文件与记录编写规范
文件记录管理制度规范
文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。
本规范适用于本单位所有文件的管理工作。
二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。
2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。
3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。
三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。
2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。
3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。
四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。
2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。
五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。
2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。
六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。
2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。
七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。
2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。
八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
文件编写规则
文件编写规则1．目的：使质量体系文件编写规范化。
2．范围：公司所有质量体系文件。
3．内容：3．1控制性文件与资料的编码管理：3．1．1内部控制性文件以“文件阶层别”、“对应要素别”及“顺序号”进行编码。
ST顺序号：从001～999。
对应ISO9001要素别：从11～85。
文件阶层别：以QM、QP、WI表示。
公司商标simtone的缩写3．1．2质量记录：ST顺序别：从01～99。
对应产生质量记录的程序文件数字号。
质量记录：以QR表示。
公司商标simtone的缩写3．2阶层别：质量体系文件与资料分为以下四个阶层：3．2．1第一阶层：质量手册，阶层别以QM表示。
3．2．2第二阶层：控制程序文件，阶层别以QP表示。
3．2．3第三阶层：检验规范、作业指导、操作规范、管理规范、产品样本、说明书、保养手册、报告、表单、印章、标签、清单等，阶层别以WI表示。
3．2．4第四阶层：质量记录，阶层别以QR表示3．3要素别：如《采购控制程序》，其所对应对ISO9001要素为7.4，即要素别为74。
《文件编码规范》，其所对应要素为4.2.3，即要素别为42。
3．4顺序别：即流水号顺序，即前面阶层别和要素别相同，以程序顺序码从001~999区分，质量记录的顺序码从01~99区分。
3．5内部受控文件版本的修订：3．5．1内部受控文件版本以英文字母A—Z编订。
3．5．2正文内页的版本别则以英文字母A—Z搭配一位阿拉伯数字，例：0/A。
3．5．3当版本修正总次数超过10次或文件内容修改幅度过大时，须作版本变动。
3．5．4内部受控文件内容有变更时，应于“修订记录页”中摘要叙述变更内容，以提醒作业人员变更作业方式。
3．6外部受控文件本公司不负责版本修订。
3．7内部受控文件分发号规定：由档案室采用三位阿拉伯数字001～999方式依次编号，原稿文件编号为000。
3．8文件编写格式规定：3．8．1“质量手册”格式规定：3．8．1．1面页包括：公司名称、文件名称、文件编号、制定日期、发行日期、文件版号、发行章、编写人员、审核人、批准人签认栏。
事业单位会议纪要的格式规范
事业单位会议纪要的格式规范会议纪要是事业单位日常办公中常见的一种文件形式，在会议结束后起到总结、记录和传达会议内容的重要作用。
为了确保会议纪要的准确性和规范性，现就事业单位会议纪要的格式规范进行如下阐述：一、会议纪要的基本要素1. 标题：会议纪要的标题应明确反映会议主题，字体大小通常为16号，居中对齐。
2. 文件编号：会议纪要应有唯一的文件编号，以便于查阅和管理，编号位于标题下方，字体大小为12号。
3. 日期：会议纪要的日期应紧随文件编号之后，格式为“年-月-日”，字体大小为12号。
4. 与会人员：列出参会人员的姓名，并注明其身份和单位，居中对齐。
5. 地点：会议举行的地点应清楚标注，居中对齐。
6. 主持人：会议主持人负责引导会议流程、提问和总结讨论要点，应在会议纪要中予以表彰。
7. 记录人：记录人负责记录会议内容和各方发言，确保会议纪要的准确性，同时在会议纪要中标明姓名。
二、会议纪要的正文1. 内容概述：在会议纪要正文的第一部分，对会议主题和目的进行简要概述，包括会议的背景、目标和重要议题。
2. 会议过程记录：按照会议的时间顺序，记录各项议题的讨论内容、决议和相关事项。
每个议题应单独列出，使用项目符号或编号。
3. 决议和建议：在会议纪要的正文中，对会议的决议和建议进行明确的记录，包括决策的结果和涉及的行动计划或措施。
4. 履行情况追踪：在后续的会议纪要中，应对前一次会议的决议和建议进行追踪和更新，以确保相关事项得到落实。
5. 会议时间和地点变更：如有变更会议时间和地点的情况，应在会议纪要中进行明确的说明和提醒。
6. 其他事项：会议纪要的正文中，可以包含其他与会议相关的事项和补充说明。
三、会议纪要的附带资料若会议纪要涉及到附带资料或重要讨论内容的补充，应在会议纪要正文之后，用附注形式添加在最后面。
四、会议纪要的签署1. 主持人签署：主持人在会议纪要正文末尾进行签名，并注明签署日期。
2. 制作人签署：会议纪要的制作人也要在会议纪要末尾进行签名，并注明签署日期。
文件编写规范
文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。
2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。
3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。
3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。
4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。
4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。
4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。
文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。
4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。
4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。
文件编写的基本规范
受控状态：1.目的与适用范围1.1 目的为规范质量管理体系文件（不含质量手册）的编写原则和格式，制定本规定。
1.2 适用范围本规范适用于编写公司内部质量管理体系文件（不包括质量手册），对于体系外文件的编写亦应参照执行。
2.引用标准GB1.1标准化工作导则标准编写的基本规定3.术语及定义文件：本规范中的文件指在工作中由公司或部门制定发放的体系文件，包括程序文件及各类管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。
文件类别：指文件的属性，即程序文件、管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。
4. 文件编写的一般原则4.1应贯彻国家法律、法规、政策的要求，并与其它标准和规定相协调。
4.2职责界定和划分、工作程序的设计、及各类要求应与公司《质量手册》、《程序文件》相一致，并不得与其它文件相矛盾。
4.3编写目的明确、针对性强。
4.4格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确。
4.4内容应具有可操作性，尽量做到量化，便于检查、落实。
4.5编码依据《文件编码管理规定》确定，由企管处统一编号。
5. 文件编写基本构成文件基本构成包括：标题部分、正文部分、更改栏三部分。
5.1 标题部分包括标题、编制栏、受控状态等，在首页上部，占版面的五分之一，包括：公司名称、文件名称、文件类别、版次、受控状态、编码、编号、编制、审核、批准、发布时间、执行时间等内容。
5.2 正文部分包括编写目的、适用范围、引用文件、术语与定义、部门或人员职责、工作程序、质量记录、相关或支持性文件等。
5.2.1 目的：简要说明文件的编写目的，字数一般在50字以下。
5.2.2 适用范围：主要规定文件的适用范围。
必要时，应明确写出不适用的范围和领域。
建议采用下列典型用语：“本文件适用于┈┈”。
“本文件适用于┈┈，亦适用于┈┈”。
“本文件适用于┈┈，亦应参照使用（执行）┈┈”。
“本文件不适用于┈┈”。
5.2.3 引用文件：主要说明本直接引用、依据或必须配合使用的文件。
信息安全管理体系文件及记录管理规范
编号ISMS-2-GP-01版本号V2.0受控状态受控信息级别一般信息安全管理体系文件及记录管理规范版本记录目录第一章总则 (4)第二章职责 (5)第三章体系文件阶层及编码 (6)第四章文件要求 (8)第一章总则一、本文件定义了信息安全管理体系文件和记录的编写、审批、保存、发放、变更等过程的管理要求，以确保对公司信息安全管理体系文件版本进行有效控制，保障公司各部门所使用的文件为最新有效版本。
二、本文件适用于公司各部门, 以及信息安全管理体系范围内的所有形式的文件及记录。
三、管理体系文件由信息安全管理手册、管理规范、操作指南和记录表单等文件组成，包括：一级文件：信息安全管理体系的纲领性文件（《信息安全管理体系手册》）；二级文件：信息安全管理体系各控制域的管理规范；三级文件：信息安全管理体系各控制域的操作指南；四级文件：信息安全管理体系执行过程中产生的记录和报告模板。
四、信息安全管理手册定义信息安全管理体系方针、信息安全目标，是体系文件的一级文件。
公司信息安全管理手册是信息安全管理体系二、三与四级文件制定的重要依据。
五、管理规范是文件化的各控制域的管理要求程序，是实现各控制目标所规定的方法和要求，此处特指体系文件中二级文件。
公司信息安全管理规范文件（二级文件）是需要公司各部门在日常工作中严格执行的。
六、操作指南文件是为了保证具体作业活动符合要求而制订的操作标准，是体系文件中三级文件。
公司信息安全实施指南文件是公司信息安全控制措施执行的操作依据。
七、记录是为完成活动或达到的结果提供客观证据的文件，记录模板是体系中的四级文件。
公司信息安全管理体系提供了体系运行所需的记录模板文件，供公司各部门在工作中参考和使用，如在公司项目中客户有要求可采用客户方的记录模板。
八、文件变更指新增文件和对已发布文件执行修订。
第二章职责一、文件编写人员的职责1. 按ISO/IEC27001：2013规定的要求拟定管理体系要求的文件；2. 文件目的和使用范围要明确清晰；3. 文件内容中的术语和定义要准确，内容要完整，同时并具有可操作性；4. 文件中规定的职责和权限要明确；5. 文件中的文字要保持简洁，用词规范。
TS16949程序文件
TS16949程序文件TS16949程序文件是指符合TS16949国际质量管理体系要求的文件和记录。
TS16949是汽车行业质量管理体系的国际标准，旨在提高汽车供应链的质量管理水平，确保汽车产品的质量和安全。
TS16949程序文件的编写是为了确保组织能够有效实施质量管理体系，并满足相关要求。
下面将详细介绍TS16949程序文件的标准格式及其内容要求。
一、标准格式TS16949程序文件应按照以下标准格式进行编写：1. 文件标题：文件标题应明确反映文件的内容和目的，以便读者能够快速理解文件的主题。
2. 文件编号：文件编号应根据组织的文件管理制度进行编制，以确保文件能够被准确识别和检索。
3. 版本号：每个文件应有唯一的版本号，以便记录文件的修订历史并确保使用最新的版本。
4. 生效日期：文件的生效日期应明确标注，以确保文件在规定日期后开始执行。
5. 页码：文件的每一页都应有页码，方便读者查找和引用。
6. 修订记录：文件的修订记录应包括修订日期、修订内容和修订人员，以便追溯文件的修订历史。
7. 目录：文件的开头应包含目录，列出文件的各个章节和子章节，方便读者快速定位所需信息。
8. 正文：文件的正文部分应按照章节和子章节进行组织，确保逻辑清晰、条理性强。
9. 附录：文件的附录部分可包含一些补充信息和相关文件，以便读者深入了解和应用文件内容。
二、内容要求TS16949程序文件的内容应包括以下要求：1. 范围和适用性：明确文件适用的范围和适用对象，以便读者了解文件的适用范围和目的。
2. 引用文件：列出与本文件相关的引用文件，包括标准、规范、法规等，确保文件符合相关要求。
3. 术语和定义：定义文件中使用的术语和定义，以确保读者对文件内容的理解一致。
4. 质量管理体系要求：根据TS16949标准的要求，列出组织应满足的质量管理体系要求，包括质量目标、质量政策、组织结构、资源管理、过程管理、产品实施、持续改进等。
5. 流程描述：对质量管理体系的各个主要流程进行详细描述，包括输入、输出、过程控制、责任和权限等，确保流程的顺利进行和有效控制。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
4.5.1.3 如果表的长度超过两页或两页以上，应有每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外
加括号注明。
……“表1(续)”，在表未完的各页中。
……“表1(完)”，在表的未页。
4.5.2 字体、符号、单位
4.5.2.1 表头的字体应采用宋体加粗编排，表格内的字体用宋体编排，字体大小由编制人按表格大小
文件与记录编写规范
Revision history 修订记录
版本/修改
修订日期（年-月-日）
修订人
修订简述
过程绩效
项次
测量指标
测量方法
监视周期
目标值
编制
日期
审核
日期
批准
日期
1 目的
统一公司管理体系文件的编写格式。
2 适用范围
适用于公司内部管理体系文件的编写。
3 职责
3.1 质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。
以文件页面横向布局三分之一长的横线表示结束。
4.3.2.11标明文件的编制、审核、批准
文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名)
4.4 层次划分
4.4.1 层次的名称
层次的名称及示例见下表：
名称
编号示例
章
1
节
1.1
条
1.1.1
条
1.1.1.1
段
无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号
或a)、b)、c)
均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐，回行时顶格起排。
⑵ 无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对
齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。
⑶文件中公式应另行排在版心左右居中位置，很长的公式尽可能在等号处回行，如果做不到这点，
情况选定。
4.5.2.2 符号及单位应符合相关规定要求，均采用国家标准进行编写。
4.5.3 附录
通常每一个附录应另起一页书写。“附录”二字写在左起顶格位置。如有多个附录较短时，可同一页编排多个附录。
4.6文件编号规则
a）质量手册编码规则
b） HM/QMXXXX-XX
版本(A-Z)
手册发布年份
华脉拼音开头大写字母/质量手册英文开头大写字母
3.2各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。
4 编写要求
4.1 文件总要求
4.1.1文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。
4.1.2各类文件之间的表述应保持一致。
4.1.3技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。
4.2文件的结构
4.2.1文件封面格式
4.2.1.1质量管理手册封面(见附录A)。
4.2.1.2程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
4.2.1.3管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
4.2.2 文件页面格式
4.2.2.1文件页面(见附录C)
4.2.2.4程序文件和管理规范文件修改在正文最后条款，见附录D。
b）程序文件编码规则
HM/QPX.X-XX
顺序号
标准章节号 如4.2文件控制
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
c） 模具图纸（技术文件）编码规则
HM/MDXXXXX-xx
备用模顺序号
模具号（顺序号）
华脉拼音开头大写字母/模具图纸英文开头大写字母
d) 作业指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QDXXXXX-XX
4.4.2.3 条
条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。
4.4.2.4 附录
附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。
4.4.2.5 编排要求
⑴公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号
附录
附录A、附录B等进行编号
4.4.2 层次的编排
4.4.2.1 章
⑴文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录
不编阿拉伯数字。
⑵每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。
4.4.2.2 节
节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。
就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应注明“式中：”二字另行左起顶格排，所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序紧接排在冒号后面，用双连接线与注释连接，双连线取齐。注释回行时与双连线后面的文字对齐。
4.5表式和附录的编排要求
4.5.1 表头及表格画法
4.5.1.1 文件或记录表格中如果所有单位相同时，则应将单位放在表的右上角。
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/作业指导书
a : 0—设备作业指导书；1—产品作业指导书；2—返工作业指导书
b: 顺序号（如：0000）；
c: 版本号(00-99)
e) 检验指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QCXXXXX-XX
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/检验指导书
a : 1—进货检验规程；2—过程检验规程；3—成品检验规程；
4.3.2.5引用文件
列出文件所涉及到的引用文件。
4.3.2.6定义
明确文件中特殊术语的定义。
4.3.2.7职责
明确相关部门、人员的职能分配。
4.3.2.8工作程序或内容
按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。
4.3.2.Βιβλιοθήκη 相关记录列出文件所涉及到的记录。
4.3.2.10文件结束标记
⑶页码不加任何括号如( )、｛｝、［］等；
4.3.2正文要素
4.3.2.1文件名称
文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。
4.3.2.2文件修改记录
绘制出修改记录表
4.3.2.3目的
扼要叙述文件编制的目的。
4.3.2.4适用范围
依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。
4—产品出厂检验规程
b: 顺序号（如：0000）；
c：版本(00-99)
g)管理规范类文件编码规则
HM/QP-MXX
顺序号
管理英文开头大写字母
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
4.3 文件正文要素
4.3.1目录
4.3.1.1如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节，
则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。
4.3.1.3文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。
⑴编号与标题之间空一个字的距离；
⑵标题与页码之间用“……”连接；