工程合同管理流程【XX公司2020年版】

（2020年修订）

工程类合同管理流程

第一条目标

规范公司范围内工程类合同的签订和执行工作程序，确保工程类合同的合理性、经济性和及时性，对合同款项的支付起到规范、监督、有效控制的作用，为项目实施创造良好的合约环境。

第二条适用范围

公司工程条线合同签订与款项支付，包括前期配套、设计、咨询、工程、物资采购类的合同。

第三条原则

3.1在订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，不满足合同对应的资格要求的，不得与之签订合同。

3.2工程类合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，样品须经设计、成本/采购共同签字确认，由项目部负责封存保管。

3.3合同文本由主办部门自行拟稿，原则上不使用对方单位的格式合同，应尽可能参照使用集团和公司标准格式的合同范本，同时结合本公司和建设项目的实际情况，确保合同内容的完整、严密，合同文本上应注明合同对方单位的名称、地址、联系人、电话、银行账号等。

3.4对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后，我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理批准。

3.5合同签订对方必须与定标时确定的单位一致，如确实需要同该公司的分公司签订合同的，必须要求合同对方提供总公司的《授权委托书》，《授权委托书》上应载明授权事项、授权期限并加盖总公司公章。

3.6合同的主要条款和内容必须符合法律法规，各方的权利和义务必须表述清楚准确。

3.7单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。

3.8合同付款方式的约定按集团指导文件规定执行，如有特殊情况不能按规定方式执行的，须在入围会议纪要中进行说明。

3.9工程合同付款应根据合同约定的付款方式进行付款，如有例外需要提前支付的，须经总经理批准。

第四条部门职责

4.1合同经办部门/经办人：经办部门负责合同审批流程的发起与跟踪，负责根据审批反馈意见对合同做合理修改和相关交底归档工作，负责相关款项的申请（现场施工类进度款和预付款由项目管理部申请）。经办部门的经办人对合同的真实性、合理性、可行性负完全责任；经办部门的负责人为第一审核人，负直接责任；

4.2项目成本主管：成本采购部门对应具体项目的成本责任人，负责将合同金额与付款金额按合约规划进行拆分；

4.3成本采购部：负责工程类合同的管理工作；负责审核外联经办的煤气、主供水等工程类合同的价格审核工作；

4.4风控审计部：负责对工程类（前期、设计、工程、物资采购）相关合同签订的合同金额的合理性与商务条款的内容、以及合规性等全面的审核工作，审核合同付款金额的准确性、合理性、合规性等；

4.5项目管理部：负责审核合同中的合同界面、工期/供货期、质量标准、工程技术等内容，负责申请工程进度款，并审核形象进度；

4.6法务：负责审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等内容；4.7财务部：负责审核合同的付款方式、履约保证金收退、票据合规等内容，负责审核合同付款的申请，按财务流程进行资金拔付与实付款登记；

4.8总经理、董事会代表：根据权限对合同及合同付款进行审核/审批。

第五条合同管理工作程序：

5.1拟定合同初稿

5.1.1.合同初稿的重要条款作为选择合作单位的要求，为合作单位报价与谈判的主要依据，应在合同对方单位确定前就已草拟完成；

5.1.2.合同初稿必须采用集团及公司确定的标准合同版本，集团及公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本进行修改；

5.1.3.合作单位确定后，合同经办人按照合作单位确定过程中的相关资料，对合同条款进行确认与完善，形成合同初稿。

5.2合同谈判

合同谈判应由经办部门负责组织实施。对于合作单位确定过程中未明确的合同条款，相关各方应进行协商，协商不成的，由经办部门组织风控审计部、财务部及需要参加的相关部门人员进行合同谈判，合同谈判必须保证至少有两名人员参加。

5.3合同的订立

5.3.1.工程合同

5.3.1.1.工程合同（含监理合同）由成本采购部草拟，若合同需随招标文件发出，草拟合同须预先征询项目管理部、风控审计部、财务部、法务的意见和建议，所有意见及建议按附件格式填写；

5.3.1.2.按照《工程类招投标管理办法》确定的承包单位，成本采购部根据招标文件的附属合同并结合招标过程中的修订整理施工合同文本，整理后的合同文本发相关部门征询意见和建议，成本采购部根据各部门意见汇总后形成谈判底稿，发中标单位；成本采购部负责组织与中标单位初步洽谈，并根据谈判结果对合同文本进行修改，修改的文本，中标方确认无异议后提交公司正式审批。

5.3.1.3.合同内容应包含变更计算方式和变更款支付的原则。

5.3.1.4.工程维修改造在1万元以下的，经公司同意可不签订工程合同，直接采用费用报销方式。

5.3.2.物资（含设备）合同

5.3.2.1.物资采购合同

?总价在3万元以下的零星物资采购，成本采购部必须办理零星物资价格审批手续，以此作为付款依据。?总价在3万元～50万元的物资采购，成本采购部必须签订物资采购合同。

?总价在50万元以上的物资采购，须按照《物资采购类招投标管理办法》确定供应商，合同由成本采购部负责组织与供应商洽谈和拟订后，风控审计部、财务部参加商务条款的谈判，然后办理后续报批手续。

5.3.2.2.机电设备（含安装）采购合同和涉及安装的物资采购合同，由成本采购部负责并会同专业工程师拟订设备采购合同文本，上述合同由成本采购部提交至风控审计部审核后，办理后续报批手续。

5.3.3.所有合同(集团战略采购的格式合同除外)，总价（无论是固定总价还是暂定总价）在10万元以上的，必须由公司常年法律顾问加签法律意见。

5.3.4.对于涉外合同及公司要求的重大合同，在签定前必须再加签集团常年法律顾问的法律意见。

5.4合同流转

5.4.1.合同流转审批应附相关支持性资料，支持性资料包含不限于合作单位选择依据、合同文本、合同价格类文件、数据库分析文件（若有）。其中合同价格类文件及数据库分析文件（如有）须上传至成本信息化系统的量价文档中。

5.4.2.合同流转应在与确定的合作单位完成合同谈判后五个工作日内启动，每个部门审核时间不超过三个工作日，整个流转过程应控制在，5个工作日内完成；上述时限，对于景观等复杂合同，可以适当放宽，但每个部门审核时间不得超过5个工作日；合同谈判应有谈判纪要，纪要需作为合同审批的附件；合同流转应在合作单位确定后30 天内完成。对于总包等需要谈判的合同，允许以最终双方会议纪要签订时间为起点。

5.4.3.各类合同流转审批的流程详见附件7：XXX分公司通用审批流程。

5.4.4.合同谈判完毕，承包方确认无异议后按规定的流程审核并签署完意见后，加盖公章或合同专用章方能生效。凡登录明源系统的项目合同盖章完成，总办经办人将盖章版合同扫描上传系统。

5.4.5.合同意见及建议的处理：合同文本流转中各部门的会签意见须签署于合同审批单附件《意见汇总表》上，成本采购部经办人需在附件上对所有建议和意见做一一处理情况记录，若不采用建议需说明缘由；合同在送总经理审批前需将所有意见、错误修改完善形成正式的可发行的版本；合同审批流转单和《意见汇总表》作为合同审核过程中的记录和凭证，由主办部门在合同盖章后，及时提交总办存档。

5.4.

6.凡是登录了明源系统的项目需在合同内部流转完成5个工作日内将合同登录系统进行线上审核；合同线上审核需上传《意见汇总表》。

5.4.7.合同编号：没有登录明源系统的项目合同按公司的《文件编号规则》要求编制合同编码，登录明源系统的合同由系统自动生成编号，成本采购部经办人需将系统生成的编号填写在合同送审底稿上交总办存档；

一个合同只能有一个编号。

5.5合同的履行

5.5.1.合同依法订立后，即具有法律效力，由各合同经办部门组织相关执行部门进行合同交底，相关部门应充分理解、熟悉合同，然后严格履行合同。

5.5.2.经办部门和财务部应根据合同编号各立合同台帐，每一合同分别按业务进展情况和收付款情况单独登记。

5.5.3.有关部门在合同履行中，遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报，必要时通知法律顾问。

5.5.4.财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

5.5.4.1.未按规定签订合同的；

5.5.4.2.未按合同规定提交履约保证金（保函）的。

5.5.5.合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

5.6合同的变更和解除

5.6.1.合同订立后，在履行过程中，经办人员及相关人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变

更、解除等重要事项，应及时汇报，并依上述流程履行审核手续。

5.6.2.我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按合同审批流程经审核后加盖公章或

合同专用章。

5.6.3.有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向公司分管负责人汇报，必要时通知法

律顾问。

5.6.4.变更或解除合同的通知和回复应符合文件收发的要求。

5.6.5.变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同具有同样法律效力，纳入本办法规

定的管理范围。

5.7合同归档与交底

5.7.1.合同流转结束后，根据公司行政管理要求进行盖章；合同盖章生效后，正本交总办档案管理员归档，

财务部副本一份；工程结算完成，成本采购部整理合同交总办处理；其他部门需要使用合同需至总办借阅，若需复印合同需符合公司的相关管理规定；

5.7.2.合同档案包括合同原件、合同审批记录等。由公司档案管理员负责整理、归档、编号。对于登录明源

系统的合同，在系统上审批时需上传合同的PDF版、《意见汇总表》；合同word版传部门文员处归档，在工程竣工后，文员将合同的word版刻录光盘交总办归档；

5.7.3.当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行归档管理；

5.7.4.合同金额≥50 万元的必须进行合同内容交底。合同交底工作应在合同签署盖章生效后的14 天内或

进场前14 天内完成，对于因特殊情况未签署正式合同先进场施工的，应在进场后14 天内完成对拟签订合同的主要内容的交底工作；

5.8补充协议

5.8.1.补充协议是针对主合同/原合同中的实质性内容（包括合同标的、数量、质量标准、合同价款、结算方式、付款方式等）的变化而进行的合约调整，如总包预算核对后签订的补充协议。

5.8.2.补充协议签订须附相关依据，依据应包括：实质性内容变化的情况、产生变化的原因陈述、与合作单位的谈判记录以及集团与公司内部各项管理制度所要求的过程和成果文件等支持性文件。

5.8.3.补充协议的审批流程同合同审批流程。补充协议金额必须为对主/原合同调整的金额，补充协议不能单独结算，须随主/原合同结算；登录明源的补充协议，其协议金额必须为原合同金额的绝对增加或减少值；

5.8.4.补充协议的审批流转的权限同主合同/原合同。

5.8.5.补充协议需一事一办，原则上不可将多个补充事件合并办理。在明源系统上，补充协议、签证涉及的费用均计入变更费用。

5.9非合同费用

5.9.1.非合同费用指没有合同文本的一些行政配套费用与金额≤2 万元人民币零星物资采购；非合同费用应在《非合同审批表》上进行登记，并附上费用组成和价格审批手续（如有）；

5.9.2.非合同费用的《非合同审批表》作为付款的依据，仅登记表头的信息与项目成本主管的合约规划拆分，不需要流转审批。

第六条合同付款工作程序

6.1付款计划

6.1.1.资金计划：在启动会版目标成本发起审批后，必须在一个月内完成年度资金计划的编制、审核工作。合同经办人须每月根据项目进度等实际情况对合约规划及合同的资金计划进行回顾和更新，并及时报项目成本主管汇总。

6.1.2.月度计划：各合同经办部门应根据项目开发进展及年度计划、资金实际情况等编制月度付款计划，并及时报项目成本主管进行汇总。

6.1.3.项目开发关键节点调整申报时，必须在节点调整审批表中对成本支付调整情况进行描述（对应年度预算计划，对提前或延后于年度预算外的资金支付金额进行说明）。

6.2合同付款申请与审批：具体以《工程款支付流程》为准。

第七条其他事项

7.1对于暂定费率的合同，应在第一次进度款支付前，确定合同总价或暂定总价；

7.2合同订立后，在履行过程中，经办人员与相关人员应及时掌握合同执行情况，进行风险把控；

在合同签订过程及履约过程中，原则上合作单位不能调整招标时确定的派驻现场的项目经理或技术负责人

等。如合作单位确实需要或因我方原因等，合作单位提出调整项目经理或技术负责人要求的，应上报公司分管领导（无分管领导的上报总经理），并对新的项目经理及技术负责人（如有需要）进行重新面试，检查新的项目经理或技术负责人的社保缴纳记录情况，上述条件都符合后方能同意合作单位提出的人员调整要求。

7.3根据集团/公司相关管理制度，对合同执行进行履约评估；

7.4合同中止与解除的，应以会议纪要或请示报告的形式上报总经理并做好相关记录；

7.5与工程相关的《请款申请单》《签证变更》《完工确认单》《XXX合作关系声明》等原则上应做为合同的一部分；物业公司的保维修要求也应进入合同附件提供给签约方；

7.6合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。具体按公司的《保密制度》执行；

7.7经办部门、财务部门应当根据各自所立的合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，并向总经理汇报；

7.8各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交总办档案管理员存档，由档案管理员根据公司文档制度处理，不得随意处置、销毁、遗失；

7.9公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

7.10所有审批权限、审批流程，相关表单格式、相关附件上传要求，按现有成本信息化系统的要求执行。第八条审批流程：审批使用附件7《XXX分公司通用审批流程》，其中XXX分公司有条件签字人员可先行进行线下审批，线下签字审批完成后上传明源系统，进行线上审批。

第九条责任

凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。

第十条附则

本管理流程等同于合同管理制度，自发布之日起执行，此前颁布的其他文件与本流程不一致的，一律以本流程规定为准。

附件

附件1：《合同审批表》

附件2：《合同台帐》

附件3：《实付款与付款计划台帐》

附件4：《合同交底单》

附件5：《意见汇总表》

附件6：《XXX合作关系声明》

附件7:《XXX分公司通用审批流程》