ZLAL001--文件控制程序必需的六个程序文件
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ISO9001必需的六个程序文件范本热度 6已有 949 次阅读2011-6-14 15:06|质量管理体系审核检查表ISO9001标准要求必查内容14质量管理体系4.1 总要求组织应按本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。
组织应：a)识别质量管理体系所需的过程及其在组织中的应用（见1.2）；b)确定这些过程的顺序和相互作用；c)确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法；d)确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和对这些过程的监视；e)监视、测量和分析这些过程；f)实施必要的措施，以实现对这些过程策划的结果和对这些过程的持续改进。
组织应按本标准的要求管理这些过程。
针对组织所选择的任何影响产品符合要求的外包过程，组织应确保对其实施控制。
对此类外包过程的控制应在质量管理体系中加以识别。
请最高管理者阐述对其的理解和策划、实施（含外包过程的识别、控制的准则和方式、外包过程的运作及控制符合规定的证据、外包过程的输出符合要求的证据。
此内容也可能在审7.4采购时一并审）。
24.2 文件要求4.2.1 总则质量管理体系文件应包括：质量方针和质量目标的内涵；程序文件数量；a)形成文件的质量方针和质量目标；b)质量手册；c)本标准所要求的形成文件的程序；d)组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件；e)本标准所要求的记录（见4.2.4）。
文件总数量（作业指导书、规范等）；记录总数量；34.2.2 质量手册组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：a)质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性（见1.2）；b)为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；c)质量管理体系过程之间的相互作用的表述。
文审。
现场查手册是否受控、履行批准手续；条款删减的细节与合理性等44.2.3 文件控制质量管理体系要求的文件应予以控制。
记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
001文件控制程序2021
xxxx有限公司文件控制程序文件编号: 文件版本: 生效日期: 发文编号: SJ/OP-001B2004.1L01编制综合部审核批准控制状态:责任单位标准化办公室标准化办公室职能部门管理者代表管理者代表总经理总经理品管部职能部门品管部文件控制流程图流程描述备注记录按《记录控制程序》执1・目的对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各 相关场所使用有效文件。
2.适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责 3.1质量部负贵编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。
3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。
3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。
3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡九《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并山部门主管领导审核批准。
3.5各部门设兼职文件管理员，负贵本部门文件和资料的管理工作。
4. 工作程序和要求 44文件的分类 4.L1受控文件凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受 控文件，包括:a.质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。
b ・管理文件：如制度等。
C.技术、支持性文件：如丄程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
d ・外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
4丄2非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。
盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。
b ・因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
4丄3文件管理a. C. “非受控”文件，更改不通知，作废不回收。
a.质量体系文件、管理性文件山综合部归档、控制、分发和回收。
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d)在组织内部得到沟通和理解；
e)在持续适宜性方面得到评审。
质量方针的内涵是否满足两承诺一框架；在组织内部得到沟通和理解以及在持续适宜性方面得到评审的证据；执行文件控制程序的证据
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5.4策划
5.4.1质量目标
最高管理者应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标，质量目标包括满足产品要求所需的内容[见7.1 a?]。质量目标应是可测量的，并与质量方针保持一致。
6.2.2能力、意识和培训
组织应：
a)确定从事影响产品质量工作的人员所必要的能力；
b)提供培训或采取其他措施以满足这些需求；
c)评价所采取措施的有效性；
d)确保员工认识到所从事活动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标作出贡献；
e)保持教育、培训、技能和经验的适当记录（见4.2.4）。
岗位工作人员任职要求；人力资源登记表、年度培训计划、培训记录表、培训申请单、员工培训档案；措施有效性评价记录等
b)为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；
c)质量管理体系过程之间的相互作用的表述。
文审。
现场查手册是否受控、履行批准手续；条款删减的细节与合理性等
4
4.2.3文件控制
质量管理体系要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
d)进行管理评审；
e)确保资源的获得。
提供有效证据，会议纪录、纪要、其它证据均可
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5.2以顾客为关注焦点
最高管理者应以增强顾客满意为目的，确保顾客的要求得到确定并予以满足（见7.2.1和8.2.1）。
请最高管理者口头介绍
质量体系6个程序文件范文
质量体系6个程序文件范文英文回答：Quality Management System (QMS) Documentation.Purpose:The purpose of a QMS is to establish a framework for ensuring the consistent quality of products and services.It provides a set of procedures and policies that define the requirements for planning, implementing, and maintaining a QMS.Six Essential QMS Procedures:1. Quality Manual: Defines the overall scope, purpose, and objectives of the QMS.2. Document Control Procedure: Establishes a system for controlling and managing documents related to the QMS.3. Control of Nonconforming Products Procedure: Outlines the process for identifying, segregating, and controlling nonconforming products.4. Corrective and Preventive Action Procedure: Describes the process for investigating and resolving quality issues, as well as implementing corrective and preventive actions to prevent recurrence.5. Internal Audit Procedure: Establishes the processfor conducting internal audits to assess the effectiveness of the QMS.6. Management Review Procedure: Defines the process for conducting regular management reviews to evaluate the overall performance of the QMS and make improvements.Benefits of a QMS:Improves product and service quality.Reduces costs through reduced defects and rework.Enhances customer satisfaction.Increases productivity and efficiency.Facilitates compliance with regulatory requirements.中文回答：质量管理体系（QMS）程序文件范文。
文件控制程序
文件控制程序1.目的为确保对质量环境职业健康安全管理体系运行的各个场所，都使用适用文件的有关版本，及时从所有发布和使用场所撤出无效和作废文件，防止误用。
2.范围本程序适用于公司自己制定的、外来的或顾客提供的与质量有关的文件。
3.职责3.1办公室是文件控制的归口管理部门，负责文件的编号、登记、收发和归档。
3.2工程部负责组织技术标准、工艺技术文件的编制、更改、修订、补充；工程部和质安部负责外来文件的识别和发放、控制、管理。
3.3各部门负责各自专用文件的保管。
4.工作程序4.1文件控制流程图4.2文件的分类4.2.1质量环境职业健康安全管理文件：管理手册、程序文件、管理文件（包括公司和部门的项目管理计划、施工组织设计、环境管理方案、职业健康安全管理方案、安全管理制度、环境管理制度及文件、作业指导书等）、记录表格等；文件的编号规定：BLD/QEO.M–200X年代号QEOMS管理手册博利达程序文件编号：BLD/QEO.00–200X年代号文件序号程序文件博利达三层次文件编号：BLD/0000–200X年代号文件序号博利达记录编号：BLD/JL42301－2008年代号序号标准条款号质量记录博利达4.2.2合同文件；包括物资采购合同、工程施工合同、内部劳务承包合同等。
4.2.3项目质量文件：施工图纸、项目质量计划（或施工组织设计），建设单位、监理单位、质监站和其它管理部门等的通知、来往函件及相关文件；4.2.4技术文件：相关法律、法规、标准、规范、技术文献、公司的技术文件；4.2.5上级主管部门文件。
4.3文件的编写及批准4.3.1管理手册由管理者代表组织编写并审核，总经理批准发布实施。
4.3.2质量环境职业健康安全管理体系程序文件由办公室组织编写并审核，管理者代表批准发布实施。
4.3.3公司管理制度和作业指导书由归口管理部门组织编写，分管领导批准发布实施。
4.3.4公司的管理文件、承包合同由总经理或授权委托人审核批准。
六个程序
《质量手册》先确定公司组织架构，质量目标，质量方针。
共六个。
在标准中有“应编制形成文件的程序”要求的，就必须形成程序文件。
1、4.2.3 文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。
记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4 的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：2、4.2.4 记录控制为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到控制。
组织应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制。
记录应保持清晰、易于识别和检索。
3、8.2.2 内部审核组织应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定质量管理体系是否：a) 符合策划的安排（见7.1）、本标准的要求以及组织所确定的质量管理体系的要求；b) 得到有效实施与保持。
组织应策划一个审核方案，策划时应考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果。
应规定审核的准则、范围、频次和方法。
审核员的选择和审核的实施应确保审核过程的客观性和公正性。
审核员不应审核自己的工作。
应编制形成文件的程序，以规定审核的策划、实施以及形成记录和报告结果的职责和要求。
应保持审核及其结果的记录（见4.2.4）4、8.3 不合格品控制组织应确保不符合产品要求的产品得到识别和控制，以防止其非预期的使用或交付。
应编制形成文件的程序，以规定不合格品控制以及不合格品处置的有关职责和权限。
5、8.5.2 纠正措施组织应采取措施，以消除不合格的原因，防止不合格的再发生。
纠正措施应与所遇到不合格的影响程度相适应。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面的要求：6、8.5.3 预防措施组织应确定措施，以消除潜在不合格的原因，防止不合格的发生。
预防措施应与潜在问题的影响程度相适应。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面的要求：。
001文件控制程序
4.4.4需借件丢失或损坏。
质量部
技术部
综合管理部
4.4.5文件归口管理部门要在每年12月份和每次内部质量管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
4.5
文件的更改
相关部门
001文件控制程序
1目的
对与质量有关的所有文件予以控制，确保在使用处都能得到适用文件的有关版本，防止非预期使用作废的文件。
2适用范围
适用于与公司质量有关的所有文件（不包括记录）的控制。
3职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》及《程序文件》；
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》及《程序文件》；
5 过程指标
项目
监视方法和频次
测量部门
5.1现场文件有效
5.2文件易于得到
5.3顾客工程规范更改评审单
没有误用文件/内审
快速查阅/内审
评审不超过10个工作日/内审
文件发放部门
文件使用人
技术部
6引用文件
6.1 技术文件编号规定
6.1工程更改管理办法
7记录
7.1文件发放/回收记录AKL-BG-01—01
4.6.2需销毁的作废文件，由文件归口管理部门填写《文件销毁申请单》，经批准后实施销毁。
4.6.3需长期保留的作废文件，应填写《文件保留申请单》，经批准后，由文件归口管理部门负责保留。
4.6.4每隔五年对文件进行一次清理核销，由文件归口管理部门提出过期文件名单，由原文件编写部门审批后按4.6.1或4.6.2处理。
4.4
文件的管理
相关部门
4.4.1文件发放后，文件归口管理部门应将受控文件列入《受控文件目录》上。
文件控制程序
文件控制程序一、概念1.文件控制：是对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收、作废和保管等全过程活动的控制。
2.受控文件：是指文件发放一定的范围，实施的是有效版本。
3.非受控文件：不要求对其更改进行控制，用于投标、顾客使用、其它特殊用途的发放。
4.文件的修改四个到位：所有同一文件更改到位、所有相关文件更改到位、所有部门岗位通知到位、涉及实物处置到位。
5.外来文件：顾客的图纸、规范、法律法规、标准、规章维护手册。
6.文件的价值和作用：产品质量和质量改进的实现；适宜培训的提供；确保重复性和可追溯性；客观证据的提供；体系有效性评价。
二、文件控制程序现行有效的文件控制程序为2005第一版ZH1F001-2005，代替原2004第一版ZH1F001-2004，并将ZH1F001-2004作废处理。
文件控制程序是QEOHS管理体系文件中的第二层程序文件，属兼容程序。
适用于质量、安环、计量体系的文件控制程序。
文件控制程序明确了文件控制管理的相关人员的职责，规定了文件的控制范围、文件载体形式、文件的审批、文件的评审、更新、文件的发放、文件的失效和作废、文件的保存及文件管理应形成的记录。
下面是文件控制程序的具体内容修改记录文件控制程序（2005年第一版）目录1范围2引用文件3 定义4 职责5管理内容5.1 文件的控制范围5.2 文件的载体形式5.3 文件的审批5.4 文件的评审、更新5.5文件的发放5.6 文件的失效和作废5.7 文件的保存6 记录1范围本程序目的是对公司所有管理活动有关文件进行控制，保证员工随时获取本岗位工作所依据的适用文件，防止失效或作废文件的非预期使用。
本程序规定了对文件编写审批、评审更新、发放废止整个循环周期全过程的控制。
本程序适用于公司各管理活动，包括质量、职业健康安全、环境、计量检测4个体系的所有文件的控制。
2 引用文件JC0F001-2005《QEOHSM手册》JC0F002-2005《计量检测手册》ZH1F002-2005《记录控制程序》ZH11Z002-2005《文件编码规定》3定义无4 职责4.1综合管理部负责公司文件控制的归口管理。
文件控制程序
1 目的对与质量体系和产品质量有关的文件进行控制，确保各有关部门使用的文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量体系和产品质量有关的文件的控制。
3 职责3．1 质量负责人负责组织质量手册/程序文件的编制，各部门负责相关的三、四类文件的编制。
3．2 文控负责对质量文件的发放、管理和销毁。
3．3 公司文件分为以下几类：一类文件：质量手册（QM）二类文件：程序文件（QP）三类文件：包括采购、设备、生产、品质、销售等方面的作业指导书、工艺规范/图纸、外来标准（WI）四类文件：表单（QR）外来文件：（F ）来自客户的图纸、资料、供应商的产品规范说明书、适用的国际、国家以及地方标准、法令、法规等文件。
4 工作程序4．1文件的编写：4．1．1 质量负责人组织质量手册及程序文件的编写；各部门负责本部门相关的三、四类文件的编写。
4．1．2文件编码原则质量手册编号:例如：程序文件编号:例如：作业指导书/管理性文件编号:例如厂名拼音字头表单编号:例如版本号以A0、A1……An编号4．2文件的审批：质量手册和程序文件由质量负责人审核，总经理批准；三、四类文件由各部门经理审核，经理批准。
4．3文件的发放4．3．1文件的发放由该文件的审批负责人填写《文件发放登记表》，根据使用范围确定需要确定发放范围及复印份数。
4．3．2根据《文件发放登记表》填写的发放范围及复印份数，由文控进行发放；文件正本存放文控备案；技术文件（如图纸、材料清单、外来标准等）由技术部发放并由技术部备案。
4．3．3文件领用人在《文件发放登记表》上签名，领取文件、资料；若有受控要求，发放人须在文件上加盖“受控”章。
4．3．4需要使用文件的人员未领到文件时，应申请文件领用，经文件审批人同意，方可领用；不准借他人文件复印。
注：受控文件——用于指导工作与生产及有追溯性要求的文件。
“受控”章的使用——由文件的审批负责人确定该文件是否受控，并在《文件发放登记表》“受控状态”栏目上注明“是”或“否”；若注明“是”，文件发放人则在文件上盖“受控”章。
文件控制程序
五 、文件发
重庆百货大楼 份有限公司
（部门/单位） 受控文件发放登记表
CB －D －4.2.3 －01
序号
NO
部门/单位
份数
领用人
离工作岗位时移交清退。
九 、文件编码（特别说明序号的编制规则）
1、质量手册 CB—A—2007 2、 控制文件 CB—B—4.2.3—01 3、 支持性文件 CB—C—4.2.3—01
CB—C—DL/7.5—02 4 、记录。 按编码表编号。
五 、文件发 放
1 、公司办公室制定《公司受控文件发放表》， 每次发放由管理者代表审批。
二级单位如何使用？
五 、文件发
重庆百 楼股份有限公司 文件名称
单位 董事长 管理者代表 总经理 党委副书记 副总经理 总会计师 董事会秘书 总经理助理（胡） 总经理助理（杨） 总经理助理（易） 办公室 人力资源部 财务部
日期
备注
五 、文件发 3 、编放制《受控文件清单》
重庆百货大楼股份有限公司
（部门/单位） 受控文件清单
CB －C －4.2.3 －02
No :
序号
文件名称
文件编号
版本状态
备注
编制：
审核：
批准：
日期：
六 、文件的评审 、更
1 、评 A） 体现持续改进 B） 一般由编写部门评审 ，若涉及多个部 门 、单位的由办公室组织 、评审 ， 具体仍由原 编写部门进行修改。 2 、更改 1）局部 可采用杠改 、换页方式。 相关职能部门填写《文件更改申请单》
2） 各职责部门（含办公室） 、经营单位对本 单位所适用的质量管理体系文件进行管理。
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文 件 名 必需的六个程序文件
电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-1
文件控制程序
1.0目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2.0适用范围
本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0职责
●总经理室负责文件归口管理。 ●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。
4.0工作程序
●文件分类和编号 (1)文件包括： ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； ②形成文件的程序； ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-2 作业、工作规范、管理规定等 )； ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； ⑤记录(一种特殊类型的文件)。 (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。
(3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。 (4)文件编号执行《文件管理规定》。 ●文件的编写及审批 (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 (2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签)，主管副总经理批准(必要时报总经理批准)。
(3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 ●文件的发放 (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控”版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受控号和去向。
(2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登记表中签字。
(3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号，破损文件由总经理室收回。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-3 (4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢 失文件受控号作废。
(5)提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 ●文件的更改 (1)体系文件的更改填写“文件更改单”，经总经理批准后，由总经理室实施。更改 方式可采取划改或换页。
(2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“文件更改 单”，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批 后实施，若指定其他人员审批时，应获得审批所需的有关背景资料。
(3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单要求进行更改，按规定作好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文件。
(4)总经理室应保存更改记录。 ●文件的评审 每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。
●文件管理 (1)文件的贮存，应提供适宜环境和设施，有防火、防虫和防潮措施，以防变质和损坏。
(2)文件原版一般不外借。需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定日期内归还。 (3)总经理室负责收集国家和行业标准，每年清理一次外来文件，确认其有效性，及 时宣贯标准，更换过期标准， 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-4 收回过期失效文件。 (4)各部门应建立收、发文登记本，做好本部门文件的管理。 (5)任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。 (6)作废留用的文件，应办理手续、标识和单独存放。 ●非纸张媒体的文件的控制，也参照上述规定执行。 ●记录按《记录控制程序》执行。 5.0支持性文件
●《记录控制程序》 6.0相关记录 ●《文件发放清单》 ●《受控文件一览表》 ●《文件发放登记表》 ●《作废文件处理申请表》 ●《文件更改单》 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-5
记录控制程序
1.0目的 对记录的标识、贮存、保护和处臵进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2.0适用范围
本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 3.0职责
●人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、 预防措施等记录的管理。 ●各部门负责本部门记录的管理。 ●记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。 4.0工作程序
●记录的范围 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-6 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。包括 ：
(1)与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预防措施记 录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。
(2)与质量活动有关的记录：与产品(服务)有关的要求的评审记录、供方评价记录、 产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录 、质量计划相关记录等。
(3)供方记录：产品证明书、检疫化验单等。 ●记录的编号及表格设计 (1)记录的编号按《文件管理规定》，由人力资源部统一管理。 (2)表格设计 ①人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制； ②记录格式由各有关部门设计，报人力资源部审查后试用，在试用中修改完善； ③经试行确认适用后，由人力资源部编制“记录一览表”； ④行业统一规定的表格，按其规定执行。 ●记录的填写与要求 (1)记录及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-7 (2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数据)。对于 记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。
●记录的管理 (1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。 (2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。 (3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确 需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。
(4)归档、贮存、保管和处理 ①各种归档记录的保存期限见“记录一览表”； ②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失 ；
③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。
●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。 5.0支持性文件
无 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-8
6.0相关记录
●《记录一览表》 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-9
内部审核程序
1.0目的 通过策划和实施内部审核，查明质量管理体系的实施是否符合策划安排、标准的要求以及公司确定的管理体系的要求，以便及时发现问题，采取纠正或改进措施，使质量管理体系得到有效实施和保持。
2.0适用范围
本程序适用于质量管理体系审核。 3.0职责
●总经理聘任内部质量管理审核员，并规定其职责。 ●质量部负责制订“年度质量管理审核工作计划”，并经总 经理(或管理者代表)批准。 ●在管理者代表主持下，质量部组织实施审核，编制并管理有 关审核的文件、报告和资料。
●各相关部门配合完成审核，并对不合格项采取纠正措施。
4.0工作程序 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-10 ●人力资源部推荐、总经理聘任内部质量审核员，被聘人员应 具有一定资格，有管理工作经验和熟悉审核工作，并经过培训且是非从事受审核活动的人员 (审核员不应审核自己的工作)，并独立于受审核部门，以确保审核过程的客观性和公正性。
●审核次数、时机、内容 (1)人力资源部负责根据质量管理体系的过程和区域的状况，重要性以及以往审核的 结果，制订“质量管理审核年度工作计划”，并于年初报总经理批准后下发实施，一般情况下，每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核1～2次，对重要部门，根据总经理的指令可临时增加审核次数。
(2)当出现下列情况时，由管理者代表及时组织进行内部审核。 ①组织机构或管理体系发生重大变化时； ②法律、法规及其他外部要求变更时； ③第二、三方审核之前； ④在质量认证证书到期换证之前； ⑤出现重大质量事故，或发生顾客重大投诉时。 (3)“质量管理审核年度工作计划”的内容包括： 审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。
●审核准备 (1)在管理者代表主持下，成立审核组(一般由3～4人组成)，指定组长，成员适当分工。组长负责本次审核的具体组织工作。