物业公司行政管理制度

目录

目录 (1)

1.行政人事部 (2)

1.1.组织结构及人员编制 (2)

1.2.管理范围 (2)

1.3.岗位职责 (2)

2.操作程序 (4)

2.1.采购操作规程 (4)

2.2.员工入职操作规程 (5)

2.3.员工考勤操作规程 (6)

2.4.考核评价操作规程 (7)

2.5.员工离职操作规程 (8)

2.6.操作规程 (9)

2.7.行政人事部服务质量检查规定 (9)

3.管理制度 (10)

3.1.办公室钥匙管理规定 (10)

3.2.特殊工种证件管理 (10)

3.3.质量文件管理规定 (10)

3.4.员工考勤管理规定 (11)

3.5.计算机使用管理规定 (11)

3.6.关于印章使用管理的规定 (12)

3.7.办公用纸管理办法 (13)

3.8.员工体格检查管理办法 (14)

3.9.车辆使用的管理规定 (14)

3.10.办公用纸、废弃墨盒的管理规定 (15)

1. 行政人事部

1.1. 组织结构及人员编制

1.2. 管理范围

1.2.1.按质量管理体系的要求对文件进行有效控制，确保质量管理体系有效实施、

保持和改进。

1.2.2.拟定公司组织架构、负责人员招聘、解聘各环节的工作，并按公司的要求做

好综合体系文件的编辑、整理、修改、执行、检查、监督、整改工作。

1.2.3.拟定员工的工资标准及管理办法，拟定员工劳保福利标准，并负责具体实施。

1.2.4.对员工的人事及行为档案进行管理，按时统计、填报各类人事报表。

1.2.5.严格按照《员工手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。

1.2.6.制定公司年度、月度培训计划并有效落实。

1.2.7.负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、分送、

承办、催办、归档等工作及公司各部门档案编目的收集和统一管理。

1.2.8.负责公司公章使用的审核及管理。

1.2.9.根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。

1.2.10.行政人事部负责监督、检查员工执行公司各项规章制度的情况及将公司各部

门的岗位职责和权限形成书面文件。

1.2.11.协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工作。1.2.12.完成上级领导交办的其它工作。

1.3. 岗位职责

1.3.1.行政人事部经理

在公司总经理的领导下主持本部门的工作，其主要职责如下：

1.3.1.1.负责拟定公司行政人事方面的规章制度，并检查执行情况。

1.3.1.

2.负责制定本部门的职责、制度和工作计划，并监督执行。

1.3.1.3.负责公司各类公文的办理。

1.3.1.4.负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。

1.3.1.5.根据国家及长春市的人事劳动政策，拟定公司的人事劳动福利政策。

1.3.1.6.根据公司的实际情况，拟定公司组织架构及人员编制，合理调整人员结构，

组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。

1.3.1.7.根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调整意见，经公司领

导批准后负责具体实施。

1.3.1.8.负责公司培训计划的审定，并组织实施和检查。

1.3.1.9.负责公司内部协调及对外联络工作。

1.3.1.10.根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。

1.3.1.11.行政人事部经理负责组织对管理体系文件的编制、保管、发放、评审及管理

和控制的相关工作。

1.3.1.1

2.行政人事部经理负责管理体系运行记录的管理的控制并应定期公布公司《受

控文件清单》。

1.3.1.13.负责认证机构对公司审核的组织工作。

1.3.1.14.完成公司领导交办的其它工作。

1.3.

2.人事主管

1.3.

2.1.负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。

1.3.

2.2.负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。

1.3.

2.

3.负责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。

1.3.

2.4.负责公司各类档案、图书及有关资料的管理工作。

1.3.

2.5.负责拟定公司年度、月度培训计划，并监督实施。

1.3.

2.6.负责拟定公司培训管理方面的规章制度，汇编培训教材。

1.3.

2.7.负责按照人事管理权限对相关人员进行各类培训。

1.3.

2.8.负责完成公司培训工作相关报表。

1.3.

2.9.负责公司印章的管理。

1.3.

2.10.负责公司办公用品的管理。

1.3.

2.11.负责公司大事记的撰写工作。

1.3.

2.12.配合经理做好员工的招聘、解聘工作以及员工招聘、解聘的手续办理。

1.3.

2.1

3.配合经理做好质量管理体系文件的编辑、制定、整理、修改等工作。

1.3.

2.14.配合经理进行质量管理体系文件的年度管理评审工作。

1.3.

2.15.配合经理定期检查各部门服务实施情况，包括：客户关系、环境卫生、服务

的实施、投诉处理、物业管理的服务查询、信息收集控制和管理。

1.3.

2.16.及时了解、收集、整理、各种物业管理最新需求趋势。

1.3.

2.17.定期参加部门管理例会，听取汇报，记录会议纪要。

1.3.

2.18.完成领导交办的其它工作。

1.3.3.行政主管

1.3.3.1.协助部门经理管理公司日常行政事务。

1.3.3.

2.负责公司后勤保障的具体事务。

1.3.3.3.负责公司营业执照、资质等相关文件的申请、变更及年审手续办理。

1.3.3.4.负责车辆管理的具体事务。

1.3.3.5.负责月考勤统计工作。

1.3.3.6.负责公司物品的采购。

1.3.3.7.负责定期组织员工年度体检。

1.3.3.8.行政人事部行政主管负责每年12月汇总编制下年度的《采购计划》。

1.3.3.9.采购计划、采购申请等由行政人事部行政主管保存。

1.3.3.10.完成上级领导交办的其它工作。

1.3.4.文员

1.3.4.1.在行政人事部经理指导下起草各种文件、信函、计划、报告、报表等稿件；

1.3.4.

2.负责公司印信、印鉴的使用和登记工作，处理信函、电话、电报、传真等，

并随时做好记录；

1.3.4.3.负责各类相关信息资料的收集、整理和分析，做好报刊、资料的分类整理和

剪贴，将整理的最新信息资料呈送公司经理阅读；

1.3.4.4.负责公司文件、信件、报刊、图书资料等的收发；

1.3.4.5.负责公司办公会议的记录，会议纪要的整理印发；

1.3.4.6.负责公司各类文件、资料的打印、复印、传真及办公自动化设备的使用和管

理；

1.3.4.7.负责公司办公用品的登记、保管、发放及月结统计和备品的库存盘点等；1.3.4.8.负责离职员工的工服及其它领用物品的收回和保管；

1.3.4.9.负责接待来访客人，必要时做好访谈记录。

1.3.4.10.完成上级领导交办的其它工作。

2. 操作程序

2.1. 采购操作规程

2.1.1.目的

规范公司采购工作程序。

2.1.2.范围

公司范围内包括材料、清洁用品、零配件、办公用品、低值易耗品、固定资

产等采购项目。

2.1.

3.职责

行政人事部行政主管负责执行。

2.1.4.工作程序

2.1.4.1.由行政人事部行政主管接收公司批准执行的《采购申请单》.

2.1.4.2.按照采购计划申请单所描述的物品名称、规格型号、品牌、服务的特点及数

量要求，确定供货商并对其加以分析。

2.1.4.

3.行政主管负责对是市场进行调查研究，分析供货能力和质量服务能力，选定

出合格供方，并报公司总经理批准。

2.1.4.4.行政主管负责对进货进行验证工作，如有特殊物品的验证由使用单位进行。

按照采购验收制度进行货物的接收和检验。

2.1.4.5.行政主管要定期对库房进行检查，在库房要求有分区（合格品区域和不合格

品区域）。

2.1.4.6.对于应急采购的物品需填写《应急采购单》，紧急时需要求采购人员与使用

人员共同完成采购，并去供应商处直接提货。

2.1.4.7.根据预算要求及实际情况来确定价格。

2.1.4.8.进行定单例行追踪，确保供货商能够履行其货物发运的承诺。

2.1.4.9.对供方的到货票据进行审核，是否符合供方承诺的条件。

2.1.4.10.如果供方不符合承诺条件通知供方更改票据。

2.1.4.11.按照公司财务管理规定对货款进行结算。

2.1.4.12.对供方货款进行登记并通知供方领取。

记录表格

7.4.4-A-01《采购申请单》

7.4.4-A-03《应急采购单》

7.4.4-A-02《合格供方名册》

相关文件《采购验收制度》

《采购结算方式及采购报帐审批程序》

2.2. 员工入职操作规程

2.2.1.目的

通过制定本规程，确保公司聘用人员的质量。

2.2.2.范围

本规程适用于公司各级员工的录用。

2.2.

3.职责

人事主管负责办理公司所有人员的聘用手续。

2.2.4.工作程序

2.2.4.1.行政人事部经理依据编制及各部门用人需求，制定招聘计划。

2.2.4.2.通过各种途径进行人员招聘，主要有参加招聘洽谈会、利用人才中介机构、

刊登发布招聘信息。

2.2.4.

3.进行招聘及甄选工作

A、采取一定形式收集应聘人员资料。

B、相关部门对人员资料进行挑选。

2.2.4.4.挑选合格者由人事主管审验应聘人员相关有效证明原件材料包括：（1）毕业

证书（2）各类培训证书（3）特种岗位证书（4）如需要应提供的《职业病健

康证明》（5）身份证（6）劳动关系证明。由应聘人员填写《应聘人员登记

表》，由主持面试的人员和相关部门专业负责人员对其进行第一次面试，并

在《面试评核表》上填写“一至六栏”中的内容。

2.2.4.5.合格者由主持面试人员进行二次面试，并在《面试评核表》中填写“第七栏”

的内容。

2.2.4.6.行政人事部经理根据面试人员的整体情况核定工资等级报总经理批准。通知

其到指定医院体检。

2.2.4.7.体检合格者由人事主管通知其上岗并让合格者提供3张1寸免冠照片，并建

立《员工行为档案》。人事主管为新员工办理入职手续：收取体检合格证、

填写《员工登记表》发放工牌、考勤卡、办公用品、工服等。

2.2.4.8.人事主管对新员工进行入职培训并负责指导新员工向部门报到。

记录表格

YG-XR-A-01《应聘人员登记表》

YG-XR-A-02《面试评核表》

YG-XR-A-03《员工登记表》

相关文件

《员工行为档案》

2.3. 员工考勤操作规程

2.3.1.目的

通过执行考勤操作程序，确保考勤的真实性。

2.3.2.范围

适用于公司所有员工。

2.3.3.职责

人事主管负责员工考勤管理。

2.3.4.工作程序

2.3.4.1.公司总经理以下员工均执行上、下班打卡制度。

2.3.4.2.行政人事部人事主管负责汇总、复核各部门考勤，并由行人部经理审核签字

确认。

2.3.4.3.核查考勤的同时将各部门员工的《请/休假申请单》、《员工加班申请单》、

《补卡单》等各类单据同考勤一起统一汇总作为依据。（以上单据均按照公

司《员工手册》及国家相关法规执行）

2.3.4.4.填写的各类单据由部门经理及行政人事部经理确认审批。

2.3.4.5.公司总经理签字确认生效（请假天数达一周以上含一周，必须经公司总经理

审批签字）。

2.3.4.6.人事主管以各部门考勤及相关单据为依据核算人员工资，并于每月8日前抄

送财务部。

2.3.4.7.人事主管在每年的1月20日以前汇总上一年度考勤并填写《年度员工考勤汇

总表》报行政人事部经理，作为员工年度考核的依据。

记录表格

YG-XR-A-04《请（休）假申请单》

YG-XR-A-05《员工加班申请单》

YG-XR-A-06《补卡单》

YG-XR-A-07《年度员工考勤汇总表》

相关文件：

《员工手册》

2.4. 考核评价操作规程

2.4.1.目的

通过制定考核评价工作规程，确保对员工的正确评价和使用。

2.4.2.范围

适用于公司各级员工工作评价及考核工作。

2.4.

3.职责

2.4.

3.1.公司负责部门经理（含助理）员工的考核。

2.4.

3.2.部门经理负责本部员工的考核。

2.4.4.工作程序

2.4.4.1.员工转正应提前10日由行政人事部经理会同部门经理对试用期的员工进行考

核。

2.4.4.2.员工填写《试用期转正审批表》并做试用期书面总结。

2.4.4.

3.员工所在部门经理填写《一般员工考核表》并在“考评人意见”栏填写意见、

行政人事部经理填写“行政人事部意见”栏、总经理填写“核定人意见”栏。

2.4.4.4.员工所在部门经理填写《试用期转正审批表》中“部门意见”一栏、行政人

事部经理填写“行政人事部”一栏、总经理填写“总经理审批”一栏。

2.4.4.5.续签劳动合同的考核