Windows终端---企事业办公网络应用方案

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一、概述 企业办公系统是通过先进成熟的计算机技术手段建设的一个高质量、高效率、智能化的办公系统、为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。 企业办公系统的建设应以现代网络技术为依托，选择技术先进、扩展性强、覆盖园区的主干网络，将企业的各种PC机、工作站、终端设备和局域网连接起来，并与有关广域网相连，在网上宣传自己和获取Internet网上的资源。形成结构合理、内外沟通的计算机网络系统，在此基础上建立能满足科研和管理工作需要的软硬件环境，开发各类信息库和应用系统，为企业各类人员提供充分的网络信息服务。系统总体设计将本着总体规划、分布实施的原则，充分体现系统的技术先进性、高度的安全可靠性，同时具有良好的开放性、可扩展性。 本方案在调研和实际应用的基础上完成，满足企业办公网络应用的需求，整体性能上有较大的冗余，扩展性好，能够为将来网络的升级和扩容提供良好的基础；采用的技术均为成熟、可靠、可实现性好的技2 / 14

术。很明确，我们的选择就是要享受科学技术的发展给教学科研带来的革命性成果，同时我们付出最小的代价，拥有今天和明天的技术。

二、设计原则 建设和实施企业办公系统应该确保可以达到如下目的 ： 1、 立企业内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台； 2、 现企业内部市场动态信息的及时反馈、收集、指导生产良性循环； 3、 实现企业客户资源的及时积累、查询； 4、 实现企业图书、资料的有效管理； 5、 实现企业内部文书、科技、人事、财务档案的有效管理； 6、 企业生产状况、项目进展、行政管理事物的督办查办； 7、 网上收集企业内部生产、行政信息形成电子刊物； 8、 建立网上培训基地，使企业职工能不断学习新知识； 9、 内部日程安排、办事指南、通讯名录方便企业工作人员办公。 在进行企业办公信息化的建设过程中，应该将MIS、ERP、MRPII、CRM等系统有机的进行结合，从而满足企业INTRANET建设的各种应用需要，一个企业的办公信息化系统的建设还应该满足如下要求：

1. 安全性 安全性主要指系统的可靠性、保密性和数据一致性。网络系统的安全、可 靠性是整个INTRANET建设应用的前提，也是网络软件系统安全可靠性、操作 3 / 14

系统安全可靠性、数据库系统安全性及应用软件安全可靠性的保证。 2. 技术的先进性与成熟性 新技术、新产品不断出现，需要在技术成熟的前提下采用先进的技术及设 备，提高整个系统的工作效率，保护客户的长期投资。 3. 开放性 开放性是保证网络互连性的关健， 选用开放性好、符合公开国际标准的 产品，可以保证网络与其它产品的互连，利于网络的扩展、升级及系统管理员的维护。 4. 兼容性 兼容性是保护用户已有投资的关健，应主要从以下几个方面来实现： A：充分利用现有的系统资源、包括与现有的综合布线系统的紧密结合、与现 有的硬件设备及软件资源的紧密结合以及与用户技术人员的技术结合。 B：保护用户已有的应用业务系统，使其在新的网络中充分利用，可以节省用 户有应用软件上所花费的人力、物力和财力。 C：兼容现有和未来将出现的网络技术，使系统保持尽可能长4 / 14

的生命周期，从 而保护用户对新系统的投资。 D：扩充性，采用的产品具有充分的可扩充性及升级能力，具有足够的向未来 网络发展方向过渡的可能。

三、OA办公应用系统建设要求 智能化办公、无纸化办公的呼声在国内政府部门和企业内部越来越高，特别是随着计算机和网络技术发展的日新月异，产生了许多计算机应用软件，为各个政府部门和企业机构利用软件群件技术联合协同工作提供了良好的智能化办公的环境。随着计算机信息技术、网络通讯及电视、电话、传真等高新技术的发展，人与人之间的联系变得更为紧密，工作节奏也日益加快，如何使信息得到更大程度的共享？如何更进一步提高工作效率？人与人之间如何完美协同工作等一系列问题日益受到人们的重视，于是对办公自动化系统就提出了更高的要求，要求办公自动化系统进一步发展成为办公信息系统（Office Information System简称OIS）。这样不仅可以满足面向办公者的通常意义上的繁琐事务处理，而且还能提供面向决策者的决策支持、专家咨询等智能服务,实现行政机关的办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，为管理人员办公和领导决策提供服务。 在一个OA办公系统中其应用功能包括如下：

1. 日常办公系统 5 / 14

系统是对全行范围内的日常办公进行管理。包括三大功能子系统： ●领导日常办公子系统 ●秘书日常办公子系统 ●个人日常办公子系统 2. 领导日常办公子系统 该子系统是为行领导提供的一个集成办公环境。由综合业务查询子系统与领导专用办公子系统两大部分构成。 1) 综合业务查询子系统 2) 领导专用办公子系统 ●领导日程活动安排 ●领导专用信息管理 3. 秘书日常办公系统 秘书办公系统主要为领导的秘书提供的集成办公环境。包括三大功能： ●领导日程安排 ●重要电话记录 ●重要人物来访登记 4. 个人日常办公管理子系统 个人办公管理子系统是为用户建立起来的各自的独立的工作环境和日常事务处理环境，提供给用户一个轻松的信息管理环境。包括两大功能： 6 / 14

1) 个人办公事务管理 2) 私人事务管理 5. 公文管理系统 公文管理是指从公文的起草到审批一系列过程的管理包括收发文管理、文件催办等功能，利用Notes工作流方式管理从拟办、本部门领导审核、其他部门会签、所领导审核、所领导审批、办公室登记、签发、归档等全部工作流程。全过程可以由公文管理员实时监控。 6. 收文流程处理 在此流程中描述了五个状态：登记、拟办、批办、承办和办结。 一般收文流转的缺省过程是登记，拟办，批办，承办，办结。 登记和办结状态是必不可少的，但拟办、批办和承办三个状态是可选的，可以只有其中之一、任意两个的组合或三者全部，具体选择何种方式根据公文的具体办理情况而定。 登记：公文管理员（专门部门的人员，如办公室）负责对来文进行登记、分发处理。其中非电子来文需通过键盘或扫描录入原文；而电子来文则可以不用键盘或扫描录入原文，可直接通过接口程序自动转录，节省时间。 拟办：公文管理员的直接领导（如办公室主任），决定来文给上级领导或其它部门传阅办理等。 批办：上级领导的审批处理。 承办：具体对来文办理的签批部门。 7 / 14

办结：来文办理结束作标志，可由公文管理员作，也可由承办单位作。 在实现过程中： 由公文管理员根据文种、来文单位、来文级别等等的分类方式决定来文的具体流程，决定当前文的流程状态可以在表单中备有状态域作标志。公文管理员可以对整个流程进行监控。可以根据临时出现的情况进行流程的添加、跳过、撤回等。 自动对流程中的每个节点（即环节）所花的时间进行统计，然后生成一个该流程的时间报表。由此可以完成对各部门办事效率的统计。文件办理完毕以后将该报表与文件一起进行归档。 7. 发文流程处理（行文、签报） 正式发文拟稿可由办公室之外的其它部门拟稿，然后交给办公室作处理。下图是典型的发文流程。发文一般包含的状态：拟稿、审核、核稿、会签、签发、校对、印发、办结八个状态。一定有的状态是拟稿、签发、印发、办结和归档。 缺省流程是：拟稿-审核-核稿-会签-签发-校对-印发-盖章-办结-归档。除了必有的状态之外，可选的状态和状态的顺序同样也是可设置的。办理状态是在文档中记录状态标志。 拟稿：起草发文。 审核：拟稿人的部门领导对公文把关。 核稿：由专门人员对公文的书写格式和文字把关（办公室人员）。 会签：如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单8 / 14

位的联合发文需要经过发文部门签字认可。 签发：单位的领导决定该文是否能发。可以通过电子手写体签名和电子签名来保证真实性、有效性。 校对：按照领导签批的意见，修改文中的字句等。 印发：具体办理文的人员签字并对发文盖章。 办结：标志该发文的流程结束。 发文处理在实现过程中，同样可由专人（公文管理员）根据实际的方式或领导审批意见来决定流程（审批状态和审批人）走向，或由上一办理状态的办理（审批）人决定下一办理状态的办理人。 以上的公文系统流程仅供参考 8. 会议管理子系统 本系统以工作流方式把会议管理从会议筹备、会议审批、会议通知、会务到会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与会人员，系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。 会议管理由办公室之外的其它部门进行会议筹备拟稿，然后交给办公室作处理，进行审批后再返回该部门。 9. 档案管理子系统 档案管理子系统主要包括三部分： 公文档案管理、资料档案管理、实物档案管理