会议筹备问题答案.
会议管理参考答案
会议管理参考答案会议管理参考答案会议是组织中常见的一种沟通和协调工具，对于企业的发展和决策起着非常重要的作用。
然而，很多时候会议的效果并不尽如人意，导致时间浪费和资源的浪费。
为了解决这一问题，会议管理变得至关重要。
本文将从会议前的准备工作、会议的组织与执行以及会议后的总结与反馈等方面，探讨一些会议管理的参考答案。
一、会议前的准备工作1.明确会议目的和议题在召开会议之前，明确会议的目的和议题是非常重要的。
只有明确了会议的目标，才能有针对性地进行准备工作，确保会议的顺利进行。
2.确定参会人员和邀请演讲嘉宾根据会议的议题和目的，确定参会人员的范围和邀请演讲嘉宾。
确保参会人员的合理性和代表性，以及邀请演讲嘉宾的专业性和权威性。
3.制定会议议程和时间安排根据会议的目的和议题，制定会议议程和时间安排。
明确每个议题的时间限制，合理安排会议的时间，避免会议时间过长或过短。
4.准备会议材料和设备根据会议的议题和目的，准备相应的会议材料和设备。
确保会议材料的准确性和完整性，以及会议设备的正常运行。
二、会议的组织与执行1.会议的开场会议开始时，主持人应当简要介绍会议的目的和议题，以及参会人员和邀请演讲嘉宾的身份和背景。
通过开场白，使参会人员对会议有一个整体的了解。
2.控制会议的进程主持人在会议过程中，应当控制会议的进程，确保会议的顺利进行。
主持人应当引导参会人员积极参与讨论，避免个别人员过多发言或者讨论偏离主题。
3.确保会议的效果会议的效果是评价会议是否成功的重要标准。
主持人应当通过合理的组织和引导，确保会议的效果达到预期目标。
在讨论过程中，主持人应当及时总结和归纳，确保每个议题都有一个明确的结论。
4.会议记录与纪要会议记录和纪要是会议的重要成果之一。
主持人应当安排专人负责会议记录和纪要的撰写，确保记录的准确性和完整性。
会议纪要应当包括会议的目的、议题、讨论内容、结论和行动计划等。
三、会议后的总结与反馈1.会议总结会议结束后，主持人应当及时总结会议的效果和经验教训。
公务员面试计划组织类题型答题模式
计划组织协调类题型的答题思路（一）会议组织类问题（三个阶段十二个步骤）1、会议准备（1）确定会议主题、名称、时间、地点、会议议程和会议安排.（2)确定参加会议的范围或人员,确定工作人员、会议经费预算。
（3）安排好场地、住宿、伙食、用品、资料、交通等.(4)做好会场布置，制定好后勤保障方案。
（5）发放会议通知。
2、会议实施（1）会议签到及会议文件资料发放。
(2）按会议议程逐步开始,维持会场秩序，做好会议记录。
(3）安排好会议进行中的后勤保障,处理会议过程中的突发情况等。
3、会议结束（1）安排好参会人员离开时乘坐的交通工具。
(2)清理会场，统计经费并报销。
（3)整理会议资料并形成简报。
(4）落实会议精神,撰写工作总结。
(二）调查类问题（三个阶段十四个步骤)1、调查的准备（1）确定调查题目,明确调查目的。
（2）确定调查内容，设计调查方案.（3）确定调查对象，选取调查单位。
（4）确定调查的调查方式和方法.（5)确定调查表或调查问卷。
(6）确定调查时间和调查期限。
（ 7）确定调查经费,确定调查工作人员并培训.2、调查实施(1）采集调查数据。
(2）指导工作人员工作。
（3)协调调查进度及出现的其他情况。
3、调查的资料整理分析（1）进行数据审核、查询。
（2）进行调查数据处理。
（3）确定调查资料分析研究方法,并进行调查分析。
（4）撰写并提供调查报告，如有必要,还可召开新闻发布会.（三）参观接待类问题（三个阶段十五个步骤）1、参观接待准备（1）掌握要接待人员的基本情况:单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排、特殊要求等。
(2)事前安排好食宿、交通.（3)确定工作人员及经费。
（4）制订接待计划，及时报告主管领导，听取领导对接待工作的意见。
（5）通知及协调有关部门落实接待计划。
2、参观接待实施（1)按原定计划接站。
（2）根据到访人员具体情况安排住宿、饮食。
(3）根据到访人员特点协调有关部门做好各项活动安排。
会议组织与管理题目及答案
会议组织与管理一、引言在现代企业中，会议是一种常见的工作形式，用于组织讨论、决策和协调工作。
好的会议组织和管理可以提高工作效率，改善团队合作，推动项目顺利进行。
本文将从会议前的筹备、会议过程中的组织和会后的跟踪等方面，介绍如何有效地组织和管理会议。
二、会议前的筹备2.1明确会议目的在召开会议之前，组织者需要明确会议的目的。
这有助于确定会议的议程以及需要邀请的与会人员。
明确会议目的可以使会议更加有针对性，避免浪费与会人员的时间。
2.2制定会议议程会议议程是组织者和与会人员共同参考的框架，用于指导会议的进行。
制定会议议程时，应明确每个议题的内容、讨论时间和参与人员。
合理安排议程可以保证会议的有序进行，提高效率。
2.3确定与会人员根据会议的目的和议程，确定需要邀请的与会人员。
确保邀请的人员与会议内容相关，能够为会议的讨论和决策提供有价值的意见和建议。
同时，确认每位与会人员的参会情况，以便提前做好会议室、设备等资源的准备。
2.4准备会议材料在会议前，组织者需要准备相关的会议材料，包括会议议程、会议文件、主要议题的概述等。
这些材料可以提前发给与会人员，让他们对会议内容有所了解，并为讨论做好准备。
三、会议过程中的组织3.1会议室准备在会议开始之前，组织者需要确保会议室的准备工作已经完成。
包括检查会议室的设备是否齐全，是否能满足会议需要；布置会议室，准备好会议材料和必要的笔记工具等。
3.2会议控制会议控制是指在会议过程中，通过掌控会议的进程和秩序，确保会议按照议程进行，并达到预期的目标。
组织者需要主持会议，引导讨论，确保每个议题的讨论时间不过长或过短，防止讨论偏离主题。
3.3促进沟通和参与在会议中，组织者需要提供积极的沟通和参与氛围，鼓励与会人员发表意见、提出建议。
可以采用开放性问题的方式，引导参与者展开讨论和思考，使得会议更加富有活力和创新。
3.4记录会议内容会议记录是会议的重要组成部分，可以帮助与会人员回顾会议内容，跟进行动项。
会议筹备问题6
会议筹备方案摘要本文是对会议多个方面的要求进行多目标规划，利用概率预测参加会议人数；为尽量让与会代表方便满意，宾馆选址尽量集中，住房费用尽量少；会议室的选址应在所住宾馆人数相对集中的地方，尽量减少租车费用。
问题⑪题目中未有给出该次会议参加的人数，根据前几届会议代表回执及于会前情况，采用多种模型预测，分别对本届会议相关数据进行预测并作相关对比分析，在综合考虑预测误差及余量的情况下，预测与会人数 661人。
问题⑫宾馆的选定，考虑到预定的宾馆总数尽量少，同时还考虑减少代表团达不到住房要求的不满以及管理方便问题，距离上尽量靠近，从附图宾馆间距离可以算出第⑦家宾馆为所有宾馆的中心点，以聚集程度大、宾馆数最少和费用少三方面来考虑，利用LINGO软件来进行多目标函数求解，最终选定在①②⑤⑦⑧这五家宾馆。
问题⑬会议室的选定与客车的租用。
我们假定各代表参加各分组会议的概率是平均的、随机的，即每位代表参加任一分会场的概率为1/6。
我们以租借会议室和客车的费用之和最小为优化目标，建立优化模型。
下表为本届会议分组会议会议室租用方案：下表为本届会议客车租用方案：关键词：多目标规划、概率论、、整数规划、数据预测一、问题重述某市的一家会议服务公司负责承办某专业领域的一届会议全国性会议，会议筹备组要为与会代表预订宾馆客房，租借会议室，并租用客车接送代表。
由于预计会议规模庞大，而适于接待这次会议的几家宾馆的客房和会议室数量均有限，所以只能让与会代表分散到若干家宾馆住宿。
为了便于管理，除了尽量满足代表在价位等方面的需求之外，所选择的宾馆数量应该尽可能少，并且距离上比较靠近。
筹备组经过实地考察，筛选出10家宾馆作为备选，它们的名称用代号①至⑩表示从以往几届会议情况看，有一些发来回执的代表不来开会，同时也有一些与会的代表事先不提交回执。
需要说明的是，虽然客房房费由与会代表自付，但是如果预订客房的数量大于实际用房数量，筹备组需要支付一天的空房费，而若出现预订客房数量不足，则将造成非常被动的局面，引起代表的不满。
会务管理测试题及答案
会务管理测试题及答案一、选择题（每题2分，共20分）1. 会务管理中，以下哪项不是会议筹备阶段的工作内容？A. 确定会议主题B. 选择会议地点C. 会议记录D. 会议预算2. 会议的正式通知通常需要提前多久发出？A. 1天B. 3天C. 1周D. 2周3. 以下哪项不是会议期间的职责？A. 会议签到B. 会议记录C. 会议总结D. 会议布置4. 会议结束后，以下哪项不是会务管理的后续工作？A. 会议资料整理B. 会议费用结算C. 会议场地清理D. 会议内容发布5. 在会务管理中，以下哪项不是会议评估的内容？A. 会议目标达成情况B. 会议成本控制C. 会议场地选择D. 会议参与者满意度二、判断题（每题1分，共10分）6. 会议筹备阶段不需要考虑会议的预算问题。
（）7. 会议期间，会务人员不需要负责会议记录。
（）8. 会议结束后，会务人员应立即进行会议总结。
（）9. 会议评估是会议结束后进行的，不需要在会议筹备阶段考虑。
（）10. 会议通知可以通过电子邮件、短信等多种方式进行。
（）三、简答题（每题5分，共20分）11. 简述会议筹备阶段的主要工作内容。
12. 描述会议期间会务人员应承担的职责。
13. 会议结束后，会务人员需要进行哪些后续工作？14. 会议评估的重要性是什么？四、案例分析题（每题15分，共30分）15. 某公司计划举办一次年度总结会议，预计参会人数为100人，请列出会议筹备阶段需要考虑的主要事项。
16. 假设你是一家公司的会务管理人员，公司即将举办一次新产品发布会，请你根据会务管理流程，描述从会议筹备到会议结束的整个工作流程。
五、论述题（每题20分，共20分）17. 论述会务管理在现代企业中的重要性及其对企业运营的影响。
答案：一、1-5 CADBD二、6-10 ×××√√三、11. 会议筹备阶段的主要工作内容包括确定会议主题、选择会议地点、制定会议日程、预算制定、会议通知等。
会议组织考试题库及答案
会议组织考试题库及答案一、单项选择题1. 会议组织中最重要的环节是（）。
A. 会议通知B. 会议议程C. 会议记录D. 会议总结答案：B2. 会议通知一般应提前（）天发出。
A. 1-2天B. 3-5天C. 7-10天D. 14-20天答案：B3. 会议议程应该由（）制定。
A. 会议主持人B. 会议组织者C. 会议参与者D. 会议决策者答案：B4. 会议记录应该由（）负责。
A. 会议主持人B. 会议组织者C. 会议参与者D. 会议记录员答案：D5. 会议总结通常由（）完成。
A. 会议主持人B. 会议组织者C. 会议参与者D. 会议记录员答案：A二、多项选择题6. 会议组织者在准备会议时需要考虑的因素包括（）。
A. 会议目的B. 会议时间C. 会议地点D. 会议参与者答案：ABCD7. 有效的会议通知应包括以下哪些内容（）。
A. 会议主题B. 会议时间C. 会议地点D. 会议参与者答案：ABCD8. 会议记录的主要内容包括（）。
A. 会议时间B. 会议地点C. 会议讨论内容D. 会议决议答案：ABCD9. 会议总结的目的包括（）。
A. 回顾会议讨论B. 明确会议成果C. 指出会议中的问题D. 提出后续行动计划答案：ABCD10. 会议中可能出现的问题及解决方案包括（）。
A. 迟到：提前通知与会者会议时间B. 离题：会议主持人及时引导话题C. 冲突：会议主持人调解冲突D. 记录不完整：指定专人负责记录答案：ABCD三、判断题11. 会议组织者不需要考虑会议的预算问题。
（）答案：错误12. 会议记录员可以是会议主持人。
（）答案：错误13. 会议总结应该在会议结束后立即进行。
（）答案：正确14. 会议中不需要指定专人负责记录。
（）答案：错误15. 会议中出现冲突是不正常的现象。
（）答案：错误四、简答题16. 简述会议组织者在会议前需要完成哪些准备工作？答案：会议组织者在会议前需要完成的准备工作包括确定会议目的、制定会议议程、选择会议时间、预定会议地点、通知与会者、准备会议材料等。
8月10-13日会议百问百答
8月10-13日会议百问各位同事辛苦了。
请各位仔细看一下这个问卷，涉及自己的部分，多多注意，争取咱们把这三个会议开得成功。
大家也都注意身体，吃饭注意卫生，多吃蒜和口香糖。
我们会开会把这些问题一一过一遍的。
一、事1、会议主办方是谁？2、会议承办方是谁？3、华夏智业教科文基金是干什么的？4、中国管理科学学会是什么学会？5、为什么召开这个课程？6、来的都是什么人？7、服务人员——你是什么机构的？8、我要交多少钱？9、是否需要告知包含的收费内容？10、现场交费是否可以？11、缴费的时候，给发手提袋吗？包括什么内容？是否再人手发一份课程宣传册？12、为什么宣传手册上的食宿价格是1380元，实际收1260元和1890元？13、我住在什么地方？14、我怎么到住的地方？怎么走？15、如果开车来，行车路线怎么走？——国家行政学院路线图提前发送16、有没有告诉我行车路线的短信？17、如果晚上最晚一班飞机到达，是否可以入住学院？——可以，跟前台人员对接好，收费，开收据。
18、有人在学院接我吗？有人帮我拿行李吗？19、接我的人有多少？在什么位置接我？20、我住的地方离开会的会场有多远？走多久？21、我每天住宿多少钱？22、我是北京的学员，不住行不行？23、入住的地方有没有早餐？24、回程机票怎么预定？25、到了我的房间，我是否会看到欢迎我的明信片或者玫瑰花？26、在我的房间里，是否会有两天课程的详细日程表？27、我想单独住，怎么安排？28、我可以合住，怎么安排？29、夫妇学员怎么算钱？30、如果我带了家属（不听课）怎么安排？31、我几点钟起床吃早餐？谁提醒我？32、我每天花多少钱就餐？33、不吃行不行？34、如果在外面吃，是否要告知周围有哪些店铺可以吃以及价格？35、吃饭的时候，在什么地方？36、每桌多少人？37、每桌上坐的都是什么人？38、桌上有组别的桌牌吗？39、桌牌上有学员的姓名吗？40、每桌有服务专员吗？41、如果有，服务专员吃饭的时候该说什么，不该说什么？42、志愿者和其他工作人员在哪里就餐？几点就餐？43、就餐的地方离住处有多远？几分钟？44、就餐的环境有什么要求？45、是否需要摆放什么易拉宝吗？46、是否需要拉横幅？47、每顿正餐的内容都一样吗？48、每顿餐几个菜？49、有没有回族学员？如果有，怎么安排？50、有没有吃素的学员？如果有，怎么安排？51、是否需要额外准备蒜？防止拉肚子？52、是否需要额外准备一些口香糖？供大家吃蒜口清口气，感觉我们服务更周到？53、为什么要收资料费？不是不收课程费用吗？54、负责在学院报道的工作人员晚上怎么住？55、咱们工作人员的服装什么时候到？56、对服装的穿着的要求有提出吗？是绿上衣，黑裤子吗？大家都有黑裤子吗？没有怎么办？57、工作人员穿什么鞋子？男士黑皮鞋？女士黑皮鞋？58、工作人员的个人卫生有要求吗？59、男士的头发长度有要求吗？60、女士的发型有要求吗？61、女士的化妆有要求吗？62、女士是否一律不能佩戴耳环？或者是有什么要求？63、和学员沟通的时候怎样才能没有口里的气味？64、什么时候培训工作人员的礼仪？站姿坐姿要求？65、什么话可以说？什么话不能说？66、我几点钟签到？67、签到的时候我要注意什么？68、签到的时候我要交名片吗？69、我签到后谁负责领我到座位？70、谁在会场外迎接我？71、谁在门口迎接我？72、应该以什么态度和姿态迎接学员？73、我在门口应该看到什么？74、易拉宝应该摆放几个？75、应该摆放在什么位置让我能够看到，并且觉得舒服？76、是否需要做一个基金的易拉宝？77、是否需要做一个中国管理科学学会的易拉宝？78、我的桌子上放的是什么？79、桌子上放茶水杯吗？还是80、桌子上放矿泉水吗？81、桌子上放桌牌吗？82、桌子上放温馨提示吗？83、桌子上是否放详细的日程表？还是放在房间里？84、来早了，我坐在座位上可以干什么？85、来早了，会不会让我在座位上干等，无所事事，感受不好？86、我能看到屏幕上的什么内容？87、播放的内容能对我有帮助吗？88、课程开始前播放什么？播放音乐还是老师的课程推广视频片？89、课程几点钟开始？90、课程几点钟结束？91、主持人的位置在哪里？92、彭清一老师上台前的位置在哪里？93、汪俊宏老师上台前的位置在哪里？94、主持人怎样开场？95、主持人有没有准备主持词？96、如何请彭清一老师开场？97、彭清一老师该讲什么？98、主持人如何接续彭老，引出汪俊宏老师及其课程？99、彭清一老师是否会听一上午？100、谁负责送彭清一老师退场？101、谁负责送彭老回家？102、第一堂课结束的时候主持人该说什么？103、休息的时候播放什么？104、休息的时候提供茶水还有什么？105、洗手间在哪里？106、有必要做洗手间指示牌吗？107、休息时服务人员该做什么？该说什么？该在什么位置？108、主持人及工作人员该怎样提醒大家进场？109、主持人在第二堂课开场的时候应该说什么话？110、上午课程结束的时候，主持人该讲什么话？111、上午课程结束的时候，送老师到哪里去就餐？112、谁陪同老师就餐？113、成总是否和汪俊宏老师一起就餐？114、上午课程结束的时候，工作人员到哪里就餐？115、就餐后是否需要开碰头会？开多长时间？怎么开？谁负责？116、午休多长时间？117、下午几点开课？118、如何提醒和保证学员准时到场？119、学员下午入场有什么要求？120、谁请老师来开课？老师几点钟到场？121、下午开课前该播放什么音乐？122、几点开始播放音乐？123、主持人该说什么话开场？124、几点休息？125、休息的时候播放什么音乐？126、下午课程几点结束？127、主持人该说什么话引出晚上的课程，让大家愿意听晚上的课程？128、主持人是否要和成总商量该怎么说？129、晚上课程几点开始？130、谁送老师去哪里就餐？谁陪同？131、开始前播放什么内容的视频或音乐？132、谁请老师来开课？133、主持人该怎样开场介绍成总及晚上的课程？134、成总的课程持续多长时间？135、是否需要中场休息？136、何时发放一页纸招商书？137、还需要发放什么文件？138、怎样发放？139、会场能不能上网？140、下课时是否允许学员上网？141、酒店能不能上网？142、几点结束？143、如果有学员要去公司，谁负责？144、学员回到公司前，公司一楼五楼走廊的灯光需要亮着，谁负责？145、第二天早上的课前播放什么？146、是否需要提醒学员准时到场？147、主持人开场的时候讲什么？怎样介绍林伟贤老师？148、休息的时候播放什么音乐？149、再开场的时候主持人说什么？150、中午下课前主持人说什么？151、下午开课前播放什么？152、下午开课前主持人说什么？153、下午课程结束的时候主持人该说什么？154、晚上怎么组织大家到公司参观及谈项目？155、需要准备什么文件？156、需要怎样配合？157、是否需要送学员回酒店？158、会场背板多大？159、背板上是什么文字？160、条幅上是什么文字？161、条幅挂在哪里？162、易拉宝做几个？163、易拉宝的内容是什么？164、易拉宝摆放在什么位置？165、会场应该放哪几个易拉宝？166、公司应该摆放哪些易拉宝？167、水牌上是什么文字？168、水牌摆放在哪里？169、桌牌是否每人一个？170、桌牌用什么做？171、胸牌是否每人一个？172、胸牌上都写什么？173、志愿者的胸牌上写什么？174、志愿者的胸牌用什么颜色？175、工作人员的胸牌上写什么？176、工作人员的胸牌是什么颜色？177、投影仪放在哪里？178、几个投影幕布？179、音箱在哪里？180、音箱有几个？181、麦克风有几个？182、讲桌放在哪个位置？183、成总讲的时候，电脑放在哪里？184、成总讲的时候，演示内容有哪些？185、成总讲的时候，网络谁负责事先测试？186、在公司哪个办公室沟通？187、公司会议室布置成什么样子？二、人188、谁负责报道？189、谁负责住宿？190、谁负责安排学员的餐？191、谁负责安排老师的餐？192、谁负责安排助教的餐？193、谁负责迎宾？194、谁负责签到？195、谁负责资料？196、谁负责护门？197、谁负责引位？198、谁负责茶歇？199、谁负责给老师倒茶水？200、谁负责投影和音响？201、谁负责灯光和冷气？202、谁负责跑麦？203、谁负责管理站位？204、谁负责摄影？205、谁负责讲台？206、谁负责接老师的电脑？207、谁负责做司机或调度司机？208、谁负责接送老师？209、谁负责通知主持人及相关人士，老师到场的时间？210、谁负责接送学员？211、谁负责停车泊位？212、谁负责订票？213、谁负责消防安全？该做哪些准备？214、谁负责医务？该做哪些准备而不是流于形式？215、谁负责带领学员参观公司？216、谁负责课程咨询？217、谁负责体验室？218、谁负责体检？219、谁负责公司网络？220、谁负责公司开会的水果点心？221、谁负责签约合同的准备？何时准备好？。
秘书基础 秘书实务案例分析答案
秘书基础秘书实务案例分析答案案例一：会议筹备在这个案例中，作为一名秘书，你需要为公司的高级管理层准备一场重要的会议。
以下是你需要考虑的几个步骤和对应的答案：步骤一：明确会议目的和议程•会议目的：解决公司部门之间的沟通问题并促进协作。
•议程：–欢迎致辞–部门沟通问题讨论–提出解决方案–结论和下一步行动计划步骤二：安排会议地点和时间•会议地点：公司会议室•会议时间：2021年6月1日上午9点至12点步骤三：邀请参会人员•高级管理层：CEO、CTO、CFO、COO•部门经理：销售部经理、市场部经理、人力资源经理、研发部经理•其他相关人员：技术支持人员、财务部代表、行政部代表、员工代表步骤四：准备会议材料•会议议程•参会人员名单•相关报告和数据•文具和纸张步骤五：会议当天的准备工作•提前到达会议室，确保会议室整洁有序•确保会议材料和设备齐全•准备签到表和名牌•安排茶水和点心步骤六：会议的组织和记录•按照议程安排会议进程•主持会议并确保各项议题得到充分讨论和解决•记录会议主要讨论内容和决策结果•将会议记录发送给与会人员和其他相关人员步骤七：会议后的工作•汇总反馈意见和建议，并向高级管理层提交报告•跟进会议决策并分配任务•筹备下一次会议（如果需要）这是一种典型的会议筹备案例。
通过准备充分、组织有序的会议，作为一名优秀的秘书，你能够帮助公司高层解决问题、推动团队合作，并为公司的发展做出积极贡献。
案例二：出差安排在这个案例中，你需要帮助公司的高级管理层安排一次出差。
以下是你需要考虑的几个步骤和对应的答案：步骤一：确认出差目的和行程•出差目的：与合作伙伴进行商务洽谈•出差行程：–日期：2021年6月10日至6月15日–地点：北京、上海、广州–会议安排：与合作伙伴进行面对面会议和洽谈步骤二：预订交通和住宿•交通：–机票：北京往返上海、广州的机票–出租车：在目的地城市预订出租车或使用网约车服务•住宿：–酒店：预订合适的酒店，确保其位置便利且提供良好的服务设施步骤三：制定出差预算•交通费用：机票、出租车费用等•住宿费用：酒店费用•餐饮费用：早、中、晚餐费用•其他费用：会议场地租用费用、通讯费用等步骤四：办理出差手续•准备出差证明文件：如公司委托函、个人身份证明等•预定机票和酒店，并保留预订确认单据•通知参与出差的人员，并提供出差行程和安排的详细信息步骤五：行前准备•准备出差行李和必备物品•将重要文件和信息备份到电子设备中•提醒出差人员注意事项，如天气、时间差等步骤六：出差期间的安排•确保出差人员及时到达，并配合安排的会议和活动•协助解决出差过程中的问题和困难•收集会议和洽谈期间的重要文件和信息步骤七：出差后的工作•汇总出差经验和建议，并向高级管理层提交报告•跟进商务洽谈结果并分配后续任务•处理相关的报销和费用清算事宜通过合理安排和管理出差事宜，作为一名优秀的秘书，你可以帮助公司的高级管理层顺利完成商务洽谈，并为公司的发展开辟新的合作机会。
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会议筹备问题摘要本文主要研究了会议筹备问题，筹备方案按照经济、方便、代表满意的原则，建立比例预测模型、0—1规划模型，运用Lingo软件求解，得到了会议期间宾馆客房预订、会议室租借、客车租用等相关筹备方案。
针对问题一，对往届会议代表回执与会情况进行分析，以宾馆客房预订数量为目标函数，宾馆数量尽可能少、距离尽可能近为约束条件，采用比例对比分析的方法，建立比例预测模型以及最少宾馆数目优化模型，利用Matlab、Lingo 软件求解，得到了本届会议与会人数为662人；宾馆预定方案为：①②⑥⑦⑧；客房预定方案参见表7。
针对问题二，对①②⑥⑦⑧宾馆中满足条件的会议室进行分析，以租借会议室总费用最少为目标函数，会议室数量以及各会议室之间的距离为约束条件，建立0-1规划模型，利用Lingo软件求解，得到了会议室的租借方案：7号宾馆容纳200人的1个、容纳140人的2个；8号宾馆容纳160人的1个、容纳130人的2个。
针对问题三，将问题二中求得的会议室租借方案以及各宾馆位置分布进行综合分析，假设代表所在宾馆与会议室所在宾馆之间的距离在200米（含）以内，不安排车接送，采用排除法，确定需要安排车辆的宾馆为①②⑥。
但又考虑到6号宾馆所住代表人数较多，根据租用客车费用最经济的原则，本文以6号宾馆的租车费用最少为目标函数，租用客车的座位数不少于代表人数为约束条件，建立0-1规划模型，利用Lingo软件求解，得到客车租用的最佳方案：1号宾馆有代表50人，租33座客车1辆；2号宾馆有代表90人，租45座客车1辆；6号宾馆有代表151人，租45座客车1辆，33座客车1辆；以上4辆客车接送方式为：上午和下午分别接送两趟。
最后，本文对所建模型的优点和缺点进行了客观的评价，认为本文研究的结果在实际应用中有一定的参考价值。
关键词：会议筹备；比例预测；多目标优化模型；0-1规划1.问题重述某一会议服务公司负责承办某专业领域的一届全国性会议，会议筹备组要为与会代表预定宾馆客房，租借会议室，并租用客车接送代表。
因为接待这次会议的十家宾馆的客房和会议室数量均有限，所以只能让与会代表分散到若干家宾馆住宿，各宾馆客房、会议室价位和规格不相同。
从以往几届会议情况看，有一些发来回执的代表不来开会，同时也有一些与会的代表事先不提交回执，这些都可以作为预定宾馆客房的参考。
会议期间有一天的上下午各安排6个分组会议，筹备组需要在代表下榻的某几个宾馆租借会议室。
由于事先无法知道那些代表准备参加哪个分组会，筹备组还要向汽车租赁公司租用45座、36座和33座三种类型的客房接送代表。
租金分别是800元、700元和600元。
问题一：为会议筹备组制定一个预定宾馆客房的具体筹划方案。
问题二：为会议筹备组制定一个租借会议室的具体筹划方案。
问题三：为会议筹备组制定一个租用客车的具体筹划方案。
附表1： 10家备选宾馆的有关数据。
附表2：本届会议的代表回执中有关住房要求的信息。
附表3：以往几届会议代表回执和与会情况。
附图： 10家宾馆平面分布图2.问题分析2.1 概论本文属于规划问题。
根据题目要求从经济、方便、代表满意等方面考虑，为会议筹备组制定一个预定宾馆客房、租借会议室、租用客车的合理方案。
2.2针对问题一为了确定宾馆客房的预定方案，必须知道本届代表实际与会人数，本文根据以往几届会议代表的回执和与会情况，打算采用比例对比分析的方法，拟建立比例预测模型，求出以往几届实际与会人数占回执总人数的比例，运用Matlab软件进行预测分析，从而确定本届实际与会人数。
然后，本文以所选择的宾馆数量尽可能少，距离不能太远为约束条件，以宾馆客房最佳预定安排为目标，拟建立一个既满足预定宾馆数量最少，又满足预定宾馆聚集程度较高的双优化模型，运用Lingo软件求解，从而确定宾馆以及客房的最佳预订方案。
2.3针对问题二为了确定所选宾馆中会议室的预定方案，先求得每个会议室的与会代表人数，然后对①②⑥⑦⑧宾馆中满足条件的会议室进行分析，筛选出符合要求的会议室（见表8）。
以会议室所在宾馆距离7号宾馆尽可能近为目标函数，会议室尽可能少为约束条件，拟建立0—1规划模型；再将模型求得的最优解为约束条件，以租借会议室的总费用最少为目标函数，另建一个0-1规划模型。
从而求得所选会议室的具体预定方案。
2.4针对问题三本问题假设代表所在宾馆与会议室所在宾馆之间的距离在200米（含）以内，不安排车接送，根据这一假设原则，剔除不符合条件的宾馆，最终确定需要安排车辆的宾馆。
在这些安排车辆的宾馆中，6号宾馆所住的代表人数最多，所以需要对其重点考虑，根据租用客车费用最经济的原则，本文以6号宾馆的租车费用最少为目标函数，租用客车的座位数不少于代表人数的一半为约束条件，拟建立0-1规划模型，利用Lingo软件求解，得到客车租用的具体方案。
3.模型假设（1）假设未发回执与会的代表对房间的不同要求的比例与代表回执中的房间要求的比例相同。
（2）假设未发回执而与会的代表的住房要求可以按发来回执的代表的住房要求同比例计算。
（3）假设发来回执并与会的代表的住房要求可以按发来回执的代表的住房要求同比例计算。
（4）假设各代表参加各分组会议的概率是平均的、随机的；（5）假设代表所在宾馆与会议室所在宾馆之间的距离在200米（含）以内，不安排车接送。
（6）因为宾馆之间距离比较近，租用的客车在半天内可以接送各两次。
4.符号说明5.模型的建立与求解5.1 模型一的建立与求解5.1.1预测本届会议参会人数根据以往几届会议代表回执和与会情况（附表3）,得到每届会议实际与会人数见表1。
由表1可以计算出往届会议实际与会人数与发来回执的代表数量的比例关系：451iiS S S =（1） 并可以进一步得到前四届会议实际与会人数与发来回执的代表数量的平均比值：44154110.8758ii ii SS S====∑∑ （2）据此，可以通过计算得出本届会议实际与会人数平均预测值：45515*662mean S S S == （3）另外，根据前四届会议实际与会人数与发来回执的代表数量最大比值：52830.898315max S ==所以本届会议实际与会人数的最大比例预测值为：45max 5max *755 679S S == （4）下面根据往届实际与会人数情况与回执人数的关系，运用Matlab 软件，画出往届会议实际与会人数情况与本届会议按比例预测情况图（程序见附录1）：图1 往届会议实际与会人数情况与本届会议按比例预测情况由图1可以看出，无论是按照平均预测还是按照最大比例预测，本届会议与会人数预测值都比较合理。
但是又要考虑到出现预订客房数量过多，所交纳的空房费增多，将会造成筹备组经济亏损严重，所以，本文最终采用平均比例预测模型[1]预测与会人数。
预测本届会议参会人数为：^66245S=5.1.2 宾馆与客房的选定（1）根据假设1）—3），结合本届会议与会人数预测值^66245S=及表2有关数据，可以计算出本届会议与会人员住房要求预测情况如下表：合住1 合住2 合住3 独住1 独住2 独住3 男20.4% 13.77% 4.24% 14.17% 9.01% 5.43% 女10.33% 6.35% 2.25% 7.81% 3.71% 2.52%表3 本届会议与会代表住房情况预测数据由于对表3中合住人数是单数除以2时，采取取整加1的方法，使本次会议到会人数的均值修正为（102+67+22）2⨯+146+85+53=666人。
（2）确定10个宾馆的中心位置：由表4可知，7号宾馆到其他9个宾馆的距离之和最小，所以，7号宾馆位于10个宾馆的中心。
（3）选择宾馆由附表1可知，9号宾馆主要适于第三类价位人群居住，而由附表2又可以看出，选择合住3，独住3房间的人数较少，考虑到题中的要求，尽量使所选宾馆数量尽可能少，所以从经济、方便角度考虑，本文选择宾馆时将9号宾馆考虑在外。
另外，从附图上可以看出，3号宾馆距离7号中心宾馆距离最远，考虑到租用客车的费用问题，所以将3号宾馆排除，由表3可知，独住1需要146间房，而附件1中8个宾馆共有该类房才80间，缺146-80=66间，必须66人独住66间该类双人房间。
所以合住1类房间至少需要102+66=168间。
另外，合住3从22调整为25，独住3从53调整为50，即独住3有3人独住同类双人房间。
为了便于管理及与会代表的方便，所选择的宾馆应尽量满足代表回执中有关住房要求的条件，宾馆总数应该尽可能少，距离上尽量靠近。
为此引入0-1变量(1,2,,10)i x i =L ，以第7号宾馆到其他宾馆的距离之和最小（宾馆总数最少）为优化目标，建立如下模型：目标函数：1234568910min 30045012009503003002003501000D x x x x x x x x x =++++++++约束条件：1、所选宾馆容纳的总人数大于等于666人2、所选合住1房间的总数+独住66间该类双人房间数大于等于1683、所选合住2房间的总数大于等于674、所选合住2房间的总数大于等于255、所选独住1房间的总数大于等于806、所选独住2房间的总数大于等于857、所选独住3房间的总数大于等于5012345678910234578123456816910672103001751902202101702051802006668550507050401685065244540404067..303060100254040x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x s t x x x x x x ⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯≥⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯≥⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯≥⨯+⨯+⨯+⨯≥⨯+⨯168179803030458520306050x x x x x x ⎧⎪⎪⎪⎪⎪⎨⎪⎪≥⎪⨯+⨯+⨯≥⎪⎪⨯+⨯+⨯≥⎩（5） 通过Lingo 程序[2]对上述模型进行运算（程序见附录2，运行结果见附录3），所以得出最佳宾馆选择为：①②⑥⑦⑧。
详细数据列表如下：5.2 模型二的建立与求解5.2.1 模型的准备根据假设（4），各代表参加各分组会议的概率是平均的、随机的，即每位代表参加任一分会场的概率为16，故各分会场最小规模为45minˆ1116SQ==。
由附表1可得出如下满足上述会场最小规模的会议室（参见表8）：5.2.2会议室距离最近规划模型为了合理选取会议室，先以各会议室所在宾馆距离7号宾馆尽可能近为目标函数，会议室尽可能少为约束条件，建立如下0-1规划模型[3]：目标函数：1112132122236162717273818283300300300450450450300300200200200200200200min =x x x x x x x x x x x x x x ⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯+⨯ （6）..s t11121321222361627172738182836x x x x x x x x x x x x x x +++++++++++++= （7）通过Lingo 程序对上述模型进行运算（程序见附录4，运算结果见附录5），求得全局最优解：1200。