总裁办保密制度实施细则

5年
绝密级AAA
11
工艺配方和生产配方、配料编号表、工艺文件；
10年
12
未公开的公司重大发展方针、政策和决策；
10年
13
公司独有的具有重大经济效益的技术诀窍和技术方案、研发计划；
10年
14
涉及公司安全和重大经济利益科研项目中的有关内容；
10年
15
重点引进项目（包括利用外资和重大技术改造项目）的可行性研究报告、计划任务书及市有关部门批准情况；
3.2保密资料日常使用管理：
3.2.1日常办公使用管理：
3.2.1.1内部资料和A级保密资料：使用人为责任人，可存放在自己办公桌的文件夹子内，并需要分类存放，不得散放在办公桌上。
3.2.1.2AA级和AAA级保密资料；使用人和保管人为责任人，在本人不使用或外来人员进入办公室时，须将AA级和AAA级保密资料放在抽屉里面。使用人在离开办公桌到其他地方去的时候，必须将AA级和AAA级保密资料上锁管理，否则，视为过失泄露公司机密行为。
三、执行部门：总裁办审计监察部、秘书室。
四、内容
1.保密资料管理
1.1保密资料分类和密级管理按照《保密制度》第四条第3点规定执行，（见附件1《总裁办保密范围及密级划分表》。
1.2在确定秘密事项的密级时，同时确定保密期限，总裁办主任审核通过后执行。
1.3凡《保密制度》和本细则规定属于保密范围内的文件、资料、档案、图表、磁带、磁（光）盘、实物等均属保密文件、资料、简报、电报、会议纪要、书刊、磁（光）盘、录像带等一切载有公司秘密事项的载体，均应按照有关规定，标明密级和保密期限。
2.2.1.3检查公司保密制度和总裁办保密制度实施细则的执行情况，
2.2.1.4根据实际情况完善总裁办保密制度实施细则；
2.2.1.5向公司提出改进保密工作的意见和建议。
2.2.2组员的职责：
2.2.2.1负责公司保密制度和总裁办保密制度实施细则的贯彻执行；
2.2.2.2加强对保密宣传教育，落实保密工作措施；
10年
16
年度、半年度各分子公司（工厂）经营效益审计报告；
10年
17
实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
10年
18
公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
10年
内部资料
公司章程、制度、规定、管理办法、业务流程图、岗位说明书、报告、通知、方案、规划、请示、签呈、作业记录、会议纪要、会议记录、工作笔记、内部通讯录、作业表单、报表等；
2.2.3.3向上级提出改进公司档案管理和保密工作的意见和建议。
3.资料的保管、使用：
3.1资料保管要求：
3.1.1 A级资料（包括光盘或磁盘）：整齐归类在文件夹内或档案袋内，放置在办公桌抽屉内或文件柜里。不经常使用或已经使用结束后的A级资料分类归档，妥善放置。
3.1.2AA级和AAA级保密资料（包括光盘和磁盘）：整齐归类在文件夹内或档案袋内，放置在带锁的文件柜或专门的资料柜里，所有的AA级和AAA级保密资料（包括光盘和磁盘）都必须分类编码，归档管理。专门使用人不在场的情况下，不得将AAA级保密资料放置在办公桌上或其他可视范围的地方，否则，视为过失泄露公司秘密行为。
8.2审计监察部负责检查各系统保密工作执行和落实，将发现的保密隐患及时进行处理并上报总裁办主任。
8.3发生泄密事件按照《保密制度》第四条11点要求进行处理
8.4对在公司保密工作中有突出贡献的，按照《激励制度》进行表扬和奖励。
五、本细则修改权归属总裁办。
六、本细则解释权归属总裁办。
七、本细则自签发之日起生效。
6.6.5发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时向总裁办主任报告，总裁办主任接到报告，根据规定组织进行调查处理。
7.产品配方管理办法以《保密制度》第四条9点及《配方及工艺文件管理制度》规定执行；
8.责任与奖罚:
8.1总裁办全体员工负责执行相关的保密管理规定，定期进行保密检查和教育，防止泄密事件的发生。
6.6.1日常工作中应严格遵守《员工保密守则》和《管理干部保密守则》。
6.6.2在工作中，除按《保密制度》第四条8点保密措施执行外同时应遵守工作职业操守，严格对所经手、调查和传递的信息保密，未经总裁办主任的书面许可，不得向第三方透露；
6.6.4未经批准不得将内部资料(各种记录形式、存储载体)擅自以任何方式交给公司外部利益相关或利害相关方（内外部机构或个人），否则按泄露秘密论处并承担相应责任。
5.秘密文件（资料）的销毁：
5.1A级保密资料的销毁：凡到保存期的A级保密资料，总裁办秘书室组织每月清理一次，集中处理；
5.2AA级保密资料的销毁，凡到保存期的AA级保密资料，总裁办组织每季度清理一次，集中处理；属于机密级需由经办人填写《销毁审批表》后，上报总裁办主任批准后执行；
5.3AAA级保密资料的销毁：凡保存时间到十年的绝密级资料，需由经办人填写《销毁审批表》后，并履行清点、逐件登记造册手续，审查人员和经办人员必须在登记本上签字存查；上报总裁办主任批准后执行；
6.5.1凡讨论涉及公司秘密内容的事项或其他活动，总裁秘书应采取周全的保密措施；
6.5.2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
6.5.3管理会议文件，对涉及公司绝密、机密的会议文件要及时回收，不得带出会场；
6.5.4确定会议内容是否传达及传达范围；
6.6总裁办员工必须负有下列保密义务：
4.公司秘密的保密期限：
4.1属于日常的普通秘密级资料即自行解密；
4.2属于机密、绝密级文件达到保密期限的上报总裁办主任批准是否解密；
4.3机密、绝密级文件资料若需要延长保密期限的，则标注延长时间，延长期限届满时上报总裁办主任是否解密；
4.4秘密文件、资料，应当依据《保密制度》第四条的第“3”点规定标明秘密等级，并确定保密期限。
5.3.1销毁磁介质秘密载体时，应当确保秘密信息无法还原，销毁工作结束，由经办人认真填写销毁记录，并留档；
5.3.2销毁纸介质或磁介质、光盘等秘密载体。应按符合保密要求的办法进行；并由送件部门2人以上监销，不得散落、遗漏；
5.3.3禁止将秘密载体或标有“内部资料”、“内部使用”等字样的各种载体，当作废品出售，违者视同泄密。
拟定
王强
审核
签发
一、目的：确保总裁办资料的使用、传递、保管的安全，防止公司秘密的外泄，保障和维护公司的合法权益，根据公司《保密制度》的相关规定，特制定本细则。
二、适用范围:本细则适用于总裁办下属各部门涉及、接触（知晓、记录、整理、制作、摘抄、收发、传递、借阅、调阅、复制、使用、保存、销毁）保密资料和信息的工作人员。
八、附件
1《总裁办保密范围及密级划分表》
附件1
总裁办保密范围及密级划分表
保密级别
密级资料名称
保密期限
序号
文件、资料名称
秘密级A
1
公司发布的仅限于内部使用的文件、通知；
3年
机密级AA
2
在会议上口头宣布和决定的保密事项和其他需保密的口头资讯；
5年
3
还未公开的人事安排(升、降、调）或讨论意见以及机构撤并重组意向等口头资讯；
3.2.2借阅（查阅、调阅、复制）管理
3.2.2.1内部借阅、查询A和AA级资料的，须借阅（查阅、调阅、复制）上报部门负责人审批；
3.2.2.2内部借阅、查询公司AAA级保密资料的，须借阅（查阅、调阅、复制）上报总裁办主任审批；
3.2.2.3跨系统的借阅（查阅、调阅、复制）保密资料：
3.2.2.3.1审计监察部财务审计和管理审计工作性质决定，其经常涉及跨系统借阅（查阅、调阅、复制）公司秘密资料；
2.保密机构和职责：
2.1保密小组：总裁办成立保密工作小组，组长为总裁办主任，组员为：全体职员（总裁办因工作及部门的特殊性，所有成员均为保密小组成员）。
2.2保密工作小组职责：
2.2.1组长的职责：
2.2.1.1总裁办主任为保密工作第一责任人，
2.2.1.2负责组织、落实公司保密制度和总裁办保密制度实施细则的实施，
2.2.2.3发生泄密时，应立即采取合法手段，防止机密扩散，并及时向上级上报；
2.2.2.4向上级提出改进保密工作的意见和建议。
2.2.3总裁秘书职责：
2.2.3.1总裁秘书应按照公司《档案管理制度》和《保密制度》及本细则的规定做好公司档案的管理和保密工作；
2.2.3.2保证公司档案的安全和完整，防止公司秘密外泄；
5年
4
涉及侵害公司利益的案件的查处；
5年
5
各类投诉的处理事宜；
5年
6
各类内部专项审计报告；
5年
7
通过特殊渠道获取的技术资料、样品、实物及其来源和技术手段；
5年
8
公司档案、组织结构、财务数据、以及公司内部的一术技术及产品创新改进规划、计划、统计数据；
5年
10
上报的经销、供应合同和合资合作协议书、意向书。
6.3总裁办人员因离职或调动需离开其工作岗位，脱离其工作职位前，涉及绝密文件的，必须由总裁办主任监督，按规定办理交接，交接人持交接单方可办理离岗手续。
6.4所有计算机必须设有6位以上的（含）开机密码；所有开启后的计算机必须设有6位以上的（含）屏幕保护密码；所有属于保密资料的电子文档必须设有6位以上的（含）保护密码或用加密码软件进行加密。6.5涉密会议与活动的保密措施：
3.2.2.3.2跨系统调阅A和AA级级资料，须总裁办主任授权，审计监察部负责人同意，办理相关手续；即可对资料产生系统相关资料进行调阅；
3.2.2.3.3跨系统调阅公司AAA级保密资料，须总裁办主任授权，审计监察部负责人同意，经各资料产生系统负责人分别审批同意后办理相关手续；
3.3凡泄露需保密的口头资讯的，一律以泄露机密论处。