合作办会流程及注意事项
1
对外合作办会运作机制
一、流程图示
二、步骤解析
（一）会议议题
会议议题由主办方与协办方于会议正式举行前共同商
定，一经确认且相关资料交付印制后，如无必要不得随意更
协商拟定会议主题
确定参会人员
确定会议规模
拟定会议流程安排
拟定物料清单
明确主办方、协办
方、承办方等各方职
召开会务培训会
再次确定参会领导嘉
宾
提前汇总主持词、发
安排会议食宿、交通
等
会议当天人员物料
提前进场准备
举行会议
媒体宣传跟进及效
果评估
工作总结
资料归档
2
改。
（二）确定参会人员、会议规模、会议时间、地点
参会人员包括主办、协办方，支持单位可能邀请的领导、
嘉宾，如为培训会还包括参训人员的来源、数量，参与宣传
报道的媒体，会务工作人员等，并根据出席领导、嘉宾级别
和参会人员总人数，确定会议的档次、规模，作为会议时间、
地点的选择依据。一般情况下，会议时间、地点由主办方根
据参会人员实际情况来安排，如有必要，由主办方设计多套
备选方案，再与协办方商议后共同决定。
（三）拟定会议流程安排、物料清单、会务工作岗位职
责
一般情况下，由主办方依据上述（一）（二）条内容，
拟定会议流程，并根据流程需要拟定物料清单，及会务工作
涉及岗位数量和每个岗位的人员需求、具体职责。流程拟定
后，可视协办方要求共同商议，作出适当调整。如遇双方在
出席领导、嘉宾名单，发言顺序，主持人等关键环节上有变
化，必须及时沟通反馈，务必确保各方所知流程保持一致。
会议正式举行前一天最终确认流程，并交付印制会议议程单，
如在此后出现变动，原则上不再在议程单上做出修改。
（四）明确主办方、协办方、承办方等各方职责
物料清单和会务工作岗位职责确定后，主办、协办、承
办各方根据自身实际情况认领物料筹备和人员安排任务。一
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般情况下，物料及人员由主办方统一安排，如需额外支援，
则由协办、承办等单位明确联络责任人，与主办方联络责任
人对接，由主办方统一验收物料筹备情况和人员岗位分配，
协调配合完成任务。
（五）召开会务培训会
在会议召开前三到五天，至少组织一次会务工作人员集
中培训会，由主办方负责向参与会务工作的各方全体人员系
统讲解会务工作各岗位职责和工作要求。原则上工作人员均
要到场，特殊情况下，每一岗位的负责人必须到场，会后再
组织小组成员进行转培训，务必确保全体会务工作人员明确
自身职责和工作要求。条件允许情况下，各方可就物料筹备
和人员安排进行多次沟通，灵活方式和时间，确保至少在会
前一天所有物料和人员安排到位。
（六）再次确定参会领导嘉宾；提前汇总主持词、发言
稿等材料；撰写新闻通稿并联系媒体记者
至少在会议正式举行前两天，由主办方再次向参会各方
确认出席领导、嘉宾名单，明确发言顺序。主办方负责宣传
的人员提前汇总主持词、发言稿等相关文字材料，并依据上
述材料和会议流程撰写新闻通稿。新闻通稿完成后，由主办
方宣传负责人审核，通过后若协办、承办方提出要求，也可
参阅并提出适当的修改意见，由主办方视情况做出修改。
主办方至少在会议前两天联系合作媒体，确定会议 到
4
场采访的编辑记者人数、名称、联系方式。如协办、承办等
各方也有合作媒体可进行宣传，则参考主办方已邀请媒体名
单再适当邀请其他媒体，并在确定到场媒体编辑记者人数、
名称、联系方式后，至少提前一天报主办方知晓，统一安排。
会议正式举行以前，原则上参会各方不得以任何形式、
渠道向任何媒体、自媒体平台发送新闻通稿。须在会议结束
当天，主办方宣传人员根据会议实际情况对新闻通稿进行完
善修改后，再配会议现场图片发送给媒体。如会后新闻宣传
中出现文图不合实际情况，并造成负面影响的，由相关方面
和具体负责人承担相应后果。
（七）安排会议食宿、交通等；会场布置及设备调试
主办方至少在会议正式举行前一天，根据参会领导、嘉
宾、参训人员的用餐、住宿、交通等需求，安排相应的餐饮、
住宿地点，视情况配备相应交通工具，明确线路指引图示和
引导人员。
主办方及参与会务工作的各方人员至少提前一天到会
场踩点，做好相关设施、设备的安装调试工作，明确各岗位
人员站位、走位，依据流程进行预演排练，确保各个环节顺
畅衔接，各处设施准确安放，各项设备运行正常。
（八）会议当天人员物料提前进场准备
会议正式举行前一天，由主办方统一汇集各方筹备的物
料，并在会议当天至少于会前两小时运抵会场。全体会务工
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作人员至少在会议签到前一小时抵达现场，做好相应准备。
（九）举行会议
会议正式举行的过程中，各岗位人员必须履职尽责，按
照事先培训的要求，完成好各自工作，自觉维护主办、协办、
承办各方公众形象。如遇特殊情况，服从主办方统一安排调
配，灵活调整，确保会程顺利完成。
（十）媒体宣传跟进及效果评估
会议举行完毕当天，主办方宣传工作人员将新闻通稿修
改完善后报领导审核，通过后以图文形式发送给各媒体记者，
并且跟踪各个平台的报道情况，搜集整理后发送至参会各方。
同时，须同步完成自媒体推广，确保会议当天及时推送相关
消息。
（十一）工作总结，资料归档
会议结束后一个星期内，主办方对相关会务工作进行总
结，协办、承办方可视情况参与总结工作会议。同时，主办
方负责搜集汇总各方关于会议的文字、影像资料，做好归档
保存工作。
联谊活动方案5篇(最新)
【#策划# 导语】联谊会活动是各团体或企业增强凝聚力、认识新朋友的一个手段和平台。
以下是?无忧考网整理的联谊活动方案，欢迎阅读！1.联谊活动方案一﹑活动目的为了增强我校学生会与xx大学学生会的联系，提供一个供大家交流的空间，给大家一个互相认识交流的机会。
二、活动主题xx大学与海事大学联谊活动，与xx大学学生培养友谊，在交流中分享经验，丰富校园文化！三、活动范围主办单位：xx大学学生会参与人员：xx大学学生会代表及全体部长四、活动形式由xx学生会主办，两校参与人员于xx大学某活动场所（待定）进行联谊活动。
由双方各自出节目表演，一同进行小游戏。
最后，双方互赠礼物。
联谊活动圆满结束。
五、活动的时间﹑地点待定（合理安排地点以便互动）六、活动流程略七、活动前期准备1、发出活动邀请函2、外借或者采购适量的装饰，和一些营造氛围的道具等等3、选定领路人，以及告知领路人进入活动场所的详细路线4、场地选择和布置：合理安排地点以便准备5、风采展示中节目的排演与准备6、人员分配2.联谊活动方案一、活动主题：娱乐放松身心，增进相互了解。
二、活动目的：1、丰富部门成员的课余生活，让同学们在亲近大自然的过程中陶冶个人情操。
2、加强学院学生间的联系及交流，增加跨系部门合作磨合程度，增强部门凝聚力。
3、对部门来说，为各部门干事带给一次很好的机会来锻炼他们的组织和交流潜力。
三、活动好处：1、增进两个部门干事之间的友谊。
2、为两个部门的干事带给了展现自我的舞台。
3、透过交流能够增强部门凝聚力，让部门成员更加熟悉彼此，为以后更好地开展工作带给便利。
四、活动时光：20xx年xx月19日五、活动地点：xx市xx公园出游方式：公共汽车景点介绍：xx公园是xx的免费开放公园。
公园位于xx经济开发区核心区域，依托运河而建，总面积45公顷。
作为xx市首个森林公园、植物科普教育基地和青少年户外活动中心，xx公园不仅仅是广大市民休闲健身的适宜场所，也是展示xx城市形象的重要窗口，更是广大青少年探求知识的绿色课堂。
会务接待工作中注意事项和案例分析
54445 5444445 54442134445
1-主人 2-主宾 3-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）5-主方人员
费用结算
• 发票抬头：广东启德教育服务有限公司 • 会议相关费用--集团；其他--学校；快餐--学校 • 费用控制：
案例1：2人讲座—快餐费 案例2：相关费用 • 会议结束当天早退房
接待活动的规模大小确立具体负责的领导和工作人员，把标准
化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一
个人，不留死角，不留空档。
•
二、按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明
确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施，防
止走样。
•
三、按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于标准化流
程环节较多，要求精细，各责任人和各相关部门可能出现工作
送行
• 提前换登机牌
纪要
插入
对象
由文件创建
插入 显示为图标
找到需嵌入文件
更改图标
在题注中输入想要 显示的文件名
浏览 确定
设置对象格式
右键点击图标
脱节，对突发性事件和临时性事件缺乏应变能力和解决办法。
因此，在按标准化流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼
顾，协调人应督查各项流程各项细节是否到位，及时组织相关
人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，
灵活安排。同时要与会议相关部门保持密切联系，及时发现和
协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。必要时要制
订相关应急预案，以确保工作人员在遇到重大突发性事件和临
时性变动时能够处变不惊。
协调人
综 管 办
市场部 行政后勤 人力资源
红十字会会长办公会议事制度
红十字会会长办公会议事制度一、引言红十字会作为一个重要的国际人道主义组织，在应对灾难、提供人道援助和促进健康福祉方面发挥着重要的作用。
为了保障组织的高效运作，红十字会会长办公会议事制度的建立是必要的。
本文将详细介绍会议事制度的目的、参会人员、会议流程以及相关注意事项。
二、目的红十字会会长办公会议事制度的目的是为了确保会议的高效进行，促进信息共享、合作和决策的制定。
通过规范会议程序和参会人员的职责，提高会议的效率和质量，确保红十字会的工作可以顺利进行。
三、参会人员红十字会会长办公会议的参会人员包括：•红十字会会长：主持会议、指导讨论、监督决策的执行；•理事会成员：负责提供建议、参与讨论和决策；•红十字会秘书处相关部门负责人：提供工作报告、汇报进展，并协助会长和理事会成员制定决策。
参会人员需提前通知，并确保能够按时参加会议。
若因特殊原因无法到场，应提前请假并在会议开始前向会长提供书面汇报。
四、会议流程红十字会会长办公会议的流程如下：1.主席开幕：会长宣布会议开始，并简要介绍会议议程。
2.查阅会议纪要：与上次会议纪要相关的主要议题展开讨论。
会议纪要由秘书处相关部门负责起草并提前分发。
3.工作汇报：由秘书处负责人逐一汇报各个部门的工作情况和进展。
4.讨论议题：根据会议议程的安排逐一讨论相关议题。
会长及理事会成员可以向相关负责人提问、提出建议或直接给予指示。
5.决策：会议讨论完毕后，由会长主持相关议题的决策。
决策可通过投票方式进行，决策是否通过需获得多数成员的支持。
6.公告事项：会长宣布新的决策结果，并要求相关部门在规定时间内落实决策。
7.其他事项：会长及与会人员可以提出其他事项进行讨论，但需符合会议议事规则。
8.会议总结：会长总结会议内容，强调决策的重要性和相关责任的分工。
五、注意事项在红十字会会长办公会议中，为了保证会议的高效和秩序，应注意以下事项：1.会议准时开始，应当严格遵守会议时间；2.会议参与人员应提前准备，并确保对会议议题有足够的了解；3.会议期间要保持专注，尊重他人发言并避免打断；4.所有决策均应按照多数投票原则执行；5.会议纪要应及时整理，确保信息的准确传达；6.会议结束后，相关工作人员应根据会议决策制定工作计划，并确保任务的落实；7.会议期间讨论的事项应保密，不能泄露给外部人员；8.若涉及机密或重大决策，应制定相应的保密措施。
农民专业合作社成立的条件及办理流程
农民专业合作社成立的条件及办理流程农民专业合作社是在农村家庭承包经营基础上，同类农产品的生产经营者或者同类农业生产经营服务的提供者、利用者，自愿联合、民主管理的互助性经济组织。
农民专业合作社以其成员为主要服务对象，提供农业生产资料的购买，农产品的销售、加工、运输、贮藏以及与农业生产经营有关的技术、信息等服务。
-------------《中华人民共和国农民专业合作社法》一、农民专业合作社成立的条件1、有五名以上符合以下条款的成员。
具有民事行为能力的公民，以及从事与农民专业合作社业务直接有关的生产经营活动的企业、事业单位或者社会团体，能够利用农民专业合作社提供的服务，承认并遵守农民专业合作社章程，履行章程规定的入社手续的，可以成为农民专业合作社的成员。
但是，具有管理公共事务职能的单位不得加入农民专业合作社。
农民专业合作社应当置备成员名册，并报登记机关。
2、农民专业合作社的成员中，农民至少应当占成员总数的百分之八十。
成员总数二十人以下的，可以有一个企业、事业单位或者社会团体成员；成员总数超过二十人的，企业、事业单位和社会团体成员不得超过成员总数的百分之五。
二、合作社办理流程（一）工商行政管理部门登记发证办理部门：所在地的市辖区或者县工商行政管理部门依据：《农民专业合作社登记管理条例》1、到工商局填写《农民专业合作社（分支机构）名称预先核准申请书》，核准合作社名称；2、在广东红盾信息网下载表格（或到当地工商管理部门拿取），填报后到工商局登记办理；3、具体要提交的材料：⑴设立登记申请书；⑵全体设立人签名、盖章的设立大会纪要；⑶全体设立人签名、盖章的章程；⑷法定代表人、理事的任职文件和身份证明；⑸全体出资成员签名、盖章予以确认的出资清单；⑹法定代表人签署的成员名册和成员身份证明复印件；⑺住所使用证明；⑻指定代表或者委托代理人的证明；⑼合作社名称预先核准申请书；⑽业务范围涉及前置许可的文件。
收费内容：不收任何费用。
国际会议的餐饮安排流程及注意事项
国际会议的餐饮活动工作步骤第一步：制定举办餐饮活动的工作方案。
第二步：在日期、时间和人数确定后，选择餐饮活动场地。
第三步：与活动场地洽谈后签订合同。
洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格和人数调整的最后时限。
第四步:预定车辆、安排交通。
第一,不在会议场地举办的大型餐饮活动要尽早预订车辆。
第二，必要时要和交通管理部门联系,共同做好交通管理。
第五步：联系演出公司,确定演出节目。
第六步:制定宴会请柬，发给相关人员。
第七步：按最后时限调整就餐人数。
第八步：管理餐饮活动现场。
第九步：结算。
特别提示⏹大型餐饮活动时间一旦确定，就需要尽快确定活动场所。
⏹国际会议的代表来自各个国家，要注意为“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。
⏹国际会议最后一天的餐饮活动，贯彻“宁少勿多"的原则，以免造成浪费. 1．招待会招待会通常都是会议第一个餐饮活动，因此也称为欢迎招待会。
(1）招待会时间的选择像安排开幕式一样，招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会议正式开始的第一天晚上，由会议组织者确定。
若是安排在会议正式开始前一天的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，招待会的开始时间可以稍晚一点,如安排在19:00,甚至是20:00.即使这样,还可能会有1/3的会议代表不能如期参加。
招待会的持续时间一般不会超过两个小时.(2）招待会场地的选择招待会应该安排在会议场地内或者附近,尽量避免动用接待车辆，特别是那些安排在会议正式开始前一天晚上的招待会要特别注意这一点,否则就会有许多会议代表无缘参加.例如，1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时，开幕式和招待会均安排在北京人民大会堂。
会前已经预先注册的会议代表有5000名，当天下午4：30只有不到3000人乘车前往．因为此时许多代表还在前往会议的路上。
由此可见，在会议注册日当天举办的招待会使用的活动场地的面积可小很多。
如果季节合适，如北京的五六月和九十月，也可考虑将招待会安排在室外，这样效果也会很好。
办活动的注意事项
办活动的注意事项办活动是一个组织者需要仔细考虑和安排的任务。
无论是举办一场会议、庆祝活动、音乐会还是其他类型的活动，都需要一系列的准备工作和注意事项。
下面将介绍一些办活动时需要注意的事项。
确定活动的目标和主题。
在计划活动之前，要明确活动的目的和主题。
这将有助于确定活动的内容和形式，并帮助你做出相关决策。
例如，如果活动的目标是提供一个交流平台，那么你可以选择组织一场座谈会或研讨会。
如果主题是环保，那么你可以考虑在活动中加入一些环保意识的宣传和活动。
制定详细的计划和时间表。
在筹备活动时，制定一个详细的计划和时间表非常重要。
这将帮助你合理安排各项任务，并确保活动按时顺利进行。
计划包括确定活动的日期、时间、地点，以及活动的流程和内容安排。
时间表则包括每个任务的具体时间和责任人。
这样可以使你更好地掌控整个活动的进展，并及时调整计划。
第三，预算和筹款。
在办活动之前，要制定一个合理的预算，并计划如何筹集资金。
预算应包括各项开支，如场地租赁费、设备租赁费、餐饮费用等。
筹款可以通过赞助商、门票销售、捐款等方式进行。
确保预算和筹款计划合理，避免出现资金不足的情况。
第四，选择合适的场地和设备。
根据活动的规模和性质，选择一个合适的场地。
场地应能容纳预计的参与人数，并具备必要的设施和设备。
例如，如果是举办演讲会，场地需要有舞台和音响设备。
如果是举办室内活动，场地需要有空调或供暖设备。
另外，还需要确保设备的质量和运作状况，以免出现故障和意外情况。
第五，安排活动的宣传和推广。
活动的成功与否很大程度上取决于宣传和推广的效果。
制定一个宣传计划，包括使用社交媒体、传统媒体、海报、传单等多种方式进行宣传。
确保宣传内容能吸引目标受众的注意，并提供活动的详细信息和报名方式。
此外，还可以考虑与相关机构或社团合作，共同推广活动，扩大影响力。
第六，考虑安全和保障。
在活动进行过程中，要确保参与者的安全和保障。
例如，提供足够的紧急出口、安全疏散通道，并配备急救设备和人员。
关于举办会议的一些意见及建议
关于举办会议的一些意见及建议会议举办的成功与否要取决于：周密、全面的安排、人员间的相互配合及发生突发状况的应变能力。
整个会议要分为会议前的准备工作，会议中的相互配合及会后的总结。
下面，我从会前、会中、会后三个方面，根据我自己担当会议总指挥的经验谈谈举办一个成功会议需要做的事情。
一、会前需要做的准备工作：1.各部门领导开会，确定会议主题、时间、地点、参会嘉宾及参会媒体（最少会前30天）；2. 成立会务组，对于会议所有工作进行人员安排及分工；会务组应包括：总控负责会场现场事物的协调：工作协调、会场控制、突发事件处理主持人会议主持并及时调整现场会议气氛安保组入场秩序、会场内秩序维持、检查参会者的参会证，提醒关闭手机灯光灯光控制，如会议中需播放视频，则需要开关灯礼仪组引领参会人员入座、会议礼仪服务音响视频音乐播放，音响控制、视频播放，视频切换、视频以及课件的收集财务组相关费用结算嘉宾接待嘉宾的休息，入场，用餐，住宿、接送等相关事宜资讯组负责会议专题制作、新闻稿件书写、现场采访及报道总务会前所有准备工作：财务预算，物品采购清单与酒店的沟通签到组签到登记，发参会证，发放会议资料（如嘉宾较多，有媒体出席，还需设立嘉宾签到处、媒体签到处）食宿组负责安排参会人员及员工住宿、用餐，餐票的发放3.会前需准备事务：（1）如外地举办会议，需预订酒店（有网络、收费物品应收起）；（2）餐订（如有嘉宾或领导吃素，应提前告知）；（3）会议场地确定（要符合会议标准）；投影设备、音响、灯光等是否合适；现场有无无线wifi；有嘉宾休息室；免费停车证；（4）嘉宾、媒体及参会人员邀约；（5）嘉宾、领导接送车辆的安排；4.会前需准备物品：横幅、水、茶叶、嘉宾休息室水果、嘉宾胸花、讲台花、纸、笔、桌牌、插线板（3到4个3米的）、录音笔、笔记本电脑、照相机、摄像机、方向指示牌、透明胶、参会资料、参会证、签到表、易拉宝、对讲机5.会前需准备文件：（1）会议手册，内容包括：会议组成员及职责会议流程安排签到与办理住宿进场与退场交款与签约会议应急预案会议规定会议期间紧急联系人工作人员注意事项（2）会议预算；（3）会议所需物品采购清单；（4）工作安排推进表；（5）媒体宣传方案；（6）嘉宾、媒体邀请函；6. 准备期人员和时间安排7.准备期间会议安排1、提前1个月，主要领导召开筹备会并确定会议主题、时间、地点；2、提前15天，召开所有人员筹备会，确认所有人员的分工，包括准备期的、执行期和会后的工作，所有人员熟悉自己的工作；3、提前三到四天，召开动员会，对所有人的工作进行最后一次确认和调整。
会务部工作流程包括以下五个方面
会务部工作流程包括以下五个方面：接会；会前的策划工作;会前的准备工作;会中服务;会后服务。
下面是我对会务部工作流程及注意事项的总结。
一、接会1、通过相关渠道获取会议信息可以通过医学会，熟人介绍，媒体网络等2、拜访达成合作意向3、汇总各方面信息估算会议的盈余情况预算中包含交通费，餐费，住宿费，参会费，专家车费和讲课费，会场租赁费，印刷费，邮寄费，通讯费等4、签订承办合同和委托协议明确双方权责及利益分成，以及会议的亏损承担等二、会前的策划工作：一个吸引人的会议要做到以下几点1、标题大气且主题明确如“国际脑瘫康复与矫形技术论坛”2、有国家继续教育学分，最多的10分，如学分五分以下则不写具体分数3、有知名的国内外专家助阵，即使最后某个专家没来，也可写进通知进行宣传4、举办城市有特色旅游景点5、在相关门户网上挂上会议通知5、有欧亚这样的专业会务公司对会议进行策划和包装三、会前准备工作：1、会前赞助：赞助商多是看重和医院的现有合作关系，或是将来可能的合作，主办方在拉赞助方面起很重要作用。
医院提供赞助商名单我方谈具体合作和确定赞助金额，通过其他途径得到的厂家，也要让医院参与提高成单率。
2、酒店的选定1）要选一个在当地知名的星级宾馆如果是异地办会,酒店的位置一定要在交通方便的市区,方便采购和制作会议临时用品。
如果当地参会人员较多，还要考虑酒店的停车位。
2）最重要的是宾馆内要有功能齐全的会议室会议室最好是没有柱子的，旁边要有休息室供专家使用，如异地开会，要谈好让酒店免费或是以较低价格提供：鲜花、绿植、条幅、投影、茶水等3）根据会议回执情况，提前预定房间，谈一个协议价位跟主办方沟通以往的参会人数，在此基础上预定房间，合同尽量我方做，要把退房时间谈到晚上六点，我方不承担空床费，不承担住不够数量的费用。
4）查看酒店标间是否有窗户5）会议室需要有足够的照明设施和通风口使用投影的时候，视光线决定是否拉上窗帘。
6）周围无施工等干扰定酒店前，要了解清楚酒店在会议期间是否有装修，周围有无大规模的施工，如果选择的是国宾馆还要了解酒店被征用的几率。
举办国际会议报批流程
在华举办国际会议申报程序预报：国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。
每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。
国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。
申报：一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。
重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。
报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。
国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)二、科研处会签意见后转交国际交流处。
国际交流处对报告进行初审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发给国际交流处经办人。
三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。
四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。
五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。
注意事项：一．经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。
二．不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。
三．不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。
四．避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。
五．原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。
举办活动主要流程及注意事项（2）
举办活动主要流程及注意事项（2）举办活动主要流程及注意事项答：在超市购买物品时，所开的物品购买明细清单上一般不能提供财务专用章，所以请在购买物品种类超过3 样时，分次结账，每次结账时物品种类不超过3 样，且每次结账时都需在发票上，将每一项商品的明细都列出来，不能进行笼统的概括。
否则不能报销的经费自付。
13.报销时的注意事项有什么？答：不能开具定额发票，因为假发票较多。
购买时应选择大型商家这样碰到假发票的风险比较小。
结账前也应先问清楚能不能开具正规发票，避免不必要的纠纷。
且注意一个原则实报实销，专款专用。
14.写活动计划应注意什么？答：写活动计划前应先与部门内的干事以及部长合作讨论，避免走弯路。
写完活动计划后应提交给学生会分管副主席进行审核，待同意后方可提交给团委指导老师不得越级上报。
最终批准后交至秘书处备案后，即可开展活动。
15.关于活动的举办？答：活动的举办应按照活动计划书上所述内容进行，如果部门干事人数不足，可以和部长提出，请其他部门的干事一起帮助完成。
活动举办的过程中安全第一。
部长应在活动部门中起到监督作用，如果出现问题，部长为第一负责人。
应对整个事件负责。
活动期间，分管副主席必须到场。
16.如何邀请其他的同学或者老师参加？答：邀请其他的同学参加，可以以海报的方式直接招募，也可以以学生会的名义进行邀请，但是以学生会的名义进行邀请，必须和学生会的主席提前说明，由学生会主席出面协调。
如果邀请老师参加应该先和团委指导老师提前提出，否则有失礼仪。
17.如何书写活动总结？答：活动总结应包括活动举办的概况，感受，意义，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次举办此类活动需要改进的地方。
其中前三点是重点要写的地方。
在活动总结的最后附上活动举办时精彩的照片。
如果有人获奖还要附上获奖的名单，包括奖项、姓名、所在班级。
18.关于照片的记录？答：举办的活动一般都需要活动当时得照片，可以在举办活动之前和秘书处申请，请秘书部的人来参与活动的拍照工作，也可以自己使用相机进行记录，使用过程中应注意财物的安全。