企业档案基础业务建设

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上级有关机关、上级主管单位下发的有关本企业设立、 变更等有关的文件材料、任免本企业负责人文件材料、 资产处置决定文件材料、授予荣誉文件材料、针对本企 业生产经营事项的文件材料应划分为永久。 上级有关机关、上级主管单位下发的与本单位产品、业 务有关的而且需要办理的可划分为30年。 上级有关机关、上级主管单位普发性文件，本单位只作 一般性传阅，不需具体办理的可划分为10年。
管理制度
管理制度
文件归档制度 档案保管制度 档案利用制度 档案保密制度
鉴定销毁制度 档案统计制度 电子档案管理制度 系统操作制度
1、《工业企业档案分类试行规则》国档发[1991]20号 2、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家 档案局第10号 3、《归档文件整理规则》DA/T22-2000 4、《关于企业参照执行<归档文件整理规则>的意见》 川档发[2003]15号 5、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T118222008

企业可根据历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事 项细化文件材料。如公司治理、资产处置、经营决策、改 革改制、人事安排、薪酬待遇等属重要问题，应划分为永 久保管。请示和批复事项影响时间，如批复事项对企业未 来较长时期产生作用或影响，则划为永久；如在未来不长 的时期内产生作用或影响，则划为30年。 无批复的请示按是否重要事项划分保管期限，一般划为10年， 但如是重要事项应划分为30年。
品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适 用此种方式：照片档案在形成后应及时归档；设备档 案在设备安装调试后移交；）
坚持“简化”原则： 档案实行“两分法”、“标时制” ——永久 ——定期（30年、10年） 标时制有利于优化企业档案资源结 构，加快剔除无利用价值档案的频率， 减少保管档案的压力。

中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力 资源和社会保障部、国家档案局第30号令。 2013年3月1日起施行。
《四川省档案工作规范化管理办法》
川办函〔2005〕103号
考核内容
考核等级
组织管理 设备设施 基础业务 开发利用
申请与考评
95 分 以 上 80分至94分 70分至79分
申报表、申请报告、自查报告、自查评分表 考评：听、查、看、议 颁发《四川省档案工作规范化管理等级证书》
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可按合同金额、标的物来细化长期合同或协议。
如可将50万元以上的合同、协议定为重要事项， 划分为永久，50万元以下的合同、协议定为一般 事项，划分为30年。具体金额应根据本企业实际 情况确定。
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1、分类
2、排列
3、编号
6、装盒
5、装订
4、编目
7、上架
管理类档案 是经营管理、生产管理、行政管理、 党群工作档案的统称，有别于文书档案。





各类报表——如劳动工资年报、公务员、事业单位 年报、专业技术年报、人事年报、党员年报、行业 内业务年报等 各类名册——包括干部、职工名册、党员、团员、 工会会员花名册等等 党群工作中形成的文件——如换届选举文件，发展 新党员、预备党员转正文件、加入工会组织等文件


信访工作、提案办结情况的文件材料
一般包括如下内容： 该项职能工作的规章、制度； 该项职能工作的中长期规划、计划、总 结； 该项职能工作的会议文件材料； 该项职能工作具体事务的文件材料； 其他文件材料。

在同一事由下，改变以前全部按事由叙 述的方法，采用文种与事由相结合的方 法，先叙述通用文种，再叙述每一事由 下的特殊文种



文件 档案 要坚持“以我为主”的 “ 职能 “原则： 突出反映本单位的特色；
一是本单位形成的文件； 二是本单位引进项目、外购设备等接收的文件；
三是所属单位及参股企业应向本向单位提交的文件； 四是本单位参与的合作项目，合作单位按要求应向
本单位提交 的文件； 五是本单位执行、办理的外来文件。



三纳入：应纳入单位领导工作议事日程，纳入单位 规章制度及工作流程，纳入单位各部门和有关人员 的经济责任制或岗位责任制。

四参加:单位档案部门或档案人员应参加产品鉴定、 科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活 动，负责检查应归档文件的完整、系统。

四同时（四同步）：单位下达项目计划任务应同时 提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同 时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应 同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同 时做好项目文件归档交接。
党群管理
产 品
干部职工
行政管理
科 研
会计档案
经营管理 生产技术管 理
基本建设
设备仪器 ……
纸质档案
按载体分
音像档案 电子档案 实物档案
照片、录音带、录像带、 影视片等
档案磁带、磁ຫໍສະໝຸດ 、光盘等荣誉证书、奖状、奖杯、 奖牌、锦旗，礼品等
档案法律 档案行政法规
档案法律 体系
档案地方性法规
规章（部门、地方） 规范性文件


正本文件、发文稿纸或文件处理单、定稿、
有重要修改意见和批示的修改稿
企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范 围并划分保管期限。 在企业活动 实际产生大量无对应纸质文件的电子文件，如无法输出 纸质的三维图形，这些电子文件往往成为归档的死角，因此本规定特别 做出说明。有条件的企业最好能在电子文件的归档范围和电子档案的保 管期限上下功夫。将电子文件的归档范围和电子档案保管期限进行细化， 列出需归档的电子文件的名称或内容，增强操作性，促进企业电子文件 的归档。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。 参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）
成都市档案局经科处 姚敏华
一、定义
《档案法》中的关于档案的定义：是指过去和现在
的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家 和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。

是其在研发、生产、经营和管理等各项活动中直接 形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
（1）对外发文——应归档； （2）收文——本单位业务、职能活动直接 有关的归档； （3）内部运转文件——非红头文件（内部 的规章制度、总结规划、调研报告、数据 汇总等）注意归档。

会议文件——各类会议记录；成套会议文件，包括 通知、名单、议程、报告、选举结果、讨论通过文 件、决议、纪要等 本单位编写的文件材料——如大事记、组织沿革、 年鉴、基础数字汇集、简报等 本单位计划、总结，以及下属单位上报的计划、总 结等
档案的形成者—国家机构、社会组织和个人 档案的内容—档案所记载的知识信息 档案的形式—档案的文种形式（文字、图表、 声 像）载体形式（龟甲、纸张、胶片、磁带等）、信 息记录（手写、印刷、摄影）和表达形式（公文、 书稿、日记、图表等）
档案 （按内容分） 文书档案（管理类档案） 科技档案 专门档案
*《企业文件材料归档范围与保管期限
规定》
*（国家档案局10号令）

企业档案包括企业所有档案：管理类档案、 设备档案、产品档案、科研档案、基建档 案、会计档案、音像档案、实物档案等。
一般来说，文件材料归档范围和档案保管
期限表满五年应再次修订。 避免一表管十几年的现象。

1、归档范围的鉴定 2、保管期限的鉴定 3、《归档范围和保管期限表》的编制 4、编制中应注意的问题
资产管理文件——如房产、土地所有权、使用权文 件；固定资产登记、统计、核算清算、交接等文件 材料； 各类合同——如供货合同、投资合作合同、房屋出 租合同、承包合同、小型项目承包合同、用工合同 等


奖惩文件——各级各类表彰、奖励、获奖的文件， 以及党内、行政处分的文件材料 人事工作中形成的文件材料——如干部、职工录 用、聘任、转正、定级、调资、停薪留职、辞职、 离退休、伤亡、抚恤、遗属补助等文件；调动介 绍信、工资介绍信、党团员关系介绍信等 财务工作文件——如工资名册、审计意见等
时间标准：总结类，年度总结比半年、季度总结的价值高； 中长期规划比短期规划的价值高。 来源标准：以档案的形成者或形成领域来确定档案的价值。 如形成者的地位、级别、重要性，形成机构的主要职能活 动比一般行政后勤及辅助性机构形成的文件价值要高。 内容标准：突出内容的时效性（效用覆盖的时间）重要性 （影响）典型性、证据性（维护权益） 还有很多标准，可参见实施指南P31-P35
（一）建立档案管理体系 （二）加强档案基础业务建设


1、明确管理原则 以一个立档单位为一个全宗，实行统一领导、 统一管理、统一制度、统一标准（本单位形成的各 门类、载体的档案资源）。 2、形成管理网络 档案工作领导 档案机构 档案人员 档案工作体系

建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入单位 发展规划和工作计划。 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入岗位职 责，并进行考核。 采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、 系统和安全。
6、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规 范》DA/T28-2002 7、《技术制图 复制图的折叠方法》 GB/T10609.3-2009 8、《会计档案管理办法》财会字[1998]32号 9、《会计档案案卷格式》DA/T39-2008 10、《干部档案工作条例》组通字[1991]13号
11、《企业职工档案管理工作规定》劳力字[1992]33号 12、《关于做好文件改版涉及干部 人事档案有关工作的 通知》组通字[2012]28号 13、《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 14、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1-1999 15、 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 DA/T38-2008