“发文字号”常见错误析
“发文字号”常见错误析_写作指导_
“发文字号”常见错误析《国家行政机关公文处理办法》（XX年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。
一、搭配虚字。
如：“×政字〔XX〕第2号”、“×发字〔XX〕第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。
规范化的用法是：“皖政〔XX〕2号”（即安徽某某人民政府XX年度发的第2号文件）、“皖发〔XX〕35号”（即中共安徽某某委XX年度发的第35号文件）。
二、要素颠倒。
《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。
但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。
如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。
规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。
三、年号不全。
如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。
虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。
所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。
四、错用括号。
如“×政办（XX）8号”、“×政办〈XX〉8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。
规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔XX〕8号”。
公文改错常见错误
公文改错常见错误一、版头使用中得常见错误公文首页红色分隔线以上得部分称为版头,注意发文机关标志、发文字号与签发人。
1、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（下行文），也可以使用发文机关全称或者规范化简称（上行文）、发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为3 5 mm,推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
2、发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。
顺序就是：机关代字+年份+ 发文顺序号。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文得发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
3、签发人由“签发人”三字加全角冒号与签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
版头使用中得常见错误1、版头混用。
将下行文版头用于上行文;使用“XX文件”式样得版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等;使用不带“文件”字样得版头用于发布党得方针、政策，重要工作部署或批转下级得重要报告、请示。
2、使用非标准版头、使用设计或印刷不标准得版头。
常见得就是:格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头得白纸印发文件发文字号中得常见错误编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布、年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号”。
〃括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为0 1），在阿拉伯数字后加”号〃字。
1、年号不全。
如:将“ 1 9 9 7”省略为“97”。
2、括弧不对。
《国家机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“。
公文格式中常出现的不规范现象
公文格式中常出现的不标准现象公文格式中常出现的不标准现象一、发文字号不标准有单位发文字号的年份用圆括号“〔〕”或者用中括号“[]”括入，而不是用标准的六角括号“〔〕”括入。
一些公文违背发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×字[×××]0×号”、“×字[×××]第×号”等不标准格式。
正确的发文字号应为“×字〔×××〕×号”。
二、公文字体不标准标准的公文，标题用2号小标宋体；“主题词”用3号黑体；批语、签发人姓名用3号楷体；主题词词目用3号小标宋体；正文、抄送〔报送〕机关以及印发机关、日期、份数均用3号仿宋体〔仿宋_GB2312〕。
三、公文标题不标准常见错误是在公文标题中使用了标点符号，如逗号、顿号和书名号等。
某单位某文件标题为：关于印发《××单位公务员普通话培训三年规划》的通知，应改为：关于印发××单位公务员普通话培训三年规划的通知。
四、引用公文不标准引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完好；三是注意排列顺序，先引标题，后引发文字号。
常见错误有：先引文号后引标题、只引文号不引标题、只引标题不引文号。
应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。
错例：据××办发〔2022〕l2号文《关于×××的通知》，应改为：据《关于×××通知》(××办发〔2022〕12号)。
五、构造层次序数使用不标准标准的构造层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃；三是“(一)”“1．”“(1)”后标点混淆，出现“(一)、”“1、”“(1)、”的错误现象。
公文发文字号编制中常见问题的探讨
公文发文字号编制中常见问题的探讨目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。
本文探讨的是第一类。
规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。
发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称条例）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）和《国家行政机关公文格式》（以下简称格式）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。
一、发文字号的规范要求（一）发文字号的构成要素《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。
联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”；《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号”。
以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、群众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+年度（份）号+发文顺序号。
比如：闽政文…2009‟28号这个发文字号，三个要【】素齐全。
其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府；年度（份）号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文；顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。
（二）各构成要素的格式要求1、机关代字。
同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。
主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。
如：闽委办…2009‟54号、闽政办…2009‟3号等。
其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的代称。
二是机关名称代字+行文方向代字。
如：国发…2000‟23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。
关于公文纠错公文写作常见错误大全简短正能量
公文写作常见错误大全一、易错的文号使用印发公文时，年份外的符号应当用六角括号〔〕（在电脑“插进”栏里“非凡符号”中选择），而不应当用方括号[ ]或方头括号【】。
如：河教语[2018]5号（不要求（规范））河教语【2018】5号（不要求（规范））河教语〔2018〕5号（要求（规范））二、易错的格式编排公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等合成。
1.份号：顶格标注在版心左上角第一行。
一般用6位3号阿拉伯数字。
如“№000017”。
2.密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角其次行（份号下方），两字之间空1个字。
尽密★30年，机密★20年，隐秘★10年。
3.紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下放。
4.签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。
发文字号居左空一字。
签发人姓名使用3号楷体。
5.发文机关标识：由发文机关全称或者要求（规范）化简称加“文件”二字合成。
上边缘至版心上边缘35mm，红色小标宋体字。
联合行文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右侧。
6.公文标题。
易出现公文大标题字体错误或加粗的现象。
应为“二号小标宋”，一般用“二号方正小标宋简体”代替，不加粗。
7.全文行距。
易出现行距不对，尤其是公文大标题行距过大的现象。
公文大标题及正文行间距应均为固定值28磅，且段前、段后应设置为0。
8.页面边距。
易出现边距随便设置的现象。
公文页边距应为：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。
9.正文字体。
易出现全文为黑体、宋体等字体的现象。
正文字体应均为“三号仿宋”（除文中标题外），不加粗，一般用“三号仿宋GB_2312”代替，不能用其他字体。
10.两端对齐。
易出现右端或左端不齐的现象。
正文应设置为两端对齐。
11.左空两字。
常见公文格式错误
常见公文格式错误
• 结构层次序数表述错误：
• 公文结构层次序数，第一层为“一、”， 小标题字体为黑体字，不加标点符号；第 二层为“（一）”，小标题字体为楷体字， 可加可不加标点符号；第三层为“1.”，第 四层为“（1）”，第三层和第四层小标题 字体用仿宋字体标注，并且标注标点符号。 第二层和第四层的括号后面不加顿号。 • 公文结构层次序数不得逆向使用。
常见公文格式错误
• 引用文件标题格式错误： • 正文内引用文件时，必须将文件的标题和 发文字号一起引用，并且是标题在前，字 号在后。 • 例如：根据《集团公司关于做好2013年财 务工作检查的通知》（川华西发〔2013〕 xx号）的要求，我公司开展…………
常见公文格式错误
• 附件格式： • 正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标全角冒号。 • 附件如有多个，序号使用阿拉伯数字且上下对齐（后用圆 点，不用顿号）。 • 附件名称一般不加标点符号。 • 附件是有发文编号的文件时，只需标注发文字号。 • 附件：1.广告费用管理流程优化会议纪要 • 2.中国移动通信集团有限公司广告宣传费用管理办法。 • 3. 川华西（2013）人资69号 • 有两个以上附件时，应注明顺序并标注于各附件首页的左 上方。附件序号和附件标题应与附件说明的内容完全一致。
常见公文格式错误
• 发文机关署名：应用规范化简称或全称，字体是3 号仿宋GB2312，位于正文右下方，居右排，后 空两个字。两个以上机关联合行文，左右并排； 若四个以上机关联合行文，则先左右再上下排列。 • 成文日期：应署会议通过时期或领导签发日期， 用阿拉伯数字将年月日标全，不编虚位即01。两 位以上领导会签，署最后一位领导签发日期。领 导签发后，因故不能及时发文，请示领导并重新 签发。 • 首页必须有正文，用印页（发文机关署名页）必 须有两行正文，不能采用页首加圆括号标注“此 页无正文”字样。
公文写作容易用错的标点符号
公文写作容易用错的标点符号标点符号是书面语的有机组成部分，也是很容易被忽视的部分。
在公文写作实践中，一些标点符号经常被用错，影响公文的严肃性和权威性。
以下谈谈容易用错的标点符号。
一、发文字号在发文字号中，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。
常见的错误用法有“[2021]21号”“(2021)21号”“【2021】21号”，应改为“〔2021〕21号”。
二、签发人一份公文如果有两个及以上的签发人，那么每行的两个签发人姓名之间要空一字。
常见的错误用法是在两个签发人姓名之间用顿号，如“赵××、李××”，应改为“赵××李××”。
三、标题公文标题多由发文机关、事由和文种组成，一般不用标点符号，但如果出现法律、法规、规章名称时，要加书名号。
常见的错误用法有以下两种：(一)该用却没用书名号。
如“关于印发××管理制度的通知”，制度属于规章，应改为“关于印发《××管理制度》的通知”。
再如“关于订阅××日报的通知”，日报属于报纸，当标题中出现报纸名、刊物名、书籍名时，要加上书名号以避免歧义，应改为“关于订阅《××日报》的通知”。
(二)不该用却用了书名号。
如“关于印发《2021年度工作要点》的通知”，要点不属于法规、规章的范畴，应改为“关于印发2021年度工作要点的通知”。
除例子中提到的“要点”外，意见、方案、计划、名单等非法规、规章性文件，一般不加书名号。
需要注意的是，“一般”不等于“一律”，如《××部印发〈关于××工作的意见〉实施细则的通知》，这里的“意见”虽然不是法规、规章，但是去掉书名号容易造成理解偏差。
四、主送机关主送机关是指公文的受理机关。
在公文写作实践中，下行文往往有多个主送机关，同系统、同级别的主送机关之间用顿号，不同系统的主送机关之间用逗号。
这些公文格式常见错误知多少
这些公文格式常见错误知多少作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。
然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。
看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗?常见公文错误有哪些>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。
正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。
>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。
>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。
正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成(也可不加“文件”二字)，但发文机关名称后不能加文种。
>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长;年度使用“()”或“[]”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字;上行文的发文字号标注的位置不准确。
正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。
机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
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“发文字号”常见错误析
《国家行政机关公文处理办法》（XX年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。
一、搭配虚字。
如：“×政字〔XX〕第2号”、“×发字〔XX〕第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。
规范化的用法是：“皖政〔XX〕2号”（即安徽某某人民政府XX年度发的第2号文件）、“皖发〔XX〕35号”（即中共安徽某某委XX年度发的第35号文件）。
二、要素颠倒。
《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。
但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。
如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。
规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。
三、年号不全。
如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。
虽然，在廿、廿一世纪
里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪
或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。
所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。
四、错用括号。
如“×政办（XX）8号”、“×政办〈XX〉8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。
规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔XX〕8号”。
五、乱设虚位。
发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政秘〔XX〕008号”，这里的“008号”应改为“8号”。
《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。
六、摆放有误。
常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。
就发文字号的摆放问题，《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。
发文字号一般应居中排列。
其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见XX年1月1日起施行的《安徽某某行政机关公文处理实施细则》第三章公文格式第十一条第四款）。
七、字体字号不标准。
《国家行政机关公文格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。
而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
八、与“公文编号”混为一谈。
这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》、近年新出版的某函授大学教材《应用文写作》、某某某党校系统干部中专教材《语文》等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。
“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。
“公文编号”也叫文件编号，“是一份文件总印数的次序号”（《实用公文词典》陕西人民教育出版社出版），《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。
而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。
除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。
“公文编号”的写法过去是“no.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。
而“发文字号”的写法是：“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件。
②标注位置的区别。
“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。
而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。
《国家行政机关公文处理办法》已进行多次修订和完善，并制定了《国家行政机关公文格式》国家执行标准（gb/t9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按《办法》和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。