社区公益基金会档案管理制度

社区基金会档案管理办法WINDOWS 用户

目录

第一章总则 (2)

第二章管理部门 (2)

第三章档案范围 (2)

第四章档案形成 (3)

第五章档案归档 (4)

第六章档案保存 (4)

第七章档案使用 (4)

第八章档案销毁 (4)

第九章附则 (4)

附件文件编号中英对照表 (5)

第一章总则

第一条为规范xx市xx新区xx社区公益基金会（以下简称基金会）的档案管理工作，保障基金会的工作的专业性与高效性，特制订本办法。

第二条本办法依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基金会管理条例》和《xx市xx新区xx社区公益基金会章程》的相关规定，

并结合基金会的实际工作实际需要制定。

第三条档案管理是基金会日常工作的重要组成部分。良好的档案管理是反映基金会践行使命的有效凭证，也是实现基金会高速发展的专业基础。

第四条档案管理工作应当遵循统一管理、分级负责、规范完整、灵活高效四大原则。

第二章管理部门

第五条档案管理部门为基金会行政部。目前基金会行政部尚未组建，由执行秘书长及筹资主管组成行政工作小组代为行事。

第六条档案管理部门负责基金会各类档案的归档、保存和销毁工作，并对档案的形成与使用进行统一管理。

第七条档案管理部门需熟悉掌握档案管理办法中的各项规定，按照规范进行档案管理工作。

第八条档案管理部门有义务对相关部门进行相关培训，并对其在档案管理中遇到的问题给予及时反馈与解答。

第九条基金会各部门按照本办法中的各项规定进行档案管理工作，对档案管理部门的工作予以配合。

第三章档案范围

第十条本章所规定的档案范围以列举法说明，作为实际工作的指引。

第十一条档案管理部门有权利根据实际工作需要，对本章所规定的范围进行调整和增补。

力求档案范围准确全面，保障基金会工作的专业性与高效性。

第十二条档案范围包括规范类文件、证件类文件、合同类文件、行政管理类文件、项目管理类文件、人力资源类文件、信息披露类文件、传播管理类文件、财务管理

类文件、知识管理类文件十大类。具体内容如下：

（一）规范类文件，包括但不限于相关管理部门颁布实施的各种法律法规、理事会

通过的章程、管理制度等。

（二）证件类文件，包括但不限于法人登记证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及基金会获得的各类荣誉证书、等级证书和认证资质等。

（三）合同类文件，包括但不限于志愿者协议、员工劳动合同、捐赠合同、项目合同等与之相关的各类文件材料。

（四）行政管理类文件，包括但不限于理事会通过的各类决议、理事会会议记录、各部门的工作计划、总结等；包括但不限于执行团队各类会议记录、员工考

勤、固定资产登记、印章使用、内部活动影音资料等相关文件。

（五）项目管理类文件，包括但不限于项目启动、计划、监控、执行、收尾过程中形成的各类成果性文件。

（六）人力资源类文件，包括但不限于求职者简历、员工手册、岗位描述文件、绩效考核文件、薪酬体系、人员发展计划、离职手续等相关文件。

（七）信息披露类文件，包括但不限于项目成果、年报、审计报告、捐赠报告等相关文件。

（八）传播管理类文件，包括但不限于基金会标识、机构简介、项目简介、基金简介、大事记、新闻报道以及整套VI等相关文件。

（九）财务管理类文件，包括但不限于各类财务审批、相关票据、财务报表等相关文件。

（十）知识管理类文件，包括各类知识地图、研发成果等相关文件。

第四章档案形成

第十三条档案形成需要依据责任到人原则。档案形成责任人需保证档案命名规范性与内容的完整性。

第十四条档案形成时文件编号规则为：机构名/文件类型-部门和文件号-年份-版本号。第十五条纸质版档案形成后需入册编号，并编写电子版目录。无法获取的纸质版的档案需有电子版扫描件。

第十六条项目管理中档案形成的文件命名规则为：版本号-文件名-编辑日期-作者。项目管理中其他档案形成规定参照《xx社区基金会项目管理办法》。

第十七条其他各项工作中有针对档案形成进行详细规定的，依照其执行。