国际货代公司海运操作流程研究

国际货代公司海运操作流程研究

内容摘要

货运代理公司海运操作流程研究, 实际操作流程存在的问题和需要改进的地方及如何提高个人的工作效率。

关键词：海运操作流程、问题、提高、效率

Abstract

On ocean shipping operation process of the Freight Forwarders，difficulties of issues in the process of operating and ways of mend，how to improve the efficiency of individual work.

Keywords:ocean shipping operation process、issues、improve、efficiency

目录引言··3

1、国际货运代理的现状和阐述··3

1.1国际货运代理的现状··3

1.2国际货运代理的定义··3

1.3国际货运代理企业的经营范围··3

2、货运代理公司海运操作流程··4

3、货运代理海运操作流程图··6

4、实际操作流程存在的问题和需要改进的地方··6

5、如何提高个人的工作效率··7

结语··7

参考文献··9

致谢··10

引言

国际货运代理业是随着国际贸易、运输方式的发展而发展起来的。我国的国际货运代理业是在改革开放的政策下迅速发展起来的。改革开放以来，我国对外经济贸易和国民经济取得了举世瞩目的成就，外经贸和国民经济的不断发展，为国际货运代理业的发展奠定了基础；而国际货运代理业也在为外经贸和国民经济发展服务的过程中，不断壮大和发展，服务水平及国际竞争与国际接轨。国际货运代理业作为服务贸易中的一个重要部分，在区域间的经贸合作中，扮演着十分重要、不可替代的角色。国际货运代理业的发展对我国外经贸和国民经济的发展具有极其重要的经济和政治意义。

1国际货运代理的现状和阐述

1.1国际货运代理的现状

国际货运代理业在我国的蓬勃发展，不过十几年的时间。1984年以前，我国的国际货运代理业由外运公司一统天下近三十年，处于完全垄断的地位。1984年以后，随着我国政府开放经营国际货运代理业步伐的加快，我国的国际货运代理企业迄今为止已经发展至数千家，短短十余年里，我国已经形成了一个具有一定规模的国际货运代理行业。据统计，目前全国超过80%以上的进出口货物运输都是通过国际货运代理企业来进行的。国际货运代理企业为从事进出口贸易的货主争取优惠的运价，提供专业的服务，承担起货物进出境运输所涉及到的各项繁杂工作，形成了目前外贸企业与国际货运代理企业术业有专攻，各司其职的局面。我国的货代行业现在很不规范，特别是运输代办，多以蒙骗为主，利用托运人对铁路托运服务较差的恐惧心理，加以高价欺骗托运人。我国货运代理业存在的问题：货运代理企业数量多，规模小。行业规范少，法律规范也不健全。随着经济的发展，信息产业的进步和入关的临近，货运代理业会逐渐规范，并于世界接轨。

随着我国经济体制改革和进一步对外开放，我国的经济发展速度、对外贸易增长显著，并促进了国际货运代理行业的发展。《中华人民共和国海商法》、《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》、《中华人民共和国国际海运条例》等一系列法律法规的颁布和实施，为国际货运代理行业的市场环境和业务实践提供了法律保障。

1.2国际货运代理的定义

国际货运代理协会联合会对“货运代理”的定义是：货运代理是根据客户的指示，并为客户的利益而揽取货物的人，其本人并不是承运人。货运代理也可以依这些条件，从事与运送合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。我国国际货运代理业管理规定实施细则的定义是：国际货物运输代理企业可以作为进出口货物收货人、发货人的代理人，也可作为独立经营人从事国际货代业务。国际货代企业作为代理人从事国际货运代理业务，是指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，来收取代理费或佣金的行为。国际货运代理企业作为独立经营人从事国际货运代理业务，指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托,签发运输单证，履行运输合同并收取运费和服务费的行为。

国际货运代理的业务服务范围很广泛，主要是接受客户的委托，完成货物运输的某一个环节或与此有关的各个环节的任务，除非客户（发货人或收货人）想亲自参与各种运输过程和办理单证手续，否则，国际货运代理可以直接或通过其分支机构及其雇佣的某个机构为客户提供各种服务，也可以利用其在海外的代理提供服务。

1.3国际货运代理企业的经营范围

根据《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定实施细则》第22条规定，国际货运代理企业的经营范围包括：1．揽货、订舱（含租船、包机、包舱）、托运、仓储、包装。2．货物的监装、监卸、集装箱装拆箱、分拨、中转及相关的短途运输服务。3．报关、报检、报验、保险。4．缮制签发有关单证，交付运费，结算及交付杂费。5．国际展品、私人物品及过境货物运输代理。6．国际多式联运、集运（含集装箱拼箱）。7．国际快递（不含私人信函）。8．咨询及其他国际货运代理业务。

2货运代理公司海运操作流程

针对上述介绍，国际货运代理的工作比较繁多和复杂，每一个公司的操作流程也不同，所以以下阐述本人在货运公司工作岗位上的实际操作流程和工作情况。此货运公司主要优势航线在韩国，大部分是韩国代理的指定货，但同时也有自揽货。指定货是指“通过指定货代出口的货物”的简称。指定货通常是FOB货物。也就是说海外收货人将起运港出口某些货物，指定给某货运代理公司为起运港代理，为其办理起运港一切海运出口手续。如在深圳出货，发货人向海外客人在深圳指定的货运代理公司订舱，在使用其海运服务的同时，并选择性地使用该货运公司的代理拖车报关服务。如果SHPR委托货代公司负责拖车和报关业务，那么这就是行内人士所讲的“一条龙服务”。但也有发货人因为价格问题，不愿使用指定代理的拖车报关服务,这时货代公司只需要负责海运服务这一部分的业务。相对于FOB货的就是CIF货，指的是由货代公司的业务员从当地揽取的海运业务。实际的操作方法基本与FOB一致的。

对于FOB的货物，我讲述一下工作中的实际操作流程。

1.接受代理（AGENT）的委托。一般通过邮件确定委托申请。通过与国外代理的沟通，了解确定SALE LEAD的内容，包括：发货人的公司名，电话，联系人；收货人的公司名；货名；柜型/柜量；出货时间；报关方式；拖车方式；如果以上有代理不清楚的，我们可以直接跟发货人联系，然后还需把以上信息反馈给代理，说明情况。

2.接受委托后，与发货人联系，了解货物目前的生产状况，预计生产完工的日期。如果是新客人，则在了解货物情况前，要向客人简洁介绍自己，说明收货人，因为通常一个工厂有不同的收货人，所以发货人未必知道有哪些货要出，而且不同的收货人对应要出的货是不同的。另外第一次与客人接触要注意自己的表达方式和与客人的沟通技巧。我们需要向发货人简洁说明有关出货情况的所有事情。

3.回复代理。在与发货人取得联系的同时，与代理保持一定的联系，告知货物现在的生产状况和可以出货的时间，根据以上计划和发货人的特别要求，选择合适的船期和船公司，并把船期和船公司给代理确认并得到回复确认。当代理和发货人的意见达成一致后，就可以给工厂安排船期或者拖车时间，并且与代理确认走哪个船公司的船，什么时候截关，什么时候到达目的港。由于有部分客人对于时间要求比较高，所以对于到港时间不能误差太大。当双方未能就船期达成一致时，货代公司就需要在其中协调海外代理和工厂之间的分歧，尽量找到合适的船期。如果双方都确认好之后，我们就让发货人填写订舱单传给我们，形成客人向我们订舱的过程。但是在实际操作中部分客人是使用其公司的货物拖运单，或者部分客人是口头向我们订舱，这种情况比较少，只是对一些长期合作的客人而言。

4.向船公司订舱。根据代理的最终确认，向船公司订舱。我们货代公司填写订舱单(附件一)，向船公司订舱，但部分船公司有自己的订舱格式，所以我们需要针对不同船公司填写订舱单。一般的情况下是使用公司内部的订舱格式。填写订舱单需要注意的是：收、发货人名字，起运港，目的港，截关日期，货物名称，运费多少，运输条款，如果有特别情况需在订舱单上注明注意事项，如需要订哪个大船船名，等等，并盖章确认。则完成向船公司的订舱的流程。

一般订舱需提前一个星期向船公司订舱位。如果是旺季，则需要提前更早的时间。因为船公司要提前预计舱位，做好预算。船公司在收到订舱单以后会放给货代公司一张订舱确认单，即SHIPPING ORDER(附件二)，简称S/O。S/O就是我们提柜的凭证。通常在截关日前的一个星期内做柜就不会产生任何费用，对于要出运的柜，码头会免除一个星期的舱租，但如果是在船开舱前做柜、还柜就会产生舱租。而每个船公司的舱租是不同的。在收到S/O后需要注意检查是否与订舱的一致，柜型/柜量、起运港、目的港、截关日期，另外要注意提还柜地点。例如：当提柜的地点是盐田或者是华

5.拖车环节。拿到船公司放行的S/O后，对于自拖自报的客人就直接给SHIPPER传一份就可以了。对于要求我们拖车的，就要填写一份派车委托书，连同S/O传给拖车行换取提柜文件和提柜。派车单上要注明S/O号码，柜型，柜量，装货时间，工厂的地址，联系人，联系电话。在拖车的当天，要与司机取得联系，取得空柜的资料。将拿到的柜号、封条号、车牌、司机电话，传真或者发短信息告知发货人。如当在货车在赶往工厂的时候遇到堵车或者车坏的情况，需及时通知工厂要更改装货时间，并告知货车的情况。另外还需及时与工厂联系,跟踪装货情况。如果司机没有在规定的时间里到达工厂，则需要主动打电话给司机了解情况,继而解决实际问题.

6.报关环节。如需代理报关，在装柜后，根据发货人提供的（装箱单）PACKINGING LIST AND（发票）INVOICE 的内容做报关资料：内容包括，货名、箱数、件数、毛重、S/O号、材质、柜号/HQ、报关船名、截关日期、有无牌子等资料传给报关行报关。一般情况下当天截关的船我们都不建议客人当天装柜,因为在实际的情况下海关对当天截关还柜的柜子特别留意和查柜的机率比较高，为了让客人的货能顺利出运,都不建议客人当天装柜和赶当天截关的船。当报关进行时，需不定时跟踪报关情况，直至海关放行。如遇到海关查柜的情况，则需要及时通知发货人和代理，告知现在的情况，并重新安排船期。

7.填写工作单JOB SHEEP。在收到客人订舱和S/O后就可以填写我司内部的一份费用单（分自揽货和指定货）。

8.录入系统。将每票货物的订舱资料，录入到公司的FMS货运系统，以便文件同事根据资料缮制提单和帐单DEBIT NOTE，也方便公司做操作，财务方面的统计和日后查找之需。

在完成以上程序后，填写订舱记录后将以上相关文件转交给文件部同事，准备缮制提单事宜。作为操作，有责任协助单证同事了解客人缮制提单的要求。与客人确认提单的内容、提单的发放形式，包括电放和正本（多半是出HOUSE B/L），确认提单内容无误，船开当天即可签发正本提单。如需电放时，需收到客人的电放保函后，才可向船公司申请做电放。另外与船公司、客人结算当地产生的费用。其次当有些客户需要出船证，或者做信用证的，这在操作订舱的时候就预先了解到，然后再转告单证同事，协助他们提前准备一些特殊要求的文件，以便在船开后及时出提单和放货。

3货运代理海运操作流程图操作流程

4实际操作流程存在的问题和需要改进的地方

以上就是我在操作岗位上的实际操作情况。但实际操作流程还存在着一些问题和需要改进的地方。

我司成立只有不到两年的时间，因此在许多的操作细节中，会存在一些问题。如果注意细节问题并即时纠正和协调会使工作效率有更大的提高和改进，而且在复查单证和查询文件都比较方面和快捷，和无论哪一个人看文件或者是系统都很容易了解这个货物的情况，继而为客人解决问题。

首先，每一份文件内容不完整。因为在操作过程中许多细节在操作中常常会被忽略，如大部分发货人不愿意填写订舱单或货物拖运单，只是纯属口头订舱而已，所以当单证比较多的时候会忘记口头订舱的客人，另外我们还需要确认好收货人，以免在缮制提单的时候出现错误。而且对于一个完整的文件来说，客人的拖运单也是需要的。

其次，系统软件利用率占有60%左右。虽然我们公司的很多文件都使用系统录入，但依然没有将系统功能充分利用起来。而且系统本身也存在很多不足，系统功能也不够完善。如在“车运”和“报关”栏里无法显示应有的内容。如拖车是两家工厂装货，则计算拖车费时就存在差异，所以需利用系统“车运”时注明工厂名和工厂地址。另外报关有一般贸易和转关等贸易形式，所以在录入系统的时候也需把这些资料体现出来。系统没有很好的完善和利用，是效率提不高的原因之一，所以需要改正。利用资源的问题同时也出现在工作单上。

5如何提高个人的工作效率

针对以上的存在的问题和需要改进的地方，和作为一个服务行业而已，我们需从以下几个方面提高个人的工作效率，以确保在实际工作能顺利完成工作。

1.善于利用公司内部资源发挥最大的效益，如系统的完善运用，JOB SHEEP的完整填写，这个是有利于公司内部人员查找单证快捷便利的方法。

2.文件与操作分开用传真机。因为在文件给客人对单或者出提单的时候，传真一直在占线，客人无法把传真传进来。操作可以增设电脑传真。通过电脑传真实现无纸化操作，由于我们常常需要给拖车行或者报关行发送资料，在电脑做好直接发送给他们，就无需去浪费时间去传真，也可以用这个时间跟代理沟通或者客人沟通了解情况。文件也应该有相对独立的传真，有时侯船公司的提单传过来，就会占用比较长的时间收取，在这段时间别人就没法使用传真了。

3.运用网络平台可以直接与更多客人直接联系。有时候客人就会为了你有没有收到他的传真，就打一个电话过来让你确认，如果用网络MSN或者其他程序，像是跟客人在聊电话的话，就不用浪费大家的时间和电话费了。通过网络的连接，我们就可以跟客人在网络上确认，同时也可以使用网络的NETMEETING（网络会议），或语音讨论。

4.S/O与柜号和发货人一一对应。货代公司根据公司业务量订柜，所以填写船公司的订舱单就不同于客人向货代公司订，我们都是一次性订舱，但我们给客人放舱，是根据他们的需求而放的，所以在船公司给我们放S/O的时候，就应该注明每一个柜对应一个S/O号，这样对于我们操作工作和文件缮制提单都比较方面，而且不容易混淆。当单比较多的时候，不容易造成换设备交接单的时候有错。如果按我们订的柜量，在我们再传给客人，客人会有疑惑，而且这样对与每一个单对应一个S/O不合理，所以最好是一个柜就一份S/O，或者按照客人要求，如果客人要两个柜一起的，就给两个柜对应的一份S/O。这样就可以与文件对应上，在做单的时候也一目了然。

5.电话转接。作为操作员应该时刻与客人保持联系，在放假休息的时候，一定要把电话转接好，如果是其他同事是不知道你客人的要求是什么，所以在放假的时候应该把电话转接到可以联系到你的电话上，方面客人遇到什么情况急需要你的帮助，另外有些客人是在你休息的那一天要求你帮他出运货物，所以这些准备都要做好计划。

6.提高拖车的时间性和效率性。在拖车方面应注意的问题是要与工厂沟通好装货的时间，司机在规定的时间内到达工厂，但如果工厂在规定的时间内不能装货，司机就会抱怨，如果装货时间太长而且压夜的，那就要通知工厂造成的后

的谅解和沟通。所以工作需要多方面的沟通和谅解，沟通能使我们在工作中遇到问题迎刃而解，同时客人也会谅解我们，为他们做的决定，同时也是为他们降低成本。

每个国际货运代理公司的操作流程是不一样的，而且不同航线的操作也不一样，由于我司韩国线比较有优势，在操作中是实效性很快就可以见效，所以效果比较清楚，而本人在讲述我司操作岗位上的流程和实际操作的步骤、存在的缺点和不足只是针对本公司的操作职位情况而言。每个公司的发展或多或少都存在不同的缺点和需要改正的地方，需要员工们的同心协力共同建造大家的乐园。另外一个公司的发展需要有一个强大的后盾的支持，单证、文件、流程的规范化对于维护客人和公司的利益都有很大的好处。公司的发展有赖于每一位员工的努力和协助，才能有更好的明天和商机。而且现在在深圳货代企业已经有几千家了，要在这几千家企业中站稳脚步不是一件容易的事情，那么需要公司的全体员工为公司做出最大的效益。

参考文献

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[13]刘鼎铭《集装箱运输学》机械工业出版1997年

[14]物流中国网https://www.360docs.net/doc/c35666569.html,

[15]中国国际货运代理协会

致谢

当我完成这篇论文的时候，三年的大学时光已经飞逝将尽。这段时间不仅使我想到半年来的的艰辛工作，四年来的寒窗苦读，更是我人生最重要的一段时间的一个句号。在这段时间里，我从一个从未离开父母庇护的懵懂少年成长为一个懂得人间寒暑的高校毕业生，其间的痛苦，悲伤，欢笑，一切的一切在我脑海中还是那么清晰、难忘……

本课题在选题及研究过程中得到沐潮老师的悉心指导。老师多次询问，并为我指点迷津，帮助我开拓研究思路，精心点拨、热忱鼓励。老师一丝不苟的作风，严谨求实的态度，踏踏实实的精神，不仅授我以文，而且教我做人，虽历时三载，却给以终生受益无穷之道。对沐老师的感激之情是无法用言语表达的。沐潮老师不仅仅是我的指导老师，而且还是我们班的班主任，在这三年里不仅积累了丰富的知识，而且学到了如何做人的道理，我将随身携带着它们，勇敢的踏上新的人生之路。

最后我还要感谢，感谢陪我走过陪我经历这一切的所有的朋友、同学、老师、父母。感谢你们对我的帮助；感谢你们给我的教导，感谢你们给我的温情。当然，还要感谢我的母校—深圳职业技术学院。