(1)集团地产系统档案分类及编号方法说明 71-81

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房地产开发公司档案管理目录制度

房地产开发公司档案管理目录制度
一、公司档案共分十一类，分别是：人力资源、政策法规、公司文件、文件（含设备、生产技术、仓储、营销、工程等）、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。

有特殊要求的所有文件资料归为一类。

不单独区分公文与档案的管理。

二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。

三、档案编号："档案"二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件
类别直接以汉字表示。

序号即各类别中排序，以三位数表示，从001开始顺序编号。

附件以数量表示，有几份附件就用数字几表示。

在此没有将"合同"单独分类，相关合同归相关类别建档。

没有按档案密级分类，确属重要的、唯一的资料，将单独保管。

四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。

五、综合类如图片、录像（影）带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。

本制度由行政部制定，并监督执行。

档案目录类
项目序号日期编号名称份数备注
1
制表日期：。

档案分类大纲及编号方法说明

档案分类大纲及编号方法说明一、档案分类大纲的制定档案分类大纲是根据档案的属性、内容和用途等特点，将档案分为不同的类别和级别，并按照一定的规则进行编制的文档。

其制定应根据具体的档案管理需求和现实情况，因地制宜地确定相应的分类细则。

一般来说，档案分类大纲应遵循以下原则：1.相关性原则：将具有相同或相近属性、内容和用途的档案归为同一类别或同一级别，以便于检索相关档案。

2.独立性原则：各个类别和级别应独立开来，互不干扰，避免重复或遗漏。

3.可扩展性原则：分类大纲应具备可扩展的特点，能够适应档案的新增和调整。

4.可操作性原则：分类大纲的设计应简单明了，易于理解和操作，方便档案管理员使用。

5.易于检索原则：分类大纲的目录结构和编码方式应能够方便进行检索和查询，提高工作效率。

二、档案分类大纲的内容1.档案级别：按照档案的重要性和保管期限，将档案划分为不同的级别，如机密档案、秘密档案、一般档案等。

2.档案类别：根据档案的属性和内容，将其分为不同的类别，如人事档案、财务档案、行政档案等。

3.档案子类别：在档案类别的基础上，进一步划分为不同的子类别，更加具体明确，如人事档案可划分为员工档案、招聘档案、培训档案等。

4.档案属性：根据档案的特点和用途，进行属性的标注和分类，如电子档案、纸质档案、图像档案等。

5.档案主题：根据档案的内容和主题，进行主题的标注和归类，如会议记录档案、项目执行档案等。

三、档案编号方法的说明档案编号方法是将档案分类大纲的内容和结构以编码的方式表示出来，方便档案的管理和检索。

档案编号方法主要包括以下几个方面：1.编号结构：根据档案分类大纲的内容，制定相应的编号结构。

一般来说，编号结构应包括类别代码、子类别代码、属性代码等。

2.编号规则：根据编号结构，制定相应的编号规则。

编号规则应符合分类大纲的分类逻辑和特点，易于记忆和使用。

3.编号示例：给出一些具体的编号示例，以帮助档案管理员理解和掌握编号方法，提高操作的准确性和规范性。

房地产公司地产档案分类及归档指引

房地产公司地产档案分类及归档指引房地产公司地产档案分类及归档指引随着房地产行业的快速发展，房地产公司所涉及的档案资料数量日益庞大。

为了提高档案管理效率和便于信息查询，房地产公司需要制定一套科学合理的地产档案分类及归档指引。

本文将就此问题进行探讨，以提供参考。

一、地产档案分类地产档案分类是档案管理的第一步，需要根据地产项目的特点及公司内部组织结构进行划分。

以下为常见的地产档案分类方式：1、按地产项目分类：将档案按照不同项目进行分类，如住宅、商业、工业等。

每个项目中再根据开发阶段、业务类型等进一步细分。

2、按业务类型分类：根据地产项目的不同业务类型进行分类，如土地招拍挂、规划审批、施工建设、销售管理等。

3、按地理位置分类：按照地产项目所在的地理位置进行分类，如城市、区域、具体地块等。

二. 地产档案归档归档是将档案资料按照一定的规则和方法进行整理、存储的过程。

以下是地产档案归档的要点：1、归档时间：应在地产项目完成后，相关文件材料形成后及时进行归档。

2、归档方式：采用电子归档和纸质归档两种方式。

电子归档可借助档案管理系统实现，方便快捷；纸质归档则需确保档案完整性、安全性。

3、归档注意事项：确保档案齐全、完整、准确；对电子档案进行格式转换，确保长期保存；对纸质档案进行整理、装订，确保安全保管。

三、地产档案保密地产档案涉及公司重要商业机密和客户隐私，需采取严格的保密措施。

以下为加强地产档案保密的措施：1、设定保密级别：根据档案内容及重要性，设定不同的保密级别，如绝密、机密、秘密等。

2、建立保密制度：制定并实施严格的档案借阅、使用、复制等保密制度，确保档案安全。

3、加强网络防护：建立安全的网络系统，防止黑客攻击和内部泄密。

四、地产档案利用地产档案的利用是档案管理的最终目的。

以下是提高地产档案利用率的措施：1、建立检索工具：根据档案内容和关键词，建立多种检索工具，方便查询和使用。

2、汇编参考材料：将相关档案进行汇编，形成具有参考价值的资料，提高使用效率。

地产集团档案管理制度

第一章总则第一条为加强地产集团档案管理工作，确保档案的完整性、安全性、保密性和有效性，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团及其所属子公司、分支机构的档案管理工作。

第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）依法管理原则；（三）安全保密原则；（四）方便利用原则；（五）科学管理原则。

第二章档案管理机构及职责第四条集团设立档案管理部门，负责集团档案的统一管理工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的数字化、信息化建设；（四）负责档案的查阅、复制、借用、咨询等服务；（五）负责档案的保密工作；（六）负责档案的培训、宣传和推广工作。

第六条子公司、分支机构应设立档案管理员，负责本单位档案的日常管理工作。

第三章档案管理内容第七条档案管理内容主要包括：（一）项目档案：包括项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段的文件资料；（二）公司内部管理档案：包括公司章程、规章制度、财务报表、人事档案、合同、会议纪要等；（三）技术档案：包括图纸、施工方案、验收报告、技术鉴定等；（四）其他具有查考价值的文件资料。

第八条档案资料应按照档案分类、编号、归档、保管等要求进行管理。

第四章档案收集与归档第九条档案收集应遵循以下要求：（一）档案资料应真实、完整、准确；（二）档案资料应具有查考价值；（三）档案资料应按时归档。

第十条档案归档应遵循以下程序：（一）档案资料形成单位或个人应在档案资料形成后及时向档案管理部门移交；（二）档案管理部门对移交的档案资料进行审核、分类、编号、整理、立卷；（三）档案资料归档后，档案管理部门应进行登记、统计、保管。

第五章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持整洁、通风、干燥、防火、防盗、防虫、防霉；（二）档案资料应按照档案分类、编号、存放顺序摆放；（三）档案资料应定期检查、维护、修复。

档案分类大纲及编号方法说明

档案分类大纲及编号方法说明档案分类是一种将档案按照一定的标准和规则进行归类的过程，目的是方便档案的管理和检索。

一个完善的档案分类系统可以提高档案工作的效率和准确性。

本文将介绍档案分类的大纲及编号方法。

一、档案分类大纲的制定1.确定分类层次：档案分类应根据具体情况确定层次，一般分为主类、次类和细分，分类层次应适合具体档案管理的需求。

2.建立主题类别：主题类别是档案分类系统的基础，主要包括组织机构、业务职能、地理位置等主题。

可以参考已有主题分类的经验，也可以根据具体档案管理需求进行调整。

3.确定分类原则：档案分类原则是指根据档案本身的特点和管理需求，制定分类的规则和标准。

常用的分类原则包括业务性质、形成方式、载体类别等。

在确定分类原则时，还应考虑档案的使用需求，确保档案分类体现了信息的连贯性和便于检索。

4.编制大纲表：根据确定的分类层次、主题类别和分类原则，编制档案分类大纲表。

大纲表通常包括分类代码、分类名称、分类描述等项目，以及相应的层次和关系。

二、档案编号方法的选择2.案顺编号法：根据档案的顺序进行编号，即前一件档案的编号加一、这种方法适用于较小规模的档案机构，对于大规模的档案来说，容易出现编号混淆和错误。

3.混合编号法：将自然编号法和案顺编号法相结合，根据档案的形成时间或自然属性编制编号，并且结合案顺编号法进行编号。

这种方法兼顾了档案的时间属性和顺序属性，更适合大规模档案机构。

三、档案分类和编号的实施1.培训工作人员：在实施档案分类和编号之前，应对工作人员进行相应的培训，确保他们理解和掌握分类和编号的原则和方法。

2.编制分类和编号手册：根据档案分类大纲表，编制分类和编号手册，详细说明每个分类的定义和编制方法，以及编号的规则和操作流程。

3.实施分类和编号工作：按照分类和编号手册的要求，对已有档案进行分类和编号，同时对新增的档案进行及时的分类和编号。

4.建立相关档案数据库：为了方便管理和检索，可以建立相关的档案数据库，将档案的分类和编号与档案的内容信息进行关联，提高档案的使用效率。

(1)集团地产系统档案分类及编号方法说明 71-81

集团地产系统档案分类及编号方法说明为加强集团地产档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案系统数据的录入和维护，更好地为公司各项工作提供快捷的利用服务，根据《集团档案管理制度》的规定，结合集团实际工作职能，特制定本方案。

一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码标识。

二、档案分类原则是以集团及地区公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案系统录入。

根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。

三、档案分类类目设置（一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级类目代码。

1、文书档案（代码：A）2、项目档案（代码：B）3、资产档案（代码：C）4、会计档案（代码：D）5、声像档案（代码：E）6、实物档案（代号：F）7、人事档案（代码：G）（二）二级类目的设置方法如下：1、文书档案类的二级类目，按行政文书、监察管理、营销策划、合同、法律诉讼等类设置；2、项目档案类的二级类目，按项目综合类和项目名称设置；3、声像档案类的二级类目，按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体特征设置；4、实物档案类的二级类目，按奖杯、奖牌、锦旗等实物类型设置。

（三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。

四、分类说明（一）文书档案(A)1、行政文书(A1)（1）行政证照(A1.1)：包含是有关公司成立、变更、资质证明类的证照及公司章程、董事会和股东会决议等资料。

该类证照档案区别于项目工程用地和报建中的证照。

行政证照变更、年检时需换证时需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。

新变更、年检换证后的证照接下去编号。

（2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。

集团档案分类编号办法(WORD3页)

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

综合管理用自然年度。

基建项目用竣工年度。

年度用仪器设备购置的年度。

年度采用产品和科技开发项目用鉴定或投产的自然年度。

集团档案编号规则

三级目录为数字，从0开始编号，如A3(2)。
部分机构及英文代码
公司名【机构名】
英文代码
集团
ES
鼎能电力
DN
天信投资
TX
…………
集团档案编号规则
一、编号规则
1、集团档案编号规则为：
公司名+年度+一级目录+二级目录+三级目录+盒号+档号
例如：ES。12-A3(2)-1-1为集团2012年度外单位关于小河及丰岩堡水电站来文，第一盒，第一份文件。
2、如果没有二、三级目录，则简写为
公司名+年度+一级目录+盒号+件号
如：ES。12-E-1-1集团2012年声像档案。
二、集团档案编号目录
1、一级、二级目录
A（行政公文类）
A1:对内发文（集团对各部门及下属各单位行文）
A2:对外发文（合作单位工作联系函及对上级单位报告、请示）
A3:来文[A3(1)外单位来文，函合作单位及上级单位；A3(2)下属单位来文]
A0:集团总部部门对内行文
B（人事类档案）请人事核对
B1:工资、薪酬、福利、奖金类
B2:人事任免、工作调动类
B3:考勤、请假条、加班表等
B4:绩效考核类
C（工程项目类，例如：审核书、成果表、评审书、工作报告、实验报告、检测报告等）
C1：一般性资料
C2:电站项目
C3:OCG国际中心项目
C4:蜀城八号公馆项目
C(…)依次对应三级数字
D（合同协议类）
D1:一般性合同
D2:电站相关合同
D3: OCG国际中心项目
D(…)依次对应三级数字
E（声像档案类）
照片、视频、声频文件

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3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码标识。

本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案系统录入。

根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。

三、档案分类类目设置（一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级类目代码。

（三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。

该类证照档案区别于项目工程用地和报建中的证照。

行政证照变更、年检时需换证时需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。

新变更、年检换证后的证照接下去编号。

（2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。

部门撤销时，原有部门名称及编号继续保留。

部门排列顺序表（3）公函类(A1.3)：指的是集团和地区公司与政府相关部门或者相关合作单位的往来函件，包含集团和地区公司之间的往来函件。

该类函件包含的内容是不涉及建设工程项目方面的文件。

有关建设用地、报建类函件归入项目用地报建类资料中。

地区公司有归档保存的集团发文，按公函类处理。

（4）其他管理文件(A1.4)：该类基本涵盖不隶属前三项分类的内容，包括各种事项请示、相关工作报告，行政采购类资料及各种需归档的各类原始报表等。

2、监察管理(A2)（1）报告类(A2.1)：该类包含的是集团监察室上报集团有关监察调查报告、请示及批示等文件。

（2）专案类(A2.2)：该分类中的专案是指集团监察室在调查处理员工舞弊等方面形成的案卷，区别于法律诉讼类（A5）案件。

以单个专案立卷，按结案时间或移交归档顺序编专案的流水号。

3、营销品牌（A3）（1）品牌宣传（A3.1）；参照分类表中的分类类目组卷归档。

（2）销售档案（A3.2）：以每次同时销售楼盘为一个组团，包括销售广告、楼书、户型手册、宣传单张及相关销售物料。

4、合同档案（A4）文书档案分类中的合同项是与工程建设无关的所有合同。

整理时先区分公司，再以合同字号为划分标准，分别排序编号。

（1）行政采购类合同：该类合同包含的是和行政、后勤、经营管理过程中产生的与工程建设无关的采购合同，这类采购基本上是为了满足日常办公，管理、组织活动等方面所需的物品。

如：家具；办公电脑、打印机、传真机、电话机等办公设备；纸张、文件夹等办公用品；低值易耗品；印刷品；公务汽车等。

行政类采购合同与工程类采购合同区分参考方法：（i）可查看采购申请部门，行政类采购合同一般由地区公司人事行政部等部门申请采购；（ii）具体查看合同涉及的标的内容，是否与工程建设，工程装修等有关。

由于各地区公司合同管理方法存在差异，因此单纯从合同编号上有时无法区分这两类合同，须查看合同名称或标的。

工程类采购合同包含材料类采购和设备类采购，是以工程项目建设所需要材料、设备为内容的合同。

如：钢材、电梯、阀门、小区石桌椅等。

5、法律诉讼（A5）法律诉讼类档案以一个案件为一个编号，包括相关的文件资料、往来的函件、取证资料等。

可按移交时间或结案时间编号整理。

以诉讼和非诉讼档案两类分别组卷归档。

（i）诉讼类是由人民法院依据法律对当事人之间争议事实进行审理,通过司法程序解决争议的活动。

（ii）非诉讼是律师运用法律常识作一些协调工作，代为办理事务的工作，比如法律咨询、某些事件的代理、法律顾问、出具法律意见书等。

6、党政管理（A6）党政管理类包含的公司党支部和工会组织在日常工作中形成的文件等各式载体的档案。

（二）项目档案（B）1、分类总原则:先分项目，再按项目档案类型划分，区别于以前先分档案类别，再分项目的分类方法。

2、项目编号可按照项目开工顺序排列，项目编号具体排列由各地区公司监察室自行编排。

3、项目档案综合类（B0）：涵盖招投标档案中的年度招标、招标资格审查、单项文件、年度合同等不隶属具体某个项目的档案及未中标档案。

4、为方便管理，用地类中的土地合同单列为一个分类。

5、由于某些项目在开发建设前期时会以地区公司名义签订合同，所以在归档项目合同时须查看合同名称，辨清所属项目。

不能单以合同签订的公司或者合同编号作为划分的唯一标准。

6、项目报建类以项目开发的期数（区域）或者是单位工程的报建证照和资料为一个整体。

某个项目分了三期（或者是A、B、C地块）进行报建开发建设，则分为第一期、第二期和第三期的报建证照和资料分别归档。

以某个单位工程单独报建的（如幼儿园、综合楼等）证照和报建资料单独归档保存，单独列为一期。

（三）声像档案（E）1、声像档案按载体不同进行分类。

在不同载体下可根据实际情况分具体内容分别立卷归档。

如照片（E1.2），可再按人物，活动主题等分类。

2、声像档案以十年为一个单位编号（1997-2006、2007-2016），在此单位内声像档案按流水编号即可。

3、该类声像档案包含的是有关品牌，企业宣传，重大活动等内容。

不包含在一般工作职能中所产生的声像档案，如设计类光盘等。

（四）实物档案（F）分类方法及原则参照声像档案。

五、分类类目增减说明1、为保持本分类方案的稳定性，集团和地区监察室不得对分类中的类目随意改变或调整顺序。

2、依据实际工作情况需要增加二、三级类目数量，各地区监察室可向集团监察室提出需求，集团监察室将统一调整，以保持分类的统一性。

3、四级类目中的相关排序编号除已确定外，证照、发文、销售档案、工程管理、招投标、预决算、声像档案和实物档案类，集团总部和各地区监察室可以自行增加编号，但要保证编号不重复，不空号。

4、地区公司档案室如遇没有分类表中的某一项档案，则做空号处理。

六、档案全宗编号及档号编制（一）档案全宗及编号1、本方案中的档案全宗所指的是具有独立的企业领导班子、独立人事管理及薪酬体系、独立的财务核算，是集团公司已正式发文设置的各类公司在经营、管理活动中形成的档案的有机整体。

全宗号就是全宗的编号和代码。

2、依据集团目前相关产业发展情况，集团档案全宗编号原则为：（1）全宗号由两部分构成：第一部分由集团代码和所属业务板块代码组成。

共分为三个板块：恒大--HD、地产--HD1 、物业--HD2 、酒店--HD3。

（2）第二部分由地区公司或者下属公司名称缩写代码加符号标识组成：“[ ]”内表示地产集团下设地区公司，“.”外表示其下属子公司。

如：HD1[WH0]—表示“武汉公司”档案全宗编号，“WH”表示“武汉”，“0（零）”表示“地区公司”，HD1.SJ—表示“设计院”档案全宗编号。

以此类推。

3、如遇机构合并、拆分和机构名称变更，原全宗编号继续保留。

机构合并、更名和拆分后新产生的档案纳入新的档案全宗管理。

附：集团档案全宗号表（二）档号编制1、文书档案（A）(1）档号结构：全宗号-年度-目录号-盒号-件号(2）编号方式：分年度、分类型依次编顺序号；盒内：每盒内档案分别编顺序号。

举例：HD1[ZB0]-2009-A1.1.1-001-0001。

盒：2009年001、002…..；2010年001、002……盒内：2009年第001盒0001、0002、0003…….；第002盒0001、0002……档号格式：HD1[ZB0]-2010-A1.1.1-001-0001恒大地产集团81 件号盒号注意：文书档案中的“企业证照”整理时不分年度，同一家公司的证照放在一起，其档号格式为：全宗号-目录号-盒号-件号。

2、项目档案（B）档案排列编号：以某个建设项目开发阶段或整个项目完成竣工验收后归档立卷分类型跨年度编制顺序号。

1）档号结构：全宗号-目录号-案卷号-件号2）编号方式：按照档案实体分类型、分项目跨年度依次编制顺序号。

举例：HD1[NJ0]-B1.3.1-001-0001。

如：金碧天下项目项目档案-金碧天下项目-工程管理（B1.3.1）一期案卷：2009年001、002…..；2010年008、009…..；2011年011、012…..；二期：2012年018、019……. 直至金碧天下项目全部竣工。

档号格式：HD1[NJ0]-B1.3.1-001-0001。