最新四级秘书笔记讲义
秘书工作专题讲座(笔记)
秘书工作专题讲座（笔记）如果是办一次会议，等到领导上台讲话了，才发现会务准备不充分，那就是秘书的失职了。
课就从前两天的一件真事上说起吧。
前两天，我们单位举办一次案例发布会，提前秘书做了充分的汇报材料准备，制作幻灯片加班到夜里很晚，一切都准备的很完美。
可是，当天的发布会却并没达到预期效果，有一点细节没考虑到，主席台的音响试过了，其他一切都准备好了，唯一没有试灯光，幻灯片放映时，一关电源，全场都黑了。
领导连讲稿都看不清了，慌乱中打亮电源，幻灯片的效果又没出来。
这个事例说明：我们做秘书的，每个细节都要考虑到，才能做好服务工作。
我做秘书时，曾经连幻灯片放映时，领导脸上的光线在哪，拍摄出来效果好，都试过。
今天我们讲的主题正是秘书的细节服务。
主任的工作，某种程度上还是秘书，因为在领导身边嘛。
秘书工作：简单来说：就是办文、办会、办事。
这三项做好了，基本就是好秘书了。
在一个单位，领导的任务是决策、指导、组织、协调。
而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。
领导集体确定的组织目标，既是领导的工作目标，也是秘书人员的工作目标。
因此，秘书人员始终都参与到领导活动中去，但又和领导者的工作绝然不同，既不能以领导的面目出现，又要辅助领导做很多工作。
怎样摆正自己的位置，处理好与领导之间的关系？、做一个好秘书，一定要首先摆正自己的位置，这点很重要。
与领导的思想，思维保持一致的高度。
摆正自己的位置有六个原则，和大家分享一下一、尊重而不迎合尊重领导是秘书人员应有的品德。
怎样尊重，倒有个“度”的问题。
我认为，尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导；二是给领导补台，尽力协助领导做好工作。
在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。
不能在这个领导面前说那个领导的短处，更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。
但也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。
二、服从而不盲从前边说过，秘书工作和领导工作在目标上是一致的。
秘书考试(四级)笔记：会议管理——会后落实(二)
三、会议经费结算的方法（一）会议经费结算的方法和要求 1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。
（2）付款的方法和时间表。
2、会议付费的要求（1）会议经费的名称要规范。
（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
（二）会议经费结算的工作程序通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。
（三）会议经费结算的注意事项（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。
（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。
四、跟踪反馈落实会议精神（一）会议决定事项的传达 1、会议传达决定事项的要求（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。
（2）传达会议决定事项必须及时。
（3）传达会议决定事项必须到位。
2、会议传达落实的作用（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。
（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。
（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。
3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。
（2）分解任务。
（3）互相沟通。
（4）操作控制。
（5）效益考核。
（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。
（2）反馈的重点。
（2）综合反馈。
（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。
（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。
（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。
秘书资格考试复习笔记(四级)绪论
秘书资格考试复习笔记(四级)绪论职业道德绪论转自环球网校1. P4上数第10行道德的概念2. P4 上数第11行后社会主义处理公共道德关系时，要求人们做到什么?3. 做人的根本是什么? 答：道德 P4第二个大标题4. P5案例上倒数第3行把道德看成……的基础。
5. P7评析通过徐特立….的人的事例，我们看到什么?6. P9第一个大标题下的第三行，人类社会要向前发展，需要一定的规矩….的标准7. P9下道德与法律的区别1——3点，尤其是第三点，道德干涉的范围大于法律。
8. p10道德与法律的结合1——3点以德治国，依法治国，相辅相成，二者有相互重叠的部分，并相互转换、相互作用转自环球网校9. P15中华民族传统美德的主要内容(重点)1——7点题型：选择哪个是中华民族传统美德的主要内容?10. P21上第一行开始重点职业道德的概念第二段职业道德的三方面的特征11. P21中社会主义市场经济给人们的道德观念带来了许多正面影响，产生了许多新的道德观念：自主性道德观念、竞争道德观念、义利并重的道德观念、创新的道德观念12. p22市场经济对职业道德的负面影响：利己主义、拜金主义、享乐主义第二章职业道德与人自身的发展转自环球网校1. P62评析中，一个成功者，需要具备什么样的职业道德?答：极大的工作热情;持之以恒、艰苦奋斗的敬业精神;开拓创新的进取精神;冒险精神2. P68第一段的第二行人的职业道德包括道德认识、道德情感、道德意志、道德行为等内容;从涉及领域分：道德建设包括社会公德、家庭美德和职业道德;3. P68倒数第7行历史上提倡的素质是什么?答案是：修身、齐家、治国、平天下第三章文明礼貌转自环球网校1. P81评析中文明礼貌的基本内容是：1、仪表2、举止3、语言4、表情2. P85文明礼貌的具体要求：1、仪表端庄(P85)2、语言规范(P86)3、举止得体(P90)4、待人热情(P92)3. P85仪表端庄的具体要求是：5点(到86页上)1. P87上数第二行职业用语的基本要求：重点1、2、4、6点2. P88下职工上岗后，接待服务对象时说好三声，指的是哪三声?3. P89上语言艺术有哪些?1、和婉2、让步3、幽默4. P90下面举止得体的具体要求是：4点第四章爱岗敬业转自环球网校1. P105上数第三行爱岗敬业的具体要求是：树立职业理想、强化职业责任、提高职业技能2. P109中间职业责任的特点是：3点第五章诚实守信转自环球网校1. P121第一行诚实守信是做人的基本准则2. P121第一个大标题诚实守信是市场经济法则倒数第六行诚实守信是指真实无欺、遵守承诺3. P124第二个大标题诚实守信是企业的无形资本4. P126怎样使诚实守信变为企业的无形资本?倒数第二段的正数第二行：客户至上、质量第一、严守承诺5. P128第一个大标题诚实守信是为人之本6. P140案例上面如何维护企业信誉?第一，树立产品质量意识;第二，重视服务质量，树立服务意识;第三，信守承诺(第三点书上无)7. P146你如何做到保守企业秘密?3点第六章办事公道转自环球网校1. P154办事公道的具体要求;4点1、坚持真理(P154)2、公私分明(P156)3、公平公正(P161)4、光明磊落(P166)2. P156上数第四行怎么样做到办事公道?4点3. P160上数第四行怎么样做到公私分明?4点4. P161倒数7行公平公正是指按照原则办事，处理事情合情合理，不徇私情。
秘书国家职业资格(四级)复习全书-理论知识-速记基础【圣才出品】
第4章速记基础考点梳理1．了解速记的概念及功能、速记在秘书工作中的应用以及速记与现代技术的关系，了解计算机速记的概念、原理及特点。
2．熟悉会议记录的方法。
3．掌握手写速记的基本原理和方法以及手写速记略写方法，掌握计算机速记的应用。
一、速记概述（一）速记简介1．概念速记是以简单符号及略写方法作为文字的辅助工具来快速记录语言的一种高效的现代化应用书写技术。
2．功能速记的功能在于调节讲话与书写之间在速率上的矛盾，是文字的辅助工具，它扩大并完善了语言的交际作用。
（二）速记在秘书工作中的具体应用1．记录有声语言记录有声语言主要包括记录领导口授内容、来访内容、电话内容、会议内容，这些记录都要求准确、快速。
2．会议记录方法会议文件必须得到有效保存，记录会议内容主要有以下几种形式：（1）完全记录法，即对讲话内容做一字不差地记录。
（2）精详记录法，即根据工作要求分详略记录，删除重复短语等。
（3）精要记录法，即只记录主要内容，抓住重点或典型事例。
（4）补充记录法，即在讲稿的基础上补充记录讲话中穿插的补充说明或事例。
3．记录无声语言（1）摘抄资料；（2）草拟公文及文稿；（3）记录备忘事件。
（三）速记与现代技术的关系速记与现代技术是一种相辅相成，相得益彰的关系。
1．现代科学技术的发展更新了记录语言的工具，改善了记录语言的条件，一定程度上丰富了速记的手段，提高了准确性。
2．速记技术与现代记录技术应依据不同场合做出合理选择，充分发挥各自优势。
二、手写速记（一）手写速记基本原理汉字速记法是以汉字为主，辅以记音的拼音速记，采用类似草书的系统化表意符号来记录语言的快写法。
（二）手写速记略写方法1．汉字速记法（1）草字写法与快速连写①简笔画把复杂的笔画缩减为三两笔，化长为短，例如：尺：居：分：今：行：欲：甚：四：②方变圆将方块汉字圆化是连笔的重要方式，例如：国：同：偶：相：明：易：③并偏旁在草字中可将汉字的偏旁合并，用一笔代替，例如：三种偏旁均可用代替，④快相连将字与字之间相邻的局部笔画的笔势相连，即连笔书，又称“笔书”，例如：（2）双音节词略写法①单语素双音节词将双音连绵词略写为单音节词，例如：叮咛——叮憧憬——憧狰狞——狰峥嵘——峥②双语素双音节词双音节词的两个语素之间存在着不同关系，据此可以用不同略写方法表示。
秘书考试(四级)笔记：会议管理——会中服务(二)
3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
（1）标题。
一种是会议名称+文种。
另一种是文种。
（2）正文。
首部+主体+结尾。
（3）尾部。
右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
（二）做好会议的简报工作 1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。
要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求（1）真实准确。
（2）短小精悍。
（3）快是简报的质量体现。
（4）生动活泼。
3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。
（2）会议简报的结构。
四、收集信息的分类考试资料网（一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。
（2）会议指导性、宣传性信息。
（3）会议议题性信息。
（4）会议主题内容信息。
（5）记录性、结果性文件信息。
（6）会议的程序性文件信息。
（7）会议交流性文件信息。
（8）会议参考性信息。
（9）会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。
（2）内部性会议信息。
（3）公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。
（2）会议书面信息。
（3）会议声像信息。
（二）收集会议信息的要求 1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。
（1）责任到人。
（2）履行登记。
（3）严格保密。
（4）明确范围，（5）有针对性。
（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。
（1）召集开会。
（2）提供书面材料。
（3）个别约见。
（4）会议结束时及时搜集。
（5）个别催退。
（6）按清退目录收集。
（7）限时交退。
五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。
（2）反馈会中信息。
（3）反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。
秘书四级基础知识第1章文书基础
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秘书四级基础知识第1章文书基础
眉首
•签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋， 全角冒号；签发人姓名2号楷体。
列机关在后前的，“其文他件机”关二在字下，方居对纵应向排中列央，。四川省科 委 文件 联合发文机关过多，保证首页显示正 四川省财政厅
文。
•红色反线：在位于发
文字号下4mm处印一
条与版心等宽的红色线。
•发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机 关标识下空2行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识， 份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0， 除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发[2006]15 号、陕政字[2007]3号、川府[2009]2号。平行文、下行文 居中排布；上行文居左空1字。居右空1秘字书四为级基签础知发识第人1章：文书×基础××。
主体 包括7个方面
•公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行 或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标 题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。如《**市政府关于开展财务大检查的通知》
秘书四级基础知识第1章文书基础
主体
•主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。 位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第五章
第五章信息与档案1.信息分类的五大方法：书上第297页下：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。
其中主题分类法用的最多。
2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。
P299中题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。
3.信息取舍的方法：一是择其重点；二是择优录用P300对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想；二要注意典型性；三要富有新意P2 99下4.信息核对方法：重点看一（溯源法）、三点（核对法）。
题型：可能反过来考P3005.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈（顺序不能错）p300下其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实P301上6.信息分类的步骤：辨类和归类P301中7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则答案：ABC 见书上第301页下8.交叉参照卡的定义：P302上9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等；信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等P303上题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式？或外向传递的形式？10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱；较难储存P304下11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图表示企业生产常用柱状图、饼行图P304——P30612.信息传递的三要素：信源、信道、信宿信源分为原生源和再生源信宿包括接受信息和利用信息P30813.第八大题；信息的登记和编码？答案：（书上第309页中）登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。
信息的登记包括总括登记和个别登记；登记的形式有薄册式、卡片式信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。
信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。
秘书四级基础知识文书基础
会议纪要实例分析
总结词
准确记录，要点突出，语言简练
详细描述
会议纪要是在会议结束后对会议内容进行整理和记录的文件，应准确记录与会人员的发言和讨论，要 点突出，语言简练，能够为后续工作提供依据和指导。
请示与批复实例分析
总结词
请求明确，理由充分，答复及时
详细描述
请求明确，理由充分，答复及时
感谢您的观看
会议纪要的撰写
会议纪要是一种记录会议议决、讨论或决定的文书。撰写会议纪要时，应准确记 录会议内容、议决事项和发言要点，并突出重点、言简意赅。
函的撰写
函是一种商洽、询问或告知的文书，用于与平级或不相隶属的单位进行联系。撰 写函时，应注重礼貌、诚恳，并遵循规范、正式的行文格式。
04
文书礼仪与规范
书信礼仪
05
文书管理与保密
文书保管与维护
定期整理与归档
定期检查与修复
对各类文书进行定期整理，确保文书 的完整性和有序性，及时归档，以便 后续查阅和使用。
定期对文书进行检查，发现破损或老 化及时进行修复，确保文书的完好无 损。
防潮、防虫措施
采取有效的防潮、防虫措施，保持文 书存储环境干燥、清洁，防止文书受 潮、虫蛀等损害。
安全性和保密性。
权限控制
设置权限控制，对不同的人员赋 予不同的访问和操作权限，防止 未经授权的人员获取和篡改电子
文档。
备份与恢复
定期备份电子文档，并采取有效 的恢复措施，防止电子文档因意
外情况而丢失或损坏。
06
文书实例分析
公司年度工作总结报告分析
总结词
内容全面，条理清晰，数据准确
详细描述
公司年度工作总结报告是对全年工作的全面回顾和总结，内容应包括工作成果、存在问题、改进措施等方面，条 理清晰，数据准确，能够为公司的决策提供有力支持。
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四级秘书笔记讲义四级秘书笔记讲义：办公自动化计算机分硬件和软件系统1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB系统软件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源关机相反热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL (2)按RESET计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性计算机网络由通信子网和资源子网组成计算网络分局域网和广域网TCP/IP是网络标准协议因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷关系到相片的分辨率数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同（4）输入输出的方式不同分辨率是数码相机最重要的指标之一。
图像色彩好坏取决于镜头相机存储格式多为JPEG一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色按扫描方式分为手持式平台式滚筒式平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在300DPI扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字注意：（1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。
CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序（6）不要操作面板按键（7）及时取出投影仪性能指标：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色摄像机由光学光电转换图像信号自动控制系统组成操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内缴足投资公司5年股东人数50人以下货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关一人有限责任公司注册资本10万元人民币股份有限公司股东人数为2—200人，注册资本500万元发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告股东大会是股份有限公司的权力机构不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律社会公德专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性专利权限20年实用新型外观设计10年商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性商标权有效期1年上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利持有1000元股票面值的股东在1000人以上现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学企业管理本质是对人管理现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币汇率制度分为固定汇率和浮动汇率多为固定汇率制度四级秘书笔记讲义：信息与档案信息的特征：客观性时效性可塑性共享性依附性传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）信息种类：（1）按信息源划分自然信息和社会信息（2）按信息表现形式划分语言文字表象计算机缩微品信息（3）按信息内容设计领域划分政治经济信息（4）按信息稳定程度分为静态（资源统计）信息和动态（市场）信息（5）按来源分为横向纵向信息（6）按工作作用划分额为预测动态反馈信息信息搜集要求：价值性时效性层次性针对性全面性信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法（7）购置法观察法简单灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少适宜对人物环境事物实际状况的了解阅读法信息量大涉及面广适用性强但有失真的可能询问法灵活实用，信息价值大但费时费力规模小问卷法客观，便于定量分析省时省力效率高但质量难以保证网络法不受时间地域限制，可获取广泛迅速时效性强的信息交换法及时适用针对性强省时购置法可获取系统化专业化的信息来源广但费用高费时费力信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态秘书要经常查阅利用信息筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性动向性突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时虚假重复缺少实际内容的信息四级秘书笔记讲义：文书基础公文用纸为A4型纸尺寸210x297公文眉首部分内容：（1）公文分数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人（7）红色反线联合行文时只标识主办机关发文字号主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注上行文（请示报告）特指性下行文（批复通知）平行文（函）主送一个机关普发性下行文（决定通知通告意见）写多个主送机关周知性下行文（公告通告）不写主送机关成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准（3）经会议通过讨论的，以通过日期为准（4）须经上级机关批准的，以批准日期为准印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上两机关联合行文时，主办机关印章在前。
每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文谁标引的原则材料运用环节：占有—鉴别—选择—使用占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应结构要求：严谨自然完整统一语言要求：准确简洁平实叙述六要素：时间地点人物事件原因结束叙述人称：第一人称第三人称叙述方式：顺叙倒叙论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表四级秘书笔记讲义：文书拟写简报的特点：简快新实简报的类型：（1）会议简报（2）动态简报（3）工作简报简报结构：报头+报核+报核简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字意向书的特点：协商性灵活性简略性结构：标题+正文+尾部订货单特点：协约性严肃性结构：标题+正文+尾部商品说明书：真实性科学性条理性通俗性设计注意：（1）如实介绍真实可信（2）抓住特征突出个性（3）语言简洁通俗明了（4）设计新颖美观大方报告特点：汇报性陈述性报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复（2）行文时限不同，请示必须事前。
（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭会议纪录特点：真实性资料性商务接待接待规格：高规格低规格对等高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层接待计划内容：接待规格日程安排经费预算工作人员经费预算由接待规格人员数量活动内容确定接待计划的制订由接待规格制约接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。
影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准座次高低由司机身份决定司机如是专职司机，上座为后排右座话别时间在半小时内为宜接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通网络沟通优势：（1）降低成本提高效率（2）平等即时性强（3）有安全感制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张纵向沟通弱化尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议面谈备忘录报告横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义上行沟通策略：建立信任走动管理维护领导内部统一下行沟通形式：政策报告信函备忘录谈话会议传真上行沟通形式：建立系统申诉请求员工座谈会上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合多介质组合是最简单最主要的方法沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查四级秘书笔记讲义：会议筹备会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。