财务单据管理制度

财务单据管理制度

为规范公司单据管理，确保会计核算的及时性、准确性、完整性，加强内部管理，满足工厂财务信息采集的需要，特制定本制度。

财务管理总则

1、本工厂所涉及的内部财务凭证（具体见财务单据及定义里）统一由财务部印制、保管，其他部门不得印制此类凭证，以保证此类单据的规范使用。发票、支票、汇票、报关单等国家控制的凭证由财务部统一购买。

2、所有印制的单据的印刷本数、每本张数、联次及用途需预先请示董事长同意，印制完成后需报厂部财务总监备案，每年末由财务部将单据的使用结果报董事会备案审查。

3、各部门如需使用财务类单据，需在财务部办理领用手续，并在单据使用登记表上签字。每本单据使用完毕后交旧领新，作废单据必需与存根联一同交财务存档。

4、各类单据的周转数量由财务部与使用部门根据业务大小另行确定。

5、财务部应有专人对财务类单据进行登记、保管、发放、回收，不定期抽查单据的使用情况。

6、整本单据不得拆本使用，不得跳号使用，应按实际业务发生的先后顺序由头至尾使用单据。

7、各部门应按单据的内容全面收集相关信息，不得漏填、错填，需不同人员签字的应签字齐全。单据填写部门应及时将单据的其它联次

传递给相关部门。

8、手工书写的单据应字迹工整，易于辨认。填写错误的不得在原单据上更改，应作废后重新填写。

9、差旅费报销单、差旅费申请单、来客招待申请单、汽车修理申请单、费用申请单、对客户的出货单暂按电子文档格式进行电脑打印，其它单据按印刷格式使用。

财务单据及定义

1、仓库入库单，正式收料时使用此单。按序编号，按编号先后顺序使用，不得重复或跳号使用;后面必须附加工单、送货单、发票，三单信息必须一致，信息不一致的必须先填开暂收料单，待信息齐全后用红字冲回暂入库信息再办理正常收料手续；收料日期、物料编码、材料名称、规格、颜色、单位、数量、物料类别、仓库名称、供货商、订单号必须认真完整地填写，不得缺项目；收货员、仓库负责人、仓库主管必须签字以示负责。此单一式四联,第一联,仓库存根联，仓库留存并录入进销存系统；第二联，财务联，于第二日传财务，财务审核后作为材料账增加之凭证；第三联传采购，于次日由采购部附在供应单一起再传财务部作应付款增加之凭证；第四联，客户联，于客户结算货款时收回，作为应付款减少之凭证。

2、加工单，对外采购时使用此单。按序编号，按编号先后顺序使用，不得重复或跳号使用;供应商名称、采购的产品名称、规格、颜色、数量、单价信息必须齐全；采购人、采购主管、部门主管必须签名，

并有董事长签名授权记录，电缆的采购还应有董事会的授权记录。

3、送货单，应有供应商的公章或签名，以免因安全、质量等原因发生争议时无法追溯责任人。

4、领料单，生产部门向仓库领料时使用此单。按顺序编号，按编号顺序填写使用，仓库名称、领料单位、领料人、及其它表格内容规范完整填写，车间主任、领料员、仓管员、仓库负责人等应签字以示负责。此单一式三联，第一联，领料单存根联，领料单作为台账登记之凭证；第二联仓库联，当日录入进销存系统；第三联，财务联，先由仓库在发料时代收，于第二日传财务，作为材料减少之凭证。

5、退料入库单,用于各厂多余物料的退库，按顺序编号，按编号顺序填写使用。退料车间、收料仓库名称、物料类别、余料数量及其它表格内容填写规范完整，退料经办人、收料仓管员、仓库负责人应签字以示负责。此单一式三联，第一联，退料单位存根联，退料单位作为台账登记之凭证；第二联仓库联，当日录入进销存系统；第三联，财务联，先由仓库在收料时代收，于第二日传财务，作为材料增加和某批订单生产所用物料减少之凭证。