01文件控制管理程序-Done
程序文件：01文件控制程序.doc
QEM-Ⅱ-01 文件控制程序1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。
2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。
3职责3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。
3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。
3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。
3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。
3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。
3.6技术部负责技术性文件的管理工作。
3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。
3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。
4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-0965 控制程序5.1 文件的分类和编号5.1.1本公司管理体系文件分以下几类：1）管理手册；2）程序文件；3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书；4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）；5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）；6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。
5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。
本公司规定编号的统一结构如下图所示：文件顺序代码文件分类代码公司名称代码1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。
2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。
3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。
4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。
01文件控制程序
程序文件文件控制程序文件编号： JF-QP-01版本： 0/A编制：程飞审核：批准：2014年11月28日发布 2014年12月1日实施中山市俊枫电器有限公司文件控制程序页次：1 / 5版次：0/A1.0目的：1.1制订书面化的文件控制程序并按此程序执行。
1.2确保各类文件和资料能及时、正确地制定、获得并可靠地使用、妥善地维护。
1.3确保文件使用部门各相关场所使用最新版本的有效文件。
2.0范围：适用于质量管理体系文件及与之相关的资料。
3.0职责：3.1各部门负责各类文件的制订并提交批准。
文件类型责任人质量手册程序文件作业指导书外來文件法律法规图纸资料编制管理者代表部门负责人相关部门相关部门收集工艺品质部审核管理者代表管理者代表部门负责人相关部门工艺品质部批准总经理总经理管理者代表管理者代表管理者代表3.2人事部负责文件（包括工艺、图纸等技术资料及外来文件）控制的运作。
3.3使用部门负责使用和妥善保管。
4.0定义：4.1受控文件：受更改控制发放的文件，经文件控制中心复印并盖“受控文件”章后发至使用者手中的文件，更改时需收回。
4.2非受控文件：不受更改控制的文件。
4.3文件正本：受更改控制的文件原稿（包括技术资料、外来文件等），不加盖章，保存在文控（人事部）。
4.4 受控图纸：对于试制产品发放用图纸，加盖“试制”章；对于定型生产发放用图纸，加盖“受控文件”章。
5.0程序5.1文件系统架构为如下四层式结构:1.质量手册(包括质量方针)文件控制程序页次：2 / 5版次：0/A2.公司运作程序文件3.作业指导书(包括图纸、指导书、标准、质量目标)4.质量记录（记录、资料、表格等）5.1.1上述四层中前三层文件及第四层表格格式为受控文件，遵从本程序方法进行管理，第四层中除表格格式以外的质量记录的管理详见《质量记录控制程序》。
5.2 文件编号:为达到控制的目的，任何受控文件皆有一独立的编号，其编号方法如下：A.质量手册: JF-QM-1B.公司运作程序：JF-QP-XX(顺序号)C.作业类文件: JF-QT-XXX (顺序号)D.表格： JF-QR–XXX（顺序号）E.外来文件依原有编号，如没有编号，则依照作业类文件编码原则进行F.被修订的章节的版次依次更新：0→1，依次类推；则更新一个版本：A→B，依次类推。
01文件控制程序
文件控制程序1目的对与管理体系有关的文件进行控制，使与管理体系运行有关的所有场所都能得到有效版本的文件，防止使用失效或作废的文件，确保管理体系的有效运行。
2范围适用于公司管理体系运行过程中覆盖的所有部门、分公司、项目部正在使用的管理体系文件（以下简称文件）的控制，包括外来文件和资料。
3 职责3.1 总经理负责管理手册和程序文件的批准和发布。
3.2 管理者代表负责管理手册和程序文件的审核；管理者代表或分管领导负责公司总部管理类作业文件的审批，分公司体系分管领导或项目总工分别负责审批本单位的相应作业文件。
3.3管理者代表负责主持对法律法规、标准规范和其他要求的适宜性进行评审。
3.4 体系管理办公室负责组织编制公司管理体系文件，对管理手册、程序文件的发放、实施和更改进行控制，并定期组织对管理体系文件适宜性的评审。
3.5 行政部负责公司总部行政性管理文件和外来行政文件的控制，以及公司总部各部门管理活动的记录资料、项目竣工资料的归档管理。
3.6各部门、分公司、项目部负责本单位管理体系文件的管理与控制；负责编制本单位管理所需的作业文件，部门、分公司、项目部负责人负责作业文件的审核，经分管领导或管理者代表审批后发布实施。
4工作程序4.1文件分类4.1.1管理体系文件包括：1）管理手册(包括形成文件的管理方针、管理目标)；2）程序文件；3）为确保管理职责、资源管理、产品实现、环境及职业健康安全测量、分析和改进过程的有效策划、运行和控制所需的操作性作业文件，可分为：（1）管理类文件：如公司行政性管理文件、规章制度、岗位职责、有关体系运行、过程控制中的管理规定，如施工组织设计/质量计划、应急计划或预案、培训计划等；（2）技术类文件：如技术标准、检验规范、验收准则、施工工艺性文件（技术方案、工法）、作业指导书等；（3）外来文件：与公路工程施工项目/服务、环境和职业健康安全有关的国家、行业、地方标准/规范和适用的法律法规、上级主管部门发布的政策性公文、顾客及监理或相关方提供的图纸、通知函件、工程联系单等有关文件；4）标准和公司管理体系运行要求所产生的记录、表格等。
01文件控制程序
1.0目的为确保本企业质量体系运行都使用有效文件，防止因误用作废文件而产生质量隐患。
2.0应用范围本程序适用于本企业的质量手册、程序文件和其它质量文件，也包括适当范围的外来文件和顾客提供的产品样品及图案。
3.0 职责1)管理者代表：负责保持本程序的有效执行。
2)文件编写人：负责将实施系统运行方式编写成文件，并将编写的文件呈相关人员审核。
3)管理者代表：负责审核企业质量管理体系一、二级文件，并负责批准三级文件4)总经理：负责批准企业质量管理体系一、二级文件，并负责监督文件的发行、变更与归档。
5)综合部：负责全企业文件的管理工作。
6)各部门主管：负责审核企业三级文件。
4.0 程序4.1文件的编制、审核与批准权限为使文件是充分和适宜的，所有文件发布前得到批准，各类文件依照下述规定的权限进行编制、审核与批准，所有编制、审核及批准人员直接在原版文件上进行签署。
文件名称编制审核批准质量手册综合部管理者代表总经理程序文件综合部管理者代表总经理三级文件部门员工部门主管管理者代表4.2 文件管理规定质量手册、程序文件及作业指导书上均需指明以下信息：1)文件名称及编号2)文件版本号3)文件页码4)每页之修订次数4.3 文件编号方法综合部负责制定质量体系文件的编号方法和负责统一编号，以使质量体系文件保持一致性。
4.3.1 质量手册编号方法：SH/QM—01—XXXX编制、发布年份手册序号质量手册代号企业代号4.3.2 程序文件、作业性文件编号办法：SH / XX— XX—XXXX编制、发布年份(仅适用于程序文件)顺序号文件分类代号企业代号a．文件分类代号，按体系文件分类填，具体为：QP—程序文件QD—作业性文件b. 顺序号为流水号例：SH /QP-01-2012 表示“无锡市盛和科技有限公司”2012年编制发布的第一个程序文件；SH/QD-01表示“无锡市盛和科技有限公司”编制发布的第一个作业性文件。
4.3.3 质量记录表单编号办法：SH/ QR—-—XX XX顺序号标准条款号质量记录表单代号企业代号例：SH/QR4201表示“无锡市盛和科技有限公司”4.2标准条款范围内第一个质量记录表单。
01文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2适用范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3职责3.1总经理3.1.1批准颁布质量方针和目标以及管理职责；3.1.2批准颁布质量手册。
3.2管理者代表3.2.1负责质量管理体系文件编写的总体策划和组织安排；3.2.2负责质量管理体系文件的协调性和有效性，并批准质量管理体系程序文件。
3.3行政部是文件控制的主管部门3.3.1负责具体组织质量管理体系文件的出版、发放、保存等管理工作；3.3.2负责与质量管理体系有关的（含技术的、外来的）文件的出版、发放、更改控制等管理工作；3.3.3负责本部门按质量职能分工承担的有关文件的编制、审批、出版、发放、修订等管理工作。
3.3.4负责组织质量方针、质量目标、质量手册和质量管理体系程序文件以及按质量职能分工与本部门有关文件的编制、审批、修订等管理工作。
3.4其他部门按质量职能分工负责本部门有关文件的编制、审批和更改控制。
4工作程序4.1文件的分类文件分为下列三类：a)质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件和作业性管理文件等；b)与技术要求有关的文件，包括产品图纸、技术条件、工艺规范、检验规程、操作说明书等；c)外来文件，包括法律、法规、客户提供的文件、外来标准如国家标准、行业标准等。
4.2文件编写原则4.2.1质量管理体系文件的内容应覆盖GB/T19001-2000标准的全部要求。
4.2.2采用标准要求应与实际活动有机结合。
4.2.3职责和权限要清楚、落实、无漏洞、无重复，使所有与质量活动有关的职责都有部门承担，活动接口的处理应清楚。
4.2.4文字应精练、准确、通顺，且能实现“唯一性”理解。
4.3文件编写内容4.3.1程序文件正文内容一般包括：a)目的：说明程序文件所控制的活动和控制的目的；b)适用范围：说明程序文件所涉及的有关部门和活动以及相关的人员、产品等；c)职责：规定负责实施该程序的部门或人员和相关部门或人员的职责及权限；d)工作程序：规定完成该程序涉及的全部活动和要求以及相应的验证方法，并按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节（不包括技术细节）；e)相关文件：涉及的相关程序文件、引用的作业指导书及其他技术文件、管理性文件；f)记录与表格：该程序所用的记录、表格。
01文件控制程序
文件控制程序1目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司质量管理体系所要求的文件得到有效控制。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 有关术语3.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
3.2管理性文件：质量管理体系除技术性文件以外的文件，如各种工作程序、工作规范等。
4 职责4.1行政人力资源部是管理性文件控制的归口行政人力资源部门。
负责检查监督各单位管理性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审；负责建立公司范围内使用的各种与质量管理体系有关的管理性文件目录清单；负责公司范围内使用的管理性文件的发放。
4.2公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准《质量手册》和第二层次程序文件的发布。
4.3主管各线的公司领导负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。
4.4管理者代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件，确认会签公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件。
4.5 各单位负责编制公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件及作业性文件，由各单位行政一把手审批。
4.6销售部负责外来技术性文件的接收、识别、转发。
4.7 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
4.8各单位负责建立本单位使用的与质量管理体系有关的文件的清单，并进行管理。
5 工作流程图5.1.1公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程图5.1.2公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程标准5.2.1第三层次管理性文件控制流程图5.2.2第三层次管理性文件控制工作流程标准5.3技术性文件的管理按QG/XX《技术性文件管理规范》执行6 补充说明6.1 文件管理6.1.1编制人员应对发放的文件编制文件编号和发放号，要保证其唯一性。
01-1文件控制程序.doc
1目的确保本组织质量管理体系所要求的文件得到控制,促使质量管理体系有效运行。
2适用范围适用于局总部、区域公司及所属的项目部在用质量文件的控制。
3 相关文件GB/T19001-2000idtISO9001-2000质量管理体系要求;SBC.QS.01.00-2000×××××建筑公司质量手册;SBC.QS.02.02-2000记录控制程序。
4 定义采用上述文件中有关术语的定义及下述定义。
4.1 质量文件指质量管理体系文件、工程实施的技术、管理文件、行政性质量文件和外来的质量文件。
4.2 文件的控制质量文件的编制、审核、批准、发布、发放、更改、作废、回收、使用状态标识、归档、销毁处理等工作。
5 职责5.1 局总部各部门5.1.1 办公室负责局行政性质量文件和外来质量文件的控制，对区域公司行政性质量文件的控制工作进行检查。
5.1.2 质量管理部负责质量管理体系文件控制,对区域公司质量管理体系文件控制工作进行检查。
5.1.3 工程部负责施工管理文件控制，对区域公司的施工管理文件控制工作进行检查。
5.1.4 科技部负责对技术文件和外来标准规范的控制,对区域公司技术文件控制工作进行检查。
5.1.5 其它各质量管理体系责任部门负责本部门分管的质量文件的控制。
5.2 区域公司有关部门5.2.1 办公室负责本单位行政性质量文件和外来质量文件的控制，检查项目部行政性质量文件的控制工作。
5.2.2 工程技术科负责本单位技术、施工管理文件的控制，检查项目部的技术、施工管理文件和外来标准规范的控制工作。
5.2.3 质量安全科负责质量体系文件的控制，检查项目部的质量体系文件控制工作。
5.2.4 其它质量管理体系责任科室负责本部门分管的质量文件的控制。
5.3 项目经理部负责本项目所有质量文件的控制，接受上级有关部门的检查。
5.4 资料管理员负责本单位在用质量文件的收集、整理、归档、存档、保管、查阅等管理工作。
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文件控制程序 第 1 页 共 3 页 1. 目的 控制本公司的质量管理体系文件，确保各部门及岗位能及时得到有关文件的有效版本并收回作废文件。 2. 范围 适用于本公司各类质量管理体系文件的编制、审核 、批准、发放、使用、更改、回收、销毁等管理。 3. 职责 3.1《质量手册》由行政部组织编写，总经理审批发布执行。 3.2程序文件由相关质量活动的主管人员组织编写，部门负责人审核，总经理批准后发布执行。 3.3 质量管理体系其他文件由相关活动人员编写，部门负责人审核批准。 3.4行政部负责质量管理体系文件和外来文件的管理。 4. 工作程序 4.1 本公司质量管理体系文件包括： A. 管理文件：《质量手册》（含质量方针和质量目标）、程序文件、管理制度等； B. 技术文件：服务规范、操作规定等； C. 外来文件：包括：国家及行业法规、标准，管理体系标准等。 D. 记录。 4.2文件的编制 4.2.1质量管理体系文件由本程序第3条款规定的部门(或岗位人员)编制。 4.2.2文件编制负责人应订出该文件编制方案，包括题目、格式、文件条目，各条目内容提要等。 4.2.3文件编制应以正确、全面，清晰、简短为原则，保证文件的正确性和可操作性。 4.3文件的编号 4.3.1外来文件的编号采用其自身的编号。 4.3.2公司质量管理体系文件的编号原则： 质量手册 XM/QM-□□□□（年号，如2018） □/□（版本/改次，如A/0） 其他文件 XM/□□（文件层次编号）-□□□（流水号，从001开始） □/□（版本/改次，从A/0开始） 其中：QP表示程序文件（二阶文件） QW表示操作文件(三阶文件）(如作业文件、管理制度等) 4.3.3记录编号：QR-□□□（流水号，从001开始） □/□（版本/改次，如A/0） 4.4 文件审批 文件控制程序 第 2 页 共 3 页 4.4.1质量管理体系文件由本程序第3条款规定的审批人审批。 4.4.2文件审批工作应以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，文件审批人认为有必要时，可组织有关人员会审。 4.4.3所有文件审批人应在其审核的文件原稿上签名确认。 4.5 文件发放、使用 4.5.1 行政部应按《受控文件清单》规定的使用部门范围发放文件。 4.5.2 行政部具体负责文件发放、领用工作，凡文件的“受控本”发放时，应在该文件上盖红色“受控文件”印章，同一种文件发放时应编好分发号，便于追溯（外来文件相同）。 4.5.3 文件领用人领用“受控本”文件时，应在《文件发放、回收记录表》上签名，领取注有发放号和加盖红色“受控文件”印章的文件。 4.5.4 本公司内不得使用未加盖红色“受控文件”印章的受控文件或其复印件，一经发现立即由行政部收回销毁。 4.5.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到行政部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍然用原文件发放号，将破损文件销毁。 4.5.6 当文件使用人将文件丢失后，应写出书面领用文件申请，交行政部负责人批准后补发。必要时将作废文件的发放号通知各部门，防止误用。 4.6文件借阅 借阅人需填写借阅申请，经部门负责人批准后，由行政部具体办理借阅手续。 4.7 文件的定期评审 4.7.1行政部负责组织文件的定期评审，并在管理评审前征集各部门对文件的符合性、适宜性、充分性的意见，提出文件更新、修改建议，提交管理评审。 4.7.2文件的定期评审结果一般在管理评审时作出。 4.8 文件更改 4.8.1 文件需要更改时，由文件更改提出部门（或人）填写《文件更改申请表》，说明更改的建议，包括更改原因、内容等。 4.8.2 文件更改、审核、批准由原责任人负责，当原责任人不在职时可由接替其岗位（或负责该项工作）的人员负责， 但该人员应索取有关原始文件的编制、审核背景资料后,才进行有关工作。 4.8.3 文件更改后，文件的修改次数应提升一位数以示识别。 4.8.4文件更改并经批准后，行政部负责将更改后的文件发放到原文件所有使用部门及人员, 收回旧文件，并做好签收手续。 4.9 文件的保存 4.9.1与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。 文件控制程序 第 3 页 共 3 页 4.9.2文件的持有者，应妥善保管文件，不得遗失、损坏、涂改，未经批准不准私自外借。同时还要确保文件的清晰，易于识别和检索。 4.10文件的换版、作废与回收处理 4.10.1文件进行大幅度修改时或需要换版时应进行换版，原版次文件作废, 换发新版。文件的换版由该文件编制部门按本程序有关文件编写、审批、发放、使用规定进行。 4.10.2 对无使用及保存价值的文件，由行政部知会原文件审批部门同意后收回销毁，并填写《文件发放、回收记录表》。 4.10.3 对有保存参考价值的作废文件,由行政部在该文件封面上盖上蓝色“作废文件”字样印章存档。 4.10.4 当外来文件已换版时，由行政部负责回收过时版本,并盖上蓝色“作废文件”字样印章归档保存, 同时发放新版本给所有原文件持有者。 4.10.5凡作废文件、更改文件、换版文件均由行政部及时收回, 填写《文件发放、回收记录表》。 4.11外来文件的管理 4.11.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并根据情况交到行政部，由行政部建立《外来文件清单》控制分发以确保其有效。 4.11.2行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本登记备案交行政部，然后由行政部按要求分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 4.12 电子文件的管理 4.12.1 对于电子档文件，文件管理人员要复制考贝2份以上，加密，分不同区域，不同地点存放，以防一旦电脑出现故障导致文件发生丢失等问题。 4.12.1 对电子档文件，公司应进行分级授权，加密管理，只有经许可的人员方可有权对文件进行修改，未有许可的人员只能进行文件调阅。 5. 相关文件 无 6．相关表格 6.1《受控文件清单》 6.2《外来文件清单》 6.3《文件发放、回收记录表》 6.4《文件更改申请表》
01文件控制程序
文件控制程序1、目的对与本公司管理体系提供的有关的文件进行控制，确保与质量环境有影响的各场所使用的文件为有效版本。
2、范围本程序适用于管理体系文件和资料的控制，包括有关外来文件。
3、定义3.１管理体系文件：质量环境手册、程序文件、作业文件（包括制度和规程）、质量计划及表单记录。
3.2 内部文件：指本公司内部自行制定的文件。
3.3 外来文件：指国家、行业、地方政府部门制定的法律、法规，如《环境法》、《消防法》、《劳动法》等；3.4 技术文件：设备图纸、使用说明书、和相关技术规范等文件。
4 职责4.1办公室：负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。
4.2办公室组织管理体系文件的编写，管理者代表审核后，总经理批准发布。
4.3各部门：负责责任范围内的文件的编制及修订。
5 内容5.1文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a) 质量环境手册和程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布,由办公室负责登记、发放；b) 作业文件（包括制度和规程）由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，上报总经理批准，办公室负责登记、发放；c) 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
5.2 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量、环境管理体系运行相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。
受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明受控号。
其它受控文件可以采用登记发文号和在发文登记薄上签字认领方式。
5.3 文件的更改a) 质量、环境手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放，办公室应保留文件更改内容的记录；b) 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
01文件控制程序
文件控制程序1.目的对与公司质量安全管理体系有关的文件进行控制，确保使用有效版本文件。
2.范围适用于质量安全有关的文件控制，同时也适用于其他体系文件方面的控制。
3.职责3.1 总经理负责质量安全手册和程序文件的批准发布及质量安全手册和程序文件的评审、更新、作废的终审；3.2 管理者代表负责组织食品卫生质量手册、程序文件、HACCP计划、记录等文件的编写，制定《文件编码方法》，品控部负责对质量安全体系文件的总体控制，并负责质量安全手册、程序文件和记录等的发放管理；3.3 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理；3.4 行政人事部负责部门工作手册和行政工作文件的管理及发放工作。
4. 程序4.1.文件分类和编号4.1.1 文件包括4.1.1.1 食品卫生质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；4.1.1.2 形成文件的程序；4.1.1.3 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、工作规范、管理规定等）；4.1.1.4 外来文件（法律、法规、标注、上级文件、客户资料等）；4.1.1.5 记录4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。
“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本4.1.3 公司质量安全体系文件按存在形式分为书面版和电子版文件，以下所描述均为书面文件的控制程序。
4.1.4 文件编码要求：见《文件编码方法》4.1.5 文件的版本和修改状态标识4.1.5.1 文件的版本以大写字母（A、B、C、……Z）表示，修改状态以阿拉伯数字（0、1、2、3）表示4.1.5.2 文件内容发生更改、修订时，要在修改码上反映并在文件发行及个人更改记录上登记，当修改状态变更到3次以上后，该文件则需换版4.1.5.3 文件内容有重大变更时必须更换文件版本。
4.2 文件的编写及审批4.2.1 质量安全手册和程序文件由ISO/HACCP小组组织编写，管理者代表审核，总经理批准，所有文件在发布前必须得到授权人员的审批。
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文件编号 FC/QP-01 版本号 B/0
1
文 件 控 制 程 序
发行日期 2018-1-8 编 制 发行单位
行政部
审 核 批 准 分 发 号
文 件 变 更 履 历
修 订 内 容 摘 要 修订页次 修订日期
换版本，按IATF16949：2016要求 2018-1-18
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文件编号 FC/QP-01 版本号 B/0
2
1. 目 的：
1.1使文件和资料处于受控状态；
1.2确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本；
2. 范 围：
适用于本公司所有技术文件、质量管理体系、经营管理文件、外来文件及资料的管理；
3. 定 义：
3.1 技术文件：包括内部技术文件和外来技术文件；
内部技术文件：所有产品特性和产品过程相关的技术要求及技术规定的文件资料；
外部技术文件：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸和技术标准，供方提供的
技术文件及PPAP资料；
3.2 管理体系文件
包括手册、程序文件、指导书/规范/规定/标准、表单；
3.3 经营、行政文件及资料
包括长期事业计划/方针/目标、年度事业计划、各部门事业规划及办公文件、书
籍资料；
3.4 外来文件
包括书籍、法律法规、国际标准、国标及设备资料以及顾客及供方提供的文件等；
3.5 要素号
ISO/TS16949:2009的第一部分4.0的要素号为04，5.0的要素号为05……8.0的
要素号为08；
4. 权 责：
4.1 总经理负责质量手册、经营文件、公司管理文件的批准；
4.2 管理者代表负责文件发放范围的确定，总经理负责文件发放范围的批准；
4.3 文控人员统一负责管理类文件、技术文件、质量文件的归口管理：负责发放、更
改/换、回收、销毁和保存；负责编制并及时更新“受控文件清单”、“外来文件登记表”，
并发给相关部门及时核对有效版本文件；
4.4 各部门负责相关文件的编制、更改及实施；
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文件编号 FC/QP-01 版本号 B/0
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5. 作业流程或说明：
No. 输入 运作流程 作业说明 接口部门 输出 传递部门
1 2 技术文件，质量和经营文件，管理文件，外来文件，资料 NG NG 5.1 文件的收集与编制： 5.1.1对于本公司各种文件由各相关部门收集、编制，应及时（审核、批准后第三个工作日）将文件资料做好归档工作； 5.1.2以下外来文件由各权责部门进行收集、审核后由技术部和办公室归档： a. 供应销售部负责顾客提供的图纸及技术标准等技术文件； b. 供应销售部负责供方相关产品的图纸，技术标准及PPAP资料的收集； c. 生产技术部负责相关体系标准的收集； d. 生产技术部负责产品法规标准资料的收集； e. 其他外来文件由相关部门收集； 5.2 审核、批准： 5.2.1文件审批权限分类表 文件名称 编制 审核 批准 质量体系文件 质量手册 生产技术部 管理者代表 总经理 程序文件 相关部门 管理者代表 总经理 指导书、标准 相关部门 部门主管 部门经理 表格 相关部门 部门主管 部门经理 经营文件 相关部门 部门经理 总经理 技术文件 相关部门 部门经理 总经理 各部门 部门经理 总经理 管理者代表 部门经理
文件的收集与编制
A
批准
审核
D
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3 4 文件借阅申请单 文件补发申请单 5.2.2外来技术文件由接收部门接收后及时转到技术部，由生产技术部及时组织相关部门进行评审，评审不超过2个工作周，涉及到工程规范变更，更改权属于顾客，技术部按顾客要求的时间评审、发放和实施，时间不超过2个工作周，完成后归档到技术部； 5.2.3其它外来文件由部门经理审核确认； 5.2.4需对外来文件进行登记，填写“外来文件登记表”，登记后外来文件归档到各归口部门； 5.3 由文控部门编制“受控文件现行状态一览表”，根据文件审批权限进行批准后，分发至各部门，填写并保存“文件收发记录” 5.4.1 凡经批准的文件与资料，归口管理部门依照“文件分配清单”中确定的文件发放部门进行发放，填写“文件发放/收回登记表”后给相关部门签收； 5.4.2 发行文件资料时加盖红色的“受控”章，并按文件分配清单标注的分发号发行，原件不加盖印章以便复印发放；培训或者参考的文件与资料为“非受控”文件；如果客户有图样或者规范注明参考其他文件时，应能保持参考文件的最新版本； 5.4.3 现场使用的文件必须放置于作业场所，非现场使用的文件则由各使用部门责任人或指派专人集中管理，任何人不可在文件上划线、涂改、或加注标记、不准私自外传、不得私自复印等，以保证文件正确、清晰、整洁、完好； 5.4.4 文件遗失、破损或其他特殊原因需补发、更换文件时，由所需部门填写“文件补发申请”经部门经理审核、管理者代表批准后方可补发、更换； 5.4.5 借阅：技术文件（图纸）/经营文件借阅时需填写“文件借阅申请单”经部门经理审核，总经理批准，所有文件借阅时需在“文件借阅记录”上登记签名； 各部门 文控 各部门 文控 申请部门 申请部门 外来文件登记表 受控文件现行状态一览表 文件发放/收回登记表 文控
各部门
文控
文控
文控
A
发行
归档
借阅
B C
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5 6 技术文件，质量和经营文件，管理文件，外来文件，资料 5.5.1收回、作废 5.5.1.1收回的文件资料加盖“作废”章，并在“文件收发记录”登记，需要销毁的文件在“文件/资料销毁清单”上登记经部门经理审核，管代批准后交文控统一销毁； 5.5.1.2作废文件有必要保存时，应加盖“作废留存”章，由文控部门负责保存； 5.5.1.3各部门随时确保外来文件版本的有效性，需对外来文件进行登记，由生产技术部统一管理，填写“外来文件登记表”，如版本失效，加盖“作废”章，进行回收登记、处置； 5.6 修改 5.6.1 文件由原拟订部门更改，并填写“文件更改申请单”，送审核及批准人重新审核与批准；并记录于“修改履历记录”中； 5.6.2 文件和资料的更改包括局部更改或改版两种方式。局部更改可采用在原处划改和换页的方法，原处划改适用于更改字数少的情况，换页适用于更改处文字较多或不换页可能影响使用的情况。若第一次更改则在更改处加上更改标记a1标记，第二次则用标记a2…… 5.6.3 文件版本号： a.首次版：A/0，首版1次修订：A/1，以此类推； b.换版后，更新为B/0，以此类推； 5.6.4 文件编号详见附件 责任部门 责任部门 文件/资料销毁清单 文件更改申请单 文控
文控
C
回收/销毁
B
修改
D
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文件编号 FC/QP-01 版本号 B/0
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6. 附件：
6.1 质量手册：
FC - QM - □□□□
年号
质量手册
公司代号
6.2 程序文件：
FC - QP - □□
程序文件流水号
质量程序文件
公司代号
6.3 管理规定（办法）：
FC - QG - □□
管理规定流水号
管理规定
公司代号
6.4作业指导书：
FC - □□□□—□□
作业指导书编号
作业指导书类别
公司代号
7. 使用表单：
编 号 记录名称 存档部门 发放部门 保存期限
FC-QP-01-01 受控文件现行状态一览表 文控部门 各部门 一年更新一次
FC-QP-01-02 文件发放/回收记录 文控部门 三年
FC-QP-01-03 外来文件登记表 文控部门 各部门 三年
FC-QP-01-04 文件更改申请/通知单 文控部门 三年
FC-QP-01-05 文件/资料销毁清单 文控部门 三年