我国档案管理系统发展状况

我国档案管理系统发展状况

摘要：对档案管理的信息化是档案管理系统工作的正确途径,也是档案管理系统发展的客观需要。因此,只有抓好对档案的信息化建设,才能适应新时期档案工作的需要,才能真正达到档案管理信息化的目的。此次主要对近几年国内档案管理系统方面从发展前景、主要特征、研究内容等方面进行了全面的分析，对该领域的研究现状及发展状况进行了总结和评论，对存在的问题及应采取的措施进行了详细的说明。

关键词：中国，信息化，档案管理，发展

引言

随着社会的发展和进步，对信息的规格化越来越受到人们的重视，为了将档案的信息更好的管理，提高工作效率，同时避免人工管理的错误，所以制作了档案信息管理系统。近年来，我国的因特网应用进入大发展阶段，随之而来的对信息的管理化也日益突出，并逐渐成为社会性问题，不仅政府部门和金融部门重视，连企事业单位和个人也都日益重视起来。档案信息化建设的步伐越走越快，为开创档案管理工作的新局面创造良好的条件。

1、对我国档案管理系统的基本介绍

1.1、我国档案管理系统发展背景

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录[1]。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。我们对档案管理所采取的传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术等信息化管理模式所取代，对档案管理的信息化建设取得显著成绩。随着信息化程度的逐步提高，各地各部门档案管理工作也在发生着深刻的变化，档案信息管理系统正处于大力开发利用之中[2]。档案管理信息化建设作为一项全新的工作，是一个系统的工程。

1.2、我国档案管理系统主要特征及原则

档案信息化管理是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志。充分运用飞速发展的信息技术,开展档案信息化,在档案管理工作中具有重要作用。具体地说,档案信息化要求档案工作者重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。因此,档案信息化是档案管理工作的客观需要。

档案信息观的普遍使用是社会各方面广泛利用档案信息资源,实现档案信息化的重要条件。档案信息化管理可以将档案信息资源合理配置、科学管理,使其实现数字化、标准化、

系统化、网络化,以满足社会各方面对档案信息的需要。档案作为一种信息资源,可以为科学研究、文化建设、加强管理服务,也可以为宣传报道、业务咨询提供信息保障,树立“档案是信息资源的观念”,认识档案是信息资源的重要性,为开创档案管理的新局面创造良好的条件[3]。

1.3、我国档案管理系统的现状

当今世界随着科学技术的不断发展,网络信息化进程也不断加快,计算机和网络在各领域都得到了广泛的应用。档案管理作为管理工作的重要组成部分,面临着现代管理方法和先进网络技术综合运用的跨越式发展的挑战[4]。档案管理工作要想紧跟时代发展的步伐,就必须充分利用信息化管理的新技术,实现对档案管理的信息化。当前,实现各领域中档案管理的信息化是各行各业所共同面对的新课题[5]。

把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化,信息管理标准化,信息服务网络化的进程。档案信息化管理是国家信息化工作的一部分,而档案信息化管理又是档案信息化建设的核心内容,档案信息数字化对加快信息化建设具有重要意义为了将档案的信息更好的管理，提高工作效率，同时避免人工管理的错误，所以制作了档案信息管理系统。档案信息资源数字化是数字档案馆建设的基本条件和前提,无数字化档案资源库,数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础;没有档案资源数字化,档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起,档案对外开放与国际接轨进行信息交流,实现信息资源共享也很难达到预期的效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”,它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础,那就要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息,敏锐地感受社会信息的变化;运用一定的技术手段创造适宜的社会条件,将其视为一种社会资源加以开发和利用。那么,档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源,在量的积累上要达到一定高度,经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域,不断丰富和完善档案资源建设,使档案信息不断“信息化”,是档案工作追求的价值目标,也是创新的基础。

2、我国档案管理系统的发展

我国档案管理体制的不断改革,以及各行各业服务模式的进一步转变,传统的档案管理模式已经越来越不能适应当今世界计算机网络信息化的发展潮流。因此,实现新形势下档案管理模式的网络化越来越受到各领域的关注。面对档案信息化建设进程的不断加速，必须创新管理手段,建设现代化的档案管理与服务系统。

通过档案信息化,档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录,真正实现档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率;全面启动档案馆馆

藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设;建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统,实现档案信息资源社会共享,最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。真正把档案管理建设成为一个面向社会,面向大众,为广大人民群众服务的信息中心。

档案的保管条件逐步改善,利用范围越来越广,服务方式应随着形势的变化不断创新。一是让公众熟悉和了解档案工作,扩大档案工作的知名度;二是宣传档案意识和宣传档案工作,变“看摊守业,等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。同时改变传统的档案利用服务模式,逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系,实现多途径、多渠道、全方位主动地服务[6]。对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享,从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。三是依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,通过档案信息的上网,可以向利用者提供开放的馆藏档案和有关现行文件,提高服务的及时性。

3、我国档案管理系统目前存在的一些问题

综上所述，国内档案管理系统的研究具有自身独特的特点，相反也存在它的不足之处。

3.1档案管理已进入了比较稳定的阶段并趋于成熟

随着信息社会的到来和因特网在我国的普及,信息系统的建设成为当今一个十分重要的研究课题。如何提高档案管理的效率和档案信息的利用率,是档案管理机构所面临的一个重要任务。在分析档案管理系统功能的基础上,采用浏览器/服务器的设计模式,使用动态网页设计技术,对档案管理系统进行了设计和开发[7],给出了系统数据库中各数据表的设计结果和档案管理系统各管理页面的具体实现,解决了文本文件和图片文件格式不统一的问题,最终达到了档案管理系统设计和开发的目的和要求[8]。

3.2目前档案管理中存在的问题

随着现代化建设以及城市化进程的大幅加快,档案的需求及利用也就越来越多,要求也越来越高,齐全的档案管理系统,已经成为衡量档案应用单位信息化程度的一大标志。很多企业逐渐开始重视这个问题,将先进科学技术运用到档案管理的工作中,不断加快档案管理的信息化建设,努力实现历史档案同未来档案科学有机的链接[9]。紧跟时代步伐,加强档案的管理,努力将档案质量同数字化发展科学紧密地结合起来,快速高效地提高档案利用率。

档案是社会发展和历史的记录,是人类文明和人类价值活动的凝固。档案的重要作用决定了档案管理工作的重要意义。信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战[10]。如何创新档案管理,是每个档案管理机构和档案管理人员必须认真思考的重要问题。

4.对目前情况应采取的措施

基于以上的分析我认为，在今后的一段时间内应进一步加强对国内档案管理信息化建设发展状况的研究，加大管理力度，不断扩大管理队伍，拓宽管理视野，从而促进该主题的学术、技术与实践更加全面、系统地发展[11]。

4.1要实现档案管理现代化

通过档案信息化,档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录,真正实现档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率;全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设;建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统,实现档案信息资源社会共享,最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。真正把档案管理建设成为一个面向社会,面向大众,为广大人民群众服务的信息中心。

4.2在服务方式上要创新

随着信息技术的广泛应用,档案的保管条件逐步改善,利用范围越来越广,服务方式应随着形势的变化不断创新。一是让公众熟悉和了解档案工作,扩大档案工作的知名度;二是宣传档案意识和宣传档案工作,变“看摊守业,等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。同时改变传统的档案利用服务模式,逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系,实现多途径、多渠道、全方位主动地服务[12]。对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享,从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。三是依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,通过档案信息的上网,可以向利用者提供开放的馆藏档案和有关现行文件,提高服务的及时性[13]。

4.3加强档案信息化建设，做到规范化，标准化

建设数字化档案馆,就要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理档案,提高计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平[14]。通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制,实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心,覆盖归档单位的应用系统。

规范化、标准化是进行档案管理信息化建设一项重要的内容，也是衡量档案管理工作的现代化水平的一个重要标志。在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐一个信息化

管理的标准，据自身发展的需求和特点，来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。这对于提高档案管理信息化的质量，减少档案管理过程中因为设备、人员、项目、格式等变化带来的信息传递的障碍，加快其现代化发展的速度，能起到防范作用。档案目录数据库应该既能符合国家的标准，又有利于实际的操作。

4.4扎实推进档案数据库建设

数据库是网络的信息资源,数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设,然后开展对重要档案的数字化建设,建设高质量、高水平的全文信息数据库,最后将所有馆藏档案全部数字化[15]。总之,档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇,与时俱进,全面开发档案信息资源,积极探索信息时代档案工作的新思路,以开创新时期档案工作新局面。

结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇，为了将档案的信息更好的管理，提高工作效率，同时避免人工管理的错误，所以制作了档案信息管理系统。对档案进行信息化管理是当前的科技和社会发展的必然要求，我们必须重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案信息化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，同时在原有的基础上，积极探索新的管理方法，升华管理理念，这样才能不断提高效率，适应时代发展。

参考文献：

[1].胡鸿杰.中国档案期刊的基本状况与功能分.档案学通讯,2005（01）

[2].王遦.我国企业档案工作的发展之路.档案学通讯,1996(04)

[3].张建栋.档案管理的新方法.经济与管理,1984(03)

[4].孙淑扬.档案自动化管理的现状与发展.档案学通讯，1996（04）

[5].吴国华,杨刚.医疗档案管理的现状与对策.中国城乡企业卫生,2003(03)

[6].刘国能.企业档案工作的发展状况和趋势.档案学通讯,1995(05)

[7].重视档案管理，发挥档案作用.张丽芳.图书馆杂志，1996（05）

[8].单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护.企业技术开发,2011(05)

[9].熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现.计算机工程与设计,2007(08)

[10].胡勇.强化档案管理,促进企业发展.档案学通讯,1998（03）

[11].王国英.试论如何实现档案管理的数字化.企业技术开发,2011(04)

[12].冯惠玲.论档案整理理论的演变与发展.档案学通讯,1986(05)

[13].周莹莹.论新时期档案管理的创新.山西科技,2011(01)

[14].吴国华,杨刚.医疗档案管理的现状与对策.中国城乡企业卫生,2003（03）

[15].吕智远.论现阶段我国档案信息资源复合动态服务模式构建.档案学通讯，2007（06）