外来文件管理办法

外来文件的识别、流传程序管理办法

一、目的

对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

二、适用范围

适用本单位对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

三、术语定义

1 、技术标准

涉及到本单位产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；

2 、法规规范

与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；

3、政策文件

国家和地方政府，以及上级各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。

四、职责

1、技术部是外来文件的归口管理部门，并负责对外来的技术标准进行识别；

2、质检部负责对外来的法规规范进行识别；

3、办公室负责对外来政策文件进行识别。

五、工作程序

1、外来文件的获取

2、各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：

（1）.国家、省、市政府及各相关职能部门；

（2）.各种会议、专业报刊、杂志；

（3）.互联网、电话传真。

（3）各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。

（4）外来文件的识别

a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；

b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；

c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

（5）法规规范

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；

b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；（6）政策文件

a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；

b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；

c.办公室根据厂长或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

(7)) 外来文件的分发

a.办公室、质检部对外来文件识别后，将外来文件正本存档，副本及清单传递给技术部；

b.对需分发的外来文件，由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；

c.涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。

(8)外来文件的查询

各部门可根据需要，到各归口部门查阅。

(9).外来文件的检查

质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检

查，对其有效性进行确认。

六、记录

外来文件贯彻实施通知单、外来文件清单

外来文件管理规定

外来文件管理规定 1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。 2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等； 3 外来文件分类 3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等； 3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等； 3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件 4 职责 4.1 销售部负责客户资料的接收与更新； 4.2 质量部负责识别、更新质量类文件； 4.3 装备部负责识别与安全有关的文件； 4.4 办公室负责识别更新管理性文件； 4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准； 4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。 5 工作内容 5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件； a）国家、省、市、政府及各相关职能部门； b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社； c）互联网、电话传真； d）客户； 5.2 外来文件的识别 5.2.1 技术性文件 a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部； b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中； c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。 5.2.2 质量文件 a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中； b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。 5.2.3 管理性文件 a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性； b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性； 5.3 外来文件审批

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

机要文件管理规定

机要文件管理规定机要文件以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密，制定了哪些关于机要文件的管理规定呢?下面学习啦小编给大家分享关于机要文件管理规定的相关资料，希望对您有帮助。机要文件管理规定如下一、收文 (一)机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有： 1.中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。 .天津市文件：津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。 .其他国家机关内部刊物。 (二)收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。 (三)文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，如发现问题，及时向市委机要处查询。 (四)登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。二、文件阅读范围

(一)地师级文件：党委书记、校长。 (二)县团级文件：校党政领导，附院党委、各总支、直属党支部。 (三)内部刊物：发至附院党委、各总支、直属党支部。三、送阅 (一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委常委和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。并掌握文件传阅速度和文件去向。 (二)送阅文件时，首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计算机，打印出阅文单，放在文件夹首页，下面文件按阅单顺序放置。先送正职和主管领导，再依序传阅。 (三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。 (四)领导传阅文件退还时，应对照“阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。 (五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要，经市委办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。四、发文 (一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位，做好准备。 (二)与领取文件的同志一同当面点清文件，严格履行签字手续。

技术文件及外来文件管理规定—样文

XXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXXXXXXXX 技术文件及外来文件管理规定发放编号：编制：受控状态：审核：版本：批准： XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司发布

文件编号：XXXXXXXX 1.目的为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。 2.适用范围本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。 3.职责和权限 3.1技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。 3.2技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。 3.3只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。 4.定义 4.1本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、APQP文件、PPAP文件等文件资料。 4.2外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。 5.内容 5.1产品开发及试制阶段图纸文件的管理 5.1.1产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随

文件编号：XXXXXXXX 时修改和指导试制工作。 5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。 5.2生产阶段图纸文件的管理 5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。 5.2.2如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。 5.3技术类文件的编制、审批和发放 5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。 5.3.2技术文件应做到正确、齐全、完整、统一，技术部应对技术文件APQP的编号进行统一规范：“XX”+零件号/项目编号+APQP阶段号（1、2、3、4）+流水号，例如：XX-123456789-X-XX

文件、记录和档案管理制度范本

文件、记录和档案管理制度 1 目的对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）; g.技术资料； h.供应商和承包商档案； i.作业许可证等； h.其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

公司文件管理办法修订

CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核

各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。

外来文件管理规范

外来文件管理规范（ISO9001：2015） 1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。 6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。

公司外来文件公文管理办法

公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。第六条外发文件格式要求：

（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。 (三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。

体系文件、记录管理考核制度(正式)

编订：__________________ 单位：__________________ 时间：__________________ 体系文件、记录管理考核制度(正式) Standardize The Management Mechanism To Make The Personnel In The Organization Operate According To The Established Standards And Reach The Expected Level. Word格式 / 完整 / 可编辑

文件编号：KG-AO-3875-53 体系文件、记录管理考核制度(正式) 使用备注：本文档可用在日常工作场景，通过对管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构进行设置固定的规范，从而使得组织内人员按照既定标准、规范的要求进行操作，使日常工作或活动达到预期的水平。下载后就可自由编辑。为规范我厂体系文件的管理，特制定此考核制度，具体如下： 1、文件发放要编号标识，建立发放记录，并归档保存，文件发放记录要求部门、数量、签收人、日期（有分发号的需注明分发号），每缺一项处罚10元。 2、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，应使用黑色或蓝色中性笔或钢笔填写，同一页上只能使用一种颜色的笔，不得随意涂改，每发现一次不按时记录处罚10元。 3、记录表上的日期“年月日”应用阿拉伯数字写清楚、完整（如20xx年4月1日），不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。 4、记录表上的“星期”应用中文一、二、三、

四、五、六、日填写清楚（如星期一），不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。 5、记录表上的体系文件编号，编号与现行体系文件编号不符的应及时改正（如LT—55应改为YL—80），改正编号时应将旧编号单杠划去，没有编号的要按现行体系文件编号要求编号，检查中每发现一次未按规定编号的或改正编号的处罚5-10元。 6、各种相关记录中的相关栏目都应该填写，记录表不适用时应及时更改，检查中每发现一项空缺处罚车间10元（如记录表中的交班人、接班人、负责人每班都要填写清楚），记录表中不填写的栏目，应将栏目单杠划去，每发现一处或一次不填写而没有划掉的栏目处罚10元。 7、记录表各栏目内所填写的数据必须与所标示的单位一致，如因表格印制等原因导致标示单位与数据记录的不一致时，应修改相应栏内的标示单位或换算成表格内标示单位，每发现一处或一次单位不统一的情况处罚10元。

文件拷贝和共享等的管理规定

文件拷贝、保存、删除和共享规定为了防止病毒感染，影响整个公司电脑系统和网络正常运作，同时为规范文件的存储、软件的安装、做好客户资料保密工作，最重要的就是便于客户文件资料的管理和查询、配合公司设备信息做好电脑的保养工作。为适用于开普图文快印店铺的管理，大客户文件、固定客户文件及客户明确要求保存的文件按此规定执行，其他文件打完后，任务完成客户已验收，立即删除。开普图文快印店铺的电脑上设置共享文件盘，为方便店铺电脑管理和维护特制定以下条例，希望所有员工参与管理和共同遵守： 1、每台电脑上C盘为系统盘，D盘为软件盘，E盘为客户临时资料盘，F盘为客户资料存储盘，G盘为资料盘，另注F盘、G盘设置为共享盘。为保护公司电脑不被病毒感染，任何人在未经经理同意的情况下，任何人不得共享其他文件或分区目录。 2、F盘、G盘中的文件，除上传者本人外，其他任何人不能删除任何文件。 3、F盘中为大客户、固定客户的文件夹命名格式为***公司名（学校名称）****文件分类（如文档、宣传页、易拉宝等）***文件（文件名称上应标明文件内容、日期，格式如：开普图文营销宣传页2012.2.13）。另注：每个电脑的F盘均单独列出一个“名片”的文件夹，所有定稿名片的矢量版（CDR或PSD格式）应放入该文件夹，以便查找。 4、如客户没有特殊要求，由我公司设计的版面均不能删除，保存到相应的文件夹中，若客户为散户，则将文件存储到F盘“其他客户资料”文件夹中。 5、QQ或邮箱接收文件的管理。应将文件接收到E盘临时资料存储盘中，并且建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命

名的文件夹，文件夹内除了保存客户发送的文件之外，还应该保留QQ交谈记录及制作要求，客户联系方式的WORD文件。 6、制作文件的保存。每天工作结束前或交接班前，每位技术人员应整理自己制作过的文件，将有必要保存的文件存储到相应的文件夹中。将没有存储价值的文件留到E盘临时文件盘的当天日期的文件夹里，一周后整理文件时，可将其删除。 7、公司移动磁盘上文件的管理：移动磁盘由设计人员和后期制作人员共同保管和保密，员工取件如需要带盘到客户处拷贝文件，应先将磁盘清空，避免将其他客户资料或内部资料泄露。严禁共享C 盘。 8、设计素材放到G盘，并对名片、易拉宝、展板、暗纹背景等进行分类保存。 9、公司可定期对设计材料、素材等进行整理，刻成光盘，以留备份。为方便查找文件，设计人员每周对自己设计的所有文件进行整理，将客户定稿文件拷贝到4号电脑上进行保存。 10、文件的拷贝：在拷贝客户文件时或打印移动盘里的文件时，先对U盘、移动磁盘等进行病毒查杀。没有病毒再打开。如有病毒应立即进行病毒查杀。查杀后再打开。 11、每个电脑应安装病毒查杀和安全防护软件，并定期进行系统维护，清理系统垃圾等。

公司文件管理规定

公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

外来文件管理规定

1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。 6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知

文件共享管理办法(2)

文件共享管理办法(2) -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

修改记录 NO 修订版本修改内容摘要修改人修改日期生效日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 文件共享管理办法文件编号：I-WI-IT-0018 版本：V1.0 制定日期：2011-08-01 修订日期：生效日期：2011-12-09 部门签名日期编制信息安全部黄志勇2011-08-01确认审核信息安全部梁继清2011-12-09会审批准信息中心张伟刚2011-12-09

1.目的为了规划好网络共享平台，充分利用网络资源，特指定本办法。 2.范围本制度适用于公司全体员工。 3.定义 3.1.准入：指符合公司计算机安全策略的公司或外来办公人员电脑接入英威腾网络的动作。 3.2.离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出英威腾网络；外来办公人员作业结束离开公司网络的动作。 4.角色与职责 4.1.信息中心：负责制定公司计算机准入安全策略；审核并记录计算机的准入及离线情况；为准入或离线人员提供技术支持服务。 4.2.用户：负责配合信息中心人员做好计算机的准入及离线的管理工作。 5.流程图无 6.管理办法细则 6.1.申请管理 6.1.1.申请部门提出申请，注明需要创建文件夹名称，并加上需要访问人员的权限。 6.1.2.申请部门第一负责人核实后，提交给IT部负责人审核。

6.1.3.IT部负责人需与申请部门负责人确认申请人的权限内容。 6.1.4.IT部负责人与申请部门负责人确认无误后，提交给网络管理员技术实现。 6.2.使用管理 6.2.1.各部门人员使用共享文件夹，未经部门领导同意，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。 6.2.2.禁止存放私人文件在共享文件夹里面。 6.2.3.各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件及时清理。 6.2.4.各部门人员存放文件到共享文件夹里，应注意存放路径以及目录，存放文件必须与文件夹目录相对应。 6.2.5.设置权限时文件夹路径不超过两层。 6.3.维护管理 6.3.1.申请开通创建文件夹共享后，由网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上根据相应的目录创建共享文件夹。 6.3.2.个人申请开通访问权限，网络管理员根据审阅后的文件在文件服务器上开通申请人的权限。 6.3.3.开通访问权限后，各部门人员必须更改网络管理员提供的密码，防止密码泄露，更改密码登录http://192.168.1.3/password上面修改。 6.3.4.网络管理员不得私自更改访问人员的权限，不得在共享文件夹内创建、修改、删除、复制以及打印文件夹内的文件。 6.3.5.请各部门认真贯彻公司信息保密制度，严格控制好信息文件流通。

外来文件管理流程完整版

外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】

外来文件管理程序 1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。 4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 5 工作程序外来文件的获取 a.国家、省、市政府及各相关职能部门； b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真。外来文件的识别 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本； c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室； b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批； c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。

外来文件管理规定

外来文件管理规定 -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

《文件管理办法》补充规定(修订版)

《文件管理办法》补充规定编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-1 1 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。 2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。 3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。表1：部门代码规定 5 公司内各部门公文发文字号简称如下 5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号

5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号 5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号 5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号 5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号 5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号 5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号 6 文件管理流程 6.1 文件的发放流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。 6.2 文件的换版（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。 6.3 文件的归档由各部门兼职文管做好文件的归档，其中对于汇编本和附

外来文件管理制度

1、目的对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。 2、适用范围适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理 3、外来文件分类 3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。 3.2企业以公款购买的各种资料（含书籍、下同）。 3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。 4、相关职责 4.1工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。 4.2品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。 4.3企管办负责外来文件归口管理工作。 5、相关规定 5.1外来文件的识别 5.1.1凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。识别内容主要包括：标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准；标准中的条款是否都是适宜的等5.1.2凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。 5.2外来文件的管理 5.2.1公文的管理 5.2.1.1资料员收到公文后，应立即进行登记。并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。

521.2相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。 521.3资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。 5.2.2购买的资料管理 5.2.2.1任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发票并签字。 5.2.2.2资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。属长期借阅的资料必须在每半年归还一次后再借。其他资料必须在一周内归还。 5.2.3技术文件管理 5.2.3.1不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件（图纸，下同），必须交工程部资料员。由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。 5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。 5.2.3.3新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料员如何处理，资料员按指示进入下一程序。 5.2.3.4新产品或新图纸的传递程序：资料员 '原件文控中心存档复印件传常务副总（研究决定后）*资料员按指示传工程部经理—工程部进行试制形成正式文件资料后------ 料员—存档。 5.2.3.5老产品资料或图纸更改的传递程序：资料员一原件文控中心存档—复印件传工程部（更改后或处理后）—> 资料员。 5.3外来文件的分发 5.3.1凡属于技术类的外来文件，由工程部按文件管理相关规定进行分发和控制。 5.3.2凡属于管理类及其他的外来文件，由企管办按文件管理相关规定进行分发和控制。 5.4外来文件的控制

文件、记录管理制度(03)1.doc

文件、记录管理制度(03)1 文件记录管理制度 1范围本制度适用于与药品和医疗器械质量管理体系和产品质量有关的所有文件和资料的控制，包括适当范围内的外来文件，如相关的法律、法规和产品标准等；本制度规定了对记录的管理，确保产品质量符合规定要求,为药品和医疗器械网络销售监管提供客观证据，为证明产品符合要求和网络药品和器械经营监管可追溯性的记录。 2规范性引用文件《中华人民共和国药品管理法》、《网络药品经营监督管理办法》、《医疗器械网络销售监督管理办法》、《中华人民共和国网络安全法》、《医疗器械监督管理条例》、《中华人民共和国药品管理法实施条例》、《医疗器械经营质量管理规范》。 3 职责 3.1 质量管理文件由质量部负责起草； 3.2 质量管理文件由质量部负责人审核，总经理批准； 3.3 人资行政部负责行政文件的归口管理，文控室负责公司全部文件的归档管理； 3.4 质量部负责质量管理文件、记录的分类归档工作。

4 文件管理 4.1 文件管理包括文件的起草、审核、批准、复制、发放、执行、归档、保存和销毁的一系列过程的管理活动； 4.2 质量管理文件由人资行政部负责打印或复制、分发至有关部门，并组织学习培训，具体培训工作由质量部协助完成；文件的分发应有相应的记录，确保受控。 4.3 各有关部门负责执行相关的质量管理文件，并将执行的情况做相应记录，要求记录完整、真实并按月整理装订交质量部保存； 4.4 质量部负责质量管理文件、记录的分类归档工作，将文件、记录保管至规定的年限；4.5人资行政部负责外来文件的收发、传阅、分发工作，要求有收发传阅记录。人资行政部负责公文性文件的归档工作； 4.6 对超过保存期的文件，由人资行政部进行登记造册并提出销毁申请，报总经理批准后，由人资行政部予以销毁； 5 记录管理 5.1 公司在经营活动中产生的各种质量记录由质量部专人保管、分类、整理，不得随意更改内容，保证记录的真实、完整、可追溯性。 5.2 质量记录的查阅必须经过质量负责人授权。 5.3 记录按制度要求的年限保存，过期后，应由质量部组织

外来文件管理制度

外来文件管理制度 1 目的为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。 2 适用范围国家有关法律法规；压力管道元件制造相关安全技术规范；压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；型式试验报告、监督检验报告；分供方产品质量证明文件、资格证明文件。 3 控制内容 3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。 3.1.1 积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态； 3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准； 3.1.3 经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单； 3.1.4 每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管； 3.1.5 产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认； 3.2 外来文件的保管、发放和借阅。 3.2.1 外来文件统一由办公室负责保管； 3.2.2 外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批； 3.2.3 外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用； 3.2.4 本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。 4 本制度由办公室负责实施。