第八章档案的整理与保管
（三）档案整理流程与方法
1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗 内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者 分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类
库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素， 管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一 个适宜范围。
适宜的温湿度 温度：14℃至20℃之间； 相对湿度：50%至65%之间。
控制和调节温湿度的方法 对库房进行严格封闭； 使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备； 通风； 其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、 生石灰等降湿。
第八章档案的整理与保管
2）档案柜
密封性能好 存取方便
第八章档案的整理与保管
3）档案架
防火、防尘 节省库房空间
第八章档案的整理与保管
4、档案盒
档案盒的外形尺寸为： 310mm×220mm（长× 宽），厚度分别为20mm、 30mm、40mm三种。 案盒和其他包装纸应采 用无酸纸制作。
第八章档案的整理与保管
5、技术设备
技术设备是指那些具有“固定资产”性质的机 械、仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、 加湿器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、 电脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复 制设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、 运送档案的工具等。
第八章档案的整理与保管
（三）档案的库房管理
第八章档案的整理与保管
3、库房编号与装具排列 4、档案存放位置索引和档案代理卡（P209） 5、全宗盒
在档案管理过程中形成的对全宗状况及 历史有原始记录意义的文字、图表等材料均 应归入全宗盒中。
全宗盒应单独保存管理，全宗移交时， 全宗盒也必须随同移交。
第八章档案的整理与保管
我们的舞台:一分钟教师
案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排 放，并将这种顺序固定下来。
档案盒排列方法
保管期限-时间顺序排列
保管期限-重要程度排列
（组织机构分类法下的类别顺序排列P200）
编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、 保管期限）从1号开始分编。
全宗内档案排列
一般按进馆顺序进行
第八章档案的整理与保管
3、（文件与）案盒目录编制
门窗封闭性能好（门窗应少 而小，以保持良好的封闭性 能）
第八章档案的整理与保管
2、资料库 有条件的档案馆（室） 应设有资料库，收集 和保存与档案有关的 图书资料，以补充档 案充分提供利用的需 要。
第八章档案的整理与保管
3、档案装具
1）档案箱 便于移动，防尘、
防火、防盗；造价高、 存取不便、占用面积大。 不适合档案库房空间不 大的单位。
1）案盒目录的作用（“财产总账”） ●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列
次序，体现档案整理的结果； ●反映案盒的内容和成分，可作为基本的
检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检 索提供条件；
●是档案登记的基本形式，为档案的统计、 检查、清点打下基础。
第八章档案的整理与保管
2）案盒目录的编制
案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录 表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录 表是主体部分。
第八章档案的整理与保 管
2020/11/27
第八章档案的整理与保管
教学规划
教学目的
1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管
教学重点
1、档案的整理
2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时
第八章档案的整理与保管
教学内容
第一节 档案的整理 第二节 档案的保管
人或生而知之，或学而知之，或困而知之。 请说出你任何途径下的得知，时间：1~5分钟。
主题参考： 教你一招儿：秘书生活锦 囊妙计（学习与工作） 思悟行：职场启示、生活启示 其他:你想分享的……
第八章档案的整理与保管
实训任务
请各小组到学校图书馆收集相关信息，完成下 列问题，并以小组为单位进行提交。
1、我校图书馆的图书是如何整理上架的（分 类、编号）？以此为依据比较图书整理与档案整理 方法的异同。
3、全宗的划分和排列。（档案馆）
第八章档案的整 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式
2、充分利用原有的整理基础； 3、便于保管和利用。
在实际工作中，对制成材料、机密等级 和保存价值不同的档案，应分别整理、专门 保管，充分考虑便于保管和利用。
2、例举我校图书馆提供的所有图书检索工具？
第八章档案的整理与保管
运用年度分析法应注意的事项
1、文件有多个时间特征，如成文日期、签发 日期、批准日期、发文和收文日期，分类时以哪个 为准？
分类时一般以文件签发日期为准。 2、跨年度形成的文件，通常归入办结年度。 3、多份文件装订为一件时，以装订时排在前 面的文件的日期为准。 4、实行专业年度的文件。 5、没有具体时间的考评准确时间。
档案工作人员在库房内 防霉：防霉药品、通风
不允许从事与管理工作
无关的活动，禁止吸烟、 喝水、吃东西等；
防虫：灭菌消毒、防虫药品 防尘：密封性、清洁卫生
离开库房时，必须关灯、 断电、关好窗户、锁好
防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或 有色的玻璃、窗帘、白炽灯
房门。
第八章档案的整理与保管
2、库房的温湿度控制
第八章档案的整理与保管
2、档案的排架（排列）
档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列
归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间
第八章档案的整理与保管
案盒的排列与编号
档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。
第八章档案的整理与保管
档案整理图示（档案室）
编制档案分类方案 进行档案分类
档案盒排列与编号 案盒目录编制 档号编制
第八章档案的整理与保管
二、档案的保管
档案保管是指对已整理 好并排架入库的档案进 行日常维护与保护的工 作。档案保管工作的两 个基本任务： 1、维护档案的秩序， 不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体， 不丢不毁 价值保存
第八章档案的整理与保管
归档文件整理
1、编制分类方案类目 分类 2、初步整理（平时整理：随收随归） 3、系统整理
逐步建立完善、规范的文档整理制度
第八章档案的整理与保管
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/27
第八章档案的整理与保管
第八章档案的整理与保管
一、档案的整理
档案的整理就是按照一定的原则对档 案实体进行系统分类、组合、排列、编号 和基本编目，使之有序化的过程。
第八章档案的整理与保管
（一）档案整理工作的内容
1、对文件进行整理归档（文书或业务部门）
归档文件整理 归档文件系统整理方法
2、对档案进行整理：对文书或各业务部 门移交的档案进行排列、编目，使之进一步 条理化，以符合档案管理的需要；（档案室） ☆
没有硝烟的战争 新家~档案库房没有销烟的战争.doc
第八章档案的整理与保管
1、进出库制度和“八防”措施
进出库制度
“八防”措施
一般只允许工作人员在 防火：消防器材、消除一切可能的隐患
工作时间内进入；
防盗：门窗坚固、防盗报警装置
非档案工作人员原则上 防水：远离水源、有利于防洪
不准进入库房；
防潮：温度监测
第八章档案的整理与保管
（一）档案保管的重要性
1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰
第八章档案的整理与保管
（二）档案保管的物质条件
1、档案库房
基本要求：专用；坚固（必 须考虑承重量）；
不能建在低洼处、不能是木 质结构；
远离水源、火源、污染源 （空气清洁、通风好；不宜 设在顶层或底层，以防潮、 防雨和高温；不宜靠近锅炉 房或盥洗室） ；
●封面：全宗号、目录号、目录名称、编 制单位、编制时间、密级、保管期限等。
●案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、 件数、页数、备注等项。（见P205）
第八章档案的整理与保管
4、编制档号
档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过 程中,对档案的编号.
档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号） 盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号）
档案资料保管制度
档案资料保管制度第一章总则第一条为了加强档案资料的管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在编职工及临时聘用人员，对档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程进行规范管理。
第三条档案资料是单位的重要资源，各单位应高度重视档案资料的管理工作，确保档案资料的安全、完整、真实、准确、及时。
第二章档案资料的收集第四条档案资料的收集应当遵循全面、及时、准确、真实的原则，各单位应指定专人负责档案资料的收集工作。
第五条档案资料包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、实物档案等，各单位应根据档案资料的性质和特点，制定相应的收集计划和标准。
第六条档案资料的收集应当包括以下内容：（一）单位内部形成的文件、报告、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等；（二）单位与外部单位签订的合同、协议、备忘录等；（三）单位开展的项目、课题、研究、技术开发等活动的记录、报告、成果等；（四）单位财务收支、预算、决算、审计、评估等资料；（五）单位人事变动、人员编制、工资、福利、培训、考核等资料；（六）单位拥有的知识产权、专利、商标、著作权等资料；（七）单位拥有的实物资产、设备、仪器、设施等资料；（八）其他对单位有保存价值的资料。
第三章档案资料的整理第七条档案资料的整理应当遵循分类、归档、编号、编目、装订的原则，各单位应指定专人负责档案资料的整理工作。
第八条档案资料的整理应当包括以下内容：（一）按照档案资料的性质和特点，进行分类、归档；（二）按照档案资料的形成时间、内容、格式等，进行编号、编目；（三）按照档案资料的保管期限、保密等级等，进行装订、保管；（四）建立档案资料的索引、目录、数据库等，方便查询、利用。
第四章档案资料的保管第九条档案资料的保管应当遵循安全、保密、有序、方便的原则，各单位应指定专人负责档案资料的保管工作。
第十条档案资料的保管应当包括以下内容：（一）档案资料的存放应当选择安全、干燥、通风、防尘、防虫、防盗、防火、防潮、防电磁干扰的环境；（二）档案资料的存放应当采取适当的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗、防电磁干扰等；（三）档案资料的存放应当实行分类保管，按照档案资料的性质和特点，进行分类存放；（四）档案资料的存放应当实行有序保管，按照档案资料的编号、编目、装订等，进行有序存放；（五）档案资料的存放应当实行方便保管，按照档案资料的查询、利用等，进行方便存放。
档案管理制度章节目录
1.1 制度目的1.2 适用范围1.3 管理原则1.4 职责分工第二章档案收集与整理2.1 收集范围2.2 收集程序2.3 文件归档2.4 立卷标准2.5 立卷工作流程第三章档案保管与维护3.1 库房管理3.2 安全防护措施3.3 防虫、防霉、防潮3.4 防火、防盗、防损3.5 档案修复与抢救3.6 档案定期检查与维护第四章档案鉴定与销毁4.1 鉴定原则4.2 鉴定程序4.3 档案销毁范围4.4 档案销毁程序4.5 销毁档案的记录与报告第五章档案利用与查询5.1 查询规定5.2 查询程序5.3 查阅权限5.4 档案复制与出借5.5 档案利用的记录与反馈第六章档案保密与安全6.1 保密制度6.2 保密责任6.3 保密措施6.4 信息安全6.5 紧急情况处理第七章档案人员管理7.1 档案人员任职资格7.2 档案人员培训7.3 档案人员考核与奖惩7.4 档案人员调动与交接7.5 档案人员职业道德第八章档案信息化管理8.1 档案信息化建设目标8.2 档案信息化系统要求8.3 档案信息化实施与推广8.4 档案信息化安全管理第九章档案工作监督与检查9.1 监督检查机制9.2 档案工作检查内容9.3 档案工作检查方法9.4 档案工作检查结果处理第十章附则10.1 制度解释10.2 制度修订10.3 制度生效日期10.4 制度废止以上目录共计约500字，涵盖了档案管理制度的各个方面，包括档案收集整理、保管维护、鉴定销毁、利用查询、保密安全、人员管理、信息化管理以及监督检查等内容，旨在确保档案工作规范化、科学化、系统化，为单位的档案管理工作提供全面、有效的制度保障。
第八章 档案的编研
立足于本地区、本系统、本机关自身的工作活动； 根据本单位的性质、任务及其主要职能活动来选择大 事、要事； 突出本地区、本单位特点，注意选择反映一定时期中 心工作和任务的大事、要事。
档案馆（室）大事记中大事的选择 机关大事记中大事的选择：P357
8.3.3.2.大事的选材范围及步骤
8.3.4. 大事记的内容结构和编写方式
（三）目录
或称目次。根据编排体例编写。
（四）正文
大事时间：是月（本月）、是年（本年）。 大事记述：一事一条。原则：内容真实，文有出处。详略得当， 简明扼要。始末因果，交代清楚。言应摘要，人分主次。观点正 确，实事求是。
（五）按语与注释
8.5.2. 统计数字汇集
8.5.2.1. 统计数字汇集的作用和种类
统计数字汇集
• 又称基础数字汇集。 • 是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的 档案参考资料。
8.5.2.1. 统计数字汇集的作用和种类
作用：
数据集中、内容简明扼要、形式灵活、利用方便。 领导决策支持、宣传教育、历史资料。
8.3.1. 大事记的作用与种类
常用种类：
机关工作大事记 国家或地区大事记 专题大事记 年谱
8.3.2. 大事记的体例
编年体
历史时期—年月日；年月日
分类编年体 纪事本末体 编年纪事本末结合体
基本上按时间顺序记载，与事件始末适当结合起来写
大事记述体 纪传体
第八章 档案的编研
第八章 档案的编研
8.1. 档案编研工作的内容和意义 8.2. 档案文件汇编和档案文摘汇编 8.3. 大事记
8.4. 组织沿革
8.5. 会议简介和统计数字汇集 8.6. 创新档案编研
建设工程档案归档整理规范
建设工程档案归档整理规范建设工程档案归档整理规范第一章建设工程文件归档的基本职责建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
在整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行以下职责：1.在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
2.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。
3.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
5.在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
6.对列入XXX接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地XXX移交一套符合规定的工程档案。
勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
第二章工程文件的归档范围与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
工程文件的具体归档范围应符合下列目录要求：1.工程准备阶段文件见附录1；2.建设工程竣工验收文件见附录2；3.市政基础设施工程竣工验收文件见附录3；4.建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢结构分别见附录4.1-4.7；5.建设工程竣工图见附录5；6.市政基础设施工程施工文件见附录6；7.市政基础设施工程竣工图见附录7；8.监理文件见附录8.第三章归档文件的质量要求归档的工程文件应为原件。
档案整理的管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。
第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。
（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。
（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。
第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。
（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。
（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。
（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。
第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。
（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。
（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。
（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。
（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。
第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。
（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。
（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。
（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。
（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。
第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度模版（3篇）
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度模版一、引言本制度的目标是规范公司档案的归档、保管、借阅、保密、登记及销毁工作，确保档案的完整性、准确性和安全性。
通过制度的实施，提高公司档案管理的效率和规范性，保护档案的安全和完整性，提供及时、准确的档案信息和服务。
二、适用范围本制度适用于公司内所有与档案管理相关的人员，包括档案管理员、管理人员、员工等。
三、档案归档1. 归档原则根据档案的种类和属性，确定归档原则，分为按时间顺序、按事务性、按功能性、按逻辑关联等原则进行归档。
2. 归档程序（1）确定档案的标识符，并填写档案目录表；（2）按照归档原则进行分类和整理；（3）编制目录并装订；（4）将档案正确放入封存盒，并写明封存标签；（5）在档案目录表中登记相应信息。
四、档案保管1. 保管环境档案保管室应保持干燥、通风、恒温、防潮、防尘、防火的环境，并配备适当的消防设备和防盗设施。
2. 档案柜（1）档案柜应符合安全、防火、防水等要求；（2）档案柜应定期检查和维护，确保其功能完好。
五、档案借阅1. 借阅权限档案的借阅需要事先申请，并且获得相关部门或人员的批准。
个人只能借阅与其工作相关的档案。
2. 借阅手续（1）借阅人员填写借阅申请表，注明借阅的档案名称和借阅期限；（2）档案管理员审批并记录借阅信息；（3）借阅人员凭借阅证件到档案保管室领取档案。
六、档案保密1. 保密意识所有参与档案管理的人员都应具备保密意识，保护档案信息的机密性。
2. 保密措施（1）档案管理人员签署保密协议，并按协议要求执行；（2）档案保管室实行门禁管理，只有经过授权的人员才能进入；（3）档案借阅人员需要填写借阅申请表，并在还档后交回。
七、档案登记1. 档案目录表（1）编制档案目录表，包括档案名称、分类、编号、归档日期等信息；（2）对于涉及到的重要档案，要同时编制电子档案目录表。
2. 档案流转记录档案流转过程中，要及时记录档案的流转情况，包括借阅、归还、交接等，确保档案的流转过程能够查证和追溯。
学校档案室管理制度范本（4篇）
学校档案室管理制度范本第一章总则第一条为了规范学校档案室的管理工作，确保档案材料的安全、完整和合理利用，提高学校档案管理的效率和质量，特制定本制度。
第二条学校档案室是学校的重要部门，负责学校各类档案资料的收集、整理、保管以及查询、利用等工作。
第三条学校档案室的工作必须按照国家有关档案管理法规和学校的建档立卡的基本要求进行，把保管好档案材料作为基本职责。
第四条学校档案室负责人对档案室的管理负直接责任。
第五条学校各级领导要重视档案工作，为档案工作提供坚强的组织、领导和经费。
第六条学校档案室应当制定相应的管理制度、工作程序、档案分类目录以及工作岗位责任分工等。
第二章档案的收集、整理和保管第七条学校档案室应当及时将各类档案材料收集到档案室，并进行分类整理和编制档案目录。
第八条档案的收集应当尽可能实现全面、规范、及时、真实和有效。
各个部门和个人要积极配合档案室的工作，及时提供相关档案资料。
第九条档案的整理应当有序进行，保持档案材料的完整性，良好的状态以及方便查询和利用的便捷。
第十条档案室要建立档案保管制度，确保档案材料的安全。
档案室应当有专门的保管人员，健全的档案保管设施和安全的保管措施。
第三章档案的查询和利用第十一条档案室应当有配备专人负责档案的查询工作。
查询工作应当尽可能提供便捷和高效的服务。
第十二条档案的利用必须有合法的依据，遵循相关规定。
未经允许，不得随意取阅、复制或外借档案资料。
第十三条档案室应当及时提供档案的服务和咨询，为师生、研究人员和社会公众提供档案的查询和利用。
第十四条对于需要保密的档案材料，档案室应当严格控制和管理，不得泄露相关信息。
第四章档案的保管期限和处置第十五条档案室应当根据档案的保管期限进行维护和管理，并按照规定对过期档案进行及时处置。
第十六条档案的保管期限应当根据国家相关规定和学校的实际情况进行确定和调整。
第十七条对于已经过了保管期限的档案材料，档案室应当按照相关规定进行清理和销毁工作。
文书档案管理_复习
《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
公司档案管理制度
公司档案管理制度第一章目的第一条规范档案管理，确保档案收集、整理、保存、利用、销毁的全程受控。
第二章适用范围第二条适用于公司各类档案工作的管理。
第三章职责第三条公司各部门：负责本部门需归档资料的收集、整理、归档和移交等工作。
第四条公司档案管理部门：负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等工作；负责监督、检查和指导各部门档案管理工作。
第四章基本要求第五条公司在经营和管理活动中形成的档案从形式上分为文书档案和声像实物档案，从档案内容上可分为文书档案、人事档案、会计档案等。
第六条文书档案、声像实物档案的管理执行《档案管理办法》。
各专业档案如人事档案、会计档案等的具体管理，执行《人事档案管理办法》、《会计档案管理办法》。
第七条人员要求（一）公司应明确一位主管领导分管档案工作。
（二）公司档案管理部门应明确一位部门总监主管档案工作。
（三）公司各部门应明确1名总监级（含）以上人员负责本部门的档案工作。
（四）公司专职档案管理员编制2人，各部门（兼）职档案管理员至少为1人。
档案管理员应由熟悉业务、责任心强、出勤率高并且严守秘密的人员担任。
如出现档案管理员工作调动情况（包括非临时性离岗），在档案管理员离岗之前，档案管理部门要对其负责管理的档案逐档进行检查和核对，检查情况记录存档，由部门负责人签字确认无误，与接岗人员办理工作交接手续后才能离岗。
档案管理员临时离岗的，档案管理部门应另行指定其他人员顶岗，记录顶岗时间和有关情况。
顶岗人员应相对固定。
第五章档案管理原则第八条坚持档案全宗集中统一管理原则，推行档案管理标准化。
第九条档案的整理应坚持便于保管、利用的原则，简化整理程序，强化检索利用功能。
要结合工作实践不断改进和完善整理程序，达到便于保管、利用的目的。
第十条公司在经营管理过程中形成的各种工作成果的电子版本，具体经办人员应及时备份。
第六章档案的收集第十一条各部门应及时收集本部门本档案年度的文件材料。
第十二条凡是反映公司各项工作，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围，包括：（一）公司的文件材料1）党委会、司务会、办公会等会议材料，包括会议记录、讨论材料、会议纪要；2）各类重要会议的文件材料；3）印发（包括转发及与其他单位联合印发）的各种正式文件及其签发稿、重要修改稿；4）本单位的工作规划、计划、总结、年报等文件材料；5）与有关单位（个人）签订的各类合同、协议；6）领导的重要讲话、致辞、新闻发言稿以及工作中形成的重要信件；7）公司的各类统计报表、统计分析材料；8）各部门在工作中形成的文件材料；9）各部门在工作中形成的签报、报告等材料；10）大事记、组织机构沿革、出版刊物样本等材料；11）工程项目的设计图纸、技术资料、可行性研究报告、竣工验收资料等材料；12）对员工的任命、奖惩、处罚、审计的文件材料；13）对内和对外发布的重要信息材料；14）档案、财产移交清册；15）其他重要的文件材料。
高等学校档案管理办法
高等学校档案管理办法第一章档案总则与定义1.1 为了规范高等学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。
1.2 本办法所称的档案，是指高等学校在教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二章领导体制与机构2.1 高等学校应建立健全档案工作领导体制，明确档案工作在学校工作中的地位和作用。
2.2 应设立专门的档案管理机构，配备专职档案工作人员，负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三章档案内容与分类3.1 档案内容应包括学校各类活动的原始记录，如教学文件、科研资料、学生学籍、行政管理文件等。
3.2 档案应按照其内容、形式和特点进行分类，确保分类科学合理，方便检索和利用。
第四章档案的形成与积累4.1 各部门和个人应按照档案管理要求，及时形成和积累档案。
4.2 档案形成过程中应保证档案的真实性、完整性和准确性。
第五章档案的整理与鉴定5.1 档案应按照分类方案进行整理，确保档案的系统性和连贯性。
5.2 应定期进行档案鉴定工作，确定档案的保存价值和保管期限。
第六章档案的保管与保护6.1 应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和保密。
6.2 应加强档案库房建设，确保档案存放环境的适宜性。
6.3 应采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。
第七章档案的利用与开放7.1 应积极开展档案利用工作，为教学、科研和管理等工作提供便捷、高效的档案服务。
7.2 在保障档案安全和保密的前提下，适时开放部分档案资源，为社会提供查询和利用服务。
第八章档案的统计与移交8.1 应建立档案统计制度，定期对档案的数量、利用情况等进行统计和分析。
8.2 在人员调动、机构调整或学校合并等情况下，应按照规定进行档案的移交工作。
第九章附则9.1 本办法自发布之日起实施，由学校档案管理机构负责解释。
9.2 本办法的修改权归学校档案管理机构所有，修改后的管理办法应及时向全校公布。