质保金管理暂行规定

质保金管理暂行规定
1.目的
为了规范质保金的使用和支付，控制和防范法律风险，确保公司生产建设的顺利进行，制定本暂行规定。

2. 定义
“质保金”是指质量保证金和/或质量保修金的总称。

质量保修金，是由合同双方约定从应付合同价款中预留的，当标的物出现质量问题，需要进行修理时，用于支付修理费用的资金。

质量保证金，是施工单位根据建设单位的要求，在建设工程承包合同签订之前，预先交付给建设单位，用以保证施工质量的资金。

与质量相关的银行保函与质保金具有同等效力。

3.适用范围本规定适用于所有以公司名义对外签订的采购合同。

3.1.以下合同必须约定质保金条款，按规定预留和/或预付质保金：
➢工程建设、设计、监理合同（含一般技改项目）
➢专利、专有技术合同
➢检维修施工合同
➢设备采购合同
➢工程项目特殊材料采购合同
➢经评估质量风险不可控的合同。

3.2.以下合同可不预留质保金：
➢金额在10万元以下、技术简单的通用类设备采购合同；
➢金额≤50万元的非框架类检维修合同；
➢标的明确且能够即时接收、后期不可能存在质量缺陷的采购合同；
➢经评估质量风险可控的合同。

3.3在工程项目竣工前，已经缴纳履约保证金的，不得同时预留工程质量保证金；采用工程质量保证担保、工程质量保险等其他保证方式的，不得再预留保证金。

4.工作流程
4.1.在合同订立时，规范质保金条款的内容，明确双方的权利义务：
➢质保金期限。

质保金期限一般为验收之日起1年，其中工程建设合同为办理工程中间交接手续之日起1年后，物资采购合同为到货后18个月或正常运行后12个月（两者以先到者为准）。

法律法规有明确质保金期限要求的从其规定；因特殊原因需要较长质保金期限的，需在合同中约定，但不得超过法定质保金期限的最长年限。

➢质保金数量。

质保金数量一般为合同标的额的5%。

➢甲乙双方的权利义务：在质保期满前，乙方应及时负责缺陷修理及不合格文档整改等直至甲方满意为止；如乙方在收到甲方通知后未及时修理整改或未能满足甲方要求，甲方则另请其它单位返修，发生费用在质保金内扣除，不足部分由
乙方另行支付；质保金不计利息。

质保金返还后，并不相应解除乙方质量责任，其质量责任按照规定执行。

4.2.质量问题的处理
➢在工程建设过程中，任何单位或部门发现质量问题要立即通知/反馈，由合同主办部门牵头负责就该质量问题与合同对方沟通处理。

➢合同主办部门应就质量问题的性质、内容、严重程度、拟处理意见、回复期限等通知对方单位，就争议处理与对方协商以争取达成一致意见，并按规定办理相关手续。

若双方不能达成一致意见的或对方处理意见不能令我方满意的，应按合同相关约定处理。

➢在工程建设过程中，施工管理部门要做好质量问题的证据保存工作，特别是对方当事人不予确认、不予回复的质量问题必须留有监理、施工单位或质监等第三方对质量问题的确认和处理意见。

4.3质保金的支付
➢双方合同约定的缺陷责任期届满，工程承包商、或设备材料供货商应向公司合同主办人员提交《付款通知》（适用于工程类，详见附件1）、或《质保金申请/通知表》（适用于物资类，详见附件2）。

➢工程项目类质保金在支付前应办理合同关闭（含质保金释放条款）手续，如没有办理，则应填写《工程质保金付款依据》
（详见附件3），设备材料类质保金在支付前应填写《设备、材料质保金支付/质量保函释放确认表》（详见附件4），分别经使用部门、主管部门签字确认后，财务部门按照公司《付款指引与程序》办理。

5.相关要求
5.1.对于因某些特殊原因不能按照本规定第 3.1条预留质保金的，合同主办人员应在合同报批时进行专题说明。

5.2.为规避合同风险，质保金到期后合同主办人员应及时办理支付签字确认与审批手续，相关使用部门/主管部门应予积极支持。

5.3合同主办人员应会同财务人员定期清理质保金预留与支付情况，对于质保金逾期6个月仍未办理完支付手续的应分析原因、说明情况，并向部门月度回顾会议报告。

6.附件
6.1《付款通知》
6.2《质保金申请/通知表》
6.3《工程质保金付款依据》
6.4《设备、材料质保金支付/质量保函释放确认表》。