档案管理办法

档案管理办法
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地发挥档案工作服务职能，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理规定，结合单位档案管理工作实际，制定本办法。

一、立卷归档
（一）文件归档范围为单位日常工作及重大科技活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及电子文件等资料。

（二）综合处是全所综合档案管理部门，设专职档案管理员 1 人，负责档案立卷归档、管理使用。

（三）各部门工作人员应及时收集和整理工作中形成的文件材料，工作完成后，按规定时间作好移交清册，履行签字验收程序，主动交付档案管理员立卷归档。

（四）各部门应及时将上年度应归档的电子文件向综合处归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份。

各部门负责人督促本处室工作人员做好档案资料的整理和移交，任何部门和个人不得据为己有。

（五）电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

（六）财务处人员应于次年的六月底前，将已由财务人员暂保一年的财务资料按规定立卷，移交档案室。

（七）档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确。

对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

（八）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

二、库房管理
（一）档案库房是存储各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人
员不得入内。

（二）库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施确保档案的安全。

（三）库房内要保持事宜温度和湿度。

根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度
记录。

（四）库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。

在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

（五）库房内档案分类存放，排列整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。

不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

（六）要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。

对破损、变质的档案要及时进行修补复制。

（七）电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。

保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在 17℃—20℃，相对湿度选定在 35%—45%。

（八）档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、查阅利用
（一）单位档案可供相关部门查阅利用。

查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。

查阅相关档案时须经立档相关负责人同意。

（二）外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信或由所内相关业务部门陪同，经分管领导审
批后，方可查阅。

（三）查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

（四）严守机密，不得翻阅和摘抄与目标档案无关的其他档案资料。

（五）需要复印（部分或全部）档案材料的，应在“借阅登记表”注明并登记。

（六）数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。

借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。

如确因工作需要可去档案室查阅
纸质档案。

（七）要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

（八）建立《档案借阅登记》和《档案使用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。

数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案使
用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为工作全面开展服务。

四、保密制度
（一）档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

（二）定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

（三）已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

（四）各部门不得保存机密、秘密文件、资料，借阅秘密文件，需按保密制度用后立即归档。

（五）对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。

摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

（六）不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

（七）不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

（八）数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。

严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

（九）保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

（十）对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。

对有保存电子数据档案的计算机进行维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，
并做计算机修理登记。

（十一）严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。

电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

（十二）定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

五、鉴定和销毁
（一）室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

（二）室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

（三）经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。

对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，制定销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

（四）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

（五）销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

（六）严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

六、档案管理员工作职责
（一）热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为单位的两个文明建设服务。

（二）加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

（三）坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

（四）要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。

自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、
检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

（五）积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为单位各项工作开展和领导决策服务。

（六）做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

（七）切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，做到档案无丢失、无霉变、无差错。

七、附则
（一）本办法自 2022年 1 月 1 日起执行
（二）本办法由综合处负责解释。