提高卫生监督档案管理水平的几点想法

提高卫生监督档案管理水平的几点想法
公共卫生监督档案是卫生防疫部门在食品卫生、职业卫生、疾病控制等卫生防疫工作中形成和积累的具有重要保存价值的文字、图表、录音、录像等各种形式载体的历史记录。

卫生监督档案是卫生监督机构依照有关卫生法律法规，进行监督执法活动的真实记录。

随着我国经济和社会的快速发展，以及日益深化的公共卫生体制改革，卫生监督机构档案管理工作进入了新的发展时期，越来越受到重视，因此，如何做好卫生监督档案管理工作，更好地发挥档案功能，服务社会，服务群众，是各级卫生监督机构档案管理人员必须认真思考的问题。

做为基层卫生监督档案管理人员，我认为要做好卫生监督档案管理工作应从以下几个方面入手：
1.加大宣传力度，提升卫生监督档案档案管理意识
各级卫生监督单位要根据自身情况建立长期的工作计划、细化有关人员的工作职责，将工作质量纳入年度考核标准。

可成立专门的卫生监督档案管理小组，形成由机构领导—科室主任—具体工作人员的三级领导小组。

可以组织各种活动提高现代化的管理意识，例如，组织有关人员到优秀单位进行参观学习、举办专业培训班、继续教育等，大力宣传宣传档案管理工作的重要性。

观念更新，提高对档案管理现代化的认识。

在新形势下，卫生监督所的档案管理人员必须树立信息观念、时效观念、联合协作观念与竞争观念。

在信息时代的今天，许多传统观念必须改变，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，首先，档案管理人员更新观念，正确认识档案管理在卫生监督工作中的重要地位和所能发挥的巨大作用。

在职能上要从管理型向服务型转变从服务观点出发，以服务促管理，以管理完善服务。

其次，要全面理解档案管理现代化的内容，如果仅把档案管理现代化局限于管理手段现代化方面，则难以有新的突破和提高。

第三，档案管理现代化渗透到档案工作的各个方面。

2.强化卫生监督档案收集内容
卫生监督档案收集内容包括：依法行政材料：即卫生监督法规、标准、技术管理规范等；预防性卫生监督材料：即许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；年度监督监测材料：即监测记录、监督监测总结、分析报告等；行政处罚材料：即监督记录、检验报告、合议记录、处罚决定书、结案单、送达回执等；专题调查材料：即调查设计、调查报告、统计汇总等；工作材料：即年度及各项业务工作计划、检查记录、总结，监督监测报表等。

3.完善档案管理制度
卫生监督档案资料的来源是多方面的，有卫生监督业务的，有职工人事的，
有财务的，有政策的，有管理的，甚至有设施、设备、工具以及基建等的档案，涉及的人多，涉及的部门多，涉及的事多，如果没有完善的规章制度，就不能保证档案收集及时完整，也谈不上合理分类、整理有序，还可能会产生丢失档案的现象，就不能保证更好地利用。

近几年来，我们建立了卫生监督档案收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度、查借阅制度等12项规章制度，每年将卫生监督档案收集、整理工作纳入处室年度考核目标，要求各处室有专门人员负责收集、整理和定期报送档案，责任到人，调取档案必须填写档案借阅单并有相关领导签批。

一系列制度的建立和完善，提高了卫生监督档案管理水平，确保了我单位卫生监督档案收集全面、分类合理、贮存有序、利用有章。

4.意识创新，提高档案管理者素质
计算机技术、网络技术在档案工作的应用，要求档案工作者不仅要掌握传统的档案管理现代技术。

如：计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能。

不仅要有档案管理的知识，而且更要具备开发档案信息资源使档案转化为社会物质和精神财富，服务于预防医学的能力。

卫生监督所的档案管理者不仅要有热爱档案管理工作的事业心更要有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

因此提高档案管理工作人员的素质，实现档案管理工作的现代化，这要求加快掌握现代信息技术人才的培养。

卫生监督部门应视人力资源的挖掘和培养，努力造就一批高素质的“复合型档案才”。

高素质的档案管理人员是预防医学档案管理的主力军。

5.内容创新，充分开发档案信息资源
卫生监督所是疾病预防控制、卫生监督监测、健康教育、科研培训于一体的公卫生体系，其信息资源是疾病预防控制科技工作者实践业务工的重要支柱。

档案信息资源的开发，主要信息来源是档案管理门所收集的资料，是重要的信息资源，也是科技信息资源应用和流的基础，开发信息资源，利用馆藏的信息资料和检索工具，对案信息进行分析、研究、筛选、加工、整理、归纳、简化，有效进行加工组成系统的便于查找的资源，根据预防医学的不同学科，对读档案进行分类，编制各类检索目录，准确、迅速、全面地查找档案，实现档案信息资源的快速利用，提高工作效率。

由于预防医学各专业交叉越来越多，不同专业间的档案信息借鉴已成为专业人员制订防制措施，撰写学术论文的重要依据。

所以应定期分析机读档案库内资料，标引出有价值的信息内容，编发可以开发利用的档案资料综合信息，以满足不同专业人员对档案信息的需求，实现档案信息资源共享。

6.手段创新，实现档案网络化管理
网络档案服务显现档案信息数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化的多功能作用。

档案信息利用的网络化，发挥了在其信息传输上的分散性优势，使众多用户可利用网上终端，跨时空、跨地域利用档案信息。

信息时代，卫生监督所档案管理者将汇集纸质档案音像、光盘、缩微品、数字化档案等档案信息资源，借助网络与信息技术建立起集档案信息开发、检索、利用等功能
于一体的服务系统，充分发挥网络档案信息健康的作用与功能，最大限度地满足读者获取档案信息的要求。

卫生监督所应加快网络设施建设，把档案管理的工作重心转移到档案信息的深加工和传递上来实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

7.服务创新，提高档案信息利用率
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。

因此，卫生监督档案管理工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为卫生监督各项工作服务。

编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。

首先要拓宽集面，防止档案材料的流失，使档案更完整、准确地反映出实际情况，为档案利用打好基础。

其次改变长期以来单一的借阅模式，扩充服务内容，更新服务手段，开多种形式的档案信息开发利用工作。

改变以往坐等上门的封闭式服务方式，积极主动、热情地为卫生监督工作服务，直接或间接参与课题组的研究工作，配合研究任务、分工收集、整理有关课题的档案资料。

再者，创造综合档案室的硬件环境，加入计算机网络，做到资源共享，使借阅者不用到档案室就能翻阅档案目录减少查阅时间，大大提高利用率。

实现档案管理工作现代化将在卫生监督工作中发挥更突出的作用。

[科]。