(完整版)物资管理制度
XXXXXX物业服务有限公司
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对仓管人员之要求......................................6
物品验收制度 .........................................7
物品入库制度 ........................................10
物品保管制度 ........................................12
仓库安全管理制度.....................................14
工具借用制度 ........................................15
物品领用制度 ........................................16
物品报废制度 ........................................17
物品盘点制度 ........................................18
固定资产管理制度....................................19
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--- 单位价值二千元以上或者使用年限超过一
--- 不属于固定资产，而又价值较高或使用时
--- 办公使用的消耗性物品（如铅笔、纸张、回
--- 进行物业管理所需使用的消耗性物品。
管理职责
行政人事部负责物品申购计划的制订工作。
行政人事部采购人员负责物品的采购工作。各种物品的采
仓库管理员负责物品的验收、出、入库手续的办理及库存
财务部负责物品申购计划的审核及仓库物品稽核。
各部门主管负责小金额（200元以下）应急物品申购的审
项目经理负责申购计划、零星物品、大额应急物品采购等
物品申购制度
凡管理处为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，
各部门需新增固定资产、低值易耗品或使用各种其它物
计划采购物品的申购
、 下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出申购计划：
公用设施设备、装载运行、维护保养、检修和更新所需的材料、
为便于服务和管理所添载的设备、设施、装载；
房屋本体及其他公共配套设施修缮所需要的材料。
、 各部门对其使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗
仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量，并于接近最
、 仓库每月根据最低库存量及管理处相关规定于每月25日前编
零星物品的申购
、 凡属常用品以外，数量较少，且仓库中没有储存的，可按零
、 零星物品之申购，由使用部门填写《物品申购单》，列明所
行政人事部门收到各部门上报之《物品申购单》及仓库上
28日前汇总形成《月度申购预算》，
行政人事部并将财务部在核实仓库实际库存量、当月实际
30日前报项目经理审批。
《月度申购预算》经项目经理审核批准后，报物业分管领
项目部行政人
事部门根据已批准之申购预算采购物品。
物品采购制度
行政人事部采购人员应随时了解和掌握管理处常用物品
对于常用物品及耗用量大的物品，应根据不
挑选价格较低、信誉较好的供货
跨年度采购必须重新比价，重新挑选固
行政人事部采购人员应要求固定供货商每季度提供近期
及时更新各物品之价格及供应情况，以便
行政人事部采购人员在收取已批准之申购预算后，属于固
通知固定供货商送货上门，并采用定期结算的方式
对于不属于固定供货商供应之物品，采购人员应向有关供
行政人事部采购人员根据供货商提供的供货物品和价格
5日前，制订当月《采购计划》，经部门主管审核后，
财务部在核实供应商、物品单价、金额等项目的基础上，
7日前报项目经理和物业分管领导审批。
《采购计划》经项目经理审批后，返还行政人事部并抄送
对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间
行政人事部采购人员应将情况知会使用部门，以便使用部门
凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得
属业户指定或安排的采购，需得到业户的书面委托并收取
供货商报价单原件必须保留于财务部备案。
行政人事部于年终前1个月根据各部门主管提供之部门
报财务部审核后再报项目经理和分管领
采购须要求提供正式发票。特殊情况只能提供收据或白
采购人员凭已经批准之申购单据，往财务部办理采购借
采购审批资料须由行政人事部门长期保存备查。
应急物品采购制度
管理处设立应急物品零用金，金额为人民币二千元，用于
凡属突发性急用物品而仓库中没有储存的（包括设
/系统故障急修所需要物品），按应急物品进行申购。
应急物品之申购，由使用部门填写《应急物品申购单》，
所购物资费用在人民币五百元以内，由项目经理审批。超
500元的须报分管领导审批 。
项目经理和分管领导批准后，由行政人事部采购人员实施
应急物品的采购原则上不应超过3个小时，特殊情况下，
应急物品购物品费用在二千元以内，从应急物品零用金内
仓库管理制度
对仓管人员之要求
、 仓管人员应熟悉其所保管物资之基本特性、使用性能、保管
、 及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情
、 经常保持仓库环境之整洁文明、各种物资存放整齐。
物品验收制度
、 物品验收要求：
每次采购物资单位数量少于20个的，要求100%验收；
每次采购物品单位数量多于20个的，要求抽样20-50%验收；
所采购物品必须具备合格证明，特别是对批量（或成箱、
成件）
物品之合格证由仓库管理员保
对目测无法验收之物品，必须使用相关工具协助验收；
对验收物品的规格、数量等必须与《物品申购计划表》上之内
仓库管理员应负责将常用物品之说明书、使用说明书及保修卡
、 物品验收分类
应具有计量所检定合格的物品——万用表、钳形表、摇表等；
应抽样验收合格证的物品——水表、电表、清洁剂、去污粉、
应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验收之
阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管、开关、导线、
应抽样试用或通电验收之物品——吸尘器、疏通器、剪草机、
凡不属于上述验收范围的，应对其是否符合采购计划要求之规
、物品验收方法：
物品包装验收方法：
仓库管理员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无
注意核对物品包装上注明之生产日期及有效期，对已过有效期
以便检查该物品之有效程度是否合
物品质量之验收方法：
仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形；
在验收铁制物品时，应注意有无锈迹；
转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声；
仔细检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象；
验证物品质地、物品颜色及物品规格、尺寸是否符合购买要求；
对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验，看其是否达
检查物品附属件是否齐全。
物品性能的验证方法：
对物品的机构部分反复试动，检查其灵活性、准确性；
验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法，以便检查其性
在验收电器物品时，应使用万用表测试。测试的电压和电阻的
其次还必须达到国家有关指数的
国家规定之其他验收方法。
物品验收程序
新采购物品的验收程序：
将采购回来的物品及时送交仓库管理员验收；
按照“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”
退回仓库的物品验收程序：
退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收；
仓库管理员核对该物品之规格型号、性能情况、可利用价值及
仓库管理员再根据“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物
、物品验收资料的保管
仓库管理员应作好每次物品验收结果的记录；
物品验收之相关资料由仓库管理员按月归档保存；
工具设备的验收资料由仓库管理员按月归档长期保存。
物品入库制度
、 采购人员原则上应在物品购回当日，将物品送交仓库验收，
、 物品入库时，必须先行验收，未经验收之物品一律不允许入
、所有物资入库前由采购人员填写一式四联
《入库单》。
、入库单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中：
第一联仓库留存，作收货的记账依据；
第二联随同发票报销；
第三联送财务部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天汇
第四联由采购人员（经办人）留存。
、已取得发票的物资入库，仓管人员及采购人员必须对发票上所
凡尚未取得发票而先行入库的物资，仓管人员及
规格等与实收物资及送货单
、燃油、锅炉、应急发电机等使用的汽油等燃料，不需入库，但
、设备可不进入仓库，但入、出库的手续必须参照物品出入库手
、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交工程档案
、退回物品的入库程序：
相关人员将未使用完的物品送到仓库，填写一式三联红字《工
仓库管理员对物品进行验收：
合格品，填写《入库单》，在备注栏内填写“退回物品入库”
不合格品，填写《不合格品处理表》后存放在不合格品区等待
仓库管理员根据退回物品的《入库单》，登记仓库物品明细账，
、 设备工具的入库程序：
新采购的工具按物品的入库程序执行；
以旧换新的设备工具入库
经办人凭其所在部门主管签名确认的《工具领用单》到仓库办
仓库管理员对旧工具进行检查，无误后予以办理入库手续；
经办人员在《员工工具借用登记表》上签名确认。
退还的设备工具入库
仓库管理员根据使用人的《员工工具借用登记表》上的项目，
仓库管理员对退还的工具进行验收；
仓库管理员在《员工工具借用登记表》上登记，并由使用人所
借用工具入库
工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清洁干净；
仓库管理员根据设备工具的领用记录，对归还工具进行验收；
验收完毕后，仓库管理员及时在《员工工具借用登记表》上登
物品保管制度
、所有物品均先由仓库验收，属各分仓的物品再由各分仓领出分
、所有物品由财务部统一分类编号。
、仓库按物品编号划分存放区域，物品根据其存放条件及编号，
、仓管人员应合理使用仓容，对干货、湿货、轻重、危险品需区
重载物品与轻抛物品不能混堆，有挥发性物品与吸潮物品不能混
、库存物品的限额标准：日常消耗物料的库存限额一般为每月平
2倍；常备零件物品的库存限额一般为每月平均消耗量的3
各处库存物品的总额，应控制在该管理处每月管理费用收入加其
40%以下。
、物品的堆放与防护
远离热源，须单独设载存放仓库，且尽量不放在货架上，摆放
4公斤的灭火器；
保持包装的完好。密封不好的应及时采取适当的保护措施，如
吸
水性强容易发潮发霉和生锈的物品
用砖或木架空放、放干燥地上或货架上；
超长或散装物品。可放架空层上，防潮通风；也可靠在墙而立，
以防时间一长靠墙物品角度变化或
重型机具设备放干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。
常用工具、材料配件等
不易规则摆放在货架上的，用盒或袋装好摆放。规则的物品整
体积大而重量轻的物品，可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥
易碎、易损物品
体积较小的或瓶装物品，可放载货架底层或摆放在不经常使用
但不可以放载货架较高的层，因体
体积较大的物品应靠墙放载，一般不应采用平放，应考虑立放，
载的上方一般不再悬挂物品；
堆放地选择人员活动较少之地。
沙石、砖瓦
载在露天的材料库；放在室内仓库时，必须用袋装好堆放在地上。
、 仓管人员必须经常检查物资存放的情况，注意质保期限。对
对仓储
仓库安全管理制度
、仓库内堆放易燃易爆物品需采取相应的措施，符合消防规范，
注意防火安全，确保所有物资的安
、仓库系物品保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要的
、因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须办理
、一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。
、仓库周围及仓库办公地点不得会客，其它部门的职工不得围聚
、仓库内不得存放私人物品。
工具借用制度
工具借用按时间可分为临时
、临时借用工具，由使用人填写《工具领用单》，经部门主管批
、仓库管理员应根据使用人《员工工具借用登记表》的记录，核
如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，仓库
如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并
、 工具使用人在交还工具时，仓管人员检查工具及其附件是否
、 个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请，经
并办理领用手续，领用后个人负责使用
、 公共领用工具由领班申请，经部门主管批准后，到仓库办理
、 工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明
不属人力不可抗拒的丢失和毁损，由责任
属长期使用正常磨损或损坏，金额在伍百
由部门主管批准办理报废手续，超过伍百元需项目经理审批。
、 工具一律不得带出物业，特殊情况经由部门主管批准同意后
物品领用制度
、领用各种物品都必须办理领用手续，并经部门主管审批。各部
、物品领用需预先填写《物品领用单》，列明出库物资的编号、
所有物品出库一律凭使用部门开出之《物
、《物品领用单》一式三联，其中第一
联由仓库作物品发出后的
、固定资产领用除需埴写《物品领用单》外，使用部门应同时登
、物品领用原则上以旧换新，特殊情况下经部门主管审批后可先
发生多领情况，应主动归还。办公耗材（如铅笔、回形针等）
、遇物品丢失、损毁严重等意外情况，无法以旧换新时，价值人
200元内，经部门主管审批后直接领用。价值人民币200元以上，
、若维修项目中确需新增的物品，或因被盗及遗失的物品需要补
、仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二先
、已领用的物资，凡质量、规格不符合使用，应允许使用部门退
使用部门办理退料销账手续：填写一式三联的红字《工具领用单》，
作重新入账的依据。若退回的是已使用的
物品报废制度
、仓库物品报废的标准：
物品到有效期；
客观原因造成物品工具已无使用价值的；
按其他有关规定需报废的。
、报废物品经办人凭其所在各部门主管签名确认的《物品报废单》
、仓库库存物品报废，由仓库管理员负责填写《物品报废单》，
、申请设备报废，须由工程经理申请，经财务部及项目经理审批
若设备价值超过人民币5000元，还需报业主委员会或开
、设备报废需符合下列情况：
经预测，继续大修后技术性能仍不能满足工艺（工作）要求，
严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引起事故的；
严重污染环境，危害人体健康进行改造又不经济的；
其它需淘汰或更换的设备。
、员工以旧换新的旧料（如灯具、阀门等），集中到一定数量作
、仓库管理员应定期将报废物品的相关财务资料交财务部进行有
物品盘点制度
、仓管人员应分品种、规格设账登记各种物品的收、发、存情况，
（各部门若设载分仓，则各分仓管理人员应于
日前报送当月报表至财务部总仓管理人员核对）。
、总仓管理人员每月31日前汇总《仓库物品存量表》报财务部主
、仓管人员在定期盘点库存中，发现升溢或损缺，应寻找原因，
、仓管人员应制订最高储备品和最低储备量的定额，数量上不能
、财务部主管负责监督库房的情况，防止出现物品过多、过少、
（各部门设分仓的，由各部门主管承担监督其分
、财务部负责每季实物盘点核查，并将核查结果报项目经理。
固定资产管理制度
、财务部主管负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。
、仓库管理员负责固定资产的分类、登记、管理、盘点及清查。
、使用部门主管或使用人负责保管和维护。
、固定资产的建账和日常管理
仓库管理员根据《入库单》，在3个工作日内建立
《固定资产
财务部会计应按《企业固定资产分类折旧年限表》的有关规定
平均年限法的固定资产折旧
年折旧率=（1-预计净残值率）/折旧年限X100%
月折旧率=年折旧率/12%
月折旧额=固定资产原值X月折旧率。
净残值率按照固定资产原值的3%-5%确定，净残值率低于3%或
5%的，由财务部自主确定。
使用部门主管和使用人因工作岗位调动或离职，应按有关规定
对流动使用的固定资产，各部门应完整的记录每次使用情况。
对部门与部门之间调整使用的固定资产，双方应在调整使用后
出售或外借的固定资产，凭项目经理批准的相关资料到财务部
日常报废或丢失的固定资产，应由使用部门主管组织相关人员
提出处理意见，报项目经理批准后到财务部办理相关手续。
闲置和暂停使用的资产，由仓库进行统一库存管理；库存资产
、固定资产的盘点和清查
财务部每半年会同公司各部门主管根据《固定资产台账》及《物
财务部主管在资产清查工作结束后，应根据清查资料编制相关
30日之前上报项目经理。
、固定资产清查结果的处置
对不能维修或已无使用价值的资产，由使用部门填写《物品报
如报废资产的零配件拆除后或已出售或作为其它资产维修配
各部门要求报废、出售和修理的固定资产均须报财务部办理相
、固定资产档案的保管
固定资产的账务档案，每月由财务部会计分类、整理、归档和
资料经财务部主管审核后，加密在财务部内作长期保存。
制服管理制度
员工办理完毕入职手续后，仓管人员按其所属岗位及其本
仓管人员发放前应在制服卡上注明制服种类、数量、编号，
制服存放和领用时，任何人不得无故进入制服存放室。
员工之间不得随意调换制服，归还时编号必须与发放编号
未固定发放于某人的制服（如大衣等），必须班与班交接
行政管理人员制服使用年限为24个月。
员工由于辞职等原因退回制服时，必须保证制服编号及商
固定资产管理制度
固定资产的范围：
、凡使用期在两年以上的办公设备、物品均属于固定资产。
、类别：电脑、办公家具、办公设备、电脑外设、软件、仓储设
固定资产的编号：
、编号规则：类别－名称－部门－编号。
、类别代码：AA－电脑、BB办公家具、CC－办公设备、DD－电脑
EE－软件、FF－仓储设备、GG－通讯设备。
、名称按会计科目编码规则执行。
固定资产的日常管理：
、行政人事部指定专人建立固定资产台账，每月25日对固定资产
、固定资产的报增：
各部门因工作需要增加固定资产，填写《固定资产采
购申请
行政采购人员将固定资产采购到货后由物业行政人事部填制
、固定资产的报减：
使用人向部门经理提出原因或理由，经部门经理同意后，填写
，由行政人事部根据报减单内容对申报减少的固
由行政人事部将固定资产减少情
对非正常原因造成报减，由使用人具体写清楚原因，项目经理
行政管理中心签署意见，按客户服务中心有关
行政人事部指派专人回收已报减固定资产，会同财务部对其进
固定资产的借用与归还：
、员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司，由行政人事部
有短缺者按价赔偿，行政人事部应及时协调
、如有固定资产暂借，可填写《固定资产暂借单》，经部门经理、
、暂借固定资产不做帐务处理，但规定48小时归还，如到期因工
固定资产的调拨：
、公司规定，员工之间不得私自调换自己使用的固定资产，如有
、行政人事部对已获授权的固定资产调拨做变更登记，并由新旧
固定资产的维修：
、使用人须填写《固定资产维修（升级）申请单》交由行政人事
、行政人事部接到申请单需先查询固定资产台帐，确定其维修价
、涉及维修费用的由行政人事部联系财务部共同处理。
、维修后行政人事部应将《固定资产维修（升级）申请单》原件