采购档案管理制度
采购科档案管理制度
一、总则为了加强采购科档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，特制定本制度。
二、档案管理的范围1. 采购科在日常工作中形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2. 采购科与其他部门、单位之间的往来文件、协议、合同等。
3. 采购科内部管理制度、工作计划、总结、报告等。
4. 采购科员工的人事档案、培训档案、奖惩档案等。
5. 其他与采购科工作相关的档案。
三、档案管理职责1. 采购科负责人：负责组织、领导和监督本部门档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
2. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 采购科全体员工：积极配合档案管理工作，及时提供相关文件和资料。
四、档案管理流程1. 收集：档案管理员按照档案管理的范围，及时收集各类文件、资料、图表等。
2. 整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的准确性和完整性。
3. 归档：档案管理员按照档案的保管期限和分类，将整理好的档案及时归档。
4. 保管：档案管理员负责档案的存放、保护和维护，确保档案的安全。
5. 借阅：档案管理员按照档案借阅规定，为借阅者提供档案服务。
6. 查询：档案管理员负责档案的查询工作，为部门领导和员工提供档案信息。
7. 销毁：档案管理员按照档案销毁规定，对到期档案进行销毁。
五、档案保管期限1. 采购科文件、资料、图表等一般保管期限为5年。
2. 采购科内部管理制度、工作计划、总结、报告等一般保管期限为10年。
3. 采购科员工的人事档案、培训档案、奖惩档案等长期保管。
六、档案借阅与查询1. 借阅：档案借阅者需填写借阅申请，经档案管理员审核批准后方可借阅。
2. 查询：档案查询者需提供查询原因，经档案管理员审核批准后方可查询。
3. 借阅和查询档案时，需遵守档案保管规定，爱护档案。
七、档案安全与保密1. 档案管理员需对档案进行定期检查，确保档案的安全。
物资采购档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司物资采购档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有物资采购活动的档案管理。
第三条物资采购档案是公司重要档案资源，对保障公司生产经营活动的顺利进行具有重要意义。
第二章档案收集与整理第四条物资采购档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性和规范性的原则。
第五条物资采购档案的收集范围包括：（一）采购计划、招标文件、合同等法律文件；（二）供应商资质证明、报价单、技术参数等材料；（三）投标文件、评标报告、中标通知书等评审材料；（四）采购合同履行过程中的变更、解除、终止等材料；（五）采购过程中的各类会议纪要、函件、通知等。
第六条物资采购档案的整理应按照档案分类、编号、装订等规范进行。
第七条物资采购档案的分类应遵循以下原则：（一）按照采购项目分类；（二）按照档案内容分类；（三）按照档案载体分类。
第八条物资采购档案的编号应采用统一编号规则，确保编号的唯一性。
第九条物资采购档案的装订应使用标准档案盒，确保档案的整洁、美观。
第三章档案归档与移交第十条物资采购档案应在采购活动结束后30日内完成归档。
第十一条物资采购档案的归档应按照以下程序进行：（一）采购部门对采购活动产生的档案进行整理、分类；（二）将整理好的档案报请档案管理部门审核；（三）档案管理部门对审核合格的档案进行编号、装订；（四）将装订好的档案移交至档案室。
第十二条物资采购档案的移交应办理移交手续，明确移交双方的责任。
第四章档案保管与利用第十三条物资采购档案的保管应遵循以下原则：（一）档案室应保持通风、干燥、清洁，防止档案霉变、虫蛀；（二）档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整、准确。
第十四条物资采购档案的利用应遵循以下原则：（一）档案利用应遵循合法、合规、保密的原则；（二）档案利用应经档案管理部门批准，并办理相关手续；（三）档案利用应尊重档案的原始性、完整性。
采购代理档案管理制度
一、目的为了规范采购代理业务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，根据国家有关法律法规和档案管理的有关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位采购代理业务档案的管理工作。
三、档案管理职责（一）档案管理部门1. 负责采购代理业务档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 制定采购代理业务档案管理制度，并组织实施。
3. 对采购代理业务档案进行定期检查、清点和鉴定。
4. 对采购代理业务档案的保密、安全和利用进行监督。
5. 对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。
（二）业务部门1. 负责采购代理业务档案的收集、整理和归档。
2. 按照档案管理制度要求，将采购代理业务档案及时、准确、完整地移交档案管理部门。
3. 对采购代理业务档案的利用进行监督，确保档案信息安全。
4. 配合档案管理部门对采购代理业务档案进行鉴定、销毁等工作。
四、档案收集（一）档案收集范围1. 采购代理合同、协议、中标通知书等。
2. 采购文件、招标文件、投标文件、评标报告等。
3. 采购合同履行情况、验收报告、结算凭证等。
4. 采购过程中产生的其他有关文件、资料。
1. 收集的档案应当真实、准确、完整，具有法律效力。
2. 收集的档案应当及时、规范，不得遗漏、伪造、篡改。
3. 收集的档案应当符合国家有关法律法规和档案管理的有关规定。
五、档案整理（一）档案分类1. 按照采购代理业务类型分类，如货物类、工程类、服务类等。
2. 按照档案内容分类，如合同类、文件类、报告类等。
3. 按照档案产生时间分类，如年度、季度、月份等。
（二）档案编号1. 按照档案分类、产生时间、顺序进行编号。
2. 编号应当清晰、规范，便于查找。
（三）档案装订1. 档案装订应当整齐、牢固，便于保管和利用。
2. 装订材料应当符合国家有关标准。
六、档案保管（一）档案库房管理1. 档案库房应当符合国家有关档案保管的要求，保持适宜的温度、湿度。
2. 档案库房应当配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。
采购供应商档案管理制度
一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。
三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。
2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。
四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。
2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。
3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。
4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。
5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。
6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。
7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。
五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。
2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。
3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。
（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。
（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。
六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。
2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
（2）查阅档案后，应及时归还原位。
（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。
2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
八、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
医院采购档案管理制度规范
一、总则为加强医院采购档案的管理，规范采购档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保采购档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
二、职责1. 采购部门负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 档案管理部门负责对采购档案进行监督检查，确保档案的完整、准确、安全。
3. 相关部门在采购过程中应积极配合采购部门做好档案管理工作。
三、采购档案的收集与整理1. 采购档案的收集范围包括：采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同、发票、验收报告、付款凭证等。
2. 采购档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性的原则。
3. 采购档案的整理应按照档案管理的要求，分类、编目、归档。
四、采购档案的保管1. 采购档案的保管应遵循安全、保密、便于利用的原则。
2. 采购档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案室。
3. 采购档案的保管期限按照国家档案局《档案保管期限表》执行。
五、采购档案的利用1. 采购档案的利用应遵循以下原则：（1）依法合规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益；（2）便于利用，提高档案的利用率；（3）保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
2. 采购档案的利用方式包括：查阅、复制、摘录等。
3. 利用采购档案的单位和个人应遵守以下规定：（1）按照档案利用手续办理相关手续；（2）遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（3）爱护档案，不得损坏、丢失、擅自涂改档案。
六、采购档案的销毁1. 采购档案的销毁应遵循以下原则：（1）符合国家档案管理法规；（2）经档案管理部门审查批准；（3）按照规定的程序进行销毁。
2. 采购档案的销毁方式包括：焚烧、化浆、粉碎等。
七、监督检查1. 档案管理部门应定期对采购档案的管理工作进行监督检查。
2. 对违反本制度的行为，应依法予以处理。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由采购部门和档案管理部门负责解释。
3. 本制度未尽事宜，按照国家档案管理法规和医院相关规定执行。
采购系统档案管理制度
第一章总则第一条为加强采购系统档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位采购系统档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条采购系统档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的完整、准确、连续；2. 实用性原则：确保采购档案的实用性、可查性；3. 安全性原则：确保采购档案的保密性、安全性；4. 规范性原则：确保采购档案管理的规范化、制度化。
第二章档案收集与整理第四条采购档案的收集范围：1. 采购计划、采购合同、采购申请等文件；2. 供应商资质证明、产品合格证、检测报告等材料；3. 采购过程中的审批、验收、付款等相关文件；4. 采购总结、评估报告等。
第五条采购档案的整理要求：1. 按照档案分类、编目、归档等要求，对采购档案进行分类整理；2. 对档案进行编号、登记，确保档案的有序管理；3. 对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第六条采购档案的归档要求：1. 采购档案归档应当在采购活动结束后一个月内完成；2. 归档的采购档案应当完整、准确、规范；3. 归档的采购档案应当及时办理交接手续。
第三章档案保管与利用第七条采购档案的保管要求：1. 档案库房应当具备防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等条件；2. 档案柜应当符合档案保管要求，保证档案的安全；3. 档案管理人员应当定期检查档案保管情况，确保档案的安全。
第八条采购档案的利用要求：1. 采购档案的利用应当遵循真实性、合法性、保密性原则；2. 利用采购档案应当办理借阅手续，不得擅自复制、外传；3. 利用采购档案应当爱护档案，不得损坏、污损档案。
第四章档案销毁第九条采购档案的销毁应当符合以下条件：1. 档案保管期满；2. 档案已经过利用，无继续保存价值；3. 档案内容涉及的国家秘密、商业秘密等需要销毁。
药品采购档案管理制度
药品采购档案管理制度一、总则1.1 目的本制度的目的是规范药品采购档案的管理，确保药品采购过程的合规性、可追溯性和信息准确性，保障医药用品的质量和安全。
1.2 适用范围本制度适用于公司内所有涉及药品采购的部门和人员。
1.3 定义•药品采购档案：指药品采购过程中产生的各类文件、记录和数据的集合，包括但不限于采购计划、采购合同、验收记录、付款记录等。
•采购计划：指根据临床需求和库存情况，制定的药品采购计划，包括采购药品名称、数量、规格、要求到货日期等信息。
二、档案管理流程2.1 采购计划编制1.采购部门根据临床需求和库存情况，制定药品采购计划。
2.采购计划应明确药品名称、数量、规格、要求到货日期等信息，并经相关负责人审批。
2.2 采购合同签订1.采购部门根据采购计划编制采购合同。
2.采购合同应包括供应商、药品名称、规格、数量、单价、总金额、交付方式、支付条件等内容。
3.采购合同由采购部门负责人签订，并存档备查。
2.3 药品验收管理1.采购部门接收到药品后，应按照合同要求进行验收。
2.验收人员应核对药品名称、规格、数量等信息，并记录在药品验收记录表中。
3.如发现质量问题或与合同不符的情况，应及时通知供应商并记录在药品验收记录表中。
4.药品验收记录表须签字确认，并存档备查。
2.4 付款管理1.采购部门根据验收结果和合同要求，及时完成付款手续。
2.付款记录应包括付款日期、付款金额、付款依据等信息，并由财务部门确认后存档。
三、档案管理要求3.1 档案管理责任部门公司设立档案管理部门，负责药品采购档案的管理、归档和查阅工作。
3.2 档案管理人员要求1.档案管理人员应具备相关的专业知识，熟悉档案管理制度和流程。
2.档案管理人员应保证档案的保密性和完整性，不得泄露、篡改档案信息。
3.3 档案存储要求1.药品采购档案应以电子化方式存储，采用安全可靠的服务器进行存放，并进行定期备份。
2.档案存储应设置相应的权限和密码保护，确保信息安全。
采购归档档案管理制度
一、总则为加强采购档案的管理，确保采购活动的规范化和透明化，提高采购效率，保障企业合法权益，特制定本制度。
二、归档范围1. 采购计划、采购合同、采购申请、采购订单等相关文件；2. 供应商资质证明、产品合格证明、技术参数等资料；3. 采购验收报告、质量检验报告、入库单、出库单等；4. 采购发票、付款凭证、结算凭证等；5. 采购纠纷处理、投诉反馈等文件；6. 其他与采购活动相关的文件。
三、归档要求1. 归档文件应完整、准确、真实，符合国家法律法规和公司规定；2. 归档文件应按照时间顺序排列，便于查阅；3. 归档文件应分类存放，分别设置目录，便于检索；4. 归档文件应使用统一规格的档案盒、文件夹等存储材料；5. 归档文件应妥善保管，防止损坏、丢失。
四、归档流程1. 采购部门在采购过程中，应按照本制度要求收集相关文件；2. 采购部门在采购完成后，将收集到的文件整理、归类，并填写《采购归档文件清单》；3. 采购部门将整理好的文件报送档案管理部门；4. 档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后进行归档；5. 档案管理部门定期对归档文件进行清理、整理，确保档案的完整性和安全性。
五、查阅与借用1. 查阅归档文件应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、摘抄、外传；2. 查阅归档文件应填写《查阅申请表》，经批准后方可查阅；3. 借用归档文件应填写《借用申请表》，经批准后方可借用，并确保按时归还；4. 查阅和借用归档文件时，应保持文件整洁，不得涂改、损坏。
六、档案销毁1. 归档文件达到保管期限，经审核确认后，可予以销毁；2. 销毁归档文件前，应进行登记、编号，并编制《档案销毁清单》；3. 销毁归档文件时，应由两人以上在场监督，确保销毁过程符合规定；4. 销毁后的档案，应由销毁人员填写《档案销毁记录》，并妥善保管。
七、责任与奖惩1. 各部门应按照本制度要求，认真做好采购档案的归档、查阅、借用和销毁工作；2. 对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密等行为的，将依法追究责任；3. 对在采购档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
公司采购档案管理制度
公司采购档案管理制度1. 引言本文为公司采购部门制定的采购档案管理制度，旨在规范和优化公司采购活动中的档案管理工作，确保采购档案的完整性、安全性和易查性。
本制度的制定及执行，旨在提高采购流程的效率与透明度，为公司的决策提供准确可靠的数据支持。
2. 适用范围本制度适用于公司所有采购活动的档案管理工作，包括但不限于采购需求审批、供应商选择、合同签订、采购执行、验收、支付等环节的档案管理。
3. 档案管理职责3.1 采购部门•负责建立和维护采购相关的档案管理系统，包括电子档案和纸质档案。
•对采购活动中产生的各类文件、合同、记录等进行分类、索引和归档，并保证档案的完整性和及时性。
•定期对档案进行质量检查，确保档案的完整性和准确性。
•提供必要的档案查询与检索服务，并对查询结果进行记录和跟踪。
3.2 其他相关部门•协助采购部门建立档案管理系统，并提供相关支持。
•根据采购部门的要求，提供档案存储和归档的物理空间，并保证其安全性和机密性。
•提供协助并配合采购部门进行档案的检索与归档工作。
4. 档案管理流程4.1 档案的建立与归档•采购部门在每一采购活动开始时，应建立相应的档案，并依据档案管理系统中的分类标准进行归档。
•档案的归档应包括以下信息：采购单据、合同文件、需求审批表格、供应商资质文件、采购决策记录、支付凭证等。
4.2 档案的查询与检索•采购部门应根据档案管理系统提供的查询功能，及时、准确地对档案进行查询与检索，并记录查询结果与处理情况。
4.3 档案的保管与维护•采购部门应对档案进行定期的保管和维护。
包括但不限于：处理损坏的文件、修复损坏的档案、备份电子档案等工作。
5. 档案安全与机密性保护•档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。
•采购部门应定期备份电子档案，并存放在安全可靠的地方。
•采购部门应设立权限管理机制，确保只有授权人员才能访问和操作档案。
6. 违规处理•对于严重违反档案管理制度的行为，采购部门将按公司相关规定进行相应的处理，包括但不限于警告、罚款、停职、解除劳动合同等措施。
采购物料价格档案管理制度
采购物料价格档案管理制度一、引言为了规范公司采购物料价格档案的管理工作，提高采购工作的效率和准确性，特制定本《采购物料价格档案管理制度》。
二、目的和依据1. 目的本制度的目的是为了确保采购物料价格档案的准确性、完整性和可追溯性，明确各个环节的责任与职责，提高采购物料价格的管理效率和透明度。
2. 依据本制度的依据主要包括：•公司的采购管理制度；•有关法律法规和政策；•公司内部的其他相关制度和规定。
三、适用范围本制度适用于公司的所有采购物料价格档案管理工作，涉及到的所有工作人员必须按照本制度执行。
四、主要内容1. 价格档案的建立（1）供应商信息的采集采购部门应及时从供应商获取相关物料的价格信息，并记录在价格档案中。
供应商的信息包括但不限于供应商名称、联系方式、物料供应情况等。
（2）物料价格的录入采购部门应按照采购计划，及时将物料的价格录入价格档案中，包括物料名称、规格、单位、价格等。
2. 价格档案的更新（1）供应商信息更新采购部门应及时更新供应商信息，包括供应商的联系方式、供应范围等。
（2）物料价格更新采购部门应定期核实和更新物料的价格信息，确保价格档案的准确性和及时性。
3. 价格档案的审批价格档案的更新和修改需经过相关部门的审批，确保价格的合理性和准确性。
4. 价格档案的保密价格档案中包含了公司的敏感信息，包括供应商的价格、交易量等，各个部门和人员必须妥善保管价格档案，严禁泄露和非法使用。
5. 价格档案的查阅与使用公司内部的相关人员可以查阅和使用价格档案，但必须符合相关权限的规定，不得滥用价格档案。
五、责任与义务1. 采购部门采购部门是价格档案的主要负责人，负责价格档案的建立、更新、审批和保密工作。
2. 相关部门公司内其他相关部门负责对价格档案的审核和审批工作，确保价格的准确性和合理性。
3. 相关人员相关人员必须按照制度要求，认真履行各自的责任和义务，确保价格档案的完整性和机密性。
六、违规处理对违反价格档案管理制度的人员，将按公司相关规定进行处理，包括但不限于批评教育、警告、记过、记大过等。
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采购档案管理制度•相关推荐3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
4.4档案销毁4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
采购档案管理制度2第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST-2004－XS－0001－HT1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁：1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的.备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》采购档案管理制度3公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。
二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。
三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。
2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。
四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。
若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。
五、合同文档的管理要求将本文的Word文档下载到电脑，方便收藏和打印推荐度：点击下载文档下载文档д����ѯ。