四组相似公文文种辨析
常用公文文种的特点辨析
常用公文文种的特点辨析1. 公告公告是一种通知公众的文件，特点如下：•简明扼要：公告内容通常以简洁明了的语言叙述，让人一目了然；•正式严肃：公告的撰写通常需要遵守一定的正式语言规范，以表达行政单位或组织的权威性；•公共性强：公告的目的是向公众宣布某些重要信息，内容通常涉及公共利益、社会活动等方面，所以需要具有广泛的传播性。
2. 通知通知是一种发布某项事务或行动指示的文种，特点如下：•明确目的：通知一般具有明确的目的，即向特定人或群体传达特定信息或指示；•详细内容：通知通常会提供详细的信息，包括时间、地点、要求等，以便接收方能准确执行；•权威性：通知通常来自于某个具有领导权威的单位或组织，其内容具有强制性，接收方往往需要按照通知内容行动。
3. 公函公函是一种正式文件，用于行政单位或机关之间的通信，特点如下：•格式规范：公函具有固定的格式要求，包括标题、称呼、正文、落款等，以确保文书的正规性；•严肃正式：公函通常采用正式的语言风格，并遵循一定的礼仪和规范；•办理手续复杂：因涉及行政单位之间的通信，公函往往需要经过一系列的审批和传递手续，涉及较多的流程。
4. 呈批件呈批件是一种用于上级领导审批决策的文件，特点如下：•提供建议：呈批件通常会就某个问题或决策提供详细的分析和建议，以便上级领导能够作出准确的决策；•流程严密：呈批件的办理流程通常较为复杂，包括起草、上报、审批等多个环节；•反映层级关系：呈批件通过借助上级领导的审批来反映下级单位的工作情况和需求。
5. 报告报告是一种用于向上级领导和相关人员呈交工作情况和研究成果的文件，特点如下：•客观准确：报告通常要求客观地呈现事实和数据，以便上级领导能够直观地了解情况；•分析研究：报告往往伴随着对问题的深入分析和研究，通常需要提出问题、找出原因并提出解决方案；•结合实践：报告往往是根据实际工作和研究经验撰写的，内容具有一定的实用性和通用性。
6. 建议书建议书是一种提出建议或意见的文种，特点如下：•明确问题：建议书通常会明确提出问题，并给出建议的解决方案；•合理性和可行性：建议书的内容需要合理，并且能够在实践中可行；•客观中肯：建议书需要客观中肯地评价当前问题，并提出具体的改进措施。
近似文种异同辨析
近似文种异同辨析决定与决议“决定”的使用范围比较宽泛，“决定”不限于会议通过的，也可以是某个单位、某个组织或者某个人确定的。
还有，“决定”所关涉的，可以是重大的事情，也可以是普通的事情。
例如可以说“议案提出后，要提请人民代表大会讨论，然后由人民代表大会作出决定”，也可以说“此时，李先生心中已经有了这么个决定”。
跟“决定”比较起来，“决议”的使用范围比较窄，一般是指会议通过的决定。
而且，“决议”涉及的事情，一般是比较重大的。
通知与通报通知, 适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。
是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
通知的应用极为广泛。
下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。
上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。
通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况,通报具有两个显著的特点：1、内容的真实性。
真实是通报的生命。
通报的任何情况、事实都必须是真实的，不能有差错。
2、目的的告知性。
要求受文单位了解、协助、执行和办理的知照性公文。
意见与报告意见是提出意见和解决办法的公文，可以下发意见，上报意见，平行意见。
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的文件。
意见与请示意见既可以为上行文，也可以为下行文文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
请示是单纯的上行文文种，适用于向上级机关请求指示、批准，需要得到上级机关的回复。
区别在于：一是请示是请求上级解决问题，意见是向上级反映问题；二是请示需要上级行文批复，意见不需要回复，如上级机关认可，可以用转发意见的形式行文。
请示与报告“请示”是请求上级给予批准或答复，同意或不同意，上级都要给予明确的意见；而“报告”，只是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，上级可以不予批准或答复。
“请示”只能有一个主送机关，不能多头呈送和抄报；而“报告”一般情况下，虽然也只有一个主送机关，但可以就相关的上级部门进行抄报。
几种常用公文文种的区别
几种常用公文文种的区别（一）请示与报告“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。
常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。
因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。
“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。
“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。
“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。
“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。
“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。
上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。
“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。
“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
（二）请示与函“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。
“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。
在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。
公文中相似文种的区别是什么文档
2020公文中相似文种的区别是什么文档Document Writing公文中相似文种的区别是什么文档前言语料：温馨提醒，公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制定的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，实行行政措施，指示答复问题，知道，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】公文中相似文种的区别一、决定与决议的区别(1)决定属于行政机关公文，决议一般用于党的机关和人民代表大会。
如：《第七届人民代表大会第一次会议关于的决议》。
(2)决议必须经会议表决通过，而决定不一定经会议表决通过。
(3)决定一般用于部署具体工作，不一定充分论述。
而决议涉及面较为宽泛，不做具体的工作部署，有些决议还带有较强的议论色彩。
如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》二、公告与公报的区别公告是行政机关文种，而公报是党的机关文种。
公报也用于公开发布重要决定或者重大事件，主要有会议公报、联合公报、专题公报、统计公报等。
除统计公报是政府统计部分发布的以外(如《第五次全国人口普查公报》)，行政机关很少使用公报这一文种。
公告比较简短，而公报则较为详尽，篇幅较长。
三、公告、通告与启事的区别(1)公告面向国内外，知照范围最广;公告的内容属于重要事项或法定事项，重在知照性，一般通过新闻媒体发布。
公告属于通用公文，由法定机关单位制发，具有权威性。
一般只能由全国人大及其会、国务院及其各部委、各级地方人大及其会、各级地方政府等机关发布。
(2)通告一般面向一定辖区范围的群众，专业性相对较强，如宣布行政措施，告知具体事务等，具有知照性和约束力。
一般通过张贴、登报、广播等方式发布。
通告属于通用公文，由法定机关单位制发，具有权威性和强制性。
(3)启事不属于通用公文，是事务文书。
启事的制发可以是机关单位，也可以是个人，制作相对比较自由。
常用易混公文的辨析(二)
常用易混公文的辨析（二）
一、通知和意见
通知，是上级机关要求下级机关办理和周知或执行有关事项或转发文件时使用的公文，属于下行文；意见，是对重要问题提出见解和处理办法，既可以下行，也可以上行或平行。
通知的内容具有较强的指导性和执行效力，意见则主要就某项工作如何开展或解决提出建议和思路，具有较强的灵活性，重在提出方案和措施以供参考和选择。
从执行程度上看，通知一经下发，要求有关单位必须贯彻执行，意见行文如对贯彻执行有明确要求时，应遵照执行，如无明确要求时则可参照执行。
二、通报和通知
二者之间的区别在于：一是适用范围不同。
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
二者行文目的不同。
发布通知的目的是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做，从而行动起来；而发通报的目的则在于使受文单位了解某一重要情况或典
型事件，从而受到教育、启发。
三是内容构成层次不同。
通知一般要由受文单位做什么和怎么做两大层次构成，要直陈直述，不用举例和论证；而通报则不同，它一般是情况和事例构成，要求对情况和事例作简明扼要的分析，并对分析的结果加以议论。
三、报告和请示
报告属于陈述性公文，请示则属于请求性公文；上级机关对报告不一定做出批复，而对请示则必须做出明确批答回复；报告在事前、事中和事后皆可行文，而请示只能在事前行文；报告可以一文一事，也可一文数事，而请示只能“一文一事”。
常用易混公文文种的辨析(九)
常用易混公文文种的辨析（九）
一、述职报告和工作报告
述职报告不同于工作报告。
述职报告主要是述职者陈述任现职的实绩和能力,报告“我做了什么”“我做得怎样”,说明“我是否称职”;而工作报告的内容较广,一般是反映本单位、本地区或本部门的工作情况，供上级决策时参考。
二、述职报告和工作总结
述职报告也不同于工作总结。
述职报告重在反映某个人履行职责的情况，阐述个人的作用和工作成效，它一般只是侧重于客观地陈述，而工作总结则往往要上升到理性的高度，重在总结出经验和体会，用以指导下一步工作的开展。
三、祝词和贺词
二者在某种场合可以互用,但其含义又不尽相同。
就一般而言，事情未果，表示祝愿、希望之意时，要用祝词；事情既果，表示庆祝、道喜之意时，则用贺词。
人们常说“预祝”，而不说“贺祝”，就是这个意思。
四、协议书和合同
协议书类似于合同,但合同较为全面、细致、具体,而协议书则相对单纯一些、原则一些。
在适用范围上,协议书要比合同广泛得多。
它不仅适用于经济活动，同时适用于有关上
层建筑方面的活动。
近似公文文种异同辨析
近似公文文种异同辨析
这两个文种都是陈述性公文，都是对某一问题或工作进行说明、分析、评价、建议等，但它们的作用和使用场合略有不同。
意见是对某一问题或工作进行分析、研究、评价和建议，是对领导机关的决策提供参考的一种文种；而报告则是对某一问题或工作进行全面、系统、客观的陈述和说明，是对领导机关了解情况、研究决策提供依据的一种文种。
在使用上，意见通常是由下级机关或有关单位向上级领导机关提出的，而报告则可以由各级机关或有关单位向上级或同级机关提出。
此外，意见往往是对某一问题或工作的一种专题性分析，而报告则往往是对某一时间段或某一领域的全面性陈述。
这三个文种都是用于下行文，主要表现在以下几个方面：一是行文的对象不同，决定和命令（令）是对下属机关和个人做出具体要求和指示，通报则是向下属机关或个人传达信息；二是行文的内容不同，决定和命令（令）是具有强制性的正式文件，通报则是一般性的信息传达；三是行文的形式不同，决
定和命令（令）一般采用正式的格式和措辞，通报则可以采用简要的语言和格式。
这三种文种都适用于表彰先进，其中决定和通报还可用于批评错误过失。
在表彰先进方面，命令适用于国家行政机关嘉奖具有突出成就或做出重大贡献且有重大影响的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高。
决定主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国、全路或某一系统、某一单位内有较大贡献、较大影响、能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人。
通报则用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表彰，制发机关层级较低，越是基层单位越应多用通报少用决定文种表彰先进。
公文写作中常用同义词辨析
公文写作中常用同义词辨析公文是处理公务的一种重要的文字工具，在制作过程中，对公文常用同义词语的选用是一件煞费苦心的事，下面从常用同义词中选取几组进行辨析。
截止与截至“截止”是指“到一定期限停止”，如“报名在昨天已经截止”，“截至”是截止到某个时候，如“报名日期截至本月底止”。
在“截至”中“截”的意思就是“截止”，而“至”则是“到”的意思，所以“截至”就是“截止到”的意思，例如“北京市申办2000年夏季奥运会得到了北京市人大代表和政协委员的大力支持。
截至今天18时，已有500多位人大代表和近300名政协委员在网上签名支持北京申办奥运会”（《人民日报》2000年2月18日），句中“截至”就不能用作“截止”。
布置与部署“布置”是指“在一个地方安排和陈列各种东西或人以使这个地方适合某种需要”，也指“对一些活动做出安排”；“部署”是指“安排、布置（人力、任务）”。
比较起来，“布置”适用的范围要比“部署”宽泛一些。
“部署”一般适用于较大规模的、比较正式的、带有较浓厚的书面色彩的或者与军事有关的场合，只能与人力、任务、工作等少数几个词语搭配，如“军事部署、战略部署、统一部署”等，如果我们把“布置房间”说成“部署房间”那就错了，如果把“部署”写成“布署”那就是写别字了。
其他与其它“其他”是指“别的”，可以指人，也可以指事物，如“抓住主要矛盾，其他问题也就迎刃而解了”，“其他”用在单音节词前要带“的”，用在双音节词前一般不带“的”；“其它”是从“其他”中分化出来的，仅用于事物。
在公文写作过程中，将“其他”与“其它”混用的现象比较普遍，有些是选用不当，有些则是难于取舍造成的，实际上，在典范的现代白话文著作中，已逐步淘汰了“其它”而一律用“其他”，既指人，也指事物。
中心与重心“中心”是指“跟四周距离相等的位置；事物的主要部分；在某一个方面占主要地位的城市或地区；设备、技术力量等比较完备的机构和单位（多用作单位的名称）”等。
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四组相似公文文种辨析
作者：毛敏
来源：《办公室业务》2016年第08期
【摘要】本文对现行使用的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文种类在使用中的异同和应注意的事项进行辨析，以规范公文文种使用，提高公文写作质量，提升办公室办文水平与效率。
【关键词】公文；文种；辨析
公文是指在管理行政机关事务和企、事业单位事务过程中形成和使用的具有法律效力的规范文书。
南朝刘勰在《文心雕龙》中写道“章表奏议，经国之枢机”，直接指出了章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键。
清晰公文种类的使用范围、确定文种的意义、选择正确的公文种类十分重要。
但是在日常的工作当中，由于人们对一些公文文种的区别不太了解，或者规定本身有些不够严密之处，导致在公文处理中发生了理解不一、各行其是的现象。
本文希望通过对常用的四组公文文种的辨析，进一步明晰相似文种的使用界限，规范公文写作。
2012年4月16日下发的《党政机关公文处理工作条例》中规定公文种类分为决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15类。
其中决定和决议、请示与报告、公告与通告、命令与决定这四个文种组合常常被混淆，下面就对这四个组合进行详细地辨析：
一、决定与决议
决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
两个文种的相似点是均具有决策性、都是下行文、都具有一定的与属性和强制性；都是对重大事项或者重大问题做出结论或安排。
但是也要特别注意两者的区别：首先，两者的形成过程有区别，领导班子作出的决策多用决定的形式，决议必须经过重大正式会议议论表决通过并以会议名义发布。
其次，两者的适用范围不同，决议一般要正式发布，发文范围较为狭窄，通常只发到一定层级。
决定发文范围较宽，一般发到制文机关隶属各部门（单位）或有关人员，但不一定公开。
最后，行文内容不同，决议的内容一般是比较重大的有关全局的原则性的问题，具有指导性，重在统一思想认识。
决定设计的内容比较单一、集中、具体、明确，针对性和可处理性较强，重在统一行动，安排落实。
二、报告与请示
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
两者都是上行公文，常常被混杂利用，其实，两者有明显的区别：
行文目的不同，请示目的在于恳请上级批准，属于承办件，需要上级批复。
而报告是向上级汇报工作、反映情况或者答复上级的询问，属于阅知件，一般不需要上级答复。
二是呈量时间不同，请示属于事前行文，报告一般是在事情结束后或者工作进行中行文，即“事前要请示，事后要报告”。
三是主送机关不同，请示不可多头、多级主送，以免权责不明或者相互推诿。
而报告有的时候可以多级多头主送。
三、公告与通告
公告和通告是现行法定行政公文中唯一的同类两种文种，两者都是公布性与知照性相结合的告示，在写法上有相似之处。
在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。
在此有必要对两者的区别进行辨析：
（一）内容属性不同。
公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，兼有消息性和知照性的特点；与公告相比，通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，具有鲜明的执行性、知照性。
（二）告启的范围不同。
公告面向国内外的广大读者、听众，告启面广；通告的告启面则相对较窄，只是面向“一定范围内”的有关单位和人员。
（三）使用权限不同。
公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。
而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。
四、命令与决定
命令（令）是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。
与决定相似都是下行文，都有强制性需要坚决执行，但是两者有明显的区别。
（一）制发单位范围不同。
命令的制发单位有明显要求，范围小。
只有国家领导机关和领导人、国务院各部门，乡镇以上各级人民政府在他们的本身权限内可以制发命令。
决定的范围广，上至国家最高行政机关下至地方基层部门都可以使用决定。
（二）内容重要性程度不同。
命令内容要很重要，不是重大的政策法规、重大的问题与决策、重大的任务与嘉奖一般不用命令。
决定一般都是较重要的事项，或有重大行动与活动要安排部署。
（三）执行的强制力度不同。
命令一经发布，有关下级机关和人员必须无条件地服从与贯彻执行，决不允许延误、怠慢甚至违抗。
决定中凡决定事项，有关组织、单位和人员要认真贯
彻、落实、执行，即使上级作出了很不正确的决定，在上级机关和制发单位未修改之前，有关方面可以提出意见但不能公开对抗，拒绝执行。
五、结语
明确相似文种各自的属性、作用范围、行文方向等对公文写作十分必要，这些都将直接影响到公文的规范性和严肃性。
选择准确的公文文种，能有效地体现其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。
但是在具体的工作中，文种的选择还是一个相对辩证和复杂的问题，本文只是抛砖引玉，希望引起大家对规范使用相似文种的认识。