如何提高物资采购效率

如何提高物资采购效率
采购效率是评价物资采购综合效率的重要标准，物资采购工作如果只求规范不讲效率，就失去存在的价值和意义，也不会被需求部门和供应商认可。

物资采购部门一定要高度重视物资采购效率，不断总结物资采购存在的瓶颈问题，努力完善采购流程，加速采购工作完成，确保生产物资按期到货，不断提高物资采购工作实效。

针对我公司目前物资采购整体效率不高的实际情况，从影响物资采购的重要因素考虑，主要可归纳为以下五个方面的问题：
一、需求提报环节：人员设置不合理，物资需求计划不准
按照公司的人员设置，各部门物资计划提报人员多为兼职，对物资计划、仓储保管业务的水平不高，物资需求计划的准确性欠佳、责任心不强，而物资采购工作量大、要求高、专业性强、程序复杂，尤其当采购标的物是一些特殊物品和专业性较强的物品时，这种机制的弊端更为突出：由于没有专门人员设置，致使人员心有余而力不足，常常由于能力、水平和精力的限制不能去了解情况，导致物资计划提报澄清环节反复多次，且容易产生推诿扯皮现象，浪费了大量的时间，严重影响物资采购的效率。

（二）预算控制方面：物资预算水平不高，与实际生产存在脱节现象年度预算是物资采购的资金来源和依据，物资采购必须在预算的约束下严格执行。

因此，预算管理水平的高低，预算编制的好坏直接影响着物资采购的规模、效益和规范程度。

然而目前各部门编制了采购预算的编制质量不高、比较粗放，缺乏科学性、严密性和可操作性，批复时间晚且调整幅度大，擅自改变资金用途，超标采购现象时有发生，致使大量的采购项目游离于物
资采购预算之外，紧急和临时性采购居高不下，严重影响了物资采购的计划性和时效性，这种松散的、缺少约束的支付行为必然影响物资采购的效率。

（四）采购渠道方面：物资采购方式单一，物资采购资源缺乏有效整合物资采购涉及的种类繁杂，不同项目有不同的技术要求、质量标准，加上供应商和销售体制千差万别，而采购程序设计却不尽合理，过分强调形式上的制衡，造成环节多、关键环节考虑不周的现象，进而导致权责不明，推诿扯皮，甚至导致招标失败，影响了采购效率。

表现在没有建立起一套功能齐备、强大的物资采购信息渠道和统一市场，不能互补优势，造成资源浪费和短缺，造成单一来源物资较多，采购由此陷入进退维谷的困境：一方面物资采购部门为市场资源的短缺而发愁，另一方面许多供应商却不能及时获知采购信息，物资采购资源无法有效整合，影响了物资采购效率。

（三）采购组织方面：物资采购环节过多，沟通协调存在问题
物资采购从计划提报、到采购计划形成、审批、合同的签订、采购入库及验收、出库等多个环节，在完成采购任务时，存在审批内容交叉重复等不合理现象，而且在协调和管理上也存在问题，一个简单的物资采购任务，先后往往要找到财务预算部门、采购管理部门、财务结算部门、采购机构等多方面签字盖章，缺了一个环节，采购任务却无法完成，造成的直接后果便是采购环节过多、多头领导、效率低下，直接影响了物资采购的效率。

（四）、合同执行方面：对供应商监管不到位，供货周期无法有效保障我公司物资供应实行二级采购二级管理，所有物资计划从提报、审核汇总、审批上报到公司物资处，由物资处批复采购，从提报物资需求计划至到货一般需要两个月以上。

而后，对供应商的缺乏有效的监管、奖惩机制，也没有从资金支付的环节加以约束，导致物资供应速度缓慢，违反合同约定供
货周期的现象时有发生，导致物资供应无法满足生产需要，无法有效保障物资供货周期。

为改变目前物资采购工作的现状，必须切实提高物资采购效率。

针对以上导致效率低下的主要原因，需有针对性的解决，现就此提出如下对策：（一）完善人员设置，提高采购人员业务水平
物资采购工作的根本出发点就是为需求部门服务，是一项涉及面广、专业水平要求很高的工作，要求各级采购工作人员熟悉专业、预算、合同、招标投标等多方面知识，采购人员的综合素质以及服务意识的高低直接影响和决定着物资采购的效率。

当务之急是完善各部物资采购人员，配备相应数量和专业的工作人员，统筹考虑、统一管理、定期培训，避免人员的随意更换，把提升业务人员综合素质作为一项重要工作，采取“请进来、走出去”的方式，利用岗位练兵、业务帮带、技术考核等手段，抓好采购部门职工的教育与培训，逐步造就一批业务熟练、技能过硬、职业道德过硬的采购人才队伍，保证采购任务高效完成。

（二）细化和规范预算管理，严格支付审批
要进一步细化和规范预算管理，各部门在充分分析需求的基础上，科学确定各预算采购项目和应当花多少钱，解决好“该不该买和买多少”的问题。

物资采购预算与部门预算统一布置、统一编制、统一审核、统一批复，列明预算科目、采购资金数额、采购资金构成、采购项目、采购数量、采购标准、采购时间，把项目落实到每一个采购对象，使之在执行中无漏洞可钻；充分维护采购计划编制的权威性，增强采购计划制度的科学性和严谨性，减少需求计划上报的随意性，采购参数、采购方式和时间结点一经确认，不得随意改变，以此增强采购计划的权威性；严格控制预算外资金支付，不得任意追
加采购支出或改变采购项目，对确需调整的物资采购计划必须按法定程序报批。

支付采购资金时，要重点审查采购项目是否按规定用途使用、是否超出了预算，不符合规定和擅自采购的不予支付。

（三）结合采购实际，选择因地制宜的采购方式
物资采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等五种采购方式。

如果单从采购效益出发，毫无疑问，公开招标的效益最高，单一来源的采购效益最低。

但在真正的采购中，究竟采用何种采购方式，还要从采购批量、采购成本、采购效率以及特殊环境下的时间要求等角度考虑，一味地追求采购效益而不讲究采购效率是不可行的。

比如，在物资应急采购中，就明确规定了只能采用竞争性谈判、询价和单一来源等采购，完成时限和采购质量应该成为决定性因素。

同时，加大采购管理信息化水平，对于缩短采购周期，减少采购环节，提高采购效率具有重要意义，应结合公司物资采购工作实际，逐步形成更为广泛的供应商库、产品信息库、评审专家库，加大采购硬件投入，开发设计物资采购软件，形成统一的采购信息管理系统和资金结算系统，逐步提高物资采购信息化水平，最大限度的节约人力和物力，加快采购速度，缩短采购周期。

（四）加强各部门沟通协调，简化采购流程
实践表明，采购部门、监管部门和需求部门三方相互配合，恪尽职守，就会大大提高采购的效率与质量。

建议全面梳理物资采购流程，减少流转环节和时间，删除不必要的采购程序，如针对通用性标准设备和服务类项目采购金额不大、重复采购次数多的特点，可以实行协议供货或定点采购，按年度签订框架协议长期供货；明确各部门在整个采购活动中的权利和义务，加强部门协调，提高配合程度，科学界定各自的职责，“分工明确，权责分明，
管理科学”的物资采购运作机制；明确每一环节时间节点，比如合同签订环节从招标到最终签订，按金额或采购方式不同分别限定在多少个工作日之内等。

形成不断形成科学规范、严谨采购的采购流程，从制度和流程的优化方面，最大化的提高物资采购效率。

（五）加大供应商监管力度，保障合同执行
采购合同执行难的问题在一定程度上存在。

在实际采购中，有的供应商在签订合同后不按合同规定履约，甚至毁约，打乱了整个采购进程，影响了整个采购工作。

采购机构还是要加大对供应商的资格审查，从源头上保证供应商质量，防止出现违约问题。

选定中标供应商后，要加强对中标或成交供应商的监督与管理，定期检查合同履行进度，督促供应商积极按照要求执行采购合同。

建立供应商准入制度，对供应商划分信用等级并进行考核打分，对无正常理由不能及时完成合同的，要及时进行处理，视不同情况采取警示、考核扣分、延长账期、终止合作等措施，确保合同执行进度；充分发挥采购机构的桥梁与纽带作用，积极协调解决供应商与需求部门之间的矛盾，及时按照合同约定进行货物验收并进行货款结算，保障合同顺利执行完毕。