文档信息管理制度
办公室文档管理制度
办公室文档管理制度前言办公室文档是办公室工作中不可或缺的资料，它包括各类公文、合同、报告、备忘录等等。
这些文档的信息价值十分重要，一旦丢失或遗失，可能会带来很不必要的麻烦。
因此，办公室必须制定严格的文档管理制度，以保证文档的安全、有序、及时、快速地处理和管理。
文档管理的原则文档管理的要点基于以下原则：1.安全性：文档管理制度必须确保文档的安全性，防止文件丢失、毁损或泄露。
2.有序性：文档应该按照一定的标准进行分类、编号、整理和存储。
保证文件的条理性和便于管理。
3.及时性：保证文档能够及时地被发现、处理和归档。
及时处理文档会更有利于我们的工作效率。
4.精确性：文档应该准确地保留信息，并依据一定标准记录、存储和归档等。
文档管理的流程文件的创建文件的创建是文档管理的起点。
文件的创建应该遵循以下规则：1.文件名应符合文件内容。
2.文件头部应在第一页中标注文档版本号、创建日期、管理人员的信息等。
3.文档的内容应整齐、清楚、易读。
文件的存储文件的存储应该遵循以下规则：1.文件的格式应该符合文件内容。
2.文件存储备份应按照文件格式进行分类。
3.文件应具有保护机制，即设立读取密码、防毁、防损等原则。
4.文件的存储位置应处于防火、防水、防盗、通风、干燥的地方。
文件的管理文件的管理应该遵循以下规则：1.新建一个文档时，在归档之前应进行必要的修整，例如：拼写检查、排版、语法检查等。
2.在归档之前，根据文档的性质、类别和业务需求进行分类。
3.如果在文件传阅过程中出现问题，及时反馈，并尝试寻找合适的解决方案。
4.要定期检查文件库存，避免出现重复、遗漏情况，以确保文件的准确性和完整性。
文件的归档归档是文档管理的重要环节。
文件的归档应该遵循以下规则：1.每份文件标上编号和分类标志，将文件整齐放到对应的文件柜或文件抽屉中。
2.档案目录要统一归档。
3.文件目录应逐年清理，删除有关的冗余信息。
结论文档管理是办公室管理中核心的一部分，良好的文档管理制度能够提高工作的效率、加强业务的透明度和规范性。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。
为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。
本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。
二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。
三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。
常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。
2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。
文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。
3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。
文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。
对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。
同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。
4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。
对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。
5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。
四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。
该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。
2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。
3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。
这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。
4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
文档管理制度规定
文档管理制度规定一、总则为了加强文档管理工作，规范文件的使用和保存，提高信息化管理水平，依据国家法律法规和公司管理相关政策，特制定本《文档管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司内所有文档管理工作及相关人员。
三、文档管理的概念文档管理是指组织关键业务信息，在其生命周期内进行有效的整理、存储和利用，以提高信息资源的开发利用率，加速信息传播和提高组织绩效的过程。
四、文档管理的原则1. 确保文档的完整性和保密性；2. 保证文档的准确性和可靠性；3. 提倡文档的电子化和信息化管理；4. 遵守文件的发布和审批程序；5. 实行文档的分类、归档和检索机制。
五、文档管理的内容1. 文档的分类管理根据文件的性质、用途和流程，将文件分为机密文件、重要文件、一般文件和废弃文件四类，分类管理。
2. 文档的编制与审批所有文件的编制和审批必须按照公司相关规定的程序来进行，必须经过相应部门审核。
3. 文档的分发与传递文件的分发和传递必须清晰明确，确保文件传达的完整性和准确性。
4. 文档的存储与归档文件的存储必须按照文件管理规定的周期，将文件进行归档存储。
5. 文档的备份与恢复公司要建立完善的文档备份与恢复机制，确保重要信息的安全和可靠。
6. 文档的销毁和废弃公司要建立文件的销毁和废弃机制，保证文档销毁的安全和合规性。
七、文档管理的责任1. 各部门负责人要落实文档管理的主体责任，确保文档管理工作的贯彻执行；2. 文档管理部门要建立健全文档管理制度和规范，监督和检查各个部门的文档管理行为；3. 全体员工都是文档管理中的参与者和执行者，要认真履行文档管理规定，确保公司信息安全。
八、文档管理的监督与检查公司应定期进行文档管理工作的监督与检查，发现问题及时整改并向上级报告。
九、附则1. 本文档管理制度由公司文档管理部门负责解释和修订；2. 本文档管理制度自颁布之日起施行。
以上为文档管理制度内容，为了加强公司对文档的管理，必须全员配合执行，确保公司信息资源的安全和有序。
文档编码管理制度
文档编码管理制度一、总则为了规范和统一文档编码管理，提高文档管理效率，保障文档信息安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有员工在办公过程中产生、接收的各类文档、资料的编码管理工作。
三、文档编码原则1. 原则一：统一编码。
对于同一类别的文档或资料，应统一进行编码管理，避免混淆和错乱。
2. 原则二：分类管理。
根据文档或资料的性质和用途，划分相应的分类，进行编码管理。
3. 原则三：顺序编码。
对于同一类别的文档或资料，应按照时间先后顺序进行编码。
四、文档编码结构1. 文档编码由7位数字组成，各位数字的含义如下：第一位：类别代码，表示文档或资料的种类，例如：1代表文件，2代表合同，3代表报告等。
第二位至第四位：部门代码，表示产生或接收该文档的部门。
第五位至第七位：顺序码，表示同一部门内同一种类文档或资料的顺序号。
5. 编码管理措施1. 新建文档或接收新资料时，应按照本单位的文档编码规则进行编码。
2. 每个部门应负责本部门文档和资料的编码管理工作，并严格按照编码规则进行管理和归档。
3. 文档编码管理应建立相应的登记簿或电子表格，记录每一份文档或资料的编码信息、名称、位置等相关信息。
4. 对于重要文件或资料，应备份存档，以防止遗失或损坏。
6. 附则1. 本制度自颁布之日起生效，如有需要修订，应经本单位主管部门批准后实施。
2. 对于违反本制度的行为，应按照有关规定给予相应的处理。
3. 本制度解释权属于本单位办公室。
以上为本单位文档编码管理制度，望全体员工认真遵守并加以执行。
it公司文档管理制度
it公司文档管理制度一、目的为了规范 IT 公司的文档管理工作，提高文档的质量和效率，便于信息的共享和协作，制定本文档管理制度。
二、适用范围本制度适用于 IT 公司内所有员工，包括管理人员、技术人员、行政人员等。
三、文档的定义文档是指在公司内部或外部创建、复制或收集的各类书面或电子形式的记录、报告、资料等，包括但不限于项目方案、需求文档、设计文档、测试文档、用户手册、会议纪要、合同、报告等。
四、文档的分类根据文档内容和用途的不同，将文档分为以下几类：1. 项目文档：包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等与项目相关的文档。
2. 行政文档：包括公司规章制度、组织架构、人事文件等公司管理相关的文档。
3. 技术文档：包括技术规范、代码注释、开发文档等与技术开发相关的文档。
4. 营销文档：包括产品规格、宣传资料、销售报告等与市场营销相关的文档。
5. 合同文档：包括合同协议、服务协议、报价单、订单等与客户合作相关的文档。
五、文档的创建和修改1. 文档的创建应当明确责任人，明确文档的内容、目的、标准等，并确保文档的准确性和完整性。
2. 文档的修改应当经过责任人或有关部门的审批，修改内容应当清晰明了，修改原因应当充分说明。
3. 在修改文档时，要做好版本控制，确保文档的整体性和连贯性。
六、文档的存储和保管1. 电子文档应当保存在公司统一的文档管理系统中，要按照文档类型、项目名称等建立相应的文件夹，确保文档的分类清晰，易于查找。
2. 纸质文档应当存放在指定的文件柜中，各类文档应当分门别类、便于查找，避免丢失或损坏。
3. 各个部门要做好文档的备份工作，确保文档的安全性和可靠性。
七、文档的使用和共享1. 文档的使用应当遵守相关规定，保护公司的文档资源，不得私自传播、篡改或删除文档。
2. 部门之间要积极共享文档，确保信息的畅通和协作的顺畅，提高工作效率。
3. 公司内部要建立文件查询的制度，方便员工查找所需的资料，避免重复劳动和信息不畅的情况。
文档管理制度目的
文档管理制度目的一、引言随着信息化时代的到来，文档管理在企业管理中变得越来越重要。
因此，建立一套科学合理的文档管理制度对于企业的经营发展至关重要。
本文将从文档管理制度的目的、意义、主要内容及实施措施等方面进行分析和讨论。
二、文档管理制度的目的1、保障信息安全企业的文档资料中包含了大量的机密信息，如公司运营数据、财务信息、员工工资薪酬等。
因此，建立文档管理制度可以保障企业的信息安全，防止文档资料被外泄，确保企业的机密信息不受侵害。
2、提高工作效率良好的文档管理制度可以规范企业文档的保存、存档、检索等流程，提高工作效率。
员工可以更快速地找到需要的文档资料，避免浪费时间在文档管理上。
同时，规范文档的创建、修改、审核等流程也可以避免重复劳动，提高工作效率。
3、降低成本通过规范的文档管理制度，可以避免文档的丢失、遗漏或重复创建等情况，从而降低企业的管理成本。
合理利用现代文档管理技术，如文档管理系统、电子存档等，可以减少纸质文档的使用，节约办公空间，降低企业的运营成本。
4、支持决策有效的文档管理制度可以帮助企业领导者在决策过程中快速获取所需的信息资料，更准确地了解企业的经营状况，从而为决策提供有效的依据。
良好的文档管理制度可以确保文档的真实性、完整性和及时性，为企业的决策提供重要支持。
5、规范行为文档管理制度还可以规范员工的行为，明确工作职责和权限。
通过文档管理制度，可以明确规定员工对文档的操作权限、使用规范，规定文档的保存期限、销毁方式等，从而规范员工的行为，避免违规操作，确保文档的安全。
三、文档管理制度的意义1、提高信息利用率通过文档管理制度，可以规范企业文档的存储、检索和利用，实现文档的快速查找和共享，提高信息利用率。
企业各部门之间可以根据需要快速获取所需的文档信息，避免重复创建和使用文档，提高信息利用效率。
2、规范行为文档管理制度可以规范员工的行为，明确工作职责和权限，规范文档的保存和使用方式，促进员工的合规操作，提高文档管理的效率和安全性。
公司电子文档管理制度
公司电子文档管理制度一、目的为了规范公司内部的文档管理行为，提高工作效率、保障信息安全，特制定此电子文档管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有部门和岗位。
三、定义1. 电子文档：指利用电子设备或软件生成、处理、传输、存储的各类文件、资料，包括但不限于文字、表格、图片、音视频等。
2. 文档管理：指对电子文档进行分类、整理、存储、检索、发布和销毁的一系列管理活动。
3. 文档管理系统：指为了对电子文档进行有效管理而采用的软件或平台。
四、管理原则1. 规范、便捷、安全、可追溯。
2. 信息共享、知识积累、保密安全。
五、文档管理流程1. 文档生成：所有电子文档必须以规定的格式、命名规范进行生成，确保文档内容清晰明了，便于后续管理和利用。
2. 文档归档：根据文档的内容和用途，将文档归档至相应的文件夹或数据库中，以便日后检索和使用。
3. 文档审批：对于需要经过审核或者审批的文档，必须按照规定的审批流程进行审批，确保文档的合法性和准确性。
4. 文档存储：所有电子文档必须存储在公司指定的文档管理系统中，不得存储在个人或非公司设备上。
5. 文档检索：员工在需要使用文档时，应通过文档管理系统进行检索，确保文档的准确性、及时性和完整性。
6. 文档发布：对于需要发布的文档，必须按照规定的权限和程序进行发布，确保信息的有效传达和控制。
7. 文档销毁：对于已经过期或者不再需要的文档，必须按照规定的程序进行销毁，确保信息的安全性和保密性。
六、文档管理系统公司将建设专门的文档管理系统，包括但不限于文档库、审批流程、权限控制、版本管理、在线预览等功能，以便员工对电子文档进行有效管理和利用。
七、员工责任1. 每位员工都有义务按照公司规定的文档管理制度进行操作，保证文档的完整性和安全性。
2. 不得私自删除、篡改或泄露公司的电子文档，发现问题应及时上报。
3. 对于有权限访问的文档，必须按照规定的权限进行使用和发布，不得超越权限进行操作。
电子文档管理制度
电子文档管理制度引言：随着信息技术的快速发展，电子文档管理成为了每个组织都需要面对的重要挑战。
电子文档作为信息共享和传递的主要形式，其管理和利用的重要性日益凸显。
为了更好地保护和管理电子文档，许多组织都建立了电子文档管理制度。
本文将详细分析和说明电子文档管理制度的重要性、原则和实施方式。
一、电子文档管理制度的重要性1. 信息安全保障：电子文档管理制度可以确保电子文档的安全性，防止信息泄露和滥用。
制度规定了电子文档的访问权限、传输加密、备份策略等安全措施，有效保护了组织的核心信息。
2. 效率提升：电子文档管理制度可以提高组织的工作效率。
通过统一的电子文档命名规则、分类标准以及索引和检索机制，员工可以快速准确地找到所需文档，节约了大量的时间和精力。
3. 资源节约：电子文档管理制度可以减少纸质文件的使用，降低了印刷、存储等成本，同时减少了对物理空间的需求。
电子文档的保存和备份也更加简便和经济。
4. 法律合规：电子文档管理制度有助于组织遵守相关法律法规。
通过规范的文档管理流程和操作规范，组织可以更好地保护电子文档的版权、隐私和合法性，避免因不规范的操作而面临法律风险。
二、电子文档管理制度的原则1. 安全性原则：制度应确保电子文档的安全存储和传输。
采用数据加密、身份验证等技术手段，保护电子文档的完整性和机密性，防止信息被恶意访问或篡改。
2. 一致性原则：制度应确保电子文档的一致性和完整性。
通过定义统一的命名和分类标准，规范电子文档的格式和组织，确保员工能够快速准确地识别和访问所需文档。
3. 可追溯性原则：制度应确保电子文档的操作过程可追溯。
通过记录电子文档的访问、修改和删除记录，可以确定文档的操作者和时间，便于后期审计和责任追究。
4. 合规性原则：制度应确保电子文档的合规性。
制定相关的政策和规定，明确文档的审核流程、访问权限、保管期限等，确保文档符合相关法律法规的要求。
三、电子文档管理制度的实施方式1. 技术支撑：电子文档管理制度的实施需要依托先进的技术手段。
IT档案和文档管理制度
IT档案和文档管理制度一、概述IT档案和文档管理制度是为了规范企业的IT档案和文档的创建、存储、使用和保护，确保企业的信息资源得到合理、安全、高效的管理和利用。
本制度适用于企业内全部涉及IT档案和文档的部门和人员。
二、管理标准1. IT档案管理1.全部与IT相关的档案应依照文件分类编制并进行登记，确保档案的完整性、可追溯性和可搜寻性。
2.IT档案应具备电子存储和纸质存储两种形式，其中，紧要的档案应当同时备份在多个存储设备或服务器中以确保数据的安全性。
3.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常工作和可用性。
4.IT档案应遵守国家相关法律法规和企业的保密政策，禁止将档案透露给未经授权的人员或机构。
2. 文档管理1.全部IT相关的文档应依照主题和类型进行分类并进行编号，便于查找和管理。
2.文档版本管理要求：–每个文档应有明确的版本号，并在文档的标题或页脚上标示。
–各部门应严格依照版本更新流程进行文档的更新和版本掌控。
–新版本文档必需与旧版本保管在不同的目录或者文件夹中，并明确版本号和更新日期。
3.文档的编写规范：–文档应依据不同的类型和用途进行编写，如需求文档、设计文档、测试文档等。
–文档应具备清楚、准确、全都性、完整性等特点，并应尽量避开歧义和模棱两可的表述。
–各部门负责人应审查和批准相关文档，并确保其质量符合要求。
3. IT档案和文档的保密管理1.全部IT档案和文档的安全级别应依据其紧要性进行分类，并进行合理的保密措施，确保机密信息不泄露。
2.企业应加强对员工的保密培训，禁止员工将机密信息外泄或用于非法用途。
3.全部IT档案和文档的备份设备和存储设备必需放置在安全地方，确保其防火、防水和防盗的措施。
4.员工离职或调岗时，应移交相关档案和文档，并确保其被删除或停用相关权限。
三、考核标准1.IT档案和文档的完整性和可追溯性得到有效保障。
2.IT档案和文档的存储设备正常运行，备份和恢复工作执行恰当。
物业公司文档管理制度
物业公司文档管理制度一、总则为规范物业公司的文档管理工作，加强信息化建设，提高工作效率和管理水平，制定本制度。
二、文档管理范围1. 归档管理：包括纸质文件、电子文件等各种各样的文档。
2. 信息化管理：以电子化手段管理和保存各类文档。
3. 开发、修订及废止管理：对制发与实施的文件、规章制度及标准的开发、修订、废止进行管理。
三、文档管理的基本要求1. 存储：将各类文件妥善存放，定期清点和整理。
2. 检索：建立完善的档案检索机制，便于查找所需文档。
3. 保密：对公司机密文件采取严格的保密措施。
4. 传递：合理安排文档的传递流程，确保文件传递顺畅。
5. 更新：对文档进行及时更新和修订，保持文档的最新性和有效性。
6. 备份：对电子文件进行定期备份，确保数据安全。
7. 废弃：对不再需要的文件进行及时废弃处理。
四、文档管理的责任主体1. 公司领导：负责文档管理制度的制定和执行，对文档管理工作进行督导和检查。
2. 相关部门：各部门负责本部门文档的管理和维护。
3. 文档管理员：负责公司文档管理工作的具体执行和监督，保障文档的安全、整洁和完整。
五、文档管理的流程1. 文档的制定：由相关部门进行制定，并经过审批流程，最终由公司领导批准发布。
2. 文档的归档：将文档按照一定的规则进行存档，并建立档案目录。
3. 文档的检索：在需要时，通过档案目录或系统检索工具查找所需文档。
4. 文档的更新：对过期或需要修改的文档进行及时更新和修订，确保文档的有效性。
5. 文档的传递：在需要时，按照规定的流程进行文档的传递和交接。
6. 文档的废弃：对不再需要的文档进行废弃处理，包括彻底销毁或转移到长期存档。
七、文档管理的监督与检查1. 由公司领导进行文档管理工作的监督和检查，对各部门执行情况进行定期检查。
2. 定期组织文档管理培训，提高员工对文档管理工作的认知。
3. 设立文档管理质量评估指标，对文档管理工作进行评估和考核。
八、文档管理的技术支持1. 建设电子文档管理系统，实现电子文件的存储、检索和共享。
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精品 -可编辑- 文档信息管理制度
一、信息管理目标 保证工程项目建设资料完整、齐全、准确、整理及时、收集与工程建设进度同步；保证信息的畅通、可靠、准确和高效；保证使有效的资源得到合理和充分的利用，为实施最优控制、进行合理配置和妥善协调项目建设各方之间的关系提供依据；保证为发包人提供完整的工程资料。 二、信息管理内容
在合同管理中，需要收集、掌握、接受、处理大量的信息。内容主要包括： 1、合同文件； 2、图纸； 3、技术资料； 4、会议纪要； 5、来往信息； 6、施工现场检查记录； 7、试验记录； 8、进度计划与进度报告、资源供应计划、供图计划、预期支付现金流计划等； 9、技术措施设计与质量报告； 10、支付申请与凭证； 11、变更与指示的申请予批示； 12、各种单据与凭证； 13、监理日志； 14、现场签证等。 三、建设工程信息流程组成
1、建设工程的信息流程 精品 -可编辑- 建设工程的信息流由建设各方各自的信息流组成，监理单位（项目监理部）的信息系统作为建设工程系统的一个子系统，监理的信息流仅仅是其中的一部分信息流，流程如图12-3所示。
图12-3 建设工程参建各方信息关系流程图
2、项目监理部的信息流程 工程项目监理部，组织必要的信息流程，加强项目数据和信息的微观管理，流程图如图12-4所示。
图12-4 项目监理部信息流程图
建设单位信息信息 政府相关管理部门信息
勘测设计 单位信息 监理单 位信息 建筑材料市场信息 施工单 位信息 精品
-可编辑- 四、信息管理方法 工程建设信息管理贯穿建设工程的全过程，街接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，其受理方法包含以下几个基本环节：信息的收集、传递、加工整理、检索、分发、储存。 1、信息的收集 建设工程参建各方对的数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方相同的数据和信息应该规范。 建设工程参建各方在不同的时期对信息和数据收集也是不同的，侧重点有不同，但也要规范信息行为。 监理因介入建设工程的阶段不同，决定收集不同的内容。监理单位介入阶段有：项目决策阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不同阶段，与建设单位签订的监理合同内容也不尽相同，因此收集信息要根据具体情况决定。本工程监理工作的介入主要在施工阶段。 施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。 （1）施工准备期 施工准备期指从《施工承包合同》签订到项目开工这个阶段，本阶段是施工
项目总监理工程师 建设单位 地质、测量专业监理工程师 监理员 水工建筑专业监理工程师 机电、金结专业监理工程师 项目经理部 造价专业理 监理工程师 精品
-可编辑- 阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师从如下几点入手收集信息： 1）监理大纲；施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点，掌握工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程）；了解施工合同。 2）施工单位项目经理组成，进场人员资质；进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，重点施工项目的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程序和设备；总承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。 3）建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建设红线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。 4）施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。 5）本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。 在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定的困难。因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息程序。 （2）施工实施期 施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，需要统一精品 -可编辑- 建设各方的信息格式，实现标准化、代码化、规范化。 施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，项目监理部可从下列方面收集信息： 1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源的动态信息。 2）施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。 3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。 4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计及技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。 5）施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况 6）施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。 7）建筑材料必试项目有关信息。 8）设备安装的试运行和测试项目有关信息。 9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。 （3）竣工保修期 竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累的基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补补填或做“假数据”应付了事。工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段要收集的信息有： 1）工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。 2）监理文件，如：监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的精品 -可编辑- 相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。 3）施工资料。 4）竣工图。 5）竣工验收资料：如工程竣工总结、竣工验收鉴定书、电子档案等。 在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。 2、信息的加工、整理、分发、检索和存储 建设工程信息的加工、整理和存储是数据收集后的必要过程。收集的数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和工程管理的基础，要把管理由定性分析转到定量管理上来，信息是不可或缺的要素。 （1）信息的加工整理 信息的加工主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生产不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。 在信息加工时，往往要求按照不同的要求，分层进行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。监理人员对数据的加工要从数据的加工要从鉴别开始，一种数据是自己收集的，可靠度较高；而对由施工单位施工提供的数据就要从数据采用系统是否规范，采样手段是否可靠，提供数据的人员素质如何，数据精度是否达到所要求的精度入手，对施工单位提供的数据要加以选择、核对，加以必要的汇总，对动态的数据要及时更新，对于施工中产生的数据要按照单位工程、分部工程、单元工程组织在一起，每一个单位、分部、单元工程又把数据分为：进度、质量、造价三个方面分别组织。 （2）信息的加工、整理和存储流程 信息处理包括信息的加工、整理和存储。信息的加工、整理和存储流程是信息系统流程的主要组成部分。信息系统的流程图有业务流程图、数据流程图，一精品 -可编辑- 般先找到业务流程图，通过绘制的业务流程图再进一步绘制数据流程图，通过绘制业务流程图可以了解到具体处理事务的工程，发现业务流程的问题和不完善处，进而优化业务处理过程。数据流程图则把数据在内部流动的情况抽象化，独立考虑数据的传递、处理、存储是否合理，发现和解决数据流程中的问题。数据流程图的绘制从上而下地层层细化，经过整理、汇总后得到总的数据流程图，根据总的数据流程图可以得到系统的信息处理流程图。施工阶段工程量处理数据流程图如图12-5所示。 （3）信息的分发和检索 信息在通过对收集的数据进行分类加工处理产生信息后，要及时提供给需要使用数据和信息部门，信息和数据的分发要根据需要来分发，信息和数据的检索则要建立必要的分级管理制度，一般由使用软件来保证实现数据和信息分发、检索，关键是要决定分发和检索的原则。分发和检索的原则是：需要的部门和使用人，有仅在需要的第一时间，方便的得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门（人）提供任何信息和数据。建立分发数据要根据监理工作特点来进行，考虑分发的设计时，主要内容有： 1）了解使用部门（人）的使用目的、使用周期、使用频率、得到时间、数据和安全要求； 2）决定分发的项目、内容、分布量、范围、数据来源； 3）决定分发信息和数据的数据结构、类型、精度和如何组合成规定的格式； 4）决定提供的信息和数据介质（纸张、显示器显示、磁盘或其他形式）。检索设计时侧要考虑： ①允许检索的范围、检索的密级划分、密码的管理； ②检索的信息和数据能否及时、快速的提供，采用什么手段实现（网络、通信、计算机系统）； ③提供检索需要的数据和信息输出形式、能否根据关键字实现智能检索。