分销管理系统业务介绍

分销管理系统业务介绍1.流程整体介绍分销管理系统结合了企业分销网络中的所有业务，包括基础资料维护、向供货商的采购业务、对客户的销售业务、对终端顾客的零售业务，以及公司本身的订配货业务。

其业务流又具体分为物流、资金流、信息流这三大主线。

物流：管理从供货商进货开始，到企业仓库间的调货，再到企业对客户的商品销售，最后管理到商品面向市场的零售，构成了一个完整的货物流，在系统中形成一套库存账。

资金流：涵盖了企业和供货商间的资金运转、企业和客户间的资金运转、终端顾客购买商品的营业额等，在系统中形成了一套资金账。

信息流：通过对各方面数据的分析，以报表的形式提供库存方面的警戒、营销方面的预测、顾客群的分类等等。

2.业务细分介绍基础资料维护：包括商品管理和基础建档，是整个业务系统运转所必需的基础资料，对商品款号及商品属性、颜色、尺寸、条码的维护与管理，对业务流程所属依附的载体如供应商、经销商、店仓等个体的维护与管理。

采购业务：完成企业和上游供应商的成衣采购的往来业务。

主要由采购订单、采购单、采购退货单构成整个采购业务流。

从资金上又有供应商应付款和供货商付款单。

订配货业务：物流配送的起点，在此流程中可以做到合理分配库存，平衡经销商与经销商之间、经销商与自营店之间的货物分配。

销售业务：完成企业和下游客户的销售往来业务。

主要由销售订单、销售单、销售退货单构成整个销售业务流。

自营业务：包括了对自营店的管理、分支机构物流中心的管理等。

主要由调拨出库单、调拨入库单、零售（直销）单构成整个自营业务流程。

仓库管理业务：对仓库进出货物的管理，以及仓库周期性的盘点等。

主要由各种出库单和入库单、盘点单、物理调整单构成整个仓库管理业务。

资金管理业务：对企业和上游供应商、下游经销商之间资金账户的管理，包括了应收/付款的管理、经销商折扣率的管理等。

主要由供应商应付款/供应商付款单、经销商应收款/经销商收款单、成本调整单等构成整个资金管理业务。

总体流程图：总体流程图3.基础资料维护与管理在整个分销业务中，基础资料是必不可少的，因此我们在此要首先介绍一下基础资料作用与关系。

3.1.基础建档城市、销售区域：新增城市及销售区域，可供其它基础资料维护时选择所属城市或销售区域。

供应商档案：新增供应商档案资料，为采购业务提供供应商选项及记录该供应商联系方式等资料，若总部停止了与某供应的往来业务，则可以在供应商档案里关闭供应商。

经销商级别：建立经销商级别，系统将默认带上总部级别，即总部相当于将其定义为级别为总部的经销商，为系统最高级别，如之下一级经销商或二级经销商的经销商级别名称定义可根据不同企业自定义。

经销商档案：新增经销商档案资料，选择经销商所属级别，记录供应商联系方式等资料及定义经销商的折扣，若停止了与某经销商的往来业务，则可以在经销商档案里关闭经销商。

店仓档案：新增店仓档案资料，需选择所属经销商，定义该店仓是否为物流中心或是否允许零售，系统将根据该店仓是否为物流中心标志来判断该店在采购类单据的或销售类单据里是否可选；根据是否允许零售标心来判断该店在零售单里是否可选。

员工信息：企业的整个分销组织机构的所有人员可在此新增维护其信息档案，需选择所属经销商，所属店仓，定义该员工为是否营业员或是否业务员，系统将根据是否营业员来判断在零售单的营业员选项里是否可选；根据是否业务员来判断在其它业务单据的业务员选项里是否可选。

VIP类型：在建立VIP之前首先需定义各种VIP类型，在类型定义里，定义某VIP 类型的折扣，积分比例。

VIP档案：新增VIP档案资料，新增和维护VIP的具体信息，需定义该VIP类型，所属经销商，开卡店仓，系统将根据该VIP的VIP类型来判断零售时给予多少折扣及积分。

付款方式：可新增多种付款方式，供零售付款时根据顾客的支付方式选择哪几种系统里对应的付款方式。

3.2.商品管理在整个分销业务中，基础档案在如上已建立好，那么，想要在业务流中实现业务操作，前提还需将商品的信息资料建立维护起来，这样才能在业务单据中有商品可运作。

属性维护：系统将默认带上五个属性，各属性的具体可选属性描相述由用户定义，五个属性对应在商品维护里的可选字段。

尺寸组、尺寸、颜色：在系统里需建立企业所用的各不同尺寸组，如上衣尺寸与裤子尺寸分类不一样，需分别建立上衣尺寸组和裤子尺寸组；在建立不同尺寸组后，建个各个尺寸，选择对应所属的尺寸组；此外，还需建立颜色，新建企业商品将用到的各种颜色。

商品：维护商品款号信息。

款号信息包括款号的款号数据、图像数据、颜色和尺寸、条码列表等，选择好颜色和尺寸后，就相当于维护了该商品对应的条码。

条码导入：从excel文件导入，在excel里整理好商品及相应的颜色、尺寸后，可直接批量导入现成的条码。

4.采购业务采购业务是指采购成衣进入企业的营销管道进行销售，因此在系统中提及的仓库也都是成衣库。

若企业是采购面辅料自己生产的话，那么建议建立一个供货商来模拟公司的生产车间。

采购业务流程图4.1.采购业务流如图所示：采购流程由企业部部向供应商下采购订单计划开始，由采购人员落实采购业务（操作“采购单”），最后由仓管人员确认入库；采购退货，则采购人员发现商品有质量问题或其他原因新增采购退货单，最后由仓管人员确认出库。

其中主要涉及采购订单、采购单、采购退货单三张业务单据。

采购订单：根据自身营销情况向供应商阶段性地定采购计划，一般在签订采购合同意向的时候做此单，在订单里确定采购商品数量及采购价，采购价默认取自商品维护里的预估成本价；采购订单由审核人员提交后生效，采购单可从已生效的采购订单导入订单商品。

采购单：在界面上采购单里可直接新增采购商品数据，直接新增的采购单相当于非计划性的采购业务，与采购订单无任何关系；如果采购信息来自于采购订单，则需在订单采购里新增导入采购订单商品，来具体落实每一笔具体的采购业务。

采购退货单：已采购入库的商品由于各种原因需要退回给供应商，就填写此单据凭证。

4.2.采购资金流完成一系列采购业务后如何结算企业和供货商之间的账务问题呢？系统采用了自动扣款的方式，不断累加企业对供货商的欠款。

向供货商采购的商品入仓库时，系统自动结算出此次入库商品的实际入库金额，以“供应商应付款”的形式增加对供货商的欠款；如果发生采购退货业务，同样的当商品出库的时候，就自动减少企业对供货商的欠款。

另外系统提供了“供应商付款单”作为企业向供货商付款时的系统凭证。

当财务人员把款项付给供货商的时候，在系统中做一张“供应商付款单”并提交予以确认，以抵消一部分企业对供货商的欠款。

5.订配货业务通过订配货业务可以合理的分配库存，避免业务人员的抢单现象的发生，可以让配货人员对整个供需状况（库存状况、订单状况、欠货状况）一目了然。

不但解决了盲目配送的通病，而且其自动分配、自动制单的功能，让配送人员彻底摆脱了繁重的制单工作。

订配货业务流程5.1.展会管理作为服饰行业，企业每年都会招开几次订货会，为了和企业的订货会业务结合起来，系统提供了展会管理。

在企业召开订货会前，总部会调集参与此次订货会的商品，在订货会上经销商可以根据自己对商品的喜好和认知度进行订货。

企业在招开某季订货会前，需对订货会的相关资料信息进行设定，如某季订货会开始结束时间、参与订货商品及其图片信息资料、经销商订货指标等，设定好相关信息后，经销商用户进入订货会界面，即可对某某季订货会商品下订单。

进入订货会：在订货会订货界面直接在图形界面输入某些商品订单量后，更新订单就可以直接生成订货会订单。

订货会订单：在订货会结束后，总部人员可以在订货会订单中查看各经销商的详细下单明细，并可以直接在订货会订单中修改明细以作调整。

5.2.订单管理发货订单：企业总部根据下游客户的需求状况受理发货请求时填写的业务凭证，发货订单的生成方式有三种。

第一，如上已介绍订货会订货产生订货会订单，订货会结束后总部人员根据订货会订单明细，确认后，生成发货订单；第二，总部人员直接新增发货订单；第三，企业的经销商在经销商平台上填写“采购订单”，在总部的人员业务平台的“发货订单”里就会自动出现一张发货订单，其制单人是经销商的登陆员工。

当企业销售人员看到这样的单据后，就可以对这张经销商下的订单进行确认。

5.3.配货管理总部根据当前的库存情况以及发货时间，统一安排所有已确认发货计划的销售出库（即根据发货订单配发销售单）。

配货后自动减去商品在经销商店仓的欠货量。

在库存不足的情况下可以协调分批配货。

配货单：发货订单处于已提交状态的时候，表明该发货订单已经加入了统一配货的队伍。

需要注意的是，这时候商品并没有出库，需要经过配货人员对这些已提交的订单进行配货，仓管人员才会对其出库，配货时所使用业务功能就是配货单。

在操作配货单时，需首先新增配货单，按需要的条件选择各查询条件，如订单时间范围、发货店仓、收货店仓、款号等，根据所选查询条件，系统将自动查找并过滤出符合条件的发货订单明细，在配货明细界面就可以进行商品配货。

对明细进行配货后，生成单据，将自动生成已提交的销售单，即仓库管理人员可以看到一张销售出库单等待出库。

配货明细里同时提供了“可配量”“未配量”“配货量”等数字，我们首先对这些数量的含义做一些说明。

可配量：为了保证制单之后仓库肯定有货可以出，所以可配数等于发货仓“当前库存”和“有效库存”中更小的数量。

有效库存＝当前库存－在单量＋在途量：即在下一时刻已经确认的仓库的预计库存。

在单量：在其它业务单据上已经确认出库但货物还没有从仓库取走的数量。

在途量：在其它业务单据上已经确认入库但货物还没有到达仓库的数量。

未配量：配货单明细里各发货订单里商品的未配货量，即未配量等于发货订单明细里的剩余量。

配货量：当前配货单输入的配货数量。

6.销售业务销售，处理包括从订货会到日常订单、退货业务。

通过总部用户与经销商用户的互动，实现了企业与其经销商之间的电子商务。

在介绍销售流程前，需确立“对经销商店铺销售”的概念。

考虑到某些企业的经销商下有多个店铺会各自到企业总部拿货，因此系统采用了直接对客户的某个店铺销售的方式。

但是不论是客户下的哪个店铺，其销售单价或销售折扣都是依据企业和经销商签订的协议。

6.1.销售（退货）流程6.1.1.销售流程一个完整的销售流程是以下游经销商为发起者，由下游经销商用户在分销管理系统下采购订单，然后进入上文谈及的订配货业务流程。

这里我们要讨论的是不通过订配货直接销售的业务流程。

销售流程图如销售流程图所示，简单的销售流程可由下游经销商向总部下采购单开始，由企业总部销售人员确认销售业务（提交“销售单”），然后就直接由仓管人员发货（提交“销售出库单”），最后由经销商收货店仓人员确认入库（提交“采购入库单”）。

其中主要涉及总部销售单一张业务单据。