电话传真管理办法
通讯管理制度
通讯管理规定第一节总则第一条目的为了提高公司的经营管理，节约成本费用，提高工作效率，加强对公司各种通讯工具和通讯录的管理，特制订本制度。
第二条适用范围本制度规定公司各种通讯工具包括固定电话、传真、移动电话、短信平台、宽带、及时沟通工具、电子邮箱与通讯录的有关管理规定。
本制度适用于公司各职能部门及各办事处的通讯管理。
第三条公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，员工不得利用公司的通讯工具进行私人用途。
第二节座机及宽带管理第四条公司根据员工工作需要和固定电话（分机）的资源情况，为员工或部门提供固定电话及宽带。
第五条所有固定电话和宽带的用户名原则上必须与公司营业执照名称一致，并统一付款方式，个别特殊情况递交报告，便于核查和交接。
第六条所有固定电话（宽带）办理完毕分配到使用部门时，必须有责任部门和责任人，公共电话也必须明确一个责任部门和责任人，责任人不明确的由部门负责人履行责任人职责。
第七条员工应在电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，****×××（员工姓名/工号）”。
讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
第八条禁止利用公司电话聊天。
员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
第九条严禁利用公司电话（包括分机和直拨电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，违者按照制度进行处罚第十条宽带的类型有电信、联通等，各办事处要结合地区的实际情况选择，建议选择中国电信宽带。
宽带的消费方式可以根据业务需要选择，一般选择包月/年形式。
网络流量的选择根据所选类型不同有一定差异，正常情况下可参照以下标准开通：（1）10MB光纤家庭宽带：5台以下终端。
（2）20MB光纤家庭宽带：5台-20台终端或视频会议需要。
（3）大于40 台或数据上传量需求较大的，需要另外考虑。
第十一条公司总机及各职能部门直拨电话（含宽带）费用均按照实际发生金额报销，各办事处的固定电话（含宽带）均按照定额的方式进行管理，具体定额标准由综合部制定执行。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
电话及传真管理办法
电话与传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
第一条 需求申报一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。
审批后，送交行政部。
由行政部负责询价、采购。
第二条 使用管理一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
第三条 维修与报停一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。
本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
电话传真管理办法
电话传真管理办法
1、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来沟通一些须长时间通话的内容。
2、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事项。
3、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
4、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公司每月将按国家电信部门规定收费标准收取相关的费用。
5、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
6、所有的传真发送和接收必须由行政文员登记备案。
7、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
长途电话、传真使用管理规定
一、目的：节约公司资源，规范长途电话、传真使用管理流程。
二、长途电话使用规定：
1、公司员工如需拨打长途电话，可到部门主管处填写“长途电话登记表”（见附
表一）后方可使用。
2、长途电话的拨打请自觉遵守“长话短说”简明扼要原则。
3、员工若有需要利用公司电话打私人长途或国际电话，应事先填写“长途/国际电
话申请单”（见附表二）向行政部报备，事后主动缴交费用。
三、传真使用规定
1、传真机的使用管理统一由行政助理负责。
收传真可到行政助理处领取，发传真
则自行负责。
2、各部门须建立并记录“传真登记表”（见附表三），保持传真机四周整洁，不
乱丢乱放传真资料。
(违者罚款￥10元/次)
3、除发传真外，任何人不得使用与传真机配套的直拨长途电话。
附表一
长途电话登记表
附表二
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
附表三
传真登记表。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度前言电话和传真是公司日常沟通的重要工具，能够有效提高工作效率和沟通质量。
但不加规范地使用电话和传真会影响公司形象，造成不必要的时间和成本浪费。
为此，建立公司电话传真管理制度，是非常必要的。
目的本文档的目的是规范公司电话传真的使用，通过制度的建立使得公司电话传真的使用更加顺畅和高效。
适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。
制度内容电话管理1.所有通话应在公用电话上进行，并应当注意保持谦虚礼貌，尽可能地简明扼要地陈述问题。
2.未授权的员工不得接听公司公用电话。
3.当通话无法在一定的时间内取得良好的效果时，应当尽量尝试另外的方法进行沟通。
如在电子邮件中沟通，或派遣一位职员进行面对面交流。
4.有电话回电的工作人员必须按时回电，并在不能接听电话时开启自动回复。
传真管理1.所有传真只能从公司的正式传真机上发送和接收，不能使用私人传真机进行传输。
2.所有传真必须注明公司名称、地址、电话和传真号码，以及发送日期和回复日期，确保传真内容清晰、易于理解。
3.所有传真发送前，应当先预览、检查内容，确保传真的准确性和完整性。
4.所有传真都应当保存在公司的文件夹中，且有责任人对其进行分类、整理和归档。
管理要求1.根据职能和任务划分，设定相关的负责人和具体职责。
2.定期组织相关人员进行电话传真工作的培训，并将完整的电话传真管理制度送至全员知悉。
3.安排专人对电话传真的使用情况进行排查和检查，及时纠正不规范的使用行为。
4.定期评估电话和传真的使用效果，并据此进一步完善电话传真管理制度。
总结公司电话传真是日常工作中不可或缺的工具，它可以方便、高效地协调工作。
因此，建立起一套完善的公司电话传真管理制度，有助于减少不必要的沟通时间和成本，提高员工工作效率和公司的形象，让工作更加顺畅、高效。
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太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。
二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。
三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。
四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。
六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。