关于公司法律风险管理的意见书

关于公司法律风险管理的

法律意见书

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前言-----------------------------------------------------------------------------------3

1、企业形式-----------------------------------------------------------------------3

2、人力资源（员工管理）------------------------------------------------------3

3、财务-----------------------------------------------------------------------------5

4、知识产权-----------------------------------------------------------------------6

5、合同管理-----------------------------------------------------------------------6

6、建议-----------------------------------------------------------------------------7

7、结束语----------------------------------------------------------------------------7 附：相应的法律条文---------------------------------------------------------------7

前言

在公司期间，经审批后查阅公司章程资料、并根据手头工作资料提出意见作为本年度工作总结报告。毋庸置疑是，公司在人力资源、营销、成本控制、研发、生管、生产现场管理、采购、仓储物流八大管理系统中，各方面制度建设已较为完善，尤其是人力资源和营销，属同规模企业中的领先者，另外在商业信息保护方面也做得较为突出。然而，公司对法律风险管理方面的重视以及措施建立仍较为薄弱。只有知悉法律规定，才能做出符合公司实际发展情况的防范措施。从本岗位出发，提出以下法律方面意见：

一、企业形式

1、公司章程材料不完善

包括股东大会、董事会、监事会的会议记录、会议议案、会议决议等资料不完整，可以补充整理，但要注意其内容、时间、程序的连续性、合法性。

2、公司组织架构与章程有冲突之处

2013年调整后的公司组织层次的设定符合公司法，但副总经理的设置目前与公司章程第二十六条规定有出入。章程条文内容如下：

“第二十六条公司不设监事会，设监事一人，监事______由公司股东会选举产生。

执行董事、高级管理人员（指公司经理、副经理、财务负责人和公司章程规定的其他人员）不得兼任监事。”

故建议公司股东重新选举监事，并完善选举资料。

二、人力资源（员工管理）

中国现行的法律侧重保护劳动者的利益，法律更多要求用人单位承担举证责任，并从员工招聘、入职、试用、离职一整个流程都进行了较为全面的规定。此种情形下，用人单位必须尽可能完善管理人事制度，才能尽可能的避免法律责任的追究。

1、员工入职

一名员工的使用风险，除了通过严苛的表面的笔试、面试考核外，通常企业会在面试过后对员工进行背景调查，调查方式包括书面资料审查以及电话、现场询查。为保证调查结果尽可能的准确、贴近实际，公司除了花大力气到现场询查，还应当明确地在制度中要求应聘者提供以下资料：有效的身份证原件（防止偷渡者）、学历学位职称证书原件（防止学历造假）、原服务单位的离职证明或与原单位解除劳动关系的声明书（防止和原单位未解除劳动关系的，此种人会给公司带来法律纠纷，对一线员工可不要求）。

2、员工离职

员工离职及交接手续的完善与否至关重要。一是涉及公司的财物、商业信息等保护，二是公司与员工的劳动法律关系是否明确解除的保障。现实中不排除存在以下情形：员工擅自离职后，在回家的路上发生了人身意外，根据劳动法除非公司举证说明该员工与公司已解除劳动关系，否则就可以工伤为由要求公司补偿，但往往因员工是擅自离职，公司难以举证。此种情形下，公司是两种损失。

为避免上述情形或者员工离职后以其他理由要求公司经济赔偿的可能性，公司务必要在与员工解除劳动关系时，要求员工签署“劳动关系解除证明书”、“离职承诺书”等书面材料，公司出具“离职证明”。若属擅自离职的，劳动关系解除证明书可邮寄到员工家里，以邮戳时间为生效时间，保留物证；或者在公司厂区张贴通知，保留人证。

3、员工劳动保护

劳动保护是指单位为保护劳动者在劳动生产过程中的安全和健康所采取的立法、组织和技术措施的总称。

劳动保护要求公司必须有完善的劳动保护管理制度并组织学习、培训、监督，要求公司有相应的技术措施，如发放劳动保护用品、消防设备、定期体检、紧急情况下应急通道等。劳动保护涉及的面广，并且涉及的国家行政部门多。员工劳动保护管理做得到位，降低企业的经济风险、降低企业存在（若出现事故，最严重的可被吊销营业执照、法定代表人承担刑事责任）的法律风险。

因此，公司要重视建立劳动保护管理制度，包括劳保用品的发放标准、劳动保护措施的培训等。

4、未缴纳社保的风险

《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位未依法为劳动者缴纳社会保险费的，劳动者可以即时解除劳动合同，无需提前三十日告知，并可要求用人单位支付经济补偿，经济补偿按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。（对应法律条文在意见书附件）

在泉州企业中，未为员工缴纳社保的情况较为普遍，因此劳动局较少主动排查并要求企业履行职责，但一旦有员工告到劳动局，劳动局则不得不受理，往往企业理亏。若发生这种情形，不单单企业有经济损失，对整个公司人员的稳定都将有骚动风险，因为这种案例的发生相当于对整个公司人员进行普法，原来不懂法律规定的人都清楚了。

为避免这种情况，在当地劳动局监察不严时，从公司一般会帮职员类的员工缴纳社保中的四险（即无医疗保险，大约公司和员工各承担100元/月），给一线员工办理团体意外险。若有工伤发生，公司也可通过保险报销降低承担金额。

5、公司人事制度中违背法律规定的条款

公司形成书面的制度若违背法律规定，一旦发生员工起诉情况，则该份制度反而成了对对方有利的证据，因此公司在实际操作中，应采用其他方式规避。

一般企业的应对措施是制度表面合法，但程序、流程中设置较高的条件。

经整理，公司有以下制度、通知与现行法律不符：

（1）《一线工人入职离职手续办理程序》

通知第四条第（二）款第1项规定：“工人离职须提前1个月填写离职申请表，工人新入职第一个月为培训期，培训期离职须提前7天填写申请表。”

此条款违背《劳动合同法》第三十七条规定：“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。”

（2）《招录员工入职规定》

规定第六条第（二）款第3、4项规定：“3、员工正式聘用签订劳动合同：短期约定服务期限为一年，长期约定服务期限为三年，特殊约定服务期限为五年，服务约定由应聘者自愿选定；公司为聘用人员提供培训实习费用，合同签订后双方应自觉遵守合同约定，合同期未满解约者由违约方按入职者本人一个月工资支付违约金（生产部工人违约金由生产部制定报公司备案执行）。”“4、约定金从本人工资中扣留，公司集中存入银行代管属个人存款，服务期满由个人领回。”

此条款“违约金”规定与劳动法规定劳动者提前三十日舒米昂通知用人单位即可解除劳动合同并不承担违约责任的规定相违背。

此条款的“约定金”的规定违背《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见的通知》规定：“用人单位与劳动者订立劳动合同时不得以任何形式向劳动者收取定金、保证金（物）或抵押金（物）。”

（3）《员工休假管理规定》

规定第三条第（六）款规定：“本人分娩给假四十天。假期内无薪资，产后正常上班者一次性补贴1000元，服务未达六个月者，减半发给。”

此条规定违背《劳动法》第六十二条：“女职工生育享受不少于九十天的产假。”同时产假工资，是企业女职工的，如果单位给上了生育保险的，产假期间的工资，由生育保险机构按规定支付。没有给女职工上生育保险的企业，由企业支付工资。这里说的是基本工资。其他附加工资因各企业经营状况不同，规定不同，是否计发由企业定。

三、财务

常见的财务管理法律风险有贷款、税务、应收应付款、财务人员的职业素质。

1、建立健全财务风险预警机制。贷款、税务是隐藏风险，日常管理工作中如果没有建立

健全的预警机制，透过资金流量表、资产负债表等持续地分析跟踪，将数据异常作为发出预警信号的最基本方式，则无法监控，等到风险引发则为时已晚。完善财务体系，建立长期财务预警系统一般可以通过对变现能力比率、负债比率、资产管理比率等财务指标的分析和监控，避免或减少企业财务风险的损失。其中，获利能力、偿债能力、经济效率、发展潜力等指标最具有代表性。

2、应收款的诉讼时效的风险

企业债权是企业的资产，但是，很多企业在管理自己的债权资产时，只作财务数字上的关注，从不注意该项资产的权利状态，有时债务人已经不存在，但在债权人的账面上债权数字一点不少，或者相应权利因时效等原因已经无法行使，从法律角度权利已经受到损害，债务人也更容易逃债。实践中如下几种较为常见：

（1）债务人长期避而不见；（2）债务人仅以口头方式作出履行义务的表示；（3）本人不露面，雇用他人同债权人周旋，并尽量拖延时间。

上述债权诉讼时效的管理应当引起我们企业的足够重视。诉讼时效丧失的是胜诉权，即权利人享有时效期间届满后，便丧失了请求法院依法定程序强制义务人履行其义务的权利。这样法定之债转为自然之债，也即债务人还有自觉还款的义务，但不能强制要求其还款了。

按照我国《民法通则》的规定，诉讼时效因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起，诉讼时效期间重新计算。所以，对于债权人来说，如果能够证明诉讼时效曾经发生过中断，则诉讼时效期间得到了延长，对于保护企业债权肯定是有益的，具体有如下几种方法：

（1）送达催收函；（2）还款和扣款；（3）债务人认诺；（4）起诉；（5）向有关部门主张债权和公示债权。

3、财务人员的职业素质

财务人员的职业素质属于财务管理中法律风险之一，其素质高低决定着风险的大小。财务人员可能触犯的犯罪包括职务侵占罪、挪用资金罪、非国家工作人员受贿罪等。建立财务预警机制同样能减少此种情形发生的机会，与此同时，公司还需完善财务部门管理制度、财务分工制。

四、知识产权

公司涉及较多的知识产权是商标和专利。知识产权的风险一般为使用方面的，如所使用的商标是否在有效期内、是否属于审批的适用范围内、维权等。要降低此项风险，应当有专人负责知识产权资料的管理，熟悉公司知识产权情况，并能及时提报变更申请。

五、合同管理

公司的合同行为并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点，而是一个动态、连续的过程，包括：合同样本的制定、合同条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决

等一系列环节。

目前公司在合同管理中还存有以下一些问题：

1、合同管理制度不健全。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。从公司的实际情况看，合同没有归口管理，供应商信息已有建档管理，但销售客户的资信调查仍较弱。

2、合同档案管理不健全。合同应定期统计与考核检查，尤其注意合同期限、纠纷解决方式、货款时间、诉讼时效等，从公司的实际情况看，合同的档案管理只是登记合同名称，对合同的履行和纠纷处理无登记在案。

3、合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等。此外，查在盖章时也应当审对方的合同章与对方提供的营业执照上的章是否一致，盖过公司法人章、公章、合同章的材料应当粉碎，而不得作为二次纸再使用。

4、合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签字确认的没有进行签字确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是公司蒙受经济损失。

六、建议

根据以往人力资源的工作经验，初步认为公司在“人工成本”管控方面已存在较大问题，属于管理机构过于庞大、后勤保障人员过于繁多、一线生产力待遇无激励效益问题。

公司的人工成本由全体员工工资、招聘费用、培训费用、福利费用、劳保费用等组成。企业为保证盈利情况，除了加大生产运营力度，还应严格把控各项成本，力求将成本降到最低。一般将人工成本控制在占八大项成本比例的8%-15%以内。如果公司能合理规划人力资源配置、提高人均产能、降低人工成本，将省下的成本投部分于员工的法定福利中（如社保），不仅保证公司发展，降低公司法律风险，还能提高公司用人声誉、保证员工稳定性和工作效率，一举多得。

七、结束语

公司的法律风险管理随处适用，正可谓“小风险不断、大风险扰乱”，法律化管理、规范化管理是企业走上发展的必经之路，也是企业上市必经辅导的项目。综上信息，只涉及了企

业法律风险管理的一部分内容，其他的还包括采购活动、销售活动、质量标准等方面。只有实施有效的管理把好法律风险防范关，才能维护公司的良好信誉、合理规避市场风险、保证顺利实现预定的经营目标，进而促进公司事业不断发展和完善。

以上意见仅作为公司2014年企业管理完善的参考资料。

编制：

附：相应法律条文

1、《劳动合同法》第三十八条用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：

（一）未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；

（二）未及时足额支付劳动报酬的；

（三）未依法为劳动者缴纳社会保险费的；

（四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的；

（五）因本法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的；

（六）法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。

2、《劳动合同法》第四十六条有下列情形之一的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿：

（一）劳动者依照本法第三十八条规定解除劳动合同的；

（二）用人单位依照本法第三十六条规定向劳动者提出解除劳动合同并与劳动者协商一致解除劳动合同的；

（三）用人单位依照本法第四十条规定解除劳动合同的；

（四）用人单位依照本法第四十一条第一款规定解除劳动合同的；

（五）除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的；

（六）依照本法第四十四条第四项、第五项规定终止劳动合同的；

（七）法律、行政法规规定的其他情形。

3、《劳动合同法》第四十七条经济补偿按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。