EXCEL--设定格式化条件,增加报表阅读的方便性
利用Excel的条件格式功能优化数据可读性
利用Excel的条件格式功能优化数据可读性在Excel中，条件格式是一种功能强大的工具，可以帮助用户以不同的颜色、图标或数据条的形式突出显示数据，并根据特定的条件对数据进行排序或筛选。
通过使用条件格式，可以优化数据的可读性，并更好地分析和解释数据。
本文将介绍如何利用Excel的条件格式功能来实现数据的优化和可读性。
一、背景介绍在处理大量数据时，常常面临数据分析和查找的问题。
通过使用Excel的条件格式功能，可以根据特定的条件对数据进行标记或着色，并快速定位目标数据。
二、使用条件格式功能优化数据可读性的方法1. 高亮规则通过高亮规则，可以将满足特定条件的单元格以醒目的方式标记出来，从而使得数据更易于辨识和分析。
（1）数值规则：可以通过设置数值的大小范围来对数据进行高亮。
例如，可以将数值大于某一个设定值的单元格标记为红色，数值小于某一个设定值的单元格标记为绿色。
（2）文本规则：可以根据文本内容对数据进行高亮。
例如，可以将包含特定关键词的单元格标记为黄色，或者将文本长度超过设定值的单元格标记为蓝色。
2. 数据条通过使用数据条，可以将数值数据以长度不等的条状图显示在单元格内，直观地展示数据的相对大小和差异。
（1）单色数据条：可以使用单色的数据条来表示数据的大小。
长度越长代表数值越大，长度越短代表数值越小。
（2）双色数据条：可以使用两种不同颜色的数据条来表示数据的相对大小。
较长的数据条与最大值相对应，较短的数据条与最小值相对应。
3. 图标集通过使用图标集，可以根据数值的大小或相对位置来为数据添加小图标，以便更直观地理解数据。
（1）箭头图标集：可以根据数值的大小变化为数据添加上升箭头、下降箭头或平行箭头。
（2）符号图标集：可以根据数值的正负判断为数据添加不同的符号，如正号、负号或问号。
4. 公式规则通过使用公式规则，可以根据用户自定义的条件来标记或高亮数据。
只需要编写简单的公式，即可实现自定义的条件格式效果。
利用Excel的条件格式化功能提高数据分析效率
利用Excel的条件格式化功能提高数据分析效率Excel是一款非常强大的数据处理和分析工具，而条件格式化功能更是Excel中的重要利器之一。
条件格式化能够根据设定的条件来改变单元格的格式，帮助用户快速发现和分析数据中的规律和异常。
在本文中，我将详细介绍如何利用Excel的条件格式化功能提高数据分析的效率。
一、基本的条件格式化1. 条件格式化的概念和作用条件格式化是一种在Excel中根据单元格的数值、文本、日期等特定条件自动改变单元格格式的功能。
通过使用条件格式化，我们可以快速地发现数据中的规律和异常情况，从而更加轻松地进行数据分析。
2. 如何设置条件格式化在Excel中，设置条件格式化非常简单。
只需选中需要设置条件的单元格范围，然后点击“开始”选项卡中的“条件格式化”按钮，在弹出的菜单中选择相应的条件格式化规则，如“颜色标度”、“数据条”、“图标集”等。
3. 常用的条件格式化规则常用的条件格式化规则有：基于单元格的数值、基于单元格的文本、基于单元格的日期等。
可以根据实际需求选择合适的条件格式化规则进行设置。
二、进阶的条件格式化技巧1. 使用公式进行条件格式化除了基本的条件格式化规则外，我们还可以利用Excel的公式来设置更加灵活的条件格式化。
通过在条件格式化规则的公式框中输入相应的公式，可以根据自己的需求对数据进行更加精确的处理和分析。
2. 利用数据条进行数据比较数据条是一种常用的条件格式化规则，可以通过长度和颜色的变化来表示数据的大小。
利用数据条，我们可以直观地比较不同数据之间的大小关系，从而更好地进行数据分析。
3. 结合筛选功能进行数据筛选条件格式化还可以与Excel的筛选功能结合使用，帮助我们更加方便地筛选和分析数据。
通过设定不同的条件格式化规则，我们可以将需要分析的数据突出显示，然后利用Excel的筛选功能只显示符合条件的数据，快速找出所需的信息。
4. 利用图标集进行数据分类图标集是一种基于条件格式化的规则，可以根据数据的不同情况显示不同的图标。
Excel数据处理与报表设计进阶提升工作效率的高级技巧与实践
Excel数据处理与报表设计进阶提升工作效率的高级技巧与实践Excel是一款广泛应用于工作和个人生活的电子表格软件，其强大的数据处理功能和报表设计能力可以有效提升工作效率。
本文将介绍一些高级技巧和实践，帮助读者更好地利用Excel进行数据处理和报表设计，并最终提升工作效率。
一、条件格式化条件格式化是Excel中一项非常有用的功能，它可以通过设置条件将数据以不同的格式显示出来。
比如，我们可以将某一列中大于10的数字标红，小于10的数字标绿，以此一目了然地展示数据的特点和变化。
使用条件格式化功能可以提高数据的可读性，减少了对数据的筛选和分类操作，直接以视觉方式突出数据的特点，从而提高工作效率。
二、数据透视表数据透视表是Excel中用于分析和汇总大量数据的重要工具。
它可以根据不同的字段和属性对数据进行透视和汇总，快速生成可视化的报表和图表。
通过数据透视表，我们可以轻松地对大量数据进行分组、筛选、求和、平均值等操作，帮助我们更加深入地理解数据的特征和趋势，并且可以根据需要进行灵活的调整和排列，达到更好的数据分析效果。
数据透视表的使用能够大幅度提高数据处理和报表设计的效率和准确性。
三、公式与函数Excel的公式和函数是其最重要的功能之一，熟练掌握各种公式和函数的用法，可以帮助我们更加高效地处理数据和生成报表。
常用的函数包括求和、平均值、最大值、最小值、计数等。
通过使用公式和函数，我们可以自动化地完成数据处理的复杂计算和统计工作，而不需要手动逐个单元格进行操作，减少了手工输入和计算的错误，提高工作效率。
四、图表设计Excel提供了丰富多样的图表类型，包括饼图、柱状图、折线图、散点图等。
通过选择合适的图表类型和设置相关属性，我们可以将数据以更加直观且易于理解的方式展示出来。
在进行图表设计时，我们可以通过调整图表的布局、颜色、字体等属性，使其更加美观和易读。
同时，还可以通过数据源的更新，自动更新图表数据和图形，避免了手动调整和更新的麻烦，提高了工作效率。
Excel中的条件格式化技巧让你的数据更加醒目和易读
Excel中的条件格式化技巧让你的数据更加醒目和易读Excel是一款功能强大的电子表格软件，它不仅可以用于数据的输入和计算，还能通过条件格式化技巧使数据更加醒目和易读。
本文将介绍一些常用的条件格式化技巧，帮助你提升Excel数据展示的效果。
一、基本的条件格式化条件格式化是指根据设定的条件自动对单元格进行格式化的功能。
通过设置合适的条件，可以使数据以不同的方式呈现，从而更加直观地反映数据的特点。
以下是一些常用的基本条件格式化技巧：1. 根据数值大小进行格式化在Excel中，你可以根据数值的大小来对单元格进行格式化。
例如，你可以设置当数值大于某个阈值时，单元格显示为红色；当数值小于某个阈值时，单元格显示为绿色，以此类推。
2. 根据文本内容进行格式化除了可以针对数值进行格式化，你还可以根据单元格中的文本内容来设置条件格式。
例如，你可以将某个特定的关键词高亮显示，方便你快速找到所需信息。
3. 根据日期进行格式化如果你的Excel表格中包含日期数据，你也可以根据日期的先后顺序设置条件格式。
例如，你可以将过去的日期以灰色显示，将未来的日期以蓝色显示，使得数据更加直观易读。
二、高级的条件格式化除了基本的条件格式化技巧，Excel还提供了一些高级的条件格式化功能，帮助你更好地处理复杂的数据展示需求。
1. 使用公式进行条件格式化当基本的条件格式化无法满足你的需求时，你可以使用公式来进行条件格式化。
通过编写自定义的公式，你可以根据具体的逻辑设置单元格的格式。
例如，你可以根据多个条件进行组合判断，实现更加灵活的格式化效果。
2. 数据条和图标集Excel还提供了数据条和图标集的条件格式化选项，帮助你更加直观地展示数据的大小或趋势。
数据条可以根据数值大小将单元格显示为不同长度的彩色条，而图标集则可以用具有不同图标的符号来表示不同的数值区间。
三、实例演示为了更好地理解条件格式化的应用，这里以一个实例进行演示。
假设你有一份销售数据表格，其中包含了不同产品在不同地区的销售额。
Excel小技巧使用条件格式化使数据更加可视化
Excel小技巧使用条件格式化使数据更加可视化在日常工作和学习中，我们经常使用Excel进行数据处理和分析。
然而，有时候数据量庞大，直观地观察和分析数据变得非常困难。
为了更好地展示数据、突出其中的规律和异常，我们可以利用Excel的条件格式化功能，使数据更加可视化。
在本文中，将介绍一些Excel的小技巧，通过条件格式化功能来使数据更加直观和易于理解。
1. 打开Excel文件并导入数据在使用条件格式化之前，我们需要打开Excel文件并导入要处理和分析的数据。
可以从外部文件导入或直接在Excel中输入数据。
确保数据的准确性和完整性，并将其整理成表格形式。
2. 选择要应用条件格式化的数据范围在数据导入和整理完成后，我们需要选择要应用条件格式化的数据范围。
可以是整个工作表或特定的单元格区域。
只需要选中数据范围，鼠标右键点击选择“条件格式化”。
3. 选择条件格式化的规则在弹出的条件格式化对话框中，我们可以选择不同的规则来应用于数据。
Excel提供了多种预定义的规则以满足不同的需求。
比如，可以选择基于数值的规则，如大于、小于、介于等规则；也可以选择基于文本的规则，如包含、以...开头和以...结尾等规则。
4. 设置条件格式化的样式选择好规则后，我们需要设置条件格式化的样式。
可以根据需要设置不同的样式，如文本颜色、背景颜色、边框样式、字体样式等。
通过设置不同的样式，我们可以更直观地观察数据的差异和趋势。
5. 预览和应用条件格式化在设置好样式后，我们可以预览条件格式化的效果。
Excel会根据我们设置的规则和样式，将符合条件的数据显示为预览效果。
如果预览效果符合我们的要求，可以点击“确定”来应用条件格式化。
6. 自定义条件格式化除了使用预定义的规则和样式，我们还可以根据具体需求自定义条件格式化。
在条件格式化对话框中，选择“新建规则”来进入自定义规则的设置。
通过自定义规则，我们可以更精确地控制条件格式化的效果。
7. 应用多个条件格式化规则在Excel中，我们还可以应用多个条件格式化规则。
Excel单元格格式化技巧提升数据可读性
Excel单元格格式化技巧提升数据可读性Excel是一款功能强大的电子表格软件，广泛应用于各行各业。
在处理大量数据时，数据的可读性是非常重要的，而单元格的格式化技巧可以帮助我们更好地展示数据，使其更易于理解和分析。
本文将介绍一些Excel单元格格式化的技巧，帮助你提升数据的可读性。
一、日期格式化日期是我们经常在Excel中处理的数据类型之一。
为了更好地展示日期数据，我们可以使用日期格式化功能。
1. 选择包含日期数据的单元格或单元格范围。
2. 在Excel的格式化菜单中，选择日期格式选项。
3. 根据你的需求，选择合适的日期格式，如“年-月-日”、“月-日-年”、“年/月/日”等。
通过日期格式化，我们可以将原始的日期数据以更加直观的方式呈现出来，方便我们进行数据分析和比较。
二、货币格式化在处理涉及金额的数据时，货币格式化是非常实用的。
1. 选中包含金额数据的单元格或单元格范围。
2. 在Excel的格式化菜单中，选择货币格式选项。
3. 根据需要，选择适当的货币符号和小数位数。
通过货币格式化，我们可以将金额数据以货币的形式显示，使其更加直观和易于理解。
三、百分比格式化在分析百分比数据时，百分比格式化功能非常有用。
1. 选中包含百分比数据的单元格或单元格范围。
2. 在Excel的格式化菜单中，选择百分比格式选项。
3. 根据需要，选择合适的小数位数。
通过百分比格式化，我们可以将百分比数据以百分数的形式显示，更加方便进行数据比较和分析。
四、文本格式化有时候，我们需要将数字或其他格式的数据强制以文本的形式显示，以避免数据显示不准确。
1. 选中需要以文本形式显示的单元格或单元格范围。
2. 在Excel的格式化菜单中，选择文本格式选项。
通过文本格式化，我们可以确保数字或其他格式的数据以原始形式展示，不会被Excel进行任何计算或转换。
五、条件格式化条件格式化功能可以根据特定条件为单元格应用不同的格式，进一步增强数据的可读性。
利用Excel进行数据格式化与样式设置设置单元格格式和样式提高数据可读性
利用Excel进行数据格式化与样式设置设置单元格格式和样式提高数据可读性利用Excel进行数据格式化与样式设置在日常工作和学习中，我们经常需要处理大量的数据。
Excel作为一款强大的电子表格软件，提供了众多的功能和工具，方便我们对数据进行处理和分析。
其中，设置单元格格式和样式是提高数据可读性的重要手段。
本文将介绍如何利用Excel进行数据格式化与样式设置，帮助您更好地展示和理解数据。
一、设置单元格格式在Excel中，我们可以通过设置单元格格式来改变数据的显示方式。
下面是一些常见的单元格格式设置方法：1. 数值格式：对于数值类型的数据，可以设置小数位数、千位分隔符、货币符号等。
选择需要设置格式的单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“格式单元格”，然后在“数字”选项卡中选择合适的格式。
2. 文本格式：对于纯文本类型的数据，可以设置文本对齐方式、字体大小、颜色等。
同样，选择需要设置格式的单元格，点击右键，在菜单中选择“格式单元格”，然后在“对齐”和“字体”选项卡中进行设置。
3. 日期格式：对于日期类型的数据，可以设置日期显示格式，如年-月-日、月/日/年等。
选择需要设置格式的单元格，点击右键，在菜单中选择“格式单元格”，然后在“数字”选项卡中选择“日期”并选择合适的格式。
4. 自定义格式：对于特殊需求，我们还可以自定义单元格格式。
在“格式单元格”对话框的“自定义”选项卡中，可以按照规定的格式代码来设置单元格的显示方式。
例如，yyyy年mm月dd日可以用于自定义日期格式。
二、设置单元格样式除了设置单元格格式，我们还可以通过设置单元格样式来改变数据的外观效果。
下面是一些常见的单元格样式设置方法：1. 边框样式：对于需要强调边框的数据，可以通过设置边框样式来实现。
选中需要设置样式的单元格或单元格区域，点击“边框”按钮，在下拉菜单中选择合适的边框样式。
2. 填充样式：对于需要突出显示的数据，可以设置填充样式来改变单元格的背景色或图案。
Excel中的条件格式化技巧让数据更醒目
Excel中的条件格式化技巧让数据更醒目Excel是一款功能强大的电子表格软件，广泛应用于各个行业和领域。
在处理大量数据时，我们常常需要通过一定的方式来突出显示某些特定的数据。
这时，条件格式化就是一个非常实用的工具。
条件格式化能根据我们设定的条件自动对数据进行格式设置，让数据更加醒目和易于理解。
在本文中，我将介绍几个Excel中常用的条件格式化技巧，帮助大家更好地利用这一功能。
一、基本的条件格式化设置在Excel中，我们可以通过条件格式化来对单个或多个单元格进行设置。
首先，选中要进行条件格式化的单元格范围，然后在功能区的“开始”选项卡中找到“条件格式化”命令。
在弹出的菜单中，我们可以选择不同的条件格式化规则，如“单元格值”、“数据条”、“颜色标度”等，根据实际需求进行选择。
例如，我们可以使用“数据条”来进行条件格式化。
选中一个数值区域后，点击“数据条”命令，在弹出的菜单中选择合适的颜色显示规则，比如选择蓝色代表数值越大的数据，红色代表数值越小的数据。
这样，在该区域内的数值将根据条件自动显示不同的颜色，使得数据更加直观。
二、基于公式的条件格式化设置除了基本的条件格式化设置外，我们还可以通过设置公式来对数据进行条件格式化。
这种方式更加灵活，能够适应更多的需求。
在条件格式化菜单中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在弹出的对话框中输入相关的公式。
例如，我们可以通过设置公式来对某个数值区域进行条件格式化，使得大于某个特定值的单元格以红色显示，小于特定值的单元格以绿色显示。
这样，在数据中我们可以快速找到超过或不满足设定条件的数值。
三、条件格式化的更多技巧1. 制定多个条件格式化规则：我们可以通过设置多个条件格式化规则来对数据进行更加详细的设置。
在条件格式化菜单中，点击“新建规则”，然后按照需要设置不同的条件和格式。
2. 设置图标集条件格式化：除了基于数值的条件格式化外，我们还可以使用图标集来进行条件格式化。
Excel使用技巧利用条件格式化提高数据可读性
Excel使用技巧利用条件格式化提高数据可读性Excel是一个强大的电子表格软件，被广泛应用于数据分析、图表制作、财务管理等领域。
然而，当数据量庞大时，我们往往需要一种方式来突出显示重要数据、比较数据之间的差异或者识别特定数据模式。
这时候，条件格式化功能就非常有用了。
本文将介绍如何利用条件格式化技巧来提高Excel数据的可读性。
一、什么是条件格式化条件格式化是Excel的一种功能，它可以根据我们设定的条件，自动对数据进行特殊处理，比如改变单元格的背景颜色、字体颜色、添加图标等等。
通过使用条件格式化，我们可以更加直观地展示数据的某些特点，从而提高数据可读性。
二、如何使用条件格式化使用条件格式化功能非常简单，以下是具体的步骤：1. 选中需要进行条件格式化的数据区域；2. 在Excel菜单栏中选择“开始”选项卡，找到“条件格式”；3. 在下拉菜单中选择适合的条件格式化选项；4. 根据具体需求设置相应的条件和格式。
三、常用的条件格式化技巧1. 数据阈值标示通过条件格式化功能，我们可以根据数据的大小来给数据添加颜色标签，从而更加直观地观察数据的差异。
例如，我们可以设置条件，当数据大于某个值时，将单元格标记为红色，当数据小于某个值时，将单元格标记为绿色。
2. 数据规则排列通过条件格式化功能，我们可以根据数据的特点将相似的数据规则进行排列。
例如，在一个销售数据表中，我们可以将销售额最高的前五个产品用绿色标记，将销售额最低的前五个产品用红色标记，从而更加容易找到销售排名靠前或靠后的产品。
3. 数据特征突出通过条件格式化功能，我们可以突出显示某些特定的数据特征。
例如，在一个包含学生考试成绩的数据表中，我们可以将所有不及格的成绩用红色标记，将及格但是超过90分的成绩用黄色标记，从而更加清晰地显示学生的考试情况。
四、注意事项在使用条件格式化功能时，我们需要注意以下几点：1. 条件格式化的优先级：条件格式化功能会按照设置的顺序逐个检查条件，一旦满足某个条件，就会停止检查后续条件。
Excel中的条件格式化技巧
Excel中的条件格式化技巧Excel是一款功能强大的电子表格软件，广泛用于数据分析、计算和图表制作等工作中。
条件格式化是Excel中一个非常实用的功能，可以根据设定的条件对选定的单元格或单元格范围进行颜色填充、字体设置等操作，以提升数据的可读性和可视化效果。
在本文中，将介绍一些Excel中常用的条件格式化技巧，帮助读者更好地利用这一功能。
一、基本的条件格式化设置Excel提供了一系列基本的条件格式化设置选项，可以根据数值、文本或日期等数据类型进行条件格式化。
以下是一些常用的基本条件格式化技巧：1. 数值条件格式化：可以根据数值的大小、等于、不等于等条件进行格式化。
例如，需要将某一列的数值大于10的单元格填充为红色，可以依次选择这一列，然后在“条件格式”菜单中选择“高亮单元格规则”→“大于”，然后输入条件值10和设置红色填充。
2. 文本条件格式化：可以根据文本的包含、起始字符、结束字符等条件进行格式化。
例如，需要将包含“完成”的单元格设置为绿色，可以选择整个工作表的范围，然后选择“条件格式”菜单中的“高级”→“格式化仅取决于以下条件的单元格”→“包含”，然后输入条件值“完成”和设置绿色填充。
3. 日期条件格式化：可以根据日期的前后、等于、不等于等条件进行格式化。
例如，需要将截止日期小于今天的单元格设置为红色，可以选择整个工作表的范围，然后选择“条件格式”菜单中的“高亮单元格规则”→“日期”→“早于”，然后输入条件值“今天”和设置红色填充。
二、自定义条件格式化设置除了基本的条件格式化设置外，Excel还提供了更多的自定义选项，能够满足更复杂的条件格式化需求。
以下是一些常用的自定义条件格式化技巧：1. 使用公式进行条件格式化：通过使用公式，可以根据更复杂的逻辑条件进行格式化。
例如，需要将销售额高于平均值的单元格设置为红色，可以选择整个销售额列的范围，然后选择“条件格式”菜单中的“使用公式确定要设置的单元格格式”，然后输入条件公式“=A1>AVERAGE($A$1:$A$10)”和设置红色填充。
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Office 學園
設定格式化條件，增加報表閱讀的方便性
閱讀報表的小技巧
作者：楊珠慧duanmuzhi@
對於上班族來說，在電腦上，閱讀一大堆報表資料，是經常會遇到的工作，或許你早就習以為常，也在不自覺間，花費了大量的時間在這上頭，每天，或許會為了找尋某張工作表、或是計算某個區段的交易總數、平均值，還是每次來一張新報表，為了知道一些很平常的數值，還特地寫個公式，殊不知，天天加班的癥結點，可能都由這些不起眼的幾分鐘，慢慢累積來的。
其實，在Excel裡，有些功能簡單到，只要動動滑鼠，結果就出來了，不僅不用鍵盤，重要的是，確實能增加工作效率。
例如：在閱讀一張交易明細表時，雖然是以地區來排列，但是要知道某地區交易了幾筆，用目測又無法馬上看出來，難道還特地為了這個寫公式，還是直接數數看呢？其實，還有更方便的是，在下方的狀態列上，選擇顯示項目個數，然後以滑鼠圈選某地區的交易範圍，狀態列就會直接顯示交易幾筆的資訊了，是不是方便的多呢？而且，在圈選範圍不變的情況下，可以隨時變更狀態列顯示資訊的類別，像是平均數、加總、最大、最小值等，這些都可以隨時切換，馬上知道，無需再寫公式，或是另外計算，而其他，還有凍結窗格、索引標籤、設定格式化條件等功能，適當的使用，都可以節省我們在閱讀資料上的些許時間。
「索引標籤」色彩
當一份Excel檔案中，擠滿了許多張工作表，這時，要快速的找到某一張工作表，恐怕不是那麼容易，更何況如果要在各張工作表中不斷切換，來來去去的，影響工作效率，不在話下，不過，如果能將這許許多多的工作表以顏色標明分類，讓人一眼望去，即清楚明瞭，在找尋工作表時，將會很有幫助的；因此，以下即介紹，利用格式化索引標籤的功能，來分類工作表。
1.請先選定一張索引標籤，然後按滑鼠右鍵，在出現的選單上，點選「索引標籤
色彩」。
2.此時，會出現「格式化索引標籤」的工作窗格，選擇自己要設定的色彩之後，按下「確定」。
3.重複上述的步驟，可以利用顏色將所有的工作表分類，幫助我們在數量極多的工作表中，快速找到我們要的工作表。
利用「凍結窗格」功能
「凍結窗格」的作用，在於能固定標題欄或列，這便於讓我們在閱讀報表中的大量資料時，不至於時時要再回到表頭去看一下，這一列或這一欄所呈現的資料，究竟是分屬什麼項目。
而在使用這項功能的時候，唯一要注意的重點就是，滑鼠點在那裡，是那部份的視窗會呈現凍結的狀態，如能搞清楚這部份，你在凍結窗格的使用上，絕對是得心應手。
1.如果我們要凍結A欄，使其不會因為報表向右移動而消失的話，就用滑鼠點選「B欄」整欄，然後再點選「視窗／凍結窗格」，如此即可。
2.然如果要凍結的是第一列，使其不會因為報表向下移動而消失的話，就用滑鼠點選「第二列」整列，再點選「視窗／凍結窗格」，即可。
3.而如果我們要同時凍結A欄及第一列，使其不會因為報表向右或向下移動而消失的話，就必須用滑鼠點選「B2」這個儲存格，接著，再點選「視窗／凍結窗格」，就可以做到。
「狀態列」的作用
一般來說，在使用Excel時，很容易忽略最下方的「狀態列」，也或許有人從來不知道，「狀態列」有什麼作用？其實，「狀態列」可以顯示的資訊包含平均數、加總數目、項目個數、數字項目個數、最大值、最小值，當你在閱讀報表時，可以隨時適當的利用「狀態列」的功能，設定你要的資訊，就你所選擇的項目，隨點隨顯示，也不需要設定公式，例如，你將狀態列的顯示資訊設定為顯示項目個數，當你以滑鼠圈選一些資料時，狀態列即馬上告訴你，共選了幾筆資料，是不是很方便呢？
1.在最下方顯示「就緒」的這一列即是「狀態列」，以滑鼠在狀態列上按右鍵，會出現一張選單，此即狀態列可以顯示的資訊項目，選擇「平均」後繼續。
2.這時，在交易金額中，隨便圈選幾筆數字，就可以看到在狀態列上，隨即出現圈選的這幾筆數目的平均數值。
3.如果，你實在找不到狀態列在那裡，那麼請到「檢視」功能表中，去看一下，狀態列的選項是否已勾選，若無請把它勾選，即會出現狀態列。
以「儲存格的值」為格式化條件
你可曾想過，如果，文字有靈有性，可以依照我們想要的模式，做不同的呈現，那該有多好呢？其實，求人不如求己，管它是否有靈性，只要你適當的利用格式功能表中「設定格式化的條件」，就可以讓一大堆的資料，以不同的樣式呈現，讓閱讀更輕鬆。
例如：在一堆交易金額中，你想要讓金額在一百萬至二百萬元間的有不同的呈現樣式，就可以將格式化的條件設定為，讓「儲存格的值」介於一百萬至二百萬間，再選定自己想要這些值呈現的樣式即可。
1.請先以滑鼠點選「E2」儲存格，再由「格式／設定格式化的條件」中進入設定。
2.在「設定格式化的條件」的工作窗格中，已預先出現一個條件，保持第一格為「儲存格的值」，第二格將之設定為「介於」，再依次在第三、四格中，填入1,000,000、2,000,000後，再按下「格式」。
3.進入「儲存格格式」的工作窗格中，可以看到，它提供了三個能夠設定的頁面，在此，我們將字型樣式設為「粗體」、字型色彩設為「藍色」後，按下「確定」，回到「設定格式化的條件」的工作窗格中。
設定「公式為」作格式化條件
在「設定格式化的條件」功能中，除了可以依儲存格的值來作設定之外，還可以
輸入公式，讓儲存格在與公式符合的情況下，也可以依照我們設定的樣式來呈現，而這個功能，最多可以容納三種不同的條件，此外，設定時，只要針對一個儲存格來設定，在設定完成之後，再以「選擇性貼上／格式」的方式，複製至其他也要設定的儲存格中即可。
1.在「設定格式化的條件」的工作窗格中，完成第一個條件的設定之後，按下「新增」，會出現「條件二」。
2.請將條件二的第一格設定為「公式為」，接著在第二格中輸入公式
「=E2>2,000,000」，然後按下「格式」。
3.在「儲存格格式」的工作窗格中，設定好所要的「圖樣及字型」後，按下「確定」，回到「設定格式化的條件」的工作窗格中，再按一次「確定」。
4.最後，將儲存格「E2」複製，在圈選儲存格「E3:E101」後，從「編輯／選擇性貼上」進入，在「選擇性貼上」的工作窗格中，點選貼上「格式」，按下「確定」，即完成設定。