会议组织与服务试卷(案)
一、单项选择题（在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确）
1. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。
A、扩大企业影响力
B、勤俭节约
C、服务社会
D、提高企业竞争力
5. 会议用品包括会议的特殊用品和（）
A、一般用品
B、生活用品
C、会议须知
D、统计报表
6. 会议的特点是真实性和( )。
A典型性B资料性C科学性D交流性
7. 选择会议地点的步骤不包括( )。
A、确定会议形态
B、考虑与会者的期望
C、选择何种会议地点与设备
D、确定邀请的嘉宾
9．会议构成的基本要素可不包括（）。
A主持者B秘书机构C时间D议程
13．如果公司内部会议需使用投影仪，而公司又没有足够设备经费，秘书的解决方法不包括（）。
A购买B借用C调拨D租用
14．秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。你认为缺少的关键环节是（）。
A没有认真登记B发寄前没有请领导核准
C没有进行加密处理D没有进行回复确认
16．天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作，可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。你认为做接站工作无关的有（）。
A制作醒目的接待处牌子B编制与会人员抵达的时间表
C接站人员人手一份接站的时间和路线表
D在通知上标明报到的具体位置
17．天地公司召开年终总结大会，与会人员近600人，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（）是无效的。
A在会场门口张贴座次图表B将会场按部门划分出若干区域
C提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者D提前发票，让单、双号分不同的门入场89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（A）。
（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛18．在发放会议文件资料时，为避免与会者丢失材料，在发放文件时应做到（）。
A准备好每人一个文件袋B适时适量
C给会议文件编号D附上文件目录清单
BADDB ADDCA ACDDD CCAAB
BD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE
二、多项选择题【得分：】本大题共10小题，每小题2分，共20分）
6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用( )，此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。
A．星点式 B．众星拱月式 C．方形 D．圆形
7．正确的会议准备程序(排出顺序)应是( )。
A．明确议事日程 B．通知与会者 C．明确会议目的 D．明确与会者 E．开会
8．参加会议签到方法主要有( )。
A．秘书人员代签 B．证卡签到 C．簿式签到 D．座次表签到 E．计算机签到
11．会议通知的内容项目内包括( )。
A．会议日程 B．会议名称 C．会议议题 D．会议方式
14．会议名称一般由( )组成。
A．主办单位名称 B．主题 C．类型 D．时间
2．会议接待组工作的重点应放在（）。
A．会议生活服务
B．收费结算
C．宣传娱乐
D．医疗交通
【答案】AD
【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作
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1.会议记录要求做到( )。
A、生动
B、准确
C、完整
D、概括
9.会议策划方案一般包括会议为（）。
（A）议程（B）筹备方案
（C）预算方案（D）日程
1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（BD、）。
（A）与会人员的要求（B）将同类问题集中排列
(C)将保密性强的议题安排在前面（D）公司章程对会议议程的规定
3、选择适当的会议地点应考虑（ABCD）。
（A）离上司和与会者均较近的地方（B）有充足停车位的地方
（C）设备齐全的地方（D）租借成本合理的地方
5、秘书钟苗在座会议记录时，必须做好的工作是（ABCD）。
（A）准备好记录用的笔和纸（B）准备好与会人员的座次表
（C）准备好会议文件（D）准备好磁带
１０６．会议信息的收集要力求（ABC
）。
（Ａ）全面（Ｂ）真实（Ｃ）及时（Ｄ）重点突出
1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（AD）。
（A）规模（B）主题（C）级别（D）时间
78、会议名称应当根据会议的（AB）来确定。（A）主题（B）类型（C）规模（D）费用
79、会议记录应（BCD、）。
（A）将会议内容一字不漏地记录下来
（B）长期保存（C）由专人负责保管（D）统一编号
80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意（ABC）。
（A）准确（B）保密（C）内外有别（D）灵活
三、简答题（每题10分，共30分）
（一）怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
（二）怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年
1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开，请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素？
第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
第二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
案例一：“时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。
4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。
展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同
7．会址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)
10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。
分析：
从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方：
1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。
2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。
3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
二、便条（20分）
钟苗：
我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。
参考答案及评分标准：
发会议通知应注意：1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。
2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。
3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。
会议通知邀请函
尊敬的客户：
为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2005年8月15日上午9点至下午5点在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复并光临。
附：会议日程及路线图
天地公司（印章）
X年X月X日
回执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地公司大厦行政部钟苗。邮编（略）、电话（略）。
口我公司参加此次会议，参加人数：
口我公司不能参加此次会议。
姓名：
公司：
评分标准：注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分，共计10分。
回执拟写：回执包括了公司地址、邮编、电话、接受人的给2分。有落款署名的给2分。
B：】
四、
1、答：（1）会议的名称；
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点：（具体在几号楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处、电话号码等；
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图）；
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
五、
1、（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；
（2）如果联系不到送货员，向总经理汇报，请求该如何办；
（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；
（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？
（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；
（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；
（7）租借会议厅应全面考察内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；
（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；
（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）