设备台帐和档案管理

1、设备台帐和档案管理

设备台帐、设备帐册和设备档案是设备管理的基础，建立设备台帐和档案统称为设备建档。

（1）建档设备的范围、编号、系统：

A、建档设备的范围：

单台设备价值在2000 元以上的都要单独建档。价值低于2000元的设备，原则上不建档，归入一般固定资产登记范畴；有些设备虽然低于2000 元，但却是关键设备或主要设备的主要辅助设备，或是批量较大、较重要的，也要归入建档设备范围。

B、设备的编号：

为了便于设备的统计和管理，对建档范围内的所有设备都要编号，原则是一台设备一个编号，对流水线、成套设备也应按功能尽可能的单机编号。编号确定后不再变动，所配备的电动机等附属设备，统一于主机编号；不再另外单独编号。编号按《设备统一分类及编号目录》进行编制。机电设备分机械设备和动力设备两项，共10 大类，每一大类又分为若干分类，每一分类又分为若干小组，并分别用数字代号表示；设备编号由类别号和三位顺序号两组数字组成，两组数字之间为一横线，表示如下：

锅炉编号：670-001 电梯编号：263-001

离心水泵：661-001、002、??等。

C、设备系统

为便于设备系统分类管理和统计，将酒店所有设备依据其所服务的内容划分13 大系统，其代号原则上取汉语拼音第一个字母，个别取英文的第一个字母，分别是：G——锅炉系统；

L——冷冻空调系统；

F——配电系统；

D——电梯系统；

C——厨房系统；

R——弱电系统；

X——消防系统；

Y——洗衣设备系统；

T——工具设备系统；

J——给排水系统；

S——运输车辆系统；

P——印刷机械系统；

Q——其他设备系统；

（2）设备台帐：

设备档案管理方面的台帐主要由机电设备汇总表、设备卡、风机盘管设备汇总表、客房冰箱设备汇总表、电视机设备汇总表、设备登记卡（俗称活络卡）及设备编号牌等构成。

A、机电设备汇总表：

此表是酒店机电设备分类统计台帐。

a、台帐编制：按《设备统一分类及编号目录》中分类号分类、分页顺序由大到小

排列填写；

如：客梯263-001 至263-003：P1

货梯264-001 至264-002：P2 每一类别也按设备的顺序号大小，由小到大填写。

如：1 号客梯263-001 第一行

2 号客梯263-002 第二行

3 号客梯263-003 第三行

b、表格填写：设备类别：设备类别就是《设备统一分类及编号目录》中十大类别，也就是设备编号第一个数字所代表的中文类别含义。

管理类别：按设备在实际使用中所起的作用及危险程度将所有设备分为 A 、B、C 三类，实施分类管理；关键设备（A）约占酒店全部设备的5%~10%；主要设备（B）约占全部设备的10%~20%；一般设备（C）占全部设备的大多数。

关键设备（ A ）——该设备如不能正常运行，将影响整个酒店的正常运行。例如：锅炉、电梯、消防、空调。

主要设备（B）——该设备如不能正常运行，将影响关键设备或一个部门的正常运行。如：水泵等。

一般设备（C）——除以上提到的以外的设备。对特种设备、压力容器和危险性较大的设备的管理级别不得低于 B 类。

设备名称：是该设备铭牌上写的名称。

制造单位：应填写到产品的产地，即厂名和所在地。其他要求：应根据实际填写机电设备汇总表，编制相应目录，装订成册。

c、管理：

对酒店设备管理应每年对照帐面复核一次；设备的移动、报废、调拨都应在备注中注明。酒店应设立设备的总台帐，各使用部门可根据实际另做部门台帐。

B、设备卡是该台设备的主要技术参数及运行维修记录卡，按一台设备一张卡的原

则。

凡是机电设备汇总表上的每台设备均要填写设备卡。

设备卡的填写：

a、设备名称、类别、编号、管理类别。

b、配用电机：指该设备的主要电机。将辅助电机填入下面的“主要技术特征

及附件”栏中。

c、主要技术特征及附件：是指该台设备的主要技术参数及主要附件。例如：水泵

的扬程、转速、流量、效率、电梯的速度、层数等主要附件的参数。

d、检修记录：扼要记录设备在运行过程中大修，一、二级保养及事故处理情

况。记录应由专人根据维修单和维修情况统一填写。

e、设备卡的右上角：按照设备所属的系统（即13 大设备系统）编系统号。设备

卡按系统号，分系统编制造册存放，并在册外标志设备系统号（即

10 大系统代号）。

每一系统中再分别按设备的类别和顺序号大小排列。

设备跨系统调动时，设备卡中的安装地点和右上角的系统号都要相应变更，

此卡也应存放至调动后所属设备系统的设备卡册中。为考虑今后电脑管理，特设条形码粘贴处。

C、风机盘管设备汇总表、电视机设备汇总表、客房冰箱设备汇总表：风机盘管、电视机、客房冰箱因数量较多，而且维修保养和更新大多数是批量进行，因此这类设备不单独列入机电设备汇总表，也不单独填写设备卡。客房冰箱设备汇总表，

表中设备、管理类别、设备编号的编制要求与机电设备汇总表相同。

D、设备登记卡，用于设备资料的缩微，方便查阅、统计和管理。

a、编制：设备登记卡按照13 大设备系统，分系统进行登记编制，编制造册和方

式与设备卡相同。

b、填写：设备登记卡上的类别应填写设备类别，即设备统一分类及编号目录中的

十大设备类别。

空格中用英文字母填写设备所属的13 大系统号。主项号栏用英文字母填写管理类别。设备名称、设备编号填写同设备卡。设备调动变更应重新填写设备登记卡，每年复核一次。

E、机电设备编号牌酒店根据酒店统一格式印制编号牌，粘贴于每台设备的铭牌旁，上面刻该台设备的设备编号，设备管理类别，以便核对统计用。

F、设备资料档案

凡建档范围内的所有设备都必须具有技术资料档案。

a、设备资料包括：说明书，各种图纸，计算书，各类测试报告，合同副本，使用

登记证，合格证，安装、竣工验收资料及批准文件等。

b、组卷和存放：

设备资料原则采取按同型号设备分册编制组卷。对有些不便拆开的成套设备资料，可用复印件或在卷内备考表中注明原件在某某卷内。

组卷设备资料按13 大系统归档，存放顺序同设备卡，并填写档案卷内目录、备考表，在案卷外标写档案号及在档案盒背脊上标写系统号。

c、档案号原则上与设备编号相同。但同型号规格设备组在同卷内，档案号只取其

中一台设备的设备编号作档案号，同型号规格的其他设备的档案号也用该设备的档案号。

如：有三台同型号规格客梯，其设备编号分别为：

263-001 档案号263-001

263-002 档案号263-001

263-003 档案号263-001

d、设备资料档案管理设备资料档案应有专人管理，负责资料的收集、整理、造册填写归档和管理。

酒店设备的所有资料都是酒店的财产，应及时移交设备档案管理人员，使用部门用复印件。个别设备的资料，如确实很多，复印不便时，可先由设备档案管理人员立卷归档，然后使用部门办理长期借阅手续，并妥善保管；所有新购置设备的开箱，应事先通知设备档案管理人员到场后方能启封。箱内所有有关资料应立即移交设备档案管理人员并由其整理归档，使用部门用复印件。新建、改建项目竣工验收以后，有关图纸资料、审报批准文件、有关合同以及投入运行后的年检报告等，都应及时移交设备档案管理人员整理组卷、归档。

所有遗缺资料由原项目经办人员负责对外索取补充，设备管理或项目经办部门负责按档案管理要求将设备资料立卷。

（3）设备帐册

应按要求建立设备帐册，做到帐物相符，帐表相符。