如何正确选用公文文种
常用公文文种及其选用
常用公文文种及其选用常用公文文种及其选用1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。
命令(令)一般由标题(包括发文机关、事由、文种)、发文字号、正文、签发人、日期等几个主要部分。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。
决定一般由标题(包括发文机关、事由、文种)、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。
如：国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
发文机关级别较高(多为省、部级以上机关)。
发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等。
如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
注意不要把通告写成通知或公告。
通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性(如银行、交通方面的)，事项可以一般化。
发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。
报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。
它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。
通知的种类有：1.发布性通知。
用于发布法规规章。
2.批转性通知。
用于批转或转发文件。
3.事项性通知。
用于告知某一事项，如会议通知等。
重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。
公文文种的作用
竭诚为您提供优质文档/双击可除公文文种的作用篇一：正确使用公文文种正确使用公文文种【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。
文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。
《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。
而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。
写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。
根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。
收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。
例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。
而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。
不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。
绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。
只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。
当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。
试议公文文种选用的规范化
涵义与用途做 出明确规定并经多次修
行 政 机 关 公文 文种 为例 ：
通告 ： 般 事件需 要在 一定范 请 示、批 示文种。指出 ： 命 令、令 一 “
时用 “ 告” 通 。
正、补充而使之 日趋完善。仅 以国家 围内，对人民或机关 、团体通告周知 是上 级机 关 对下级机关 或人 员发布 的一种 指挥性的文书” ，除有关规定 他的国家机关和人员不能发布命令。 １５ 年 ９ ２ ｔ 务院 颁 布了 ９１ 月 ９Ｅ政 为 ７ １ 种，即 ： 类 ２
报 请 颁布《 国家行政 机关 公文 处理 暂行 议、布 告，并将 “ 告 ”与 “ 示 ” 办法》 ，对公文种类进行 了第二次修 分列为两类。
订 。规 定公 文 文种 为 ９ １ 种 ，即 ： 类 ５ ００ 月 ４日 （ ） 令、 令、指 令 ； ２ １命 （ ）决 定 、决 基 础 上 ，国 务 院于 ２ ０ 年 ８ ２ 发布、２ ０ 年 １ １ ０１ 月 目施 行了《 国家 议 ；３ （ ）指 示 ； ４ 布 告 、 公 告 、通 （）
进 步。 在 这次 修 订 中取 消 了 “ 报 ” 要。在这次调整 中，为适应国家法制 要性 ，也使我们更加明确应当按 以下 签 、 “ 函” 便 。 建设 的需要 ，增 设了 “ 议案” 。与此 要 求 继 续 加 强 公 文 文 种 的 规 范 化 管
１８ 年 ２月 ２ ９１ ７日国务院 办公厅 同时，为简化文种而取消了指令、决 理 ：
点意见》中指出 ： 不同的公文名称， 政等均用 “ “ 命令” 。
通 。 择文种便成为写好公文的前提条件 ， 员知 道 的事 项 用 “ 知 ” 通 知 、通 报 ； ６ （ ）布 告 、 通 告 ； ７ （）
也 是收文机 关高效而 准确地办理 与
常用公文文种的写法及注意事项
常用公文文种的写法及注意事项在日常工作中，公文是企业和机构之间必不可少的重要文件，它们以标准化的文种形式表达着各种信息和含义。
本文将介绍一些常见的公文文种，以及它们的基本格式、写作注意事项等内容。
一、公文的基本格式不同的公文文种有其特定的格式要求，但一般都包括以下几个部分：1.文件标题：位于文档的最上方，一般包括文件类型、文号和文件名称等信息。
2.发文机关：即文件发出单位的名称、地址和邮编等。
3.收文机关：即文件接收单位的名称、地址和邮编等。
4.正文：即文件的主体内容。
5.结尾：包括签章处、日期、签署人等信息。
这些部分的排版一般比较固定，但也会针对文种和实际需求进行调整，以下将逐一介绍。
二、函（通）文的写法及注意事项1. 概述函（通）文是最常见的公文文种之一，用于传达一般性的信息或请求。
以下是函（通）文的基本格式。
2. 内容2.1 文件标题一般包括文件性质、编号和标题，如：[文种]（[机关代字]）[年份]（）[号]［机关名称］2.2 发文机关包括发文机关名称、地址、电话和邮编等信息。
2.3 收件机关包括收件机关名称、地址、电话、邮编等信息。
2.4 正文正文部分应该明确表达意思，采用简洁明了、文字通顺、语气得体等原则，一般分为以下部分：（1）致词：对收件人表示尊敬和问候。
（2）内容：明确说明事由、请求或指示等内容，要求简洁、完整。
（3）落款：谢意、祝愿、期盼等礼貌性语言。
2.5 结尾结尾包括签名、日期、签章处等信息，一般格式如下：此致敬礼！发件人：（签名）年月日3. 注意事项1.正确使用发件人和收件人的名称。
2.一定要使用规范的格式和语言，避免口语化表达。
3.内容要明确简洁，不得闲扯；要准确表达请求或意见。
三、公告的写法及注意事项1. 概述公告是以口头或书面形式向公众发布的通知，是一类广告形式。
以下是公告的基本格式。
2. 内容2.1 标题一般包括公告名称和发布时间，如：[公告名称]时间：[年月日]2.2 正文正文部分一般应按照规定格式和要求填写，一般包括以下部分：（1）公告主体：明确公告的主题和内容。
公文种类及格式 ppt课件
机关
平行文
各级党政 下行文 机关
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17
8.通知
发布传达通知：
发布、传达要求下 级机关执行和有关 单位周知或者执行 的事项。
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批转转发通知 ——批转性通知：
发布下级机关来文 （现基本不使用）
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19
批转转发通知 ——转发性通知：
转发上级或平行、 不相隶属机关来文
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文种
适用范围
决议 会议讨论通过的重大决策事项
决定 对重要事项作出决策和部署； 奖惩有关单位和人员；
变更或撤销下级机关不适当的 决定事项
命令 公布行政法规和规章； （令） 宣布施行重大强制性措施；
批准授予和晋升衔级； 嘉奖有关单位和人员
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发文机关 行文关系 较高层级 下行文 党的机关 各级党政 下行文 机关
发文机关
行文关系
各级人民政府 平行文
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13.议案
主体法定
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（七）函
文种 适用范围
发文机关 行文关系
函 不相隶属机关之间商洽工作； 各级党政 平行文
询问和答复问题；
机关
请求批准和答复审批事项
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14.函
来函
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29
复函
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（八）纪要
文种 适用范围
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公报、公告、通告、通知、通报
这5个文种都可以用来发布或部署需 要周知的事项。
公报、公告和通告属公布性文种， 面向社会公开发布，但发布层次和发布 范围不同；通知和通报则属机关内部行 文，但发布内容和要求不同。
正确选用文种 合理提出请求
正确选用文种合理提出请求作者：李小冰来源：《公务员文萃》2015年第08期原文关于2012年5-10月学生宿舍水电费收取情况的报告处领导：2012年暑假期间，因为专业分流的原因，各系部对一些宿舍进行了内部调整，当时调整并没有上报数据到我科，致使无法掌握调整数据。
在本学期收取学生宿舍水电费时，发现了出现学生无法交纳的情况：2012年5-10月期间维修科只计算了一次学生宿舍水电费，但实际上有较多的宿舍5-7月住宿是一批人，9-10月却已经是另外一批人住宿。
这样，这些宿舍在计算水电费时，就把原来住宿的同学5-7月使用的水电费计算到了9月才入住的同学的身上，同学们意见较大，拒绝交纳水电费。
2012年5-10月学生宿舍的水电费为32.2万，但到目前为止，只收取了约17.2万，还有15万左右的水电费没有交纳（13、14、18、19、23栋的大部分还没有交纳，4、5、8栋的也只交纳了一半左右）。
随着时间的推移，收取的难度将会不断加大;另外，这些宿舍还有不少今年的毕业生将于5月左右离校，不及时理清并收缴的话将会给同学们办理离校手续增加麻烦，同学们的意见将会更多。
为了给同学们更好的服务，减少学院的财产损失，建议从以下几方面做好工作：1.维修科把2012年5-10月的水电费分为两个时间段进行计算，5-7月为一个时间段，9-10月为一个时间段。
2.请学工部帮助协调，要求各系部重新统计并及时上报2012年7月份因专业分流而进行宿舍调整的号码到宿舍管理科;并请各系部辅导员做好学生的思想工作，帮助催交水电费。
3.在宿舍管理员到位后，认真做好水电费的催交工作。
4.继续不交水电费的宿舍，是否可以考虑实行断电处罚？请领导指示。
特此汇报。
宿舍管理科2013年3月6日分析：请示是机关常用公文文种之一，根据《党政机关公文处理工作条例》规定，请示适用于向上级机关请求指示、批准。
在通常情况下，请示多用于请求上级帮助解决本单位的某一具体问题和实际困难，比如经费、物资、人力等方面的资助。
公文种类
（二）个别文种名称有变化。
⊙新《条例》将“会议纪要”文种名称简化为“纪要 ”。
（三）一些文种适用范围的表述有变化。
二、新《条例》与原《条例》、原《办法》 在文种适用范围表述上的比较 （一）决议。
适用于会议讨论通过重大决策事项。
比较：原《条例》为“重要”。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请 求批准和答复审批事项。
比较：与原《条例》、原《办法》相同。
（十五）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
比较：原《条例》为“精神”二字。 与原《办法》相同。
三、党政机关公文处理工作中如何选用文种
其一，选用文种两大原则
(一)要在规定的文种里选用文种，不能无中生有
适用于向上级机关请求指示、批准。
比较：与原《条例》、原《办法》相同。
（十二）批复。
适用于答复下级机关请示事项。
比较：比原《条例》增加“事项”两字。 与原《办法》相同。
（十三）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或 者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
比较：与原《办法》相同。
（十四）函。
1.受层级限制的文种：
决议、公报、命令、令、公告。
2.受职权限制的文种：
议案。
(三)根据发文机关的行文方向来选择文种。
1.向上级机关行文时：
报告、请示、意见 。
2.不相隶属机关之间相互行文时：
函、通知、议案。
3.向国内外或一定范围内不特定人群告知事项时：
公报、公告、通告。
4.向下级机关行文时：
公文文种分类及格式
公文文种分类及格式文种分类（13种）：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
根据公文作用划分为：指挥性公文：领导和指挥下级机关工作，颁布法规、规章，具有一定指示性、强制性和约束力。
如命令、决定、批复、下行的意见、指示性通知。
报请性公文：用于汇报工作、请求指示和批准。
如报告、请示、上行的意义议案、求批函。
知照性公文：用于通知事项、通报情况、公布要求。
如公告、通告、通报、事项性通知、告知函。
商洽性公文：机关间联系、商洽工作。
如函、平行的意见。
记录性公文：记载传达会议精神。
如会议纪要。
根据公文传递方向划分为：上行文：下级机关向上级机关的发文。
如报告、请示、意见。
下行文：上级机关下达给下属机关，用于隶属关系的上下级之间，上传下达，沟通情况。
如命令、决定、公告、通告、通知、批复。
平行文：用于不相隶属的机关、同系统平级机关或不同系统的任何机关之间，商洽联络、交流信息。
如议案、平行的意见、函等。
文件处理时限划分为：平件（常规办理）、急件（迅速传递、处理）、特急件（急速传递、随到随办）电报、明电处理时限划分为：平急（常规传递）、加急（3天内传递、办理）、特急（当天内传递、办理）、特提（急速传递、随到随办）文件秘密程度划分为：秘密、机密、绝密标准公文格式包含：版头：红色反线以上部分。
（公文份数序号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等）主体：文件主要部分。
（标题、主送机关、正文、附件说明、成文单位及日期、印章、附注、附件等）版记：公文末页最下部（抄送机关、印制机关及时间）一、页面设置：（工具栏中点击[文件]—选择[页面设置]）页边距（厘米）：上3.9，下3.5，左2.9，右2.6方向：纵向纸张（厘米）：A4，21×29.7版式（厘米）：页眉1.5，页脚2.2文档网络：无网格*其余没有标注均按电脑默认状态二、段落及字体设置：（全选文件再进行设置）段落：（全选文件后右击选择[段落]）对齐方式：两端对齐，大纲级别：正文文体缩进：左、右0字符，特殊格式：首行缩进2字符间距：段前、段后0行，行距：固定值28磅字体：（全选文件后右击选择[字体]）中文字体：仿宋，西文字体：Times New Roman字形：常规，字号：三号字符间距：缩放100%，间距：标准，位置：标准文字效果：无*其余没有标注均按电脑默认状态三、页码设置：（工具栏中点击[插入]—选择[页码]）位置：页面底端（页脚），对齐方式：居中或外侧首码显示页码：勾选格式：数字格式选择[—1—]*页码设置完后，将任意页码数字选取，设置页码字号为：四号，宋体正式文件的页码对齐方式为外侧，汇报材料页码对齐方式为居中红色反线：粗实线，线粗为1mm，长度为156 mm（即图文区宽度，同版心）秘密等级：3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
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如何正确选用公文文种
要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如
何选择一个合适的文种来行文？
对于公文文种的正确选用，国务院于XX年8月24日发
布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中
已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权
和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作
中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。为此，
笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列
根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，
分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议
案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、
“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工
作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省
略发文机关）关于XX年×××情况的总结”。显然，将“总
结”直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何
处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行
文。在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为
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《关于报送XX年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改
为《关于XX年×××情况的报告》）。而当行文对象为不相
隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如《××
×（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报
告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方
案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的
函》、《×××（发文机关）关于报送XX年度×××需求计
划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××בxxx’
重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的
例子。
由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细
节，参照《上海市人民政府办公厅关于发布〈上海市国家行
政机关公文处理实施细则〉的通知》（沪府办发〔1996〕3号）
第十一条中的规定：“正文标题中已标明所批转、转发、印
发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注
‘见附件’等字样”。（其他省市是否也有类似规定暂不详。）
二、文种选用应当严格遵守行文规则
关于这一点，笔者可为大家举一个例子：XX年上半年，
本市某区因申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某
部门行文，在行文时选用了“请示”文种。根据《办法》的
规定，“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，但
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根据一般常识，区政府与市政府的一个部门之间并不存在上
下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请示”文种
行文是不合适的。那么，作为市政府的一个部门，在收到这
样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就
错选用“批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确
指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级
政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和
答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。
而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”，故类似上
述例子可选用“函”来回复。在实际工作中，当发文机关需
要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询
问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
三、正确选用“意见”文种
对照国务院办公厅1993年11月21日修订，发布的《国
家行政机关公文处理办法》，“意见”是《办法》中新增加的
文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。对于“意见”
文种，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办
法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔XX〕1号）
中有详细说明。其中，笔者认为以下几点对实际工作极为有
用，在此作了一个简单整理：1.“意见”既可用于上行文，
也可用于下行文和平行文；2.“意见”作为上行文时，应按
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请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报
送的“意见”作出处理或给予答复；3.“意见”作为平行文
时，所提出的意见供对方参考；4.“意见”作为下行文时，
文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。
在公文拟写过程中，如《关于报送对〈×××条例（征
求意见稿）〉修改意见的函》，完全可改为《关于〈×××条
例（征求意见稿）〉的修改意见》，还有如《关于报送对××
×办法（送审稿）修改意见的函》、《关于报送对×××项目
建议书审核意见的函》等，也完全可直接选用“意见”来行
文。
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