公文中的语用原则体现
公文中的语用原则体现
公文中的语用原则体现“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。
公文是传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，为了准确地传达政令，有效地沟通信息，公文的撰写就需要遵循特定的语用原则。
本文试图从行政公文语篇的生成角度入手，探讨其中“礼貌原则”与“合作原则”的运用。
首先请看下面一份商洽函：**日报社关于青年记者业务进修的函**大学教务处负责同志：您好！现有一事，烦请你校给予解决。
你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。
因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。
现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从XX年2月1日开始，到XX年1月31日结束。
有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。
如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。
对此，我们将不胜感激。
希尽快函告我们。
此致敬礼！**日报社人事处二○○五年十月二十日这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用，具体分析详见下文。
一、礼貌原则礼貌原则是语用学所研究的内容之一。
礼貌体现出人们对他人“面子”的意识，在语用学中，“面子”被称其为自身的公众形象。
莱可夫(Lakoff)主要从“面子”维护观来对其进行了深入的探讨。
她描述了以下两种不同的说话人可以遵守的礼貌原则：1. 不要强求于人。
它一般适合于交际双方权利和地位不均等的场合。
遵守这一原则的说话人会尽量避免使听话人去做不情愿做的事情，要么采用征求对方意见或者表示道歉的形式，要么改变自己的表达方式，运用恰当的语气。
例如上文的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。
公文用语的要求之一
公文用语的要求之一公文用语的要求之一公文用语是指在公文中使用的正式、准确、规范的语言和词汇。
它是公文中的重要组成部分，能够体现一个单位或机构的形象和水平，同时也可以保障公文的严肃性和权威性。
下面是公文用语的要求:1.简明扼要:公文要求表达简练、准确。
使用简明扼要的用语可以使人们容易理解公文的内容，也能提高工作效率。
可以使用简洁的句子，避免使用冗长的描绘和赘述。
2.规范准确:公文用语要求单词和语法使用准确，不使用随意缩写或俚语。
要使用规范的语法，正确的句式结构，避免使用口语化和非正式用语。
在公文中，使用适当的称谓、职务、单位名称等也是规范准确的表现。
3.唯一性:公文用语追求唯一性，即相同概念只有一种表述方法。
避免使用过多的同义词或近义词，在表达相同概念时保持一致性。
这样可以减少误解和歧义，提高公文的可读性。
4.科学规范:公文用语要求科学规范，使用正式语言，尽量减少主观感情色彩。
使用客观、中立的词汇，突出公文的客观性和权威性。
避免带有情绪色彩的词汇和表达方式，注重事实和数据的描述和陈述。
5.清晰易懂:公文用语要求清晰易懂，避免使用晦涩难懂的专业术语和长句。
选择简洁明了的词汇和表达方式，使读者能够迅速理解公文的内容和意图。
使用简单的词汇和常用的句式，避免使用难懂的外来语和复杂的语法结构。
6.严肃庄重:公文用语要求严肃庄重，体现公文的正式性和权威性。
避免使用儿戏化和幽默化的语言和词汇，维护公文的严肃性和专业性。
使用正式的称谓和敬语，尽量避免使用非正式的口语表达方式。
7.言之有物:公文用语要求言之有物，即言简意赅，重点突出。
在陈述问题和表达意见时，要注意精确措辞、突出语义重点，避免冗长和模糊的表达。
使用具体、明确的语言，确保传达的信息清晰明了。
8.用词得当:公文用语要求用词得当，选择准确的词汇进行表达。
避免使用口语化的词汇和俚语，尽量避免使用模糊的词语，要注意用词的准确性和恰当性。
总之，公文用语是一种正式规范的语言，要求使用语言准确、简练，避免冗长和模棱两可的表达方式。
公文写作中的语言得体和措辞得当
公文写作中的语言得体和措辞得当公文写作是一种特殊的文体，它要求语言得体，措辞得当。
只有确保语言的准确性和符合规范，才能使公文更具权威性和可读性。
在本文中，我将介绍一些公文写作中的语言得体和措辞得当的要点。
一、注意正式语气和客观性在公文写作中，应使用正式的语言风格，避免使用口语化的词汇和俚语。
公文应该在客观中立的基础上表达事实，避免使用主观情感色彩浓厚的词语。
另外，在描述具体情况时，应使用准确的数据和事实，以增加公文的可信度。
二、遵循行文逻辑和结构清晰公文的行文逻辑应清晰，结构合理。
应按照事实依次叙述，确保内容之间的逻辑流畅和条理清晰。
另外，在写公文时，要注意选择恰当的连接词和过渡词，以将段落与段落之间、句与句之间的逻辑关系连接起来，使文意更加连贯。
三、运用专业术语和行业规范公文涉及到各种专业领域，因此应根据不同的行业特点使用相应的专业术语和行业规范。
使用准确的专业术语能够准确传达信息，并让读者更容易理解公文的内容。
同时，也要遵守相关的行业规范和标准，确保公文的准确性和规范性。
四、注意措辞得当和用词精准在公文写作中，措辞得当尤为重要。
要避免使用含糊不清的措辞，尽可能使用具体明确的词汇。
例如，可以用“完成”代替“做好”、“开展”代替“进行”。
此外，要注意用词的精准性，避免使用形容词、副词等词汇的滥用，以免产生歧义或造成误解。
五、倡导简练明了和避免信息冗余公文的措辞应该简练明了，避免冗长和啰嗦的表达方式。
要遵循“言简意赅”的原则，用最少的词汇传达最多的信息。
此外，还应避免信息的重复和冗余，尽量删除无关紧要的内容，使公文更加精练和易读。
六、审慎使用婉转语气和虚词在公文写作中，需要审慎使用婉转语气和虚词。
如果需要委婉表达意见或建议，可以使用适当婉转的措辞。
但要注意不要使用过多的婉转语气，以免给读者造成困惑。
另外，要避免使用虚词和空泛的措辞，要力求准确明确地表达意思。
总结起来，公文写作中的语言得体和措辞得当是确保公文质量的重要方面。
公文语言的表述要求
公文语言的表述要求
公文语言的表述要求通常包括以下几个方面：
1. 简洁明了：公文的语言要求简洁明了，不可过于华丽，也不可过于简单。
要力求语言精炼、简明扼要，避免冗长、繁琐的词句，使读者能够迅速地了解公文内容。
2. 规范准确：公文的语言要求规范准确，遵循语法、标点和用词的规范，避免错别字、语病等错误。
公文语言的准确性不仅影响到文件的可读性，更直接影响到文件的合法性和权威性。
3. 严谨正式：公文的语言要求严谨正式，体现出公文的权威性和正式性，不能使用口语化的语言和俚语。
公文应该使用正式的词汇、固定的用语，使读者感受到公文的正式性和严肃性。
4. 逻辑连贯：公文的语言要求逻辑连贯，遵循条理清晰的原则，要有明确的主题句，合理的结构安排和有机的衔接。
避免出现信息杂乱、缺乏逻辑性、不易理解的问题。
5. 科学规范：公文的语言要求科学规范，避免使用过于生僻的词汇和专业术语，但也不要使用过于通俗的语言。
公文应该根据具体的对
象、目的和情况，运用恰当的词汇和用语。
总之，公文语言的表述要求是要符合规范，精炼简明，严谨正式，逻辑连贯，科学规范，并且要根据文件的具体情况和目的，进行恰当的语言表述。
公文写作语言运用要求
公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各个领域，与社会各阶层人们的工作、学习和生活紧密相连。
下面是小编分享的公文写作语言运用要求，一起来看一下吧。
（一）真实准确无假话真实准确是公文的生命。
真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最重要的要求。
真实指的是确有其事。
写进公文中的材料必须来自公务活动和社会主义市场经济建设的实际，来自人民群众的生活实践，不允许虚构和编造；准确指的是在表述时不夸大，不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。
只有内容真实、准确，才能具有说服力。
因此，无论撰写何种公文，我们都应该做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没有了解清楚的不写。
为此，在写作中必须做到：(1)避免产生歧义。
某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫做歧义。
例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。
”这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖金。
因为公文内容没有对“三天以上”这一基数进行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人费解。
因此，理解与执行也就不同了。
(2)防止褒贬失当。
赞扬或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫做褒贬失当。
例如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说成是取得了很大成就，就属于评价过高；反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅仅写成是社会主义现代化建设中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不足。
又如把“错误”说成“罪行”，就是混淆了问题性质；而“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文，则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。
这样类似的语言表述都属于分寸不适，褒贬失当。
(3)排除疏忽错漏。
公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。
例如起草公文过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者出现了第五点；前面说“一方面”，后文缺少“另一方面”。
公文写作要求之遵循正确的语法规则
公文写作要求之遵循正确的语法规则公文写作是一种正式的文体，它要求使用准确、规范的语法规则来表达信息。
遵循正确的语法规则不仅可以增强公文的可读性和权威性，还能有效地传达信息，避免歧义和误解。
因此，本文将讨论公文写作中需要注意的几个语法规则。
一、主谓一致主谓一致是指主语与谓语在人称和数上保持一致。
在公文写作中，正确的主谓一致可以使句子结构清晰、语法正确。
例如，主语是单数时，谓语动词也应使用单数形式；主语是复数时，谓语动词也应使用复数形式。
例子：1. The company has implemented new policies to improve efficiency.2. The employees are required to attend the training session.二、时态的正确运用在公文写作中，时态的正确运用可以使文章逻辑清晰、表达准确。
一般来说，现在时态常用于描述客观事实、常态和普遍规律；过去时态常用于叙述过去发生的事件或事实；将来时态常用于描述将要发生的事件或计划。
例子：1. Our company is expanding its business in overseas markets.2. The workshop that was held last week was a great success.3. We will launch a new product next month.三、正确使用被动语态被动语态在公文写作中经常用于突出动作的承受者，强调结果或为了避免指责。
被动语态的构成是“助动词be+过去分词”，需要根据不同的时态和语态调整助动词的形式。
例子：1. The project will be completed by the end of this year.2. The report has been submitted to the manager.四、准确使用词性和词形变化在公文写作中，需要准确使用词性和词形变化，这样可以更好地表达意思，避免歧义。
公文语法规则
公文语法规则公文是管理机关、机构或单位为了对外进行交往、发布通知、做出决定等目的而使用的官方文书。
作为一种正式的文书形式，公文需要遵守一定的语法规则以确保其表达准确、清晰、规范。
本文将介绍一些常见的公文语法规则，以帮助读者在撰写和理解公文时更加得心应手。
一、句子结构的规范公文通常要求使用完整、清晰的句子来表达思想，避免出现太长或太短的句子。
以下是一些常见的句子结构规范：1. 主谓一致：句子中的主语和谓语动词要保持一致，即单数主语用单数谓语动词，复数主语用复数谓语动词。
例：部门负责人负责本部门的日常管理与决策。
2. 定语位置：定语一般位于被修饰词之前，直接修饰名词或代词。
例：我们的目标是实现经济繁荣和社会和谐。
3. 并列结构：连接并列关系的词语要使用逗号或者其他适当的连接词。
例：请将方案A、方案B和方案C的评估报告上交给我。
二、遣词用语的规范公文的遣词用语应该准确、规范，避免使用口语化或者模糊的表达方式。
以下是一些常见的遣词用语规范：1. 使用正式词汇：避免使用口语化的词汇和成语，应使用正式、规范的词语。
例：请将所需文件及时提交相关部门。
2. 注意称谓使用：在公文中，对他人的称呼要使用准确的职务或身份称谓。
例：尊敬的市政府领导，3. 括号的使用：避免在公文中滥用括号，应当遵循使用括号的规范。
例：请参加明天下午（6月20日）召开的会议。
三、标点符号的规范标点符号在公文中用于划分句子结构和表达语气，因此使用准确规范的标点符号非常重要。
以下是一些常见的标点符号规范：1. 逗号的使用：逗号用于隔开并列的词语、短语或者句子。
例：请将通知、文件和报告及时归档。
2. 冒号的使用：冒号用于引出解释、列举、引文等内容。
例：根据上述情况，我们可以得出以下结论：……3. 句号的使用：句号用于表示一个完整的句子的结束。
例：请将报告明天上午之前送至办公室。
四、语态的使用公文通常使用被动语态来表达客观事实，突出动作的承受者或者结果。
公文写作中的用词规范与语法错误
公文写作中的用词规范与语法错误在公文写作中，准确、规范的用词和正确的语法使用是非常重要的。
一个精确表达、通顺流畅的公文不仅能提高文章的质量，也能帮助读者更好地理解信息。
本文将讨论公文写作中用词规范与语法错误，并提供一些建议以避免常见的问题。
一、用词规范用词规范是公文写作中必须遵循的重要原则之一。
准确、恰当的词汇能够使文章更具权威性和专业性。
以下是一些用词规范的指导原则：1. 使用专业术语：在公文中，尽量使用与相关专业领域相关的术语，以确保准确传达信息。
避免使用模糊、含糊不清的词汇，以免引起误解。
2. 避免使用俚语和口语：公文的语言应该正式、严肃，避免使用俚语、口头禅或缩略语。
这些词汇可能会降低文档的正式性和专业性。
3. 避免主观化词汇：公文应该客观、中立，避免使用带有主观色彩的词汇。
例如，使用客观描述替代主观评价。
4. 使用规范词汇：遵守用词的规范，尽量使用权威词典或专业辞典中收录的词汇。
避免使用口语化的词汇或拼写错误。
二、语法错误语法错误是公文写作中常见的问题之一。
错误的语法使用可能会导致句子不通顺、含义模糊或产生歧义。
以下是一些常见的语法错误和避免方法：1. 主谓一致：注意主语和谓语动词之间的一致性。
主谓一致是语法的基本规则之一，主语是单数时，谓语动词应该用单数形式；主语是复数时，谓语动词应该用复数形式。
2. 时态一致：确保文章中的时态保持一致。
公文常用的时态是现在时或过去时，不宜频繁切换时态。
要根据具体语境和表达需要来选择使用的时态。
3. 主从句连接：在使用主从句时，请确保主从句之间的逻辑关系清晰，并使用正确的连接词。
常用的连接词包括：if, when, although, because等。
4. 并列结构：当列举事项时，请使用正确的并列结构。
并列结构要求列举的事项在形式、结构和意义上保持一致。
5. 冠词和代词：请确保冠词和代词的使用准确。
冠词和代词在句子中起到限定名词或替代名词的作用，使用不当可能会引起歧义。
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公文中的语用原则体现［作者：贾君芳来源：应用写作杂志社点击数：6231 更新时间：2008-6-2 文章录入：jihua918 ］【字体：】（《应用写作》2008年第4期）“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。
公文是传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，为了准确地传达政令，有效地沟通信息，公文的撰写就需要遵循特定的语用原则。
本文试图从行政公文语篇的生成角度入手，探讨其中“礼貌原则”与“合作原则”的运用。
首先请看下面一份商洽函：××日报社关于青年记者业务进修的函××大学教务处负责同志：您好！现有一事，烦请你校给予解决。
你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。
因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。
现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从2006年2月1日开始，到2007年1月31日结束。
有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。
如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。
对此，我们将不胜感激。
希尽快函告我们。
此致敬礼！××日报社人事处（章）二○○五年十月二十日这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用，具体分析详见下文。
一、礼貌原则礼貌原则是语用学所研究的内容之一。
礼貌体现出人们对他人“面子”的意识，在语用学中，“面子”被称其为自身的公众形象。
莱可夫(Lakoff)主要从“面子”维护观来对其进行了深入的探讨。
她描述了以下两种不同的说话人可以遵守的礼貌原则：1. 不要强求于人。
它一般适合于交际双方权利和地位不均等的场合。
遵守这一原则的说话人会尽量避免使听话人去做不情愿做的事情，要么采用征求对方意见或者表示道歉的形式，要么改变自己的表达方式，运用恰当的语气。
例如上文的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。
再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。
尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。
但是，在报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。
在一篇公文中有这样一段话：当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客“冷、顶、撞、推”，甚至打骂顾客的不良倾向。
要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训……要积极推进零售商业、服务业的改革……要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度……要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰……要进一步发展集体、个体商业网点……要努力改善服务设施……要积极发挥顾客和当地群众的监督作用……同时，要采取积极的态度……这段话看起来像是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。
而实际上是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。
造成这种不得体的原因关键在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。
香港政府布政司公务员训练处编印的《公文的修辞技巧》中指出:“我们要因应文体需要、读者身份及撰文目的来选择恰当的语气。
一般来说，告示、警告或条例性文字的语气较肃穆。
但在日常公文中，我们宜采用较温和的语气，顾及读者的感受。
因此语气不宜过分强硬，措词也不宜激烈。
”温和的语气和顾及读者的感受准则决定着香港特区政府常用中文公文语用中同一手段选择的标准，亦使之显示出不同于一般中文公文语用要求的独特的语言风格。
这正是礼貌原则在香港特区政府常用中文公文中的生动体现。
还有，诸如请示性的公文，结尾处的“是否可行，请批示”、“妥否，请批示”等语句，发文主体所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。
后面的“否”只是一种虚念，前面才是实意，是行文的目的所在。
这种句式不仅仅是公文的一种程式语，使文字显得精练，更重要的是它尊重了阅文者，没有强迫命令的语气。
2. 给对方留有余地。
它一般适合于交际双方权利和地位均等的场合，交际双方的社交关系不是那么密切。
一般而言，如果说话者希望劝说听话人做某事，当他说话时会采取一些方式以便于给听话人留下考虑的时间，到底是接受还是拒绝，同时也给自己留下回旋的余地。
在函件中常常使用一些表示宽容谅解、测度假设之词，其目的就在于尊重对方，给对方留有余地。
例如一封催款函件：贵方于200×年×月×日订购××节能灯管60箱，货款金额合计1.5万元，发票号为×××××。
想是贵公司交易繁忙，致生延误，故致函提醒，敬请执行结算为荷。
作为处理公共事务的公文，表述应该清楚明白，但现实情况是复杂的，因而对一些问题的阐述应掌握分寸，留有一定的余地，以便具体审批或执行的单位部门能够按照公文提出的原则或精神，结合各单位的具体情况，灵活处理各种各样的实际问题，避免出现一刀切的情况。
要做到这一点，常借助模糊词语。
我们看下面一段例文：对于企业管理混乱、产品质量长期低劣、用户意见很大的企业，应限期改进，必要时停产整顿，并根据不同情况，酌情减发领导干部的工资，停发职工奖金，直到产品达到合格为止。
例文中“限期”、“必要时”、“酌情”等模糊词语的恰当运用，使公文内容既有原则性，又有灵活性，给收文单位执行文件留有一定余地。
二、合作原则在所有的语言交际活动中为了达到特定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方都应遵守的原则。
这条原则及其四条准则(量的准则、质的准则、关系准则、方式准则)首先被美国哲学家格莱斯(Grice)提出，他认为“我们的交谈通常不是由一串不相关的话语组成的，否则就会不合情理。
它们通常是合作举动，至少有一个彼此都接受的方向。
”换句话说，我们好像遵循了这样的原则:“使你所说的话，在其所发生的阶段，符合你所参与的交谈的公认目标和方向。
”(Grice,H.P.1975:Logic and conversation)这个原则叫合作原则。
1. 量的准则量的准则，要求表达者提供的信息量正好满足当前交谈的需要，所说的话不要多于需要的信息。
公文语言表达中，信息量要充足、适当，同时排除冗余信息。
应观点明确，中心突出，简明扼要。
请看一则国际商务发盘信函：兹发盘中国松香ww级铁桶装1000公吨，7/8月装船，每公吨550英镑，CFR伦敦净价，付款条件是不可撤销即期信用证。
上述发盘10日复到有效。
这则商务信函可谓简洁明了，精确达意，商品品名、规格、包装、数量、装运期、价格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字则文赘，损一字则意阙”。
公文语言表达要排除冗余信息，开门见山，不枝不蔓，否则会影响主题的表达。
例文商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”画蛇添足，纯属多余；“你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国”恭维吹捧，偏离主题；“因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现”交代过去，言不对题；“根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求”，“我们克服暂时困难”叙述报社内部事情，于对方毫无关系。
这些语句表达的信息都是多余的，赘余的信息岔开了商洽的主题，模糊了商洽的问题，影响了函件的效用。
这份商洽函仅需几十个字就能够规范得体，简洁明了地讲清问题：我社为了提高青年记者的业务能力，拟选派12名青年记者到贵校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间约为2006年2月至2007年1月。
进修期间的各种费用均按贵校规定缴纳。
如蒙同意，我社即派人赴贵校洽谈有关事宜。
期盼得到贵校的大力支持。
请研究函复。
当然，信息量不足，也影响主题的表达。
例如：有一篇请示《××市税务局关于扩建资金的请示》，用了一大段文字解释急需扩建的原因，又用了一段文字解释目前解决扩建资金的难度，而对申请拨款和具体的拨款数目却只字不提，请示最核心的内容——“请示的事项”写得不够具体详细，不能让人明白。
所以这篇公文是失败的。
2. 质的准则质的准则，要求表达者说的话要力求真实。
尤其是不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。
在公文语言表达中，运用“质的准则”，就是力求真实准确，摒弃虚假模糊，保证事实材料的真实性和语言表达的准确性。
材料真实是公文的生命，唯有真实才能使受文机关了解真实情况，掌握真实信息。
早在太平天国《戒浮文巧言谕》一文中就提出，公文应“实叙其事，从某年月日以来，以何地何人证据，一一叙明，语语确凿，不得一词妖艳，毋庸半字虚浮”。
《国家行政机关公文处理办法》也明确规定拟定公文要“情况确实，观点明确”。
公文表达用词要准确，少用模糊性语言，比如《××局关于购买小轿车问题的批复》：“……目前我局财政非常紧张。
关于你公司购买小轿车的问题，你们酌情办理，实在急需就买一辆，不很急需就缓一缓。
”这里除了公文语言运用不得体（不庄重）外，就是用词模糊，怎么“酌情”办理，批复意见不鲜明，不便于执行。
3. 关系准则公文语言运用遵守关系准则主要体现在遣词造句和谋篇布局方面，语言组织、结构安排都要与内容表达相关联。
公文语言表达要按照不同的文种类型，结合表达的目的和要求，紧紧围绕公文的内容组织语言，并且表达的话语要互相关联。
比如协议书：“双方于×年×月×日至×日在×市经过友好协商，在平等互利的原则下，就合作投资创办出租汽车公司事宜，达成如下协议：……”以下达成协议的几条，如公司定名、性质、董事会成员、利润分配、共同遵循的法律法规等各项条款，都与创办出租汽车公司这个协议的主要目的密切相关，缺一不可，所提供的信息既适量又相关。
一篇优秀的公文，其语言表达与主题的关联性越大，阅读者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，关联性越小，阅读者需要做的推理就越多，就越不容易理解，这样就影响公文执行的效率，公文也就失去了效力。
另外，公文语篇内容板块的安排也要求具有内在的逻辑相关性，语篇内容组织编排具有连贯性，信息板块之间是有机衔接的。
行政公文语篇的结构方式在长期运用发展中，逐渐形成了相对固定的体式，按“阐明发文目的、缘由、依据——展开具体事项——尾语”三段式完成信息组接。