卷宗制作讲解

1 合格卷宗制作方法 •案卷首页

xxx（行政机关）卷宗

案件性质

案由 当事人 案件编号

案件结果 承办人 归档日期 保管期限 本卷共 页 归档号 2

.卷内目录

案 卷 目 录

顺序 名称 页码 3 •案卷封底

卷内备考表

本卷情况说明:

立卷人： 检查人： 立卷时间: 4

制作一本好的卷宗，首先由封面开始，封面信息一定要填写完整，案 由、卷宗号、日期、归档日期等一定要填写完整。 立案审批表是必须有的，不立案，就谈不上是执法卷宗了。 立案审批表的填写应注意以下问题；1当事人基本情况漏泄、书写错 误2未注明案卷来源3无案情简介4为引用适用法律、法规、规章全 称，未注明具体条、款、项5无办案人员签字6无行政机关负责人审 批意见及签字7无立案时间。 行政处罚案件立案审批表

当事人 单位法定 代表人 电话 地址 案件来源 案情简介：

承办人意见： 承办人： 执法证号： 执法证号： 年 月 日 5

承办科（股、室）意见： 负责人： 年 月 日

承办单位领导审批意见：

审批人： 年 月 日 二询问笔录应注意以下问题;1无调查询问和现场检查的时间、具体 地点、当事人的基本情况。2无调查询问和检查笔录的完整内容。包 括表明身份，说明执法依据，注明或询问违法事实与情节。 3无检察 人员，调查人员、记录人员签名。4无被检查人员或被调查人员签名 （如当事人拒绝签名应有两名执法人员在笔录上签名并加以说明情 况）5笔录中涂改处、无被调查人员或检察人员按捺手印、盖章或签 名。6调查询问时间在立案审批之前。 询问笔录

询问时间 年 月一 询问地点 —日—时—分至—月— 一日—时—分 第 次询问

被询问人姓名 性别 年龄 身份证号 工作单位 职务 住址 电话 询问人 单位及职务 记录人 单位及职务 在场人 6

我们是 ___________ （机关）的执法人员 ____________ 、 __________ ，证件号码 为 _____________ 、 _____________ ，这是我们的证件（出示证件）。我们依法就 的有关问题向您了解情况，您有如实回答问题的义务，也有陈述、申辩和申请回 避的权利。您听清楚了吗？ 询问记录： _______________________________________________________________

共页第页询问人（签名）： 被询问人（签名）： 记录人（签名）：

年 月曰 7

三.勘验笔录应做到①文书使用正确②记录内容全面③文字描述清晰 ④签名合法有效 勘验笔录

XX勘字〔 〕第（ ）号 勘验时间 年—月—日—时—分至—月—日—时 分 勘验场所 _____________________________________________ 天气情况 _______________________ 勘验人 _____________ 单位及职务 _______________________________________________ 勘验人 _____________ 单位及职务 _______________________________________________ 当事人 _____________ 单位及职务 _______________________________________________ 当事人 _____________ 单位及职务 _______________________________________________ 被邀请人 ___________ 单位及职务 _______________________________________________ 记录人 _____________ 单位及职务 _______________________________________________

我们是 ________ （机关）的执法人员 _____________ 、 ___________ ，证件号码 为 ____________ 、 ___________ ，这是我们的证件（出示证件）。现依法进行勘验 检查，请予以配合。 勘验情况： ______________________________________________________________ 8

勘验人（签名）： ___________________ 当事人（签名）： ___________________ 当事人（签名）： ___________________ 被邀请人（签名）： _________________ 勘验人（签名）： __________________ 联系方式： ________________________ 联系方式： ________________________ 记录人（签名）： __________________

本页填写不下的内容或需绘制勘验图的，可另附页 共页第页 9 四.现场检查记录 现场检查记录

被检查人（单位）： ______________________________________________________ 检查时间： ______ 年_月_日 时 分至_月_日 时 分 单位地址： ____________________________ 检查地点： ______________________ 法定代表人： ______________ 职务： ____________ 联系电话： _____________ 检查人员： __________ 、 _________ 记录人： ________ 见证人： ___________

我们是 ________ （机关）的执法人员，证件号码为 ____________ 、 ____________ ， 这是我们的执法证件（出示证件）。我们依法就 __________________________________ 有关问题，进行现场检查，请予配合。 现场检查过程及情况：

检查人员签名 ______________ 、 ______________ 记录人： _____________ 被检查人（单位负责人）签名 _________________ 见证人： ____________ 年 月 日

注：被检查人（单位负责人）在检查笔录上逐页签字，在修改处签字或者押印, 并在笔录末尾部分注明对笔录真实性的意见。 10

共 页 第 页 五•抽样取证证据清单应注意以下问题 1注明被取证的当事人2无取 证事由和依

据3无取证的具体时间、地点4无物品的名称、数量、规 格等描述5无物品清单6无执法人员签名、行政机关印章及日期7无 当事人签名或盖章（当事人拒绝签字的，应在清单上注明） 抽样取证证据清单

XX抽字〔〕第（ ）号 被抽样取证单位 _______________________________________ 现场负责人 _____________ 单位地址 _________________________ 联系电话 _____________ 邮编 _______________ 抽样取证时间 ______ 年—月—日—时—分至—月—日—时—分 抽样地点 ____________________________________________________________________ 依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款规定，决定对被抽 样取证单位的下列物品进行抽样取证，请予配合。

序号 证据物品名称 规格及批号 数量

被抽样取证单位现场负责人（签名）： ___________________ 行政执法人员（签名）： _________ 证号： __________ _________ 证号： ___________ 11

xxxx行政机关（公章） 年 月 日

本文书一式两份：一份由行政执法部门备案，一份交被抽样取证单位。12 6.先行登记保存证据通知书注意一下问题；1未注明取证当事人2无 登记保存

物品的事由和依据3无取证的具体时间、地点4无物品性状 的描述5无物品保存的方式、期限、条件和地点6无当事人签名或盖 章7无领导签字及行政机关印章和日期 8对先行登记保存或查封扣押 的物品未在法律法规规定的时间内作出处理决定 9无记载物品处理 决定和处理结果文书 先行登记保存证据通知书

XXX先保通字〔 〕第（ ）号 你（单位）涉嫌 _____________________________________________ 行为。 为确保调查取证工作，依据 《中华人民共和国行政处罚法》第三十七 条第二款的规定，本行政机关决定对你（单位）的有关证据（证据名 称、数量等详见附后清单）采取先行登记保存措施。

注意事项： 1•对先行登记保存的证据，本行政机关将在七日内依法作出处理 决定。请

你（单位）于 _________________ 年 _______ 月 _____ 日到 _________________ 接受对先行登记保存证据的处理决定。 2•对就地先行登记保存的证据，在本行政机关作出处理决定前，

你（单位）负有妥善保管的义务，不得有短缺、灭失、损毁或擅自移 动等改变证据物品的任何行为。 3•请核对证据清单后，签字确认。

XXX行政机关（公章） 年