《合同订单管理程序》
合同编号准则及合同订单传递流程
合同编号准则及合同订单传递流程
为统一规范公司的业务运作流程，使各部门在统一的合同编号指引下，更准确，更及时地进行配套生产，安排收发货物，理顺工作程序，规范工作内容及职责，特制定以下职责及流程，请各部门严格遵照执行。
编号的依据：如：HT—TK —05001MX —ZX0501
HT：销售签约客户名称
TK：探克公司简称
05001：合同顺序号
MX：销售目的国名的标准缩写,如美国：US，墨西哥：MX
ZX：商品名称，如自行车：ZX，摩托车：MT
0501：用资计划的编号
其含义为：由某公司代理的，发往某目的国的销售合同，及合同所指向的商品以及为执行完成此合同需要使用的资金计划。
2024采购协议条款详解及订单管理流程规范版B版
20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXX2024采购协议条款详解及订单管理流程规范版B版本合同目录一览1. 采购协议概述1.1 协议主体与范围1.2 协议的有效期与终止1.3 协议的修订与补充2. 订单管理流程规范2.1 订单的提交与确认2.2 订单的审核与修改2.3 订单的执行与跟踪3. 产品质量与标准3.1 产品的质量要求3.2 产品的检验与验收3.3 产品质量的保证与维护4. 数量与交付4.1 订购数量的确定4.2 交付的时间与地点4.3 交付的方式与责任5. 价格与支付5.1 价格的确定与调整5.2 支付的条件与方式5.3 支付的利息与罚金6. 违约责任6.1 卖方的违约行为6.2 买方的违约行为6.3 违约责任的具体处理7. 争议解决7.1 争议的解决方式7.2 仲裁的地点与机构7.3 法律适用的规定8. 合同的生效与解除8.1 合同的生效条件8.2 合同的解除条件8.3 解除合同的程序与后果9. 保密条款9.1 保密信息的定义与范围9.2 保密信息的保护与限制9.3 保密信息的泄露后果10. 知识产权保护10.1 知识产权的归属与保护10.2 侵权行为的责任与处理10.3 知识产权的许可与使用11. 不可抗力11.1 不可抗力的定义与范围11.2 不可抗力的通知与证明11.3 不可抗力的后果与处理12. 合同的转让与分包12.1 合同的转让条件12.2 合同的分包规定12.3 转让与分包的通知与确认13. 适用法律与管辖13.1 合同的适用法律13.2 合同的争议管辖13.3 法院或仲裁庭的选定14. 其他条款14.1 双方的其他约定14.2 附件的说明与解释14.3 合同的完整性与互斥性第一部分：合同如下：第一条采购协议概述1.1 协议主体与范围1.2 协议的有效期与终止本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为（年数）。
除非一方提前终止本协议，否则本协议将在有效期满后自动续约（年数）。
合同订单评审程序文件
合同订单评审程序文件合同订单评审程序文件1. 双方基本信息甲方：（公司名称/个人姓名）地址：联系人：电话：传真：电子邮件：乙方：（公司名称/个人姓名）地址：联系人：电话：传真：电子邮件：2. 各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任甲方身份：（例如，合同供应商、服务提供商、销售商、等等）权利：（例如，销售、提供服务、开发、等等）义务：（例如，按照合同要求提供产品或服务、保证产品或服务质量、等等）履行方式：（例如，按照合同要求进行发货、提供服务、开发、等等）期限：（例如，合同开始和结束时间、各项任务完成时间、等等）违约责任：（例如，违约罚款、解除合同、承担损失、等等）乙方身份：（例如，合同客户、服务接收方、采购方、等等）权利：（例如，购买产品、获得服务、订购、等等）义务：（例如，按照合同支付费用、按照合同要求提供信息或资料、保证支付能力、等等）履行方式：（例如，按照合同要求进行付款、提供信息或资料、等等）期限：（例如，支付时间、需要提供信息或资料的时间、等等）违约责任：（例如，未按时支付费用要承担违约金、承担因为不提供信息或资料而产生的损失、等等）3. 需遵守中国的相关法律法规合同双方在履行本合同时，需遵守以下法律法规：（列出相关的法律、法规、标准等等）4. 明确各方的权力和义务本合同中，甲、乙双方的权利和义务如下：（列出甲、乙方各自在本合同中的权力和义务）5. 明确法律效力和可执行性本合同在签署后具有法律效力，并且双方应认真履行合同中的约定。
若其中任何一方违反了本合同的约定，应当承担相应的违约责任，并且双方应尽最大努力协商解决争议。
若协商无果，则应向法院提起诉讼。
6. 其他（可根据具体情况添加其他条款）以上是本合同订单评审程序文件中应包含的内容。
本合同评审程序文件应由管理部门严格执行，以确保所有合同的合法性和有效性。
订单评审管理程序
审核订单评审管理程序页次第1页,共3页批准执行日期1 目的为分析和了解客户的需求和期望，迅速快捷地判断合同的技术和质量要求，交货期，产品价格是否达到公司要求，确保产品能够保质保量及时交与客户。
2 适应范围适应于本公司所有客户样板和准时合同（订单）的评审。
3 定义3.1 根据订单情况，公司目前的所有订单可分为正式订单和样品订单。
3.1.1 正式订单：有签订生效合同的订单。
3.1.2 样品订单：有签订生效客户样品需求表，或是经过公司总经理特批的样品表。
3.2 依据产品状况，目前公司产品可分为常规产品订单和非常规产品订单。
3.2.1 常规订单：是指已经批量试产过或者已经制作样品缤纷测试老化合格的产品订单。
3.2.2 非常规订单：指为制作过样品或样品测试老化不合格或常规产品更改了光源，透镜，电源等主要零部件的产品的订单。
3.3 依据产品类别可分为：室外产品，室内产品，景观照明产品等。
4 工作职责4.1 销售部：负责接收客户订单并保持与客户的沟通协调，跟进产品生产和出货。
4.2 市场营销部：负责评审订单价格是否符合公司规定；4.3 研发部：负责评审公司现有技术是否能够满足客户需求。
4.4 PMC部：负责将评审通过的订单转化为ERP系统客户订单；4.5 采购和生产部：负责是否能够满足订单要求的交货期；4.6 品管部：负责评审公司现有产品质量要求是否能够满足客户要求；4.7 物流：负责安排产品快速安全送达客户。
5 工作流程5.1 订单受理5.1.1 销售部接到客户生效合同或样品需求单时，与客户确认如下要求：5.1.1.1 产品规格，技术参数，生产数量，生产周期，交货地点，价格，结算方式，服务；5.1.1.2 与产品相关的执行标准，法律法规要求，客户特殊要求，包括明示或潜在要求。
审核订单评审管理程序页次第2页,共3页批准执行日期5.1.2 样品需求单必须在销售部完成报备后方可下单。
5.1.3 销售部接收客户订单或样品需求单后，填写《订单评审通知单》或《工程样品需求评审通知单》提交PMC主导订单评审。
合同管理办法
合同管理办法第一章总则第一条为加强公司合同管理，规范合同行为，防范风险预防纠纷，保障权益，保证公司依法经营，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》,结合公司实际状况，制定本办法。
第二条本办法所称的合同是指我公司与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间就生产经营等经济行为，设立、变更、终止权利义务关系的协议。
第三条本办法适用于公司各部门、销售单位、子公司（以下简称各单位）。
第四条各单位要认真贯彻执行本办法，并据此制定本单位的合同管理细则。
第二章合同管理第五条各单位要落实合同管理的责任，配备专职或兼职的合同管理人员，负责本单位合同管理工作。
第六条各单位合同管理职责：1.贯彻执行本办法，并据此制定本单位的合同管理细则。
2.负责本单位合同的审查、签订，监督检查合同的履行。
3.负责审查签约对方资信状况，包括但不限于主体资格、经营范围、资质证书、专营许可证、增值税一般纳税人资格、法定代表人及授权委托人、履约能力等。
4.负责合同的谈判工作。
5.负责办理合同的内部审批程序。
6.对合同项目的真实性和合法性负责。
7.对合同的履行情况负责，出现合同纠纷和违约情况，及时报告，申请采取必要的法律手段。
8.管理本单位的合同专用章，建立合同台账和合同档案。
9.负责组织本单位委托代理人的法律知识学习、培训、管理等工作。
第七条技术开发（委托）、销售、采购等合同需要技术、质量、客户信息、供应商资质确认、风险控制等支持，相关部门必须按【全程订单闭环管理流程】【新产品开发流程】等有关规定，认真履行职责，配合合同责任单位的工作。
第八条财务、审计及纪检监察部门等是合同的相关部门，对合同签订过程中的下列事项负责：1.财务部门负责对合同订立的资金来源审批，并对合同履行过程中的价款支付予以监督审批，凡规定应先由财务部门对合同资金来源进行审批的合同，未经审批不得签订。
2.审计部门负责对按规定应进行审计的合同价款进行审批。
3.纪委监察部门负责签订企业行为廉洁自律合同，并对合同签订、履行过程中的违规行为予以监督。
订单处理业务流程和管理标准
订单管理办法为有效地对订单履行进行控制，确保保质、保量、按时满足顾客需要，特制订订单相关流程管理办法。
本管理办法用语释义：1、常规订单：指产品工艺技术成熟，已得到顾客的认可，公司已批量生产供货，且现有技术工艺图纸能直接或简单改动后能指导生产的产品订单。
2、非常规订单：指根据用户要求需重新进行技术设计的产品，如成套产品、非标高压电器产品；公司虽然生产过，但已停产或多年未生产，市场基本淘汰的老产品；质量要求超出公司常规标准的产品；交付期限紧，且有罚款条款或逾期交货影响公司声誉的订单。
3、采购配件：除外协外购物资外，包括集团子公司生产的产品（不含金加工、电焊、铸造件和包装用木箱）。
一、订单承接管理一）流程：订单信息→要求确认→订单评审→商务报价→签订合同→生产指令二）管理标准：（一）要求确认销售管理中心产品销售部及中心办公室人员，在接到顾客订货信息时，应同顾客就产品的订货要求（规格、型号、数量、技术和质量要求，以及交货期）进行确认，确保顾客的要求准确无误；获得成套产品等工程项目业务信息，应了解项目相关信息，并进行登记。
（二）订单评审1、常规订单由销售管理中心合同订单管理部与订单所需产品生产公司生产部经理进行交货期可能性评审，可行的则进行商务报价；不可能的则与客户进行沟通，能否适当延期，客户不能延期的，呈送产品公司总经理或副总经理核准不接订单。
2、非常规订单1）高压电器、互感器、电力自动化及“五防”产品由销售管理中心合同订单管理部领导会同订单所需产品生产公司总经理或副总经理，组织该公司技术、生产、质量部门人员，必要时要求物流管理中心领导参加，进行订单承接可行性评审。
技术部门主要针对客户所提出的技术要求进行评审，确保在产品生产以前，有关产品生产过程中的技术问题能得到解决；质量部门对产品的质量要求，从检验、工艺和加工保证能力进行评审，确保在生产后，产品的质量能否满足客户要求；物流管理中心应就原材料、配件的采购方面（渠道、时间）等方面进行评审，确保在订单承接生产后，原材料、配件的能按时采购到位，满足生产；生产部门应结合以上部门的评审，针对顾客所提出的交货期进行评审，如产品的包装能力、生产设备能力、生产所需的时间等方面；产品生产公司总经理或副总经理综合以上部门意见，确定是否承接该订单或有条件地接收订单，如交货期延期至某日、技术方案作相应变通等。
销售合同与客户订单管理制度
销售合同与客户订单管理制度一、概述本规章制度旨在规范企业销售合同与客户订单的管理，确保销售流程的规范化、高效化，以达成稳定、可连续的销售业绩。
本制度适用于全部销售人员、销售管理人员和相关部门人员。
二、销售合同管理1.销售合同的签订需经过销售人员与客户的协商，并经销售管理人员批准。
2.销售合同应明确双方的权益和责任，包含产品规格、数量、价格、交货地方、交货时间、付款条件等，以确保合同的清楚性和可执行性。
3.销售合同的编制应遵守相关法律法规和企业内部规定。
销售人员应熟识相关法规，并严格遵守。
4.销售合同的存档应依照企业内部文件管理制度进行，必需保证存档的安全性和完整性，并能随时检索。
5.销售合同更改或停止需经双方协商全都，并得到相关部门的批准。
三、客户订单管理1.客户订单是指客户向企业下达购买产品或服务的要求，并经销售管理人员确认后形成的书面订单。
2.客户订单应明确产品、数量、价格、交货期等具体要求。
销售人员需认真核对客户订单的准确性和完整性，如有疑问应及时与客户进行沟通和确认。
3.销售人员在接收到客户订单后，应及时将订单进行登记、编号，并将其交至相关部门进行生产准备。
同时，销售人员需将订单信息及时录入订单管理系统，并及时更新订单的进度和状态。
4.客户订单的优先级应依据客户的紧要性、合作历史、订单金额等因素综合评估确定，并及时通知生产部门。
5.销售人员应与生产部门、物流部门等紧密搭配，确保订单的定时交付。
四、销售流程管理1.销售人员应在销售流程中严格依照规定的程序操作，包含客户开发、需求确认、报价、合同签订、订单确认、交货等环节。
2.销售人员应及时向销售管理人员汇报销售进展情况，并搭配相关部门进行销售数据的统计和分析，为订立销售策略供应依据。
3.销售人员在销售过程中应敬重客户的意愿和决策，不得利用不正当手段取得订单。
4.销售人员应保持良好的职业道德和行为规范，与客户建立诚信和长期合作的关系。
五、绩效考核与奖惩措施1.针对销售人员的销售业绩，企业将建立绩效考核机制，考核指标包含销售额、客户满意度、合同执行情况等。
订单管理制度
订单管理制度3.1采购文员：负责采购订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和的催缴以及协助进行供应商的评估等。
订单管理制度3.2采购专员：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供应商，在发展不断提速的社会中，越来越多地方需要物料异常的处理、追踪及异常息的传递，对账单、请款单的初审，用到制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
我敢肯物料采购成本的控制分析以及合作供应商关系的协调等。
定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是我帮大家整理的订单3.3供应管理员：根据物料供应商需求预测分析，为采购专员提管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
供经评估合格的供应商供其选择，供应商的定期或不定期评估结果的制定和传达，跟进新物料或新供应商的打样情况。
订单管理制度1 1、目的3.4计划组主管：对物料采购订单的审核，协调物料异常情况的规范采购管理工作，加强采购过程控制，强化供应商管理，确保并跟踪处理结果，审核供应商的评价和选择，改善物资采购管理。
及时、合理、适量地供应公司的生产物料。
3.5生产部经理：负责采购对账单和请款单的批准，物料采购成2、适用范围本控制的审核，供应商合作关系的协调，以及跨部门之间异常的协调。
适用于公司生产物料的采购过程控制、对账管理和新开发。
4.采购订单管理流程厂商和合格供应商定期或不定期的评估选择等。
(见附件)3、职责订单管理系统本文格式为word版，下载后可自由编辑。
5、采购订单管理内容5.1供应商选用规定5.1.1采购专员根据订单要求和供应商管理员提供的供应商评估报告，合理选择合作厂商并进行价格确认。
5.1.2采购专员必需选择经供应商管理评估合格的供应商或经生产部经理核准的选用供应商作为订单下单的对象，未经评估合格的供应商暂时不做考虑（特殊物材料供应商除外)。
5.1.3合作供应商在未经评估合格（特殊物料除外）的情况下选用的，造成的异常损失由下单人员负责并记录个人考评。
5.1.4采购订单的供应商选择和价格评定需由计划组主管审核，只有在生产经理批准后，才能向合作供应商下订单。
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1
文件编号： HLLG-GS-B-09
页数： 共6页第1页
浙江海亮股份有限公司
合同订单管理程序
编制： 雷 婷
审核： 何 旭 鸣
批准： 赵 利 兴
受控： 受 控
执行日期： 2015年3月15日
2
本管理文件修订历史信息：
当前版本
A1
最新更新日期
2016年3月10日
最新更新作者
雷婷
主要修订内容
将框架合同与日常订单的评审区分；顾客要求覆盖RoHS
报告
原始编撰人
雷婷
批准人
赵利兴
历史版本 更新日期 修订者 批准人 主要修订摘要
A0 2016.3.10 雷婷 赵利兴
将框架合同与日常订单的
评审区分；顾客要求覆盖
RoHS报告
文件会签：
部门 职务 姓名（日期） 部门 职务 姓名（日期）
文件名称 合同订单管理程序 共6页
文件编号 HLLG-GS-B-09 版本
A1
3
合同订单管理程序
1.0 目的
为保证能正确识别和理解顾客要求，评价并确认本公司具有满足顾客要求的
能力，以规范合同/订单评审活动，并加强与顾客的沟通，特制定本程序。
2.0 范围
适用于本公司与顾客有关过程的控制及与产品有关的所有合同/订单的评审
活动。
3.0 职责
3.1销售部开展市场调查、拟订营销目标和策略，组织开展产品推广和售前服务。
3.2销售部负责与顾客有关的过程的控制，组织合同评审并实施监控，负责与顾
客的沟通及交付后的服务活动，并保存相关记录及资料。
3.3 各部门负责人就本部门满足顾客和合同要求的能力进行评审并实施。
3.4 必要时由总经理审核并协调合同评审结论。
4.0
定义
4.1 合同：是指有长期合作协议或以公司规范合同销售定型产品的书面合同，是
产品长期批量供货的总合同。
4.2 订单：是指根据需要，在合同范围内下的订货协议(包括口头、来电、来函、
传真、邮件等)。
5.0 程序
5.1市场营销和售前服务
5.1.1销售部组织并开展市场调查的工作，每年不得低于一次，并于每次调查完
成之后提交《市场调研报告》，其内容至少包括：
1)主导产品的市场占有率
2)国内外竞争对手的占有率与竞争策略，技术现状
3)当前顾客及潜在顾客的需求和对未来产品发展的期望
4)外部竞争中的机会
5)外部竞争中的威胁
5.1.2销售部根据市场调查的分析结果，拟订《市场营销计划》，于每年12月15
4
日之前提交，经总经理批准后实施。《市场营销计划》的内容包括：
1)顾客满意度目标
2)市场扩张的目标：如销售额、销售量、市场占有率、新产品、新用户
3)市场扩张的策略：如价格策略、质量策略、品牌与服务的策略
5.1.3按照市场营销计划开展产品推广和售前服务工作。
1）向用户和潜在用户宣传本公司常规产品目录；
2）向用户和潜在用户派发公司简介；
3）走访用户；
4）建立企业网站，等……
5.2与产品有关的要求的确定
5.2.1销售部获悉顾客的订货意向，此时应在予以登记，并经确认，将它们按5.4.1
进行分类。
5.2.2顾客的各种要求均应以书面的形式明确，其内容应覆盖到以下：
a) 顾客明示的要求：包括产品名称，规格型号，数量，交货期，特殊特性，
交付验收准则、RoHS报告等；
b) 顾客虽未明示但必须达到的要求：如安全，完整，环保，便捷等；
c) 符合国家法规、相关技术标准的要求：如获得、储存、回收、处置材料的
法规等；
d) 组织承诺的：如质保期，三包期，售后服务，环境保护等附加要求。
5.2.3销售部制单员审核并确定顾客要求均已明确并书面化（如形成订单文本）
后，填写《订单评审表》交给参与评审的人员，按下列 5.4 的方式进行评
审。
5.3 合同的评审
由销售部报请总经理，并召集技术部、品保部、生产部、采购部、财务部就
顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期、价格等
项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成记录《合同评审记录
表》
5.4 订单的评审
5.4.1 订单的分类
视本组织满足顾客要求的能力， 本公司的订单分为 A ,B ,C 三类：
5
-- 可为顾客提供库存产品的订单为A类;
-- 常规产品但无库存的订单为B类;
-- 新产品及顾客有特殊技术要求的产品的订单为C类。
5.4.2订单评审方法：所有订单均应在向顾客承诺前或签订前进行订单评审，订
单评审的方法可分为“主管评审”、“会签评审”、“会议评审”，即：
5.4.2.1主管评审： A类订单由销售部根据常规产品目录及仓库提供的成品库存
报表，由制单员进行评审，确定是否有能力直接交付后填写在《订单评审
表》中，若有，制单员将《订单评审表》交销售部主管人员签署姓名和日
期后评审完毕,若无，转入B类订单评审。
5.4.2.2会签评审：对 B类订单由销售部召集生产部、技术部就生产能力、技术
要求、交货期等项目进行会签评审，确定是否能满足顾客要求，并将评审
结果填写在《订单评审表》。
5.4.2.3会议评审：对 C类订单由销售部报请管理者代表或总经理召集技术部、
品保部、生产部、装备部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、
生产能力、原材料供应能力及交货期等项目进行会议评审，确定是否能满足
顾客要求，并形成会议纪要作为《订单评审表》的附件和是否开展APQP
的依据之一。
5.5 各部门评审责任
5.4.1技术部对设计工艺和制造可行性满足订单/合同要求的能力予以确认。
5.4.2 采购部就材料的采购和供应能力予以确认。
5.4.3 生产部、装备部就生产能力能否满足订单/合同交货期的能力予以确认。
5.4.4 品保部就产品质量能否满足顾客要求的能力予以确认。
5.4.5 财务部负责就成本及资金投入方面的问题予以确认。
5.6各部门订单/合同评审完毕后，销售部根据订单/合同审结果，若能满足顾客要
求就与顾客确认订单/合同，若存在需进一步与顾客协商的条款时，应及时
与顾客协商，直至双方达成一致并确认订单/合同。
5.7销售部根据与顾客确认的定单，分发《生产任务单》到相关部门。各相关部
门按订单评审确认的进度要求开展工作，编制相应的技术文件和生产计划、
采购计划并由生产部组织各车间进行生产。
6
5.8销售部按订单要求按期交货，在交货过程中与承运人签订相关合同，强化运
输责任，使产品及包装保持完好。发运工作完成，在订单上予以登记。
5.9与顾客的相关过程
5.9.1销售部准备产品宣传册，顾客咨询热线等供顾客售前了解公司产品的信息
5.9.2 订单/合同的更改
1）在订单/合同实施过程中，当顾客对合同提出新的要求时，若没有超过工
厂评估能力时，销售部可以通过 《合同更改通知单》将修改信息及时传
递至相关部门，各相关部门及时采取相应措施。
2）若顾客对订单/合同提出新的要求超过工厂评估能力时，销售部发出《订
单评审表》并附上相应修改内容，组织各相关部门按5.4条款重新进行
合同评审。
3）由于本工厂原因，产品不能按期交付，造成合同交货期更改，则由责任
部门以书面形式说明原因，通知销售部。由销售部通知顾客，与顾客协
商达成一致后，在《订单评审表》备注栏中注明。
5.10所有与订单/合同评审有关的记录、资料由销售部负责按规定的期限保存。
6.0 流程图
无
7.0 记录/登记表
7.1 HLLG-QR722-01《市场调研报告》
7.2 HLLG-QR722-02《市场营销计划》
7.3 HLLG-QR722-03《合同评审记录表》
7.4 HLLG-QR722-04《生产任务单》
7.5 HLLG-QR722-05《合同更改通知单》
7.6 HLLG-QR722-06《订单评审表》