浅谈学校档案管理工作的几点做法
1 / 1 浅谈学校档案管理工作的几点做法
尊敬的各位领导、各位同仁：
大家上午好！
首先感谢局领导召开这样一次会议，给我们提供了一个相互学习和交流的平台。在此，很荣幸就我校在档案管理工作中的几点做法与大家一起分享和探讨，谈不上经验，或许是班门弄斧，权当抛砖引玉，对我校档案工作的一种鞭策和鼓励。
众所周知，档案工作是学校管理工作的重要组成部分，其重要意义在此不作赘述。我校的档案管理工作于2011年12月创建达到省三级标准，并于2014年12月顺利通过了县档案局、教育局的复查、验收，现共存有文书档案3000余件，会计档案600余卷，基建档案30余卷，教职工个人档案160余份，荣誉档案110件。如果说我校在档案管理工作中还取得了一定成绩的话，还得益于县档案局和教育局的大力支持和悉心指导。
一、校长重视、全体参与。
我校的档案工作起步也较晚，是2011年9月开始在现任校长李勇同志的重视和安排下规范创建起来的。一是在人力、物力、财力和时间等方面的保障和支持；二是工作要求明确，养成资料收集、整理、完善、归档的习惯。三是领导发挥了表率示范作用，各项工作资料收集整理得井井有条。四是注重干部职工的整体参与，增强干部职工档案管理意识，支持和参与学校档案工作。
1 / 1 二、健全机构、落实责任。
成立了由校长任组长，副校长任副组长，各处室负责人为成员的档案管理工作领导小组，由办公室具体牵头负责，并配备了兼职档案管理员一名，加强对档案工作的领导，做到了人员安排到位，职责、分工明确，责任落实到位。
三、完善制度、注重积累。
一是完善档案管理制度。完善的档案管理工作制度是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。我校在已有的管理制度基础上，根据实际，制定完善了《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《查（借）阅档案制度》、《档案工作保密制度》和《档案工作人员岗位责任制》等8项制度。二是加强学习培训，注重积累。充分利用行政会、教职工会宣传档案法律法规，学习档案资料收集要求和方法。
通过档案工作制度的完善和学习培训，使干部职工都明白自己在档案工作中的职责，对如何积累，如何收集，如何归档等较为明确，使学校档案工作保质保量完成。
四、收集归档，查漏补缺。
在积累的基础上，做好文件资料收集归档工作是确保档案材料齐全完整的关键。一是文件、基建档案、会计档案等重要档案的及时归档；二是平时工作中资料的定期归档。做到工作有计划，有总结，有过程资料，及时收集整理，根据学校档案员的建议，适时完善，定期分类归档。三是档案的查漏补缺。对于学校缺失的重要文
1 / 1 件，及时到上级部门查找复印，补充完善、丰富档案。
五、强化业务，提高能力。
一是我校兼职档案管理员刘其芳同志责任心强、懂业务，工作严谨、认真、细致、主动。做到了“两心一勤一保持”，两心即保持工作的高度责任心和工作过程中的细心；一勤即勤快，勤于收集档案工作资料；一保持即始终保持档案工作中的主动性，积极开展工作。二是档案管理员注重学习提高。积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，不断提升业务能力。三是向经验丰富的兄弟学校取经。我校在档案达标创建中，先后到高石中心校、镇西中心校等学校参观学习，借鉴宝贵经验。四是邀请县档案局的专家到校指导。
各位领导、各位同仁，以上发言只是我校在档案管理工作中的一些肤浅做法，不当之处，敬请各位批评指正。对照档案工作的要求，我校的档案工作还存在着诸多问题，如电子档案和影像档案相对较少，硬件设施不齐备等。我校将在以后的工作中，虚心学习和借鉴兄弟学校的先进经验，加以改进，不断提高档案工作管理水平。
最后，顺祝各位领导、各位同仁工作顺利，身体健康！
谢谢大家！
浅谈中小学校档案的作用及管理
浅谈中小学校档案的作用及管理
中小学校档案对于了解学校的发展历程和各项工作情况具有重要的作用。通过查阅档案，可以了解学校的创建、改建及扩建情况，学校的办学理念和发展目标，以及学校的办学特色和取得的成绩。还可以了解学校的师资力量、校园环境、学校设施和教育资源等方面的情况。这些信息对于了解学校的整体情况，制定学校的发展规划和目标具有重要的参考价值。
中小学校档案也反映了学生的学习成绩和成长情况。档案中记录了学生的基本信息，包括学生的姓名、性别、出生日期、籍贯等信息，还包括学生的入学年级、班级、学科成绩、课外活动及奖惩情况等。通过查阅档案，可以了解学生的学习成绩，了解学生的学科优势和特长，也可以了解学生的学习态度和行为习惯等方面的情况。这些信息对于教师进行个别化教育和辅导，提高学生学习成绩和发展潜能具有重要的参考价值。
中小学校档案的管理也对于学校的发展具有重要的作用。档案管理的规范化和科学化可以提高工作效率，提高档案利用率。学校可以通过建立档案管理制度和流程，明确档案的使用权限和保管责任，规范档案的管理流程和操作规范，确保档案的及时归档和及时查阅。学校还可以通过数字化档案管理系统，实现档案的电子化存储和检索，大大提高档案管理的效率。档案的管理也可以提高学校的管理水平，为学校的发展提供数据支持和依据。
浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策
浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策
李俊连
摘要：高等院校教学档案是学校教学活动和教学管理工作的原始记录，它是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据。本文
结合笔者工作实际，分析了＇－５今高校教学档案管理中存在的问题，并对如何加强高校教学档案管理工作提出了几点对策。
关键词：高等院校；教学档案；管理；对策
１、前言 高等院校教学档案是在学校管理活动中形成的一种专门档案，是教
学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的教 学文件材料。这些档案材料是广大教师和教学管理工作者的劳动成果和
智慧的结晶，是学校教育事业发展的原始记录，也是高校领导掌握学校
过去历史，了解学校现状，决策学校未来的重要资源。高等院校教学档 案的管理不仅是高校档案管理工作中的重要组成部分，同时，高校的教
学档案也是对高校教学进行评估的重要内容之一。随着我国高等教育事 业的不断发展深化，由于各种原因，当前一些高校的教学档案存在着一
定问题，不能准确全面地反映学校教学管理和教学实践活动的真实情
况。因此，如何有效地对高校教学档案进行管理，是值得我们探索研究
的课题。
２、当今高等院校教学档案管理工作中存在的主要问题
（１）忽视日常工作中档案的收集和积累 大多数高校没有树立正确的档案管理观念，不重视教学档案管理工
作。一些高校领导对院系教学档案意识比较淡薄，只注重抓教学工作而 忽视了对院系教学档案工作的管理，而忽视日常工作中档案的收集和积
累，往往是到用的时候搞突击运动。其次，各部、处、学院兼职档案人
员档案意识不强，认为做好做坏一个样，造成教学档案管理工作混乱， 档案信息开发不足，服务功能不强。
（２）管理手段比较落后 目前，一些高校在档案管理方面还采用手动操作完成工作任务，以
纸张和案卷为工具进行档案的收集、归档与检索，在向相关部门上报档
案材料的时候，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的 财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响档案管理工作的
浅谈中小学校档案的作用及管理 2
浅谈中小学校档案的作用及管理
中小学校档案是学校的重要资源，具有重要的作用和意义。中小学校档案是学校的法定文件，是学校组织和管理的依据。学校档案包括学校的规章制度、办学方案、教学计划、教学评估报告等，这些文件记录了学校的办学理念、目标和实施方案，对于学校的正常运转和管理具有重要的指导作用。
中小学校档案是学校的历史记忆，能够记录学校的发展历程和成就。中小学校档案中包含学校的创办时间、办学履历、校史文化等，这些信息能够帮助人们了解学校的发展历史、文化背景和办学特色，为学校的传承与发展提供有力支持。
中小学校档案还可以为学校的管理决策提供参考。学校的管理者可以通过查阅学校档案了解学校的历史、特色以及各个方面的数据信息，从而更好地制定学校的发展战略和管理方案，提高学校的管理水平和办学质量。
中小学校档案对于学校的评估和审计也起到重要的作用。学校的档案可以为学校的评估和审计提供证据和数据支持，评估人员和审计机构可以通过查阅学校的档案了解学校的管理情况和办学水平，从而进行全面的评价和审议。
在中小学校档案的管理方面，首先要注重档案的存储和保护。学校的档案应统一存放在档案室或专门的存储库中，要保证档案的完整性和安全性，防止因为档案的丢失或损坏而造成重要信息的丢失。
要注重档案的整理和归档。学校的档案应按照一定的分类和整理原则进行整理和归档，确保档案的有序存放和易于检索。还要定期对档案进行修整和更新，及时归档新的文件和资料，保持档案的实时性和准确性。
还要注重档案的利用和宣传。学校的档案不仅是存放的资料，还是学校文化的体现，可以利用档案中的资料和信息进行各种形式的宣传和展示活动，让师生和社会各界了解学校的办学特色和发展成果，促进学校和社会的互动和交流。
中小学校档案具有重要的作用和意义，对于学校的管理和发展具有重要的指导和支持作用。要注重档案的管理工作，合理存储和保护档案，做好档案的整理和归档工作，同时注重档案的利用和宣传，提高档案的使用价值和社会影响力。只有做好中小学校档案的管理工作，才能更好地推动学校的发展，提高学校的管理水平和办学质量。
浅谈学校档案管理工作
２０１１年１２月 第１４卷第２４期 中国管理信息化 Ｃｈｉｎａ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ Ｄｅｃ．．２０１１ Ｖｏ１．１４．Ｎｏ．２４ 浅谈学校档案管理工作 尹凤良 （四平市教育局，吉林四平１３６０００） ［摘要］档案管理工作是学校重要的基础性工作，对推动学校全面发展起着非常重要的作用。近年来，学校档案管理＿Ｔ－作 取得了长足的发展．但与现代科技的不断进步和教育事业的迅猛发展仍不相适应，存在着明显的滞后性。本文分析了学校 档案管理工作存在的问题，探讨了加强学校档案管理的对策，以期提高档案管理水平，更好地促进学校发展。 ［关键词】学校；档案管理；问题；对策 ｄｏｉ：１０．３９６９／ｉ．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１１．２４．０４９ ［中图分类号］Ｇ２７１ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１６７３—０１９４（２０１ １）２４—００８５一Ｏ２ 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清 ［收稿日期］２０１１－１０—０９ 晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息…。学校档案指学校 从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社 儿童可以根据自己的兴趣和爱好，自愿地参加自己擅长的活动． 充分地发挥了儿童的特长和各种才能．有助于儿童个性的良好 发展。 课外活动可以拓展儿童的知识面。当今社会，科学技术迅猛 发展，人类的知识增长、更新速度很快，教科书有时来不及更新， 课外活动可以不受教材、课堂教学形式的束缚。通过灵活多样的 形式．以儿童容易接受的方式向儿童传递新的知识．拓展了儿童 的知识面。 课外活动丰富了儿童的生活。２０年前的儿童．作业不是很 多，做完作业就可以尽情地玩，没有任何压力。现在的儿童．学校 的作业虽然不是很多，但家长们给孩子报了许多补课班．把孩子 的课余时间都塞满了。孩子们接受超过自己年龄段的知识．压力 很大．基本没有玩的时间。在这样的情况下．丰富多彩的课外活 动犹如一股清泉。滋润着儿童的生活．使他们可以松弛一下身 心。缓解一下压力。做自己喜爱的活动。惬意地享受生活。 ２ 儿童阅览室课外活动的原则 多年来．我ｆｌ＇］ＪＬ童阅览室组织了很多次课外活动。通过这些 课外活动．培养了儿童良好的品质，充分发挥了他们的特长，拓 展了他们的知识面，丰富了他们的生活。受到社会、家长和老师 的赞扬。通过总结经验．本文认为，组织好课外活动应该遵循以 下原则。 适量适度的原则。一方面，课外活动的次数不能太多．次数 过多会分散儿童的精力．影响他们的正常学习和生活。也会使得 课外活动的准备不充分。课外活动的效果会大打折扣．这样不仅 不能达到预期效果，而且还会适得其反，顾此失彼．得不偿失。另 一方面。我们也不能忽视课外活动的开展．使儿童失去充分发挥 特长、培养良好品质的机会 目标明确的原则。每次课外活动．阅览室管理人员都应该有 明确的目标．明确本次活动应该培养儿童哪方面的品质和能力． 然后紧紧围绕该目标开展活动。例如．我们在举办一次“讲故事 比赛”时，首先我们把活动目标定位于培养儿童爱国、孝敬老人、 刻苦学习的优良品德，然后我们向儿童限定故事的题材为爱国 故事、孝顺故事、勤学故事．儿童们精心准备后。讲的故事都非常 感人，确实对培养儿童的道德情操起了很大的作用．达到了预期 的效果。 自愿参与的原则。每次课外活动。我们都向儿童介绍活动内 容．然后由儿童根据自己的兴趣和爱好。自愿选择参加与否。对 于愿意参加活动的儿童．我们告诉他们和家长沟通好．以便获得 家长的同意、理解和支持。这样。儿童的主动性和积极性都很高， 有利于发展他们的特长。 灵活多样的原则。不同年龄的儿童。他们的知识与经验不 同．因此兴趣和需要也就不同。即使对于相同年龄的儿童。他们 的兴趣和特长也各有差异．因此课外活动应该灵活多样．尽可能 适应不同年龄和多种不同兴趣爱好的儿童．让常来阅览室的儿 童都能参与自己喜爱的课外活动．使课外活动成为因材施教的 最好阵地。例如．有的儿童口才很好．这样的儿童非常愿意参加 讲故事比赛。有的儿童动手能力强．就愿意参加手工制作的课外 活动 有的儿童写作能力强．就愿意参加写读后感的活动。 ３ 儿童阅览室课外活动的基本环节 计划阶段。每年年初，我们都制订本年度的课外活动计划， 计划详细、周密。包括一共组织几次课外活动．每次课外活动的 名称、内容、目的、形式、时间、地点、负责人等。对于活动内容和 活动形式的确定．我们力求新颖．使得活动既具有教育性。又有 趣味性．增强活动的吸引力。活动时间不安排在期中、期末等学 生压力比较大的时候．因为在这个时间组织活动。儿童们没有足 够的时间准备．而且也难以获得家长和老师的支持。 实施阶段。实施阶段是开展课外活动最关键的一环。此时， 我们按照活动计划去开展活动．对于活动计划制订得不详细的 地方加以补充和完善 总结阶段。课外活动结束后．我们还要对课外活动的整个过 程进行总结。一方面．我们对做得好的地方认真总结．肯定成绩。 为今后的工作积累经验。另一方面．对于失误和处理不当的地 方。我们勇于承认错误．接受教训。 多年来．我馆儿童阅览室积极开展符合儿童生理和心理特 点的课外活动。活动内容积极向上．活动形式多种多样，儿童们 在活动中获得了知识，发展了能力。增添了乐趣，使得儿童阅览 室的吸引力越来越强。儿童们愿意走进阅览室、利用阅览室。提 高了儿童阅览室的利用率．取得了良好的社会效益 ＣＨＩＮＡ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩ
浅谈高等学校档案管理有效措施
浅谈高等学校档案管理有效措施
范思思 湖北大学知行学院湖北 武汉４ ３００１１
【摘要】档案管理作为学校教学管理的重要组成部分，强化档案管理对于提高教学管理质量具有重要意义。本文从当前高档案管理的现状出发 分析其中存在的问题，从而针对性地提出高等学校档案管理的有效措施。 【关键词】高校档案管理措施 中图分类号：Ｇ６４７文献标识码：Ｂ文章编号：１００９．４０６７（２０１３）１１—１２０—０１
伴随着高校改革，教学科研活动日渐规范化，档案管理工作成为了
高校组织管理规范的重要组成部分。档案管理的水平在一定程度上直接
反映着学校管理水平的高低，尤其是在现代化计算机信息水平提升的背
景下，身处于发展前沿的高等学校，更需要革新传统档案管理的方法，
运用现代化管理理念和方法，提高档案管理的效率。
一、当前高校档案管理存在的问题
（一）管理方式陈旧
信息技术为我们的生活带来了极大的便利，但对于高校档案管理来
说，信息技术却没有得到充分的利用，大多数高校的档案管理仍然延续 传统的人＿Ｔ检索及人工管理存档的方式，从资料档案的收集到管理大部
分通过手工操作来完成，这大大降低了管理效率并且增加了管理工作人 员的工作量。
（二）服务功能单一化
档案管理的功能相对比较单一，主要是提供给高校各个行政部门以
及决策机构参考，在面向广大教师和学生科研、教育等方面尚未发挥作 用，档案管理的重要性未得到充分重视。
（三）学生档案管理内容少
由于收集档案的不规范以及对档案收集管理工作的不重视，对于学
生档案的管理内容涉及较少，不全面，难以真实反映学生在校期间的基
本情况及生活轨迹，参考下和针对陛不强。 （四）管理人员素质有待提高
由于对档案管理人员工作的不重视，档案管理人员的聘用尚不严格，
档案管理人员的专业水平不高。加之以上岗工作后，未对相关管理人员
进行培训，对档案的管理仅仅停留在整理归档的层次，难以从事与计算
机管理，信息化等方面的创新工作，限制了管理创新的实现。 二、高等学校档案管理的有效措施
如何做好学校档案管理工作
浅谈如何做好学校的档案管理工作
摘要：随着学校的不断发展，各类质量评估工作日渐增多，档案资料的重要性越发突出，本文就如何更好地做好学校档案工作提出了一些看法。
关键词：档案工作 收集 整理 利用
中图分类号：g271 文献标识码：c doi：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.16.058
学校档案是指学校在进行教学管理、教育活动、学生活动中形成的具有保存或参考价值的文字、照片、音像等不同形式的材料资料，是从事教育教学活动、教学管理、教学科研、教学评估必不可少的资料。它反应了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用好学校档案能有效帮助提高学校教育管理和教学水平，在学校的各项工作中起着重要作用。
目前，国家对于学校档案管理工作的规范性文件为2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，该办法对高等院校档案的收集、整理、保管、借阅等工作都做出了明确规定。而大部份中职院校的档案管理工作都在参照此办法的基础上，根据自己学校的实际情况进行调整执行。下面就如何加强中职学校档案的管理工作谈谈粗浅的认识：
1 建立机构，加强意识
档案工作首先要得到学校领导的重视，成立以校长为组长、各科室负责同志为成员的档案工作领导小组，把档案工作列入学校工作的议事日程，纳入学校各科室目标任务考核中，并作为年终科室考核一个重要考核项目。设立专门的综合档案室及重要业务部门档案室（如教务档案室），除配备一名专职档案员外，各科室都应设有兼职档案员，配合专职档案员做好本科室各类资料收集工作。
不定时组织《档案法》学习与宣传活动，宣传档案工作的重要性，宣传档案工作对学校管理、教学、科研等各项工作的作用及实际效果。不定时地召开档案工作会议，对档案工作人员进行培训，促进档案工作人员业务水平的提高。动员和要求档案工作人员爱岗敬业、勤于思考、大胆实践。通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。
浅谈高等学校档案管理工作
浅谈高等学校档案管理工作
【摘 要】高校档案管理工作在提高学校管理水平、工作效率和工作质量等方面具有重要作用。本文根据高等学校档案管理工作的需要，提出了档案工作对档案管理人员的基本素质要求，阐述了档案管理工作全面系统化内涵，这将推动高校档案管理工作的全面发展。
【关键词】档案管理；素质；系统化管理
0 引言
信息时代的到来，带动了高等学校的快速发展，高等学校档案管理工作也进入了新历史时期，面临着新的机遇和挑战，要求我们改进传统的管理模式，借用先进的科技和手段，使高等学校的档案管理工作登上新台阶，打开全新的局面。
1 高等学校档案管理工作的重要意义
高校档案指高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就工作性质而言，是一种专门的管理活动[1]。
档案管理工作是学校发展历史中不可缺少的重要组成部分，在高等教育飞速发展的形势下，高等学校档案管理工作承担的任务也明显增加，责任也逐渐加大，在学校发展的过程中发挥着重要的作用。档案记录着学校从建校开始到逐年发展的整个历史过程，保存了学校的教学、管理、活动等各方面有价值的资料，具有原始性、真实性和完整性，是学校开展各项工作和对师生服务的重要凭证和可利用资源。
档案管理工作的质量直接影响着学校前进的步伐，通过档案可以回顾学校的发展历史，找出发展中的不足之处，积累经验、吸取教训，分析取得的成绩和获得的各项成果，对学校的教学、科研、文化建设、行政管理等各项工作发挥指导性的作用。
2 提高档案管理人员的素质
2.1 爱岗敬业 提升政治素养
高等学校的档案管理要求档案管理工作人员具有较高的政治素养，坚决拥护党的领导，始终保持正确的政治方向，以全心全意为人民服务为原则开展档案管理工作。要养成良好的工作作风，爱岗敬业，勇于奉献，把学校的档案管理工作做好、做细、做实。
2.2 加强学习 提高业务水平
小学班主任的学生档案管理经验分享
小学班主任的学生档案管理经验分享
在小学班级教学管理中，学生档案管理是一个非常重要的环节。班主任需要对每个学生进行全面地了解和管理，以便提供个性化的教育服务。本文将分享一些小学班主任在学生档案管理方面的经验和技巧。
一、建立全面的学生档案
学生档案是班主任了解学生的重要工具，应该包含学生的个人信息、家庭背景、学业表现、行为习惯等多个方面的内容。班主任需要认真填写学生档案表格，确保信息的准确性和完整性。同时，班主任还可根据实际情况适当增加一些关键信息，以便更好地了解学生。
二、分类管理学生档案
为了方便使用和查询，班主任可以将学生档案进行分类管理。常见的分类方式包括按学生姓氏、班级、性别等进行分类。对于每个分类，可以设置一个单独的档案文件夹或者电子文件夹，并按学生的学号或姓名顺序排列。这样可以提高管理效率并减少档案混乱的可能性。
三、建立档案更新机制
学生档案需要及时更新和完善。班主任可以设定一个定期的档案更新时间，通过向学生和家长发放档案更新通知，提醒他们提交最新的信息和资料。同时，班主任也需要积极与学生和家长进行沟通，了解他们的变动情况，及时更新档案内容。
四、保护学生档案的安全性 学生档案包含大量的个人隐私信息，班主任在管理过程中必须保护学生档案的安全性。首先，班主任应妥善保管学生档案，防止任何非授权人员接触和泄露。其次，班主任在使用学生档案时应遵守相关的法律法规，并制定相应的保密措施，确保学生档案的保密性。
五、应用学生档案进行个性化教育
学生档案不仅仅是一份信息记录，更是班主任提供个性化教育的重要依据。通过仔细研究学生档案，班主任可以了解学生的特长、学习风格、困难和需求等，从而有针对性地制定教育方案和策略。班主任可以根据学生档案的信息进行小组分组、个别辅导或者有针对性的课程安排，以满足学生的个性化需求。
六、与其他教育管理部门的合作
学生档案管理涉及到多个教育管理部门，班主任需要与校务办、学科教师和学校领导等密切合作。班主任可以定期向相关部门汇报学生档案的更新情况，以便更好地促进学生的综合发展。同时，班主任还应关注学生在不同学科的学习和表现，与学科教师进行交流和合作，共同关注学生的学习进步。
浅议学校档案管理和利用
ＣＥＴＥ装备管理 １０．３９６９／ｊ．ｉ ｓｓｎ．１６７１—４８９Ｘ．２０１１．２３．０２６ 浅议学校档案管理和利用
学校档案是学校广大教职员工在 教育教学工作、学校管理及其他各项 工作和学习等活动中形成的，具有保 存、查考、利用价值的文字、图表和 声像等多种形式、各类载体的原始记 录，是全体师生员工智慧的结晶，是 历史的凭证，是学校的财富。学校档 案工作是学校各项工作的重要组成部 分。因此，加强学校档案管理和利用 工作是学校教育教学的需要，学校应 该在抓好教学管理的同时抓好档案管 理和利用工作。 提高对档案管理工作重要性的 认识 加强意识，建立机构 档案工作首先要得到学校领导的 高度重视，把档案工作列入学校工作 的议事日程，深入持久地组织好《档 案法》的学习与宣传活动。结合实际， 领导带头学，做贯彻落实《档案法》的 带头人，通过学习与广泛宣传，使教职 工能增强档案意识，形成人人重视档 案、支持档案并自觉地维护学校档案 工作。建立健全的管理机构和管理网 络，成立以校长为组长、各科室负责同 志参与的档案工作领导小组，配备一 名专职档案员，学校各科（处）室都设 有兼职档案员，建立综合档案室，从 组织上保证档案工作的顺利开展。 加强档案管理观念工作是服务 于现实的需要 学校档案人员的创新意识、创 新精神、创新能力是改变档案工作 局面的关键所在。因此，档案人员 要有埋头苦干、默默奉献的精神， 同时应当多一些敏捷和睿智，多一 些果断，从基本上转变观念，要主 动自己联系市场，使档案工作产生 ２６ 期总翩 期 ■张海燕 一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。 档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于 现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以 为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。 档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管 理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教 学工作的检验监督作用。 学校档案的分类及管理制度 学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档 案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人 事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。 文书档案是学校党、政、工、团等曰常工作中形成 的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学 校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。 教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践 活动中形成的具有保存价值的文件材料。它是从教学计划 的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生 的思想政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从 招考新生到新生入学的一系列过程，是衡量一个学校办学 水平的标志，又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依 据和参考评比。 基本管理制度包括档案立卷归卷制度、档案保密制 度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、 分级管理档案的管理制度等。通过制度的制定可以使档案 工作有章可循，有规可循，规范档案工作的各个环节上的 程序和标准，增强档案管理工作的缜密性，避免无序化。
浅谈做好高职院校档案管理工作的对策与措施
Ｎｏ．７ ＴＩＭＥ ＥＤＵＣＡＴＩＯＮ ，ｈｔｌ 浅谈做好高职院校档案管理工作的对策与措施 张晓兰 摘要：本文主要论述了档案和档案工作的重要性，分析了高职院校档案管理工作的总体现状和存在的问题，并在此基础上，提出了 改进和提升高职院校档案管理工作综合水平的对策与措施。 关键词：高职院校档案管理对策措施 中图分类号：Ｇ７１７ 文献标识码：ｃ 档案管理工作是高职院校重要的基础工作之一，在高职院校 的整个发展过程中，具有不可替代的重要作用。当前，各高职院 校正在进行新一轮改革，这也为档案事业的发展带来了新的挑战 和契机。笔者认为，高职院校档案管理部门应该抓住机遇，解放 思想，更新观念，实施新的行之有效的对策与措施，提升档案管理 综合水平，努力为学校的教学、科研、管理做好服务。 １档案工作的内涵及其重要作用 《高等学校档案管理办法》第二条指出：“本办法所称的高等 学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接 形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。”学校的档案真实地记录了学校教育 教学工作中呈现的内容、方法、途径及效果，揭示了教育工作的全 程，是衡量学校教学工作质态的标志。我们可以用学校档案信 息，在促进教育教学深入改革、全面提升学生综合素养、有效推动 学校决策评估、充分发挥档案查询效能等方面，充分发挥档案得 天独厚的资料作用。 ２高职院校档案管理工作的总体现状和存在问题 针对目前高职院校是合并组建或者由中专学校直接升格而 成的，内部情况比较复杂，而且建校时间较短的现状，笔者经过调 查研究，认为存在以下几个方面的问题： ２．１全员档案意识不强 当前有少数高职院校对档案工作在学校整体工作中的地位 认识不够，甚至在基本建设方面都没有充分的保障。比如没有专 用档案库房，有的档案室狭窄、潮湿，更谈不上购置现代化档案管 理设施设备。没有认识到做好档案服务性的重要作用，使档案工 作处于十分尴尬的境地。 ２．２档案管理需要加强和完善 当前，很多高职院校设立综合档案室为档案管理部门，归属 学校办公室领导，档案室配备一至二名专职或兼职档案工作人 员。在实际工作中，办公室由于日常工作繁多，对档案工作难免 有所“冷落”，而兼职档案员本身就是教学或者行政工作骨干人 员，参与其他工作较多，在必要的档案工作方面精力就十分非常 有限。众所周知，档案管理工作的政策性、专业性、技术性要求 都是很高的，而现实工作中忽视档案人员力量的配备和提高却是 常见的现象。 ２－３档案保护方面缺乏保护意识，弱化档案管理作用 档案保护的要求是细致、细心，定期检查，随时反省，防患于 未然，这是做好档案工作的必要条件。而目前高职院校档案管理 工作人员的工作比较被动，缺乏档案保护意识，出了问题相互推 诿，界限不清。缺乏基本的工作要求，得过且过，不求工作质量。 除此之外，随着档案管理现代化的发展，档案资料多采用硬盘、光 盘，磁盘等现代化手段精心保管，新材料对保管条件也有了新的 要求，比如紫外线、阳光对有些档案材料都有害，所以对不断发展 的新情况都要及时学习，及时更新保管条件，定期复制，延长电子 一１ ８０ 文件的寿命。使档案管理真正实现养兵千日，用兵一时，在关键 时刻为教学、科研及社会服务。 ３改进和提升高职院校档案管理水平的对策与措施 ３．１加强对档案工作的宣传力度 在实际工作中，多种形式加大档案宣传是提高思想认识，形 成全员重视档案工作的重要手段：①采用展览、会议、广播、撰写 体会以及举办晚会等方式，大力宣传国家有关档案工作的法律法 规及档案工作的相关知识。②利用简报和目录索引，通报档案室 所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果。③选编档案 利用效果实例，向社会展示利用档案所取得的社会效益和经济效 益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。 ３．２创建高素质的档案管理队伍 在人才人Ｅｌ关方面，引进有专业知识、专业技术、技能的人才 充实到档案队伍。与此同时，加强档案在编人员继续教育，不但 提高业务知识的学习，还要掌握现代新技术。当前高职院校的发 展与改革正处于快速发展时期，对档案业务的管理、服务等各项 工作提出了新的要求和挑战。档案管理人员要拓宽视野，及时了 解高职院校档案工作的特点、现状及发展动态，不断提高自身素 质，与时俱进。 ３．３严格执行档案管理制度 首先，构建与完善各项规章制度，把档案工作制度建设作为 完成档案工作任务的前提，这是做好学校档案工作的基础和保 证，使学校档案工作有章可循，有据可依，照章办事。其次，在制 定档案工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工 作任务分解落实到人，明确规定档案工作人员职责。此外，创新 档案管理模式，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。随 着社会的进步和高职院校的发展，传统的档案管理模式已经滞 后，远远不能适应形势发展的需要，要根据实际情况不断调整和 更新管理制度。 ３．４大力开发信息资源，提高档案开发利用率 档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利 用、服务为中心的业务指导思想，逐步走向主动开发档案信息资 源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分 析、总结等方法编写资料提供给社会，实现资源共享。强化现代 化技术在档案工作的应用和技术含量，不断改进管理手段。 档案资料是社会交流的重要渠道，没有先进的管理技术和科 学的管理方法是行不通的。我们应不断探索，寻求解决问题的有 效途径。因此，高职院校档案管理部门要不断提升和强化领导、 广大教职工，尤其是专、兼职档案管理队伍的档案意识，使档案真 正成为反映学校全面进步的历史、重大决策的参谋以及广大教职 工开拓创新的智慧宝库。 作者简介：张晓兰（１９８３一），女，陕西凤翔人，本科，助理馆员，研