电子邮件的使用(二)
Outlook应用指南(2)——日程安排技巧
Outlook不仅能收发电子邮件，还可以帮助我们安排日常的工作和生活。
在“日历”窗口中，我们可以记录每天的日程安排和工作中的大事小情，Outlook“日历”就像是一位贴身秘书，会自动提醒我们接下来将有哪些事要做！以下给大家介绍一些Outlook“日历”的相关功能和操作技巧。
1. 如何安排好每天的工作“约会”就是我们在“日历”中安排的一项活动，工作和生活中的每一件事都可以看作是一个约会。
在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新建约会】命令，或者直接单击工具栏上的“新建”按钮，即可创建一个“约会”事件。
在“约会”对话框中输入约会事件的主题、地点和时间等信息。
当所有的资料都已输入完毕后，单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，新的约会事件就建立好了。
如果你想在约会事件发生前得到Outlook的提醒，可以在对话框中选中“提醒”复选框，并能设定多久前发出提醒声音和信息。
针对周期性发生的约会事件，我们可以使用Outlook中的“定期约会”功能，建立一个周期性重复的约会。
单击工具栏上的【重复周期】按钮，在“约会周期”对话框里，可以自定义定期模式。
你需要确认约会事件发生的时间，并设定约会事件定期循环的起止日期。
2. 创建和发送会议邀请Outlook“日历”中的一个重要功能就是创建“会议要求”，我们不仅可以定义会议的时间和相关信息，还能邀请相关同事参加此会议。
在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新会议要求】命令，或者单击工具栏上的“新建”按钮，选择【会议要求】这一项，即可创建一个“会议”。
创建会议要求的一个重要环节是确定参会者，我们可以点击【收件人】按钮，从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源，也可以直接写参会者的电子邮件地址，多人之间仍用分号分隔开。
另外，如果你公司的后台有Office SharePoint作为协作平台，还可以点击【会议工作区】按钮，创建一个用于会议团队协作的会议工作区。
如何使用电子邮件客户端发送和接收邮件
如何使用电子邮件客户端发送和接收邮件随着科技的不断发展，电子邮件已成为人们日常生活中不可或缺的一部分。
无论是个人还是商业用途，电子邮件都是一种快捷、高效的沟通工具。
在使用电子邮件的过程中，了解如何正确地使用电子邮件客户端发送和接收邮件是非常重要的。
本文将为您详细介绍如何使用电子邮件客户端进行邮件的发送和接收。
一、选择适合的电子邮件客户端在开始使用电子邮件之前，首先需要选择一个适合自己的电子邮件客户端。
市面上有许多电子邮件客户端可供选择，如Outlook、Gmail、Foxmail等。
不同的电子邮件客户端具有各自的特点和操作方式，用户可以根据自己的需求和使用习惯进行选择。
二、设置邮件账户在使用电子邮件客户端之前，需要先设置好自己的邮件账户。
打开所选择的电子邮件客户端，点击“设置”或“账户设置”等选项，然后输入您的姓名、电子邮件地址和密码等相关信息。
根据所使用的电子邮件客户端不同，设置的具体步骤可能会有所不同。
在设置邮件账户时，需要确保所提供的信息准确无误，以保证邮件的正常发送和接收。
三、发送邮件发送邮件是电子邮件的基本功能之一。
在电子邮件客户端中，通常会有一个“写邮件”或“新建邮件”按钮，点击该按钮即可进入邮件编辑页面。
在邮件编辑页面中，需要填写收件人的邮件地址、邮件主题和邮件内容等相关信息。
在填写收件人的邮件地址时，可以输入完整的邮件地址，或者选择已保存在通讯录中的联系人。
填写完所有信息后，点击“发送”按钮即可将邮件发送出去。
四、接收邮件接收邮件是使用电子邮件客户端的另一个重要功能。
在电子邮件客户端中，会自动检测新邮件的到达，并将其显示在收件箱中。
用户只需点击收件箱即可查看所有收到的邮件。
在查看邮件时，可以根据需要进行删除、标记为已读或未读、移动到其他文件夹等操作。
同时，电子邮件客户端还提供了搜索功能，方便用户快速找到需要查看的邮件。
五、管理邮件随着电子邮件的使用，收到的邮件数量也会越来越多。
为了更好地管理邮件，电子邮件客户端提供了一些实用的功能。
公司电子邮件使用规范制度
XXX有限公司电子邮件使用规范制度一、施行目的为了规范公司电子邮件的使用和日常管理，提升工作效率，结合公司管理现状，特制定本管理制度。
二、本管理规范的适用范围（一）本管理规范适用于XX有限公司、XX有限公司X分公司及其关联公司的所有员工。
（二）工作邮箱由公司统一发放，即后缀名为“XX”的企业邮箱。
如分公司、子公司或关联公司另有邮箱后缀名的，按该关联方的实际情况执行。
三、使用电子邮件的情形（一）正式的工作汇报和交流，对内/对外；（二）重要信息的传递和工作安排；（三）涉及公司商务合作、技术信息、商业秘密的文件或资料；（四）难以简单使用口头表达说明清楚的事项；（五）需要获得部门之间配合或协助的事项和请求；（六）没有见面交流条件的其他交流内容。
四、电子邮件使用基本作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成；能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。
五、邮件发送的对象（一）收件人：是要受理邮件所涉及的主要问题的相关人员，要求收件人在规定时间内对邮件予以回复响应。
（二）抄送人：只是需要知道邮件描述的问题或事项的人员，被抄送的人没有义务对邮件予以回复响应，如果有建议，也可以回Email。
秘送人：即收件人是不知道此封邮件发给了密送的人，这个可能用在非常规情况。
（三）各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
（四）邮件发送人只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，注意信息保密，同时以免造成不必要的垃圾邮件。
六、工作计划、安排类的邮件（一）主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关负责人。
（二）有计划的重要的会议通知，会议召集人或其指定人员应以邮件形式发出并用电话、微信、钉钉或QQ提醒，并且增加会议相关附件，以便与会人员提前了解会议主题及相关内容，提高会议效率。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范1．邮件内容一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
2．邮件字体①全文统一。
②字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。
③字体为正体④字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。
3．邮件附件如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。
4．邮件信纸使或公司统一的信纸格式，如无，则不使用信纸。
5．个人签名①个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等②如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。
二、邮件语言文字规范1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。
3．段落分明、清晰。
三、邮件发送规范1．邮件主题①邮件必须写明主题。
②主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。
2．邮件发送①邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。
②明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
③转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。
④连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。
⑤邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。
3．邮件群发①邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。
②回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。
4．邮件优先级①邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级。
②不要频繁使用邮件高优先级。
四、其他注意事项1．不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。
2．工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3．邮件只是从多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。
4．邮件附件的总容量应尽可能少于5M，如附件较大，应压缩后发送。
电子邮件技术中的邮件标记和分类管理(二)
电子邮件技术中的邮件标记和分类管理随着互联网的普及和人们对电子邮件的依赖程度的不断增长，我们每天都会收到大量的电子邮件，包括工作、个人和垃圾邮件。
在这个数字时代，邮件标记和分类管理成为了至关重要的任务。
本文将探讨电子邮件技术中的邮件标记和分类管理方法，帮助您更高效地处理您的邮件。
邮件标记是一种在邮件中使用标识符或标记来区分不同类型邮件的方法。
它可以用于在视觉上快速识别重要或紧急的邮件，以提供更高效的管理和组织能力。
一种常见的邮件标记方法是使用颜色来标识不同类型的邮件。
例如，您可以将工作邮件标记为红色，个人邮件标记为黄色，垃圾邮件标记为灰色。
这样一来，您在处理邮件时就可以快速识别出哪些邮件是您最关心的，哪些邮件是需要立即回复的。
此外，还可以使用标签来对邮件进行分类管理。
标签是一种有助于将邮件归类和组织的方法。
您可以根据邮件的主题、发件人、重要性等创建标签。
例如，您可以创建一个名为“工作”的标签，并将所有与工作相关的邮件都添加到该标签中。
这样一来，当您需要查找工作相关的邮件时，只需点击“工作”标签即可找到所有相关邮件，而不用一个个搜索或浏览。
另一个有用的分类管理方法是建立规则。
邮件规则是一种将特定条件与相应操作相关联的方式。
它可以根据邮件的发件人、主题或其他特定属性自动将邮件分类到指定的文件夹或标签中。
例如，您可以创建一个规则，根据发件人域名将所有来自公司域名的邮件自动分类到“工作”文件夹中。
这样一来，您就可以节省大量时间和精力，无需手动将每封邮件分类。
除了以上方法外，还有一些其他的邮件标记和分类管理技巧。
一种方法是使用星标或重要标记来将重要的邮件突出显示。
例如，您可以将某封紧急的邮件标记为星标，以确保您在繁忙的工作日中不会错过它。
另一种方法是将邮件分组显示。
您可以根据不同的类别或主题将邮件分组，以便更好地跟踪和浏览。
值得一提的是，为了更好地管理邮件，还应注意保持您的邮箱的干净和整洁。
删除不必要的邮件和垃圾邮件，定期清理垃圾箱。
电子邮件使用操作规范
电子邮件使用操作规范尊敬的各位员工：为了提高工作效率和保障信息安全，请务必遵守以下电子邮件使用操作规范。
本操作规范适用于公司内部和对外沟通的电子邮件，希望大家认真阅读并遵守执行。
一、电子邮件格式1. 主题：请在主题中简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件重点。
2. 称谓：根据收件人的职位和身份使用适当的称谓，尊重对方的职业，避免使用过于随意或不礼貌的称谓。
3. 正文：正文应明确、准确地表达意思，重点信息可以使用加粗、斜体或下划线突出。
4. 签名：在邮件结尾处署名，包括姓名、职位、联系方式等信息。
二、邮件撰写注意事项1. 内容简明扼要：避免过长的邮件内容，力求简洁明了，提供必要的信息和上下文背景。
2. 语言规范：邮件语言应正式规范，不使用口头语和粗俗词汇，注重语法和标点符号的正确运用。
3. 正确使用抄送和密送功能：明确抄送和密送的对象，抄送需要接收方知晓邮件内容，密送则不对收件人进行通知。
在选择抄送或密送时要慎重考虑，确保信息的合理流转。
4. 回复和转发邮件：回复邮件时请注意保留原始邮件的重要信息，以便对话的连贯性和清晰性。
转发邮件时需注明原发件人，并说明转发的目的和原因。
三、邮件附件使用规范1. 附件发送和打开：在发送附件之前，请确保附件的内容正确、完整，并进行必要的压缩处理，以节省存储空间和网络带宽。
接收附件时，请确保电脑和网络的安全性，及时进行病毒扫描。
2. 附件命名规范：附件的命名应简明扼要，能准确标识附件内容。
避免使用含有特殊字符或过长的文件名，以免引起兼容问题或造成浏览不便。
四、电子邮件安全和保密1. 账号安全：请妥善保管个人邮箱账号和密码，避免将账号信息泄露给他人，定期更改密码，确保账号的安全性。
2. 信息保密：在撰写邮件时，请谨慎处理机密信息，避免在邮件中明文传输敏感信息。
如有必要，可以对附件进行加密或使用安全传输协议。
3. 邮件签名：建议每位员工都加上个人的邮件签名，以便确认发件人身份，提高邮件可信度。
海淀区地方税务局电子邮箱使用说明.
海淀区地方税务局电子邮箱使用说明第一章、邮件设置常用的电子邮件收发软件有：微软公司（MICROSOFT）的Outlook或Outlook Express，国产的FOXMAIL。
下面分别介绍其设置方法：一、Outlook Express的收发邮件设置Outlook Express是IE5中的重要组件，由两部分组成：Mail（阅读邮件）和News（新闻组阅读器）,本文仅就其Mail功能加以介绍。
Outlook Express的特点：1. 提供了方便的信函编辑功能，在信函中可随意加入图片，文件和超级链接，如同在Word中编辑一样；2. 多种发信方式，可立即发信，延时发信，信件暂存为草稿等方式；3. 同时管理多个E-mail帐号，如果你有多个邮件帐号，可以方便管理；4. 可通过通讯簿存储和检索电子邮件地址；5. 提供信件过滤功能。
Outlook Express的启动：启动Outlook Express Mail，有三种方法：1. 在浏览器中只需单击工具栏中的“邮件”，然后选择阅读邮件；2. 双击桌面中的“Outlook Express”图标即可；3．单击屏幕左下角的“Outlook Express”图标也可打开。
打开后的Outlook Express窗口如下图1所示：图1 Outlook Express窗口窗口介绍1. 菜单栏：包含处理邮件的所有命令；2. 工具栏：菜单栏命令的快捷方式；3. 文件夹栏：栏中对应文件夹的作用：收件箱：新收到的消息和尚未处理的信件。
发件箱：准备发出的信件。
已发邮件：已经发出的消息。
已删除邮件：阅读后要删除的信件，但并未永久删除。
草稿（已保存邮件）：包含写了但还没有完成的信件。
4. 内容区：显示邮件内容的区域。
软件设置用鼠标左键依次点击“工具”-“选项”（见图2），便可进入软件设置栏。
你会发现里面有多达9个活页栏，还好我们并不需要一一进行设置。
图2 进入软件设置选项选中“发送”卡片，建议取消“立即发送邮件”。
email的用法总结
email的用法总结一、email的背景与概述在现代社会，电子邮件（email）已经成为我们日常生活中不可或缺的工具之一。
电子邮件的快捷、方便和低廉的特点使其成为人们沟通交流的首选方式，无论是个人还是商业领域都广泛应用。
本文将总结email的使用方法和技巧，帮助读者更好地利用这个强大工具。
二、email的优势与重要性1. 快捷高效：相比传统的信件邮寄方式，电子邮件可以实时发送和接收信息，无需等待几天甚至更长时间。
此外，通过设置邮箱通知功能，及时了解新邮件到达。
2. 强大存储能力：电子邮箱提供大容量存储空间，方便用户查看历史邮件，并免去信函堆积问题。
同时，搜索功能让用户可以迅速找到需要回顾或检索的特定邮件。
3. 便于跨地域通信：无论身处何地，只要连上互联网就能发送和接收电子邮件。
这给跨国公司合作、国际间个人交流等带来极大便利。
4. 可靠性与隐私保护：由于数据加密等技术手段的应用，电子邮件通信更具保密性和安全性，特别是敏感信息的传输。
三、电子邮件的基本结构1. 邮箱地址：一个合法的电子邮件地址由用户名和域名组成，中间用@符号连接。
例如：********************。
2. 主题：主题是邮件的标题，简洁明了地描述邮件内容，方便收件人快速了解主旨。
3. 正文：正文是电子邮件的核心部分，包含发送人需要传达或分享的信息。
建议正文条理清晰、分段明确，并尽量避免过长段落。
4. 附件：附件可以是图片、文件、表格等形式，帮助发送人在邮件中共享更多内容。
但要注意附件大小不宜过大，以免影响发送和接收速度。
四、email使用技巧与实例1. 写作准则：a）礼貌与专业性：使用恰当的称呼和问候语，在沟通中表现出礼貌和尊重。
避免使用缩略词或网络语言，尤其在商务场合。
b）简洁明了：保持电子邮件简洁直接，并将要点放在开头部分。
如果有需要详细解释的内容或操作说明，则建议使用附件或提供相关链接。
c）注意格式：使用合适的字体、大小和颜色，确保邮件易于阅读。
如何使用和处理电子邮件及其他数字通信方式
如何使用和处理电子邮件及其他数字通信方式在信息时代，电子邮件和其他数字通信方式已经成为我们日常通讯的主要方式之一。
与传统的书信相比，电子邮件又快又便利，而且可以附带多种文件和多媒体信息。
然而，这种便利也带来一些挑战，比如如何处理大量的邮件和信息，以及如何保护自己的隐私和安全。
本文将探讨如何使用和处理电子邮件及其他数字通信方式，以便更加高效地进行沟通和工作。
一、如何管理邮件收到大量邮件可能是我们日常生活和工作中都会遇到的问题。
为了更好地管理邮件，我们可以采取以下措施：1.删除不必要的邮件每天收到的邮件数量很多，有些邮件很快就变得无用。
我们可以通过删除不必要的邮件来减少邮件数量。
在删除邮件之前，我们可以在一个单独的文件夹中保存重要的邮件，以便日后查找。
2.将邮件分类对于我们可能需要多次查看的邮件，可以选择将其分类。
例如，将工作邮件和私人邮件分开，或将按项目或按话题分开。
这样可以更快地找到我们需要的邮件。
3.使用邮件过滤器许多电子邮件应用（如Gmail、Outlook等）都支持过滤器功能，可以根据不同的规则和条件对邮件进行自动管理。
例如，我们可以设置规则，使某些邮件直接进入特定文件夹，或者将来自某个发件人的邮件自动打上标记。
4.设置自动回复如果我们预计将短时间内无法回复邮件，则可以设置自动回复消息。
这样，我们的联系人就会知道我们仍然在收到邮件，并知道我们将在何时回复他们。
二、如何保护隐私和安全保护隐私和安全也是数字通信时代的一个重要问题。
以下是几种常用的方法：1.使用安全传输协议（SSL / TLS）加密邮件许多邮件服务提供商现在提供安全的传输协议来保护邮件的隐私和安全。
SSL / TLS加密邮件可以保护我们的邮件内容不被盗窃或窃取。
这些协议已经成为标准，因此无需进行任何特殊设置。
2.使用强密码和双重身份验证我们应该始终使用强密码来保护电子邮件账户。
同时，使用双重身份验证可以进一步增强我们的账号保护。
电子邮件使用指南
电子邮件使用指南电子邮件是我们日常工作和个人生活中必不可少的沟通工具，它方便快捷地传递信息，提高了工作效率。
然而，如何正确使用电子邮件却是一个需要学习和实践的技巧。
下面是一份电子邮件使用指南，旨在帮助大家正确有效地使用电子邮件。
第一、选择合适的主题：电子邮件的主题是接收者首先看到的内容，它直接影响到对邮件的重要性和紧急性的判断。
因此，选择一个简明扼要且能准确描述邮件内容的主题非常重要。
避免使用不相关的主题，以免给接收者带来困扰。
第二、尊重对方时间：电子邮件是一种异步的沟通方式，即接收者不一定能够立即收到并回复邮件。
因此，在写邮件之前，请先确认是否有需要立即沟通的事项。
如果是非紧急的事情，可以选择在对方有时间时再发送邮件，以免打扰对方正常工作和生活。
第三、简洁明了的信函内容：电子邮件应该尽量简洁明了，避免过长的篇幅。
理论上，电子邮件的内容可以无限制地增长，但我们应该尽量减少不必要的废话和重复。
在写邮件之前，先思考清楚要传达的核心信息，然后用简洁明了的语言进行表达。
第四、正确使用抄送和密送功能：在发送邮件时，应该明智地选择抄送和密送功能。
抄送适用于需要通知相关人员但并不需要他们直接参与的情况，而密送则适用于对方需要了解但其他收件人无需知道的情况。
正确使用这两个功能可以减少不必要的邮件数量和沟通成本。
第五、正确使用附件功能：如果需要发送一些文件或者图片等信息，可以使用附件功能。
这样不仅可以减少邮件内容的篇幅，还可以保持邮件的整洁。
在发送附件时，要注意文件大小限制以及文件格式的兼容性，以确保对方能够正常打开附件。
第六、注意礼仪和文明用语：由于电子邮件具有高度的正式性，我们需要遵守礼仪和文明用语。
在邮件的开始和结束，可以使用一些礼貌性语言，比如称呼对方的姓名或职位。
同时，要避免使用大写字母和重复的标点符号，以免给对方带来不必要的压力和误解。
第七、及时回复邮件：收到邮件后，应该尽快回复，以显示对对方工作的重视和尊重。
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三 申请一个免费的电子邮箱
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实习活动
在方式下，收发电子邮件
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电子邮件信箱的表示法
用户名 + + 邮件服务器域名
同一个邮件 服务器上是惟一的
整个因特网 上是惟一的
如何获得电子邮件信箱
向ISP申请一个收费信箱 在上申请一个免费信箱
邮件服务器
接收邮件服务器（POP3） 发送邮件服务器（SMTP） POP3 邮政协议 Post Office Protocol 3 SMTP 简单邮件传输协议 Simple Mail Transport Protocol
什么是电子邮件
像普通邮政一样，电子邮件不仅可 以寄信，还可以邮寄许多其他东西。
使用电子邮件所需的东西
电子邮件信箱
收发电子邮件的软件
电子邮件信箱
回想我们日常寄信的时候，首先要知道对方的 地址，在因特网上也不例外。日常寄信地址的 写法有多种方式，如家庭住址、单位地址、信 箱地址等。而在因特网上通信则统一用信箱来 表示。 电子邮件信箱就是因特网服务提供商ISP在它 的邮件服务器上为你提供的一定大小的硬盘空 间，即硬盘上的一个文件（夹）。
二 通过POP3方式收发电子邮件
收发电子邮件软件Outlook Express 电子邮件软件的初始设置 写信与发信 收信与读信 回信与转信
认识Outlook Express
双击桌面上的
，或 单击任务栏中
的 都可以打开电子邮件软件Outlook Express。
实习活动
相互发送电子邮件
使用电子邮件
主要内容
认识电子邮件 通过POP3方式收发电子邮件 申请一个免费的电子邮件信箱 通过在线方式收发电子邮件
一 认识电子邮件
什么是电子邮件 使用电子邮件所需的东西 邮件服务器（Mail Server）
从古至今，信件都是人类交流信息的 最常用的手段。随着社会的发展，传递 信件的方式也在不断变化着。从早期的 邮递马车，到现在的轮船、汽车、火车、 飞机，信件往来越来越方便，越来越快。 但是自从有了因特网，信件的传递方式 发生了质的变化，我们可以在计算机上 写信寄信，通过因特网，一封信只要几 秒钟就可以传递到天涯海角。