浅谈电子档案在日常工作中的重要性
浅谈加强电子档案的管理与利用
变。 ２ ＿ ３ 直接 利 用 直接 利 用 指 的 是 利 用 档 案部 门或 另 一 检 索机 构 的 电脑 ． 在 档 案 部 门的 网络 上 直 接 查 询 直 接 利 用 的 特 点 是 可 为 利 用 者 提 供
１ ． １ 加 强 电子 档 案 管 理 ． 有 利 于 节 省 人 力物 力 在传 统档 案管 理 中 ． 由 于档 案 ＿ Ｉ 二 作的特殊性 ． 特 别 是 一 些 易 破碎的档案资料 ． 一 般 需 要 大量 的人 财 物 力 才 能 够 更 好 地 保 管 ． 而且 还 不 可 避 免 地 存 在 损 坏 的 风 险 然 而 ． 档 案 管 理 工作 实 现 电
于 电子 档 案 提 供 利 用 方 式 的 多 样 化 与 所 依 赖 技 术 的 多 样 化． 导致 利 用 工 作 的 复 杂 性 因 此 ． 加 强 电 子 档 案 的 利用 管 理 是
十分 重 要 的工 作 ． 需要 多 方 面 的 密 切 配 合 ． 并 从 多 个 角度 展 开 ＿ ｒ
服 务 质量 １ ． ３ 加 强 电 子 档 案管 理 ． 有 利 于满 足 多样 化 需 求 随 着 社 会 的进 步 ．越 来 越 多 的 使 用 者 对 档 案 的 多样 性 提 出
时． 必须 获 得 档 案 主 管 领导 的审 批 。 还要 建 立 档 案 利 用 管理 制 度 ， 档 案 收 藏 部 门 可利 用 网络 技 术 进 行 档案 收集 管 理 活 动 ． 使 档 案 收 集更 为及 时 ． 保 证 电 子 档 案 的 及 时 更 新 更 好 地 满 足 电 子 档 案 利 用 者 的需 求 ． 并 做 到 电子 档 案 利 用 和纸 质 档 案 利 用 互 补 ． 整 合 档
档案管理电子化建设的必要性
中 国新技术新产 品
一 ５— ２５
式， 建立新型管理系统 ， 借助现代化 的技术与 观念 ， 业 的局 限 中走 到 大社会 中来 ， 从企 全面 开发信息资源 ，充分有效地利用人事档案的 价值 ，从而 促进 人 事档 案管 理工 作的 发展与
进步 。
参 考文 献
【杨 润珍 、 电仁 ： １ 】 傅 浅谈 档 案信 息工作者 信息 素 养的 培 养 ，云 梦学刊 ￣ｏ３年第 ２ 第 １ 《 ）ｏ ２ ４卷 期 第 １４页． ２
像在 内 的多媒 体形 式 的档 案 ，这 种档案 的存 在 意 义和 作用 要 比传统 的纸 质形式 档案 大 的
多 ， 过对 电子 档 案 的科学 分类 、 通 整理 和归档 可为 今后 的查 考 利用带 来许 多重要 的文 字和 数据 、 像 资 料 ， 声 能够 做 到快 速 、 方便 地 为领 导决 策 和各项 工作 提供 准 确 、全面 的凭 证 与 依据 。 以说 ， 可 新世 纪 的档案管 理工作 必然会 随着 计算 机技 术 的进 一步 发展 而发展 ，二 者 将会 结合 的越 来越 密切 。所 以 ，尽快 转变 观 档案信 息 电子 化就 是用微 机 对档 案文 献 念 ， 积极 推行 档案 管理 的 电子化 ， 对提 高基 层 进行 收集 、 筛选 和进 行不 同层 次 的加 工 ， 之 企业 管理 水平 有 着重要 的作 用 。 使 转化 成为 微机 软件 形式 的二 次文 献信 息供 人 ３ 加强 档 案 管理 人 员的 计算 机技 术 培 ． ３
一
２ 档 案利用 价 值不 高 ． ４ 正是 由于反 映 个人 工龄 认定 、劳 动合 同 签订 的延续 性 、 德能 勤绩 的综 合考 核 、 执业 资 格 评聘 、 务升 降等 重要 资料 的不 完善 ， 职 轻视 这些 资料 在人事 档，其 利用价 值 被相对 降低 ，从 而 导致 企业 对人 事档 案管 理 意识 的进一 步淡 薄 ， 并步 人恶性 循环 的轨道 。 ３实行 电子 化 建设 的必要 性分 析
浅谈如何做好档案利用工作
浅谈如何做好档案利用工作档案利用是档案服务的重要方面，是实现档案价值的重要途径。
如何做好档案利用工作，是档案工作人员需要掌握的重要技能。
本文就浅谈如何做好档案利用工作。
一、加强档案利用宣传档案利用宣传是档案服务的前奏，只有充分的宣传，才能让用户了解到档案的存在、价值和利用方式。
因此，档案工作人员需要加强宣传，将档案服务宣传到社会的各个角落。
具体来说，档案工作人员可以通过展览、讲座、媒体宣传等形式，向公众详细介绍档案的种类、内容、保存方式、利用方法，以及档案服务的具体流程等。
通过这些方式，可以让公众了解到档案的存在和价值，并主动利用档案服务。
二、建立完善的档案查阅制度建立完善的档案查阅制度是做好档案利用工作的保障。
一个完善的档案查阅制度需要考虑到以下几个方面：1.档案查阅制度要规范。
规范的档案查阅制度既可以保护档案的安全，又能方便用户使用。
因此，档案查阅制度需要详细规定档案查阅的具体流程、时间、范围等。
2.档案查阅申请方式要多元化。
档案利用者的需求因人而异，不同的档案查阅申请方式可以满足不同的需求。
因此，档案管理人员需要考虑到利用者的实际需求，建立多元化的档案查阅申请方式，让利用者能够便捷地申请档案查阅或利用服务。
3.档案查阅要限制。
档案集合了历史的信息和财富，必须加强保护，防止被不法分子窃取或破坏。
因此，档案管理人员应该在档案查阅时限制起来，只允许特定人员或具有一定身份的人员进行查阅。
三、加强档案电子化工作随着新技术的发展，信息化档案管理也成为了一种趋势。
电子化档案具有容易保存、易于检索、加强档案安全等优势。
因此，档案管理人员可以通过加强档案电子化工作，提高档案的利用效率。
电子化档案需要进行数字化处理，包括扫描、录入、建立档案信息库等流程。
档案管理人员需要根据实际情况，制定数字化档案管理的规范和标准。
同时，为了保证电子化档案的安全，需要对电子档案进行备份和加密，以免电子档案丢失或遭到恶意攻击。
四、完善档案服务体系档案利用服务是档案管理工作的重要内容，利用档案可以满足社会各界人员的研究、学习、生产和生活等需求，提高档案的利用率和价值。
浅谈电子信息技术在档案管理中的应用
息技 术 手 段提 高管 理 服 务 的质 量 要关 注 的话 题 。
一
４ 通 过 网 络 信 息 技 术 ， 档 、 将
在 《 等学 校 档案 管 理 办 法 》 十 高 第 五条 中 ．明确 规 定 了 文件 材 料 的
终 的标 准 化 、规 范 化水 平 的提 高
的特 点 。应 用 电脑 文 字处 理软 件 ， 灵活 使 用 表 格 、图 形对 档 案 分 门
社会 民 主发 展 的进程
程 度 。所 以 ， 要加 强档 案信 息管理
乱 无章 ， 系统 要 如 何 提 高 平 台 的建 设 ．管 理 软 件 不能 够 杂
计 算机 管理 系统 被推 广应 用 ． 在档 信 息 化 管理 以 后 ．虽然 对 于 档 案 案 工作 中也起 了很重要 的作 用 当
员的信息化 素 养要求 更高 了 ． 但 位 。而 且 档案 管 理 的方 法 程 序还
是 由 于 采 用 的 电 脑 进 行 管 理 工 需 要 社 会 人 员 的适 应 与 接 收 的过
、
建 立 现 代 化 档 案 管 理 系
的基 本 信 息 进 行 档 案 查 阅 ．如 工 范化 水平
资发放 情 况 ， 保 情 况 等 ． 样 有 社 这
统 的 优 越 性
１ 现 代 档 案 管 理 信 息 系统 具 利 于增 加政 府 工作 透明 度 。所 以 、 有处 理 迅 速 、 储 量 大 、 阅方 便 档 案 管 理 的 信 息化 客 观 上推 动 了 存 查
谈谈档案收集对档案工作的重要性
谈谈档案收集对档案工作的重要性2.内蒙古鄂尔多斯市政务服务中心 017200摘要:档案管理工作是每个单位非常重要且最基础性的工作，因为档案真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌。
科学、合理、及时收集档案，对于丰富档案资源、真实记载历史、维护历史面貌、促进经济社会发展具有重要作用。
本文针对档案收集工作的现状和存在的问题，结合笔者的工作经验提出一些建议。
关键词:档案收集问题;建议档案真实地记载了改革开放和现代化建设的成就。
近年来，随着档案收集工作不断深入，极大地丰富了档案信息资源，但是收集工作中存在着一些不容忽视的问题。
一、档案收集工作的意义和特点（一）档案收集工作的意义。
档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活動中直接形成的，真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。
档案的及时收集、安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实地记载历史，维护历史真实面貌，记载改革开放以来现代化建设所取得的成就，促进经济社会发展具有十分重要的作用，是传播知识、传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
为了确保档案的完整，更好地服务于我国现代化建设及社会公众，做好档案的收集工作意义重大，也十分紧迫。
（二）档案收集工作的特点。
一是临时性。
通常的组织承办机构都是临时成立的，包括领导的任命、部门的成立、工作人员的聘用。
在有限的时间内要圆满完成活动的举办任务，大家势必会将工作目标和精力重点集中在一些事务性工作上，从而导致在一定程度上忽略了档案工作。
二是时效性。
由于参与的人员多为临时借调或短期聘用的，活动一旦结束，工作人员就会马上撤离，甚至部门也会即刻撤销，加大了档案收集工作的难度。
三是规模性。
档案的工作内容、涉及领域、参与人员等都有一定的规模，致使所形成的档案数量庞大、类别繁多、载体多样，这些都给档案工作人员收集档案带来不小的挑战。
浅谈高校电子档案的管理
ｕｏ ｕ
１１ 、 ¨ １加 ， １棚 心 ．
浅 谈 高校 电 子 档 案 的 管 理
冯 玉 成
（ 内蒙古 电大 教务 处 ， 内蒙 古 呼和 浩特 ０ ０ １ ） １ ０ １
［ 摘 要 ］随着计算机及现代化通讯技术的普及， 电子档案 已成为高校档案工作者工作中的重要组成部分。但我 国电
政务系统 ， 一共 已产 生各 种类 型 电子 文件 近 ２ 件 ， 为各 亿 成
项工作真实记录 的重要组 成部 分 。 目前我 国在纸 质文 件和 档案的管理 中形成 了一整套业务标 准和技术规 范 ， 在 电子 但
文件 、 电子档案 管理 的标 准研制工作方 面仍刚 刚起 步。管理
好 电子文件 件 、 档案 ， 必须 由具备 高科技 素质 的管理 型和 复合 型人才
队伍来管理 。因此 在加 强档 案管理人 员队伍建 设 中， 除提高 其政治素质 、 文化素质 和档 案业务 素质 外 ， 还应着 重提 高其 档案管理计算机 使用操 作技 能 。在 电子文 件 日益发展 的今 天， 档案人员要想管好 它 ， 必须 了解形 成 电子文件 的相 应技
子档案管理标准的制定仍 处于起 步阶段 ， 管理好 电子 文档 、 电子档案成为档案部 门面临的新课题 。
［ 关键 词 ］高校 电子档案 业务标准 技术规范
［ 中图分类号】 ４２４［ Ｇ ７． 文献标识码 ］ ［ Ａ 文章编号］ ７ — ４３２０）１ ０９— ２ １ ２ ３７（ ８１— ００ ０ ６ ０
一
项 中注 明相应 的电子文 件 的编 码及 存址 ， 同时 ， 在电子 文件
归档 目录“ 备注” 中注 明相应 的纸质文件 的档号及存址 ， 项 以
浅析人社系统档案管理的现代化和电子化
浅析人社系统档案管理的现代化和电子化摘要：信息技术的飞速发展对人社系统档案管理工作提出了更高的要求，实现人社系统档案管理的现代化和电子化已经成为必然趋势。
鉴于此，本文结合我国有关电子档案系统管理的基本要求以及人社系统档案管理的实际情况,阐述了人社档案进行信息化管理的必要性，分析了人社系统档案电子化实现方式和具体现状，提出了推动人社系统档案管理现代化和电子化工作的具体策略，期望对促进我国人社系统档案管理工作开展有一定帮助。
关键词：人社部门；电子档案；系统设计1.引言人力资源和社会保障部门下设人事考试、机关养老、城乡养老、企业养老、劳动监察、就业创业、职称评定、人才服务、专业技术以及劳动关系等档案管理相关机构。
主要负责区域人力资源服务业的发展以及地方政府各项人力资源政策的落实，对促进地方人力资源发展，实现人资高效率配置，提升地方参保率、缴费率、就业率、享待率等有着重要作用。
由此可见，人社部门和公众的招考、参保、就业、培训以及养老等各个方面息息相关。
近些年，随着信息技术的发展，对人社系统档案管理工作提出了更高的要求，人社档案管理电子化质量和现代化效果将直接影响大众的切身利益以及人社部门的日常工作。
2.人社档案现代化管理和电子化管理的重要性分析2.1可有效提升人设档案的管理效率和质量档案信息管理效率的显著提升不仅可以节约更多的人力资源，同时也可以减少资金投入，可显著推进各项档案管理工作的有序开展。
由此可见，对人社档案进行现代化管理以及信息化管理可有效提升人社部门的工作效率。
综合来看，人社档案电子化改变了传统的档案管理模式，简化档案管理流程，实现档案管理自动化。
此外，通过开发专用的人社档案管理平台，可实现对档案的智能化分类，可根据档案的类型对其进行自动化统计，大大减少人社档案管理工作难度，减少出错概率。
最后，应用现代化档案管理模式，可优化档案查询模式，进一步提升了档案的利用效率，也有效减少人为对原纸质档案产生的损害，间接延长档案的使用寿命。
浅谈对档案电子化管理工作的思考
●ｌ
浅谈 对档案 电子化 管理 工作 的思 考
陈
（ 南京 海事 局 中图分 类号 ：２ １ Ｇ ７ 文献 标识 码 ： Ａ 江苏
青
南京 ２０ １） １０ １
文 章编 号 ：０ ９９ ３ （０ ０ １— ２ １Ｏ １０ — １Ｘ２ １ ）６ ０８ 一 １
所 谓档 案信 息 的 电子化， 就是 用 计算机 对 档案 文献 进 行收集 、筛选 和 不 同层 次的加工， 使之转 化成为 计算机 软件形 式 的二次文 献信息 供人 们利用 的过
随意 删改 ， 都具 有很 好 的效果 。应 当不 断改进 现代 化管 理手段 ， 努力 提升 馆藏
档案 的安 全 保护水 平 。 （） 视和 加 强对 档 案 管理人 员 的培养 ３重
在电子 文件 日益 发展 的今 天， 养和造 就 一批通 电子技术 、 培 懂档 案 管理 的 人员 是 当务之 急 。 档案 部 门和各 级政 府要 重视 和加 强对 档案 管理人 员 的培养 ，
变性和 信息 载体 的可 分离 性 。 机 内存贮 的 电子档 案无个 人 笔迹特 征， 书 计算 无
写墨迹 和新 旧 的区别 ， 旦被删 改， 一 复制 或纂 改 内容 都很难 被识 别 。
１ ２ 电子 文件 档案 信息 安全 问题 日益 突 出 ． 随着 全 球 化 、信息 化 和 网络 化时 代 的 到来，因特 网的 全球 性 、开 放 性 、
稿与 印稿 的区别 ， 也没有 正本 与副 本 的差异 ， 至文件 与 档案之 间 很难划 定 一 甚 条人 为 的界 限。它 给档 案管 理 工作 造成 的 影响 与冲 击 ห้องสมุดไป่ตู้将 是全 面 而深 刻 的。
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浅谈电子档案在日常工作中的重要性
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互
关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。近年来，随着我国经济的飞
速发展，电子档案逐渐替代了纸质档案，人们的日常工作中使用电子的档案数量
也在逐渐的增多，为了使得人们的工作可以正常的进行，对于电子档案的管理工
作也在逐渐引起人们的重视。加强对电子档案的管理就是为了方便以后工作中对
电子档案的利用，为了使得电子档案可以最大化地发挥它的作用，一定要做好相
关的工作。
标签：电子档案；重要性；规范管理
目前，随着科技不断发展，电子挡在在日常生活中运用越来越多，这种档案
和纸质档案相比优势较多，电子档案通俗的说就是运用电子文件储存的资料，这
种电子档案具有保存价值。正是由于电子档案的重要性，应该日常生活中要加强
电子档案管理。但是，由于电子起步比较晚，人们对于电子档案的管理和运用并
没有引起足够的重视[1]。为了解决电子档案管理中的问题，及时了解电子档案
日常中的应用及时发现问题，使得电子档案的管理可以更好的实现。
1什么是电子档案
2009年7月29日，国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7
号）共23条。本办法所称的电子，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在
处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子
文件是随着计算机和网络的高速发展而形成的文件，电子档案是在处理公务过程
中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
2电子档案的重要性
科技发展的现代化，电子档案方便、快捷的特点让其重要性日渐突显，合理
有效的利用电子档案是单位持续快速发展的基础性工作，对于单位未来的经济发
展有很强的借鉴性。电子档案的开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息
资源[2]。
3电子档案日上生活中管理方法
3.1建立档案利用制度 电子档案在日常生活中使用时必须建立审批支墩，相
关部门查阅和利用相关人员档案时必须使用收藏部门相关网络技术进行管理，并
且获得相关部门同意方可查阅，这样能够保证人员电子档案的隐私性，保证电子
档案的及时更新，从而使得电子档案使用者能够得到人员最新信息。并且，电子
档案管理过程中必须和纸质档案相互利用，不断整合，做到实现电子档案需求利
用质的飞跃。
3.2规范档案利用方式 电子档案在日常使用过程中应该根据使用者实际情
况而定，并且根据电子档案内容多数进行有效的管理。通常来说，对于人员内容
不完全公开，并且不宜拷贝等内容，相关部门人员使用时必须在有效的监督下查
阅和使用。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对
所使用的密码要进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的
损失。
3.3提高档案人员的保护意识 电子档案和纸质档案相比能够提供多样化方
式，并对技术等依赖性较强，从而造成工作比较复杂。因此，电子档案在日常生
活中必须加强对电子档案的管理，相关部门要从思想上有一个认识，提高对电子
档案管理的重要性，并且为电子档案管理提供技术后盾，保证档案管理工作的安
全性，从而能够保证电子档案能够被最大限度的适应。此外，电子档案管理人员
必须忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，提高电子档案管理效率[3]。
4电子档案的规范化管理
要加强电子档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强电子档案基
础管理。规范档案管理主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、
鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够
实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。如此看来，档案的整理工
作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，如果能利用计算机等现代化手段整理档案，
则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形式的先后顺
序排列打印，发挥计算机管理优势，减少手工操作，提高工作效率，输入关键词
即可查找相应范围的文件，既准确又不浪费时间。然而，现代化社会的一大弊端
是计算机网络系统的安全性系数太低，为了保证安全，必须严格制定电子文件安
全管理制度，扫描电子文件的电脑必须放置在有监控的档案室，不能连接外网还
要同时结合签章、口令管理、指纹识别等新技术进行严格管理。这样丰富的电子
库资源才能安全有效的得到充分利用[4]。
5结论
现在，人们对于电子档案的利用程度在不断的提高中，这主要是因为现在人
们正处在信息化的时代中，人们在学习和工作中会不断的使用计算机和网络，这
样就会导致越来越多的电子档案的出现。對于电子档案的管理和利用工作一定要
得到企业的重视，而且企业在进行电子档案的管理的过程中一定要及时发现问
题，并且要把发现的问题及时解决好，这样才会使得企业在发展的时候获得更好
的经济效益。
参考文献：
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全科医学，2009，9（7）：600-601.
[2]毛 凌.论如何在纸质档案和电子档案并存态势下开展工作[J].兰台世界，
2010，14.
[3]蔡敏，梁斌.健康档案管理中的问题与对策[J].中国全科医学，2008，10（3）：
250-251.
[4]潘雪凤，刘定一.社区健康档案管理存在的问题与对策[J].中国全科医学，
2009，8（15）：1293-1294.