第二章：秘书工作

第二章秘书工作
一、秘书工作的内容
美国把秘书工作概括为：“文书、事务、一般管理。

”我国传统观念把秘书工作概括为：办文、办会、办事。

也有将秘书工作的职责归纳为：参与政务，处理事务。

秘书工作的具体内容则可以分解为以下13项：
1、日程管理：会面预约的接受和转达，领导个人计划的管理，住宿的选定和预约，交通工具的选定和车票预购，旅程表制作，出入境手续办理、机场迎送，感谢信的制作和寄发等。

2、环境整理：照明、隔音设备的管理，色彩的调节、空气调节、领导办公室、接待室整理、装饰，办公室布局，领导桌面整理，备用品、消耗品购置等。

3、会议、会晤服务：通知的制发，会场选定和布置，必用品准备，材料准备、分发，会场接待、检查和联系，茶点、用餐安排，会场善后处理，记录的整理、分发；会晤的准备、服务和事后处理。

4、日常生活照顾：茶点、用餐的照料，健康管理，与各种团体的联系，外出准备，汽车安排，领导送行、迎接等。

5、财会管理：旅费、交际费、各种会费的出纳、细算，支票和票据的处理，记帐等。

6、值班突发事件处理：突发事件出现后的处置，来客的引导，急、病事故的处置，不法侵入的处置，劳资纠纷的处置等。

7、接待：来客接待和控制，向领导转达，领导办公室、接待室的引领，事后处理，旅店客房的花果安排，电话的受理和转达。

8、交际：庆吊信息的收集、确认、联系，庆吊电报的寄发，各种例行活动的通知，请贴等的回信，庆吊会场上的接待，吊唁的代理出席、慰问，赠礼的选定、购买和发送。

9、文书制作：管理文书、对外交际文书的制作，给领导的报告、图表的制作。

10、信息的收集、加工、存储、检索：文献资料的摘要、复印，与领导相关关系人的通讯录的制作，信息处理机的操作和管理，根据需要编制、利用资料，文献资料索引编制，文献资料的存贮和检索，领导相关者的个人资料的记录、存贮和检索。

11、文书处理：组织内外文书的收发和传递。

12、文书整理和保管：文件、名片、商品目录、杂志、图书等的整理、保管、保存、销毁，报刊的剪贴，来客卡片、会客材料的整理、保管和检索。

13、特命事项：领导交办的特命事项的处理、报告。

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二、秘书工作的特征
1、综合性。

秘书工作包含了许多不同类型、不同性质的具体工作，内容复杂，门类众多。

日本秘书学研究会会长广田传一在《秘书实务》中介绍了一例美国秘书工作的调查情况：秘书工作有871种，一般一人要承担几种工作，调查中，
最多的一个人担当了479种工作，最少的也有15种，平均132种/人。

表面上看，秘书工作琐碎繁杂，但实际上是个具有内在联系的工作系统，其中：
1：管理领导时间
2：给领导准备工作环境为领导腾出更多时间
3、4、5、6：替领导处理杂务
7、8：替领导处理好人际关系帮助领导处理人际关系
9、10：为领导提供信息
11：为领导传达信息辅助领导信息管理
12：为领导保管、利用信息
13：为领导处理特命事项
2、辅助性。

所谓辅助性，是从秘书的“权力”范围来说的，秘书相对于领导，总是居于从属地位，秘书只能根据领导决定来办事，决不能越权擅自作决定。

其辅助性主要体现在：
（1）辅助决策：领导基本职能是决策，但任何领导的个人能力都难以胜任现代决策，必须借助于力量的辅助。

秘书作为领导的参谋助手，须辅助决策。

（2）辅助管理：秘书作为领导的助手，需要承担一定的管理工作，特别需要在协调、监督、控制等方面发挥作用。

（3）处理事务：秘书代理领导承担各种日常的、具体的事物性工作。

对于辅助工作，秘书需要发挥主动性，在职责范围内把工作做好，做充分，甚至做超前。

要注意两点：
△以岗位责任为依据，明确是自己常规的事务性工作，哪些是需要请示后才能处理的，哪些应该回避，严守机密，不随意表态的。

△要根据领导工作的需要和领导授权范围，把握自己，需要干的，竭力干好，不能插手的，决不越位参与。

3、原则性。

秘书工作须满足“三符合”，即符合国家的法律法规和政策，符合组织机构的利益和发展需要，符合领导的工作需要。

三者之间有从属关系，后一条的实现要以前一条的实现为基础。

但同时，秘书处理问题还需讲求方式方法，讲求策略，发挥思维的机敏性，灵活的、随机应变地处理各种问题。

三、秘书工作的作用
1、助手作用。

秘书直接为领导服务，是领导的助手。

2、参谋作用。

三个方面的表现：一是对领导的思想具有充实完善作用；二是对领导的决策有辅助取舍作用；三是对领导工作有提醒作用。

具体有9个表现点：
（1）起草文稿时，提出建议、预案、方案；
（2）围绕领导关注的问题进行调研，收集信息，分析信息，反映信息；
（3）核稿中把握文稿是否符合政策、法律，办法是否可行；
（4）会务活动做好会议计划、预算、准备；
（5）公务活动中帮助领导权衡利弊轻重，确定参加哪些活动，不参加哪些活动；（6）查办、督办、催办中，提供不同的策略方法，更好地完成任务；
（7）协调中帮助领导出谋划策；
（8）帮助领导领会最新的政策法规，提供新的业界动态；
（9）帮助领导生活中的问题。

3、枢纽作用。

秘书工作处于组织机构的中心位置，起着沟通上下，联络各方的作用。

4、耳目作用。

秘书应该进行调查研究，随时收集各种信息，为领导的决策和管理作必要的准备。

5、门面作用。

秘书人员、秘书部门的一个单位对外的一扇“窗口”，秘书人员需要注意保持自己和办公室另好的形象。

四、秘书工作的发展趋势
当前国内外的秘书事业的发展有如下的特点和趋势：
1、就世界范围而言，秘书工作日益普遍化和社会化。

秘书工作不仅存在于政府机关、企事业单位和社会团体，而且渗透到了社会每一个角落。

美国为例，1995年政府机关秘书人员7万多人，企业、社团和私人秘书超过400万人，而且每年以3.5万人的速度增长，超过人口总数的1%。

欧美大中型企业不仅有负责全面共组的董事会秘书，而且各部门都有自己的秘书。

2、由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。

一方面表现为办公室自动化程度的提高，许多事务，如速记、誊写、校对、报表、档案处理等普遍由手工转向使用电脑，另一方面越来越多秘书走向高级秘书阶层，主要工作是综合管理、安排日程，或是辅助决策。

3、秘书工作呈现专业化和永业化趋势。

专业化表现为秘书工作分工越来越细，美国秘书职业大类包括41个职业种类，分为14个工资等级其中专职秘书定为6级，6级以下的工作比较单纯，技术要求低，如信使（2级）、文件收发管理（3级）、文书兼速记（4级）、一般事务管理（5级）。

6级以上大都是工作比较复杂、技术要求较高的岗位，如计算机操作（7级）、后勤管理专业人员（9级）、日程分析（12级）、数字电子计算机程序管理（13级）、日程管理（15级），等等。

不少秘书是在与秘书共组有联系的但又较低的职业种类一段时间后，进入专职秘书职业队伍，而后，又通过实践和高层培训，进入管理阶层。

大家往往把秘书看作是管理决策人员的一种资历或一段阶梯。

近些年来，秘书专业性逐渐得到社会的认可，队伍日益壮大，秘书工作日益永业化，终身秘书逐渐增多。

4、秘书工作资格化、有序化。

在以后的就业和应聘中，不管学历多高，要从事某种职业必须经过相应的培训，取得职业资格证书后才能就业。

欧美、日本等国十分重视秘书人员的培训。

英国的“特许秘书及行政人员工会”每年在英联邦各地定期举行两次考试，初级秘书人员经过9门基础课和8门专业课考试及格后，可取得“高级行政人员”资格证书。

美国有1300所院校培养秘书，设打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、秘书会计学、企业法、行政秘书准则等课程。

美国和加拿大在20世纪50年代联合发起组织“国家秘书协会（国际）”，作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益，提高秘书的业务技能和职业地位。

，到80年代，该组织拥有了遍及美洲、欧洲、亚洲30个国家的4万多会员，名称改为“国际职业秘书协会”
我国于1997年由劳动和社会保障部制订秘书职业标准，将秘书划分为初级（国家职业资格5级）、中级（国家职业资格4级）、高级（国家职业资格3级）三个层次，实施秘书职业资格证书考试，考试内容包括：接待工作、档案工作、
文书工作、会议组织、信息工作、协调工作、办公室事务等方面。

同时我国还引进了国外一些先进的秘书证书考试制度，如：伦敦工商会考试局的秘书证书考试，目前在18个省市设有办事处，全球统一命题、统一考试，采用英文试卷，一年考4次；剑桥秘书证书考试，核心课：文字处理、沟通与项目管理、办公室管理，选修课：速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术，一年2次等。