于具体情况不同，总结的内容也不一样，但各种总结都有共同点，其内容一般包括以下几个方面。

●（1）基本情况●这部分是总结的前言。

一般用简洁的语言，概述完成工作的基本情况，交代清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的简单过程、基本做法，对工作完成情况的基本看法和总体评价等。

有的总结还在这部分运用数据，说明工作的成绩或不足。

概述的内容根据总结的不同要求有所侧重，不是千篇一律。

基本情况这一部分内容要写得提纲挈领、简明扼要，以便读者对总结先有一个大概的了解，为下文具体介绍经验教训打好基础。

（2）成绩和经验●这是总结的精华和重点部分。

成绩是指实践活动中所取得的物质成果或精神成果。

经验是取得优良成绩的原因和条件，如正确的指导思想、积极的工作态度、科学的工作方法、坚强的意志等。

这部分的结构方式，要依据总结的目的、作用来决定。

旨在向上级汇报工作或向本系统、本单位职工总结工作的，多采用先谈取得的主要成绩，然后概括出几条经验体会的方法。

旨在总结取得重大成绩的某项工作，并要向外介绍经验的，常采取先提问题，叙述取得的巨大成绩，然后着重谈经验体会的方法。

写好这部分内容，必须力戒就事论事，要在对过去工作情况的分析研究中，提炼出带有理论色彩的观点，以指导今后的工作。

要求做到材料翔实、言之有物、条理清晰、脉络分明，能给读者留下深刻的印象，使读者受到启迪。

●（3）问题和教训●总结的写作，要用一分为二的观点，既总结成绩和经验，也要找出存在的问题和教训。

存在的问题和教训，这两者是有区别的。

存在的问题，是指在工作实践中切实感到应该解决而暂时没有解决或没有条件解决、没有办法解决的问题。

教训，是由于指导思想不明、方法不当，或其他原因犯了错误，造成了损失而得出的反面经验。

总结存在的问题和教训是为了进一步做好工作。

因此，我们要着重分析问题和教训存在及产生的主观原因。