项目管理理论与实践(3)——如何进行有效的项目管理

对于具有成功并有效的项目管理经验的项目经理，还是非常难得的。因为项目管理并不是一件很简单的事情。虽然自己对于项目管理的理解还是处于初级阶段，但是利用自己学习到的理论知识，还是想做一次归纳，希望对大家能够受用。那么就开始本篇文章。

一、项目是什么？

1. 项目的概念

项目：在一段时间内完成某一独特的产品、服务或过程结果所进行努力地过程！存在着人力、资源、时间、成本、质量上的控制。

2. 项目的基本特征

1）一次性。这是项目与日常运作的最大区别。项目有明确的开始时间和结束时间，项目在此之前从来没有发生过，而且将来也不会在同样的条件下再发生，而日常运作是无休止或重复的活动。

2）独特性。每个项目都有自己的特点，每个项目都不同于其他的项目。项目所产生的产品、服务或完成的任务与已有的相似产品、服务或任务在某些方面有明显的差别。项目自身有具体的时间期限、费用和性能质量等方面的要求。因此，项目的过程具有自身的独特性。

3）目标的明确性。每个项目都有自己明确的目标，为了在一定的约束条件下达到目标，项目经理在项目实施以前必须进行周密的计划，事实上，项目实施过程中的各项工作都是为项目的预定目标而进行的。

4）组织的临时性和开放性。项目开始时需要建立项目组织，项目组织中的成员及其职能在项目的执行过程中将不断地变化，项目结束时项目组织将会解散，因此项目组织具有临时性。一个项目往往需要多个甚至几百上千个单位共同协作，它们通过合同、协议以及其他的社会联系组合在一起，可见项目组织没有严格的边界。

5）后果的不可挽回性。项目具有较大的不确定性，它的过程是渐进的，潜伏着各种风险。它不像有些事情可以试做，或失败了可以重来，即项目具有不可逆转性。

二、项目管理管什么？

1.项目管理的概念

项目管理：就是把知识、技能、工具和技术应用于项目各项活动中，以实现项目干系人（利益相关者）对项目的要求和期望，是对变化的管理以及时一种理论和方法。

2. 项目的三种约束

成功的项目必须满足客户、管理层和供应商在时间、成本和质量上的不同要求，任何一个变化都会引发另外两个的变化。

3. 项目干系人

项目干系人（Stakeholder）是指积极参与项目、其利益受到该项目影响的个人或组织。或者大家可以简单的理解成项目所牵扯到的所有人。

一般地，下列人员或组织可能成为项目的干系人：

1）项目经理——负责管理项目的个人。

2）客户（业主、项目发起人）——以现金或实物为项目提供资金来源，使用项目成果的个人或组织。客户可能是多层次的。

3）政府机构——负责项目的审批及指导。

4）项目承约商——承接项目满足客户需求的个人或组织。

5）组织内的参与者——组织内部与项目有关的人或部门，包括上层管理人员、项目团队成员、采购部门等。

6）供应商——为项目提供原材料、设备、工具等物资设备的个人或组织。

7）其他金融机构——为项目融通债务资本。

8）其他受项目结果影响的组织或个人，如社区公众等。

由于不同的项目干系人对于项目的期望和要求不同，项目干系人之间的利益关系既有一致的一面，也有冲突的一面。如客户希望尽量降低项目的成本或造价收益高，时间短，质量合格；项目承约商希望客户支付尽量高的成本或造价，获取优厚的利润等。对于这些可能发生的利益关系，项目经理必须给予充分的重视，因为从人的角度而言，项目干系人是影响项目成功的最重要因素，所以识别、分析哪些是项目干系人，并且明确他们各自的需求和期望是至关重要的，只有这样才能很好地协调项目干系人各方的利益关系，确保项目获得成功。

一个比较大的项目往往牵扯到方方面面的人，各个方面的干系人都代表各自不同的利益参与到项目中来，而他们之间的关系经常用合同或协议等方式加以联系和规范，因此，如何管理的协调各项目干系人是一个很大的课题。

4. 列出项目干系人，分析其基本需求

5.项目生命周期

项目生命周期的阶段划分：

1）一般按时间顺序划分为项目阶段

2）每个阶段以主要的可交付成果组成

3）由实施项目的执行组织根据控制需要决定

项目生命周期的主要功能：

1）用来定义一个项目的开始与结束

2）确定项目开始和项目结束之间过渡行动

3）与项目执行组织日常运作建立适当联系

三、项目管理阶段

1. 启动阶段：

1）立项申请

立项是项目前期工作的重要一环，其中可行性研究则是它的重要组成部分。

可行性研究是对拟实施项目作详尽的技术经济分析和多方案比较，提出评价，从而对项目是否合理和可行性作出结论的过程。

通过这个过程，储备一些可供选择的项目，使项目投资决策的基础工作超前；或取消一些不合理、不可行的项目，避免和减少投资决策的失误。

2）组建项目组

一个配置合理、团队合作的项目组是项目的核心，也是项目成功的保障。组建项目是应该考虑：建立一个结构合理的项目组（OBS）；寻找合适的人选，了解他们的技术、管理方面的优劣势，争取职能部门的支持。

输出：项目成员表

项目组结构：主要由赞助人（sponsor）、项目经理、核心团队、外围团队构成。

项目赞助人的责任，通常对项目提供资金和支持职责：1）挑选并任命项目经理，批准项目核心成员的组成；2）提供资金及审批重大财务事项；3）监控项目组执行情况；4）项目经理的求助对象；

项目经理的责任，直接对项目赞助人负责，保证项目的成功的实施：1）与项目赞助人协商，就项目的目标（QTC）和所需的资源达成共识；2）挑选核心成员，并取得他们的支持；3）在项目的进程中不断了解客户的需求；4）在项目计划过程中领导小组及指导小组成员；5）保证与项目干系人的沟通并汇报项目的进程；6）监督项目的进程，保证项目按时间计划执行；

项目成员的责任，对项目经理负责，保证项目的完成：1）参与计划的制定；2）服从项目经理的指挥，执行计划分配的任务；3）配合其他小组成员工作；4）保证与项目经理沟通；

3）策划/制作任务书

项目策划/制作任务书的基本要素：描述、里程碑、项目评价标准、假定与约束条件、项目利益干系人。

描述，了解项目背景及目的，包括项目需解决的问题，这是一个什么项目，为何要做这个项目。了解项目目标，包括成果，工期，成本等等。

里程碑，通过制定里程碑，可以知道项目各个阶段中的目标。

评价标准，说明项目成果在何种情况下将被接受，何时项目将被终止或取消，项目成功标准的度量或验收规程。

假设与约束条件，假设说明项目的主要假设条件；约束条件说明项目启动和实施过程中的限制性条件，将会影响项目的风险和成本。

利益干系人，包括客户、高管、相关职能部门负责人、项目赞助人、项目经理，项目团队主要成员等等。