监理对合同、信息管理和组织协调措施

监理对合同、信息管理和组织协调措施第一节、合同管理一、合同管理的工作内容（一）协助业主确定本工程项目的合同结构，合同结构是指合同的框架、主要部分和条款构成。

（二）协助业主起草与本工程项目有关的各类合同，参与各类合同的谈判。

参加前述建设合同在签定前的谈判和拟订合同初稿，提供建设单位决策。

（三）合同管理和检查。

在建设项目实施阶段，对上述合同履行、监控、检查、管理的全过程。

（四）处理合同纠纷与索赔事宜。

协助建设单位秉公处理建设工程各阶段中产生的索赔；参与协商、调解、仲裁、法院解决合同的纠纷。

（五）合同的鉴证和合同涉及第三方等关系的处理。

二、合同管理的工作方法和措施（一）弄清合同中每一项内容，对合同中的词义表达不清楚的要及时提出，正确解释，明确合同各方的责、权、利，正确处理各方关系。

（二）要求各方认真履行合同，对合同履行情况跟踪管理，并定期提交合同管理的各种报表，提出分析意见。

（三）协助业主处理与项目有关的索赔及合同纠纷事宜。

为了维护业主的利益，保证业主与各方的合同顺利进行，避免索赔事件地发生，应努力做好以下工作：1、在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量控制不必要的工程洽商。

2、收集完整的工程文件资料，一旦发生合同纠纷，监理工程使用此资料和记录作为调解合同纠纷的依据。

（四）专业监理工程师随时向总监理工程师报告工作，及时准确提供执行合同的有关信息。

（五）工程合同执行情况每月在监理月报中反映，及时与业主汇报沟通。

（六）专人负责合同管理工作，做好合同管理中的备案工作，是各种事件处理起来有据可依。

（七）做好合同纠纷的协调工作。

第二节、信息管理一、信息管理的工作任务内容（一）各类工作信息采用微机自动收集、整理及归档保存。

（二）定期整理各种监理报表。

（三）建立工程例会制度，整理各类会议记录。

（四）督促设计、施工、材料和设备供应单位，及时整理工程技术、经济资料。

二、信息管理的方法及措施（一）项目监理部充分利用计算机及相关专业软件进行信息处理，达到高速、准确地处理所需要的信息，方便地形成各种报告。

（二）项目监理部负责收集和反馈信息。

收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性。

及时分类，加工处理后，迅速反馈，通过信息，找出当前各项目标偏离事项；加以总结，提出纠偏意见，保证目标得以实现。

（三）项目监理部设信息资料管理员；所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档。

（四）信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件，按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料，在项目竣工形成监理资料汇编。

三、信息资料的管理与归档（一）信息资料的基本内容1、合同文件：施工监理招投标文件；建设工程委托监理合同；施工招标投文件；建设工程施工合同、分包合同等。

2、设计文件：施工图纸；测量基础资料。

3、项目监理部编制的总控制计划等其他资料：监理规划；监理实施细则4、工程变更文件：设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更记录。

5、监理月报。

6、会议纪要。

7、施工组织设计（施工方案）：施工组织设计；分部施工方案。

8、分包资质：分包单位资质资料；试验室等单位的资质资料。

9、进度控制：工程开工报审表（含必要的附件）；季、月、周进度计划；停、复工资料。

10、质量控制：各类工程材料、构配件、设备报验；施工测量放线报验；施工试验报验；检验批、分项、分部工程施工报验与认可；质量问题和事故报告及处理等资料。

11、投资控制：概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书；工程竣工结算等。

12、监理通知及回复。

13、合同其他事项管理：工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。

14、工程验收资料。

15、其他往来函件。

16、监理日志、日记。

17、监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）。

（二）信息资料的日常管理1、监理机构应督促承包人按有关规定或合同约定，做好工程资料档案的管理工作。

2、监理机构应按有关规定及监理合同约定，做好监理资料档案的管理工作。

凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时归档。

3、监理资料档案应妥善保管。

（三）档案资料的移交和管理在监理服务期满后，对应由监理机构负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，向发包人移交。

第三节、监理信息管理制度监理信息资料是考核监理工作的重要依据，监理办应作为一项重要工作认真抓好。

监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。

为使监理办监理信息资料的管理有所依循，特制定本制度。

一、在施工监理服务过程中，必定有大量的函件往来，这些函件大都与工程质量，进度和费用有关，均应妥善进行保管。

一切往来函件应分类编号、存档保存，以备解决工程延期、索赔、合同纠纷以及施工监理责任时使用，也是积累工作经验的重要方法之一。

二、监理文书分类（一）行政档案；（二）合同管理档案；（三）工程进度监理档案；（四）工程质量监理档案；（五）工程费用监理档案；三、监理文件的收发（一）收文处理程序（1）签收：文秘收到文件后先进行认真核对，无误后签收；（2）登记：按来文单位、文号和函件性质分类，并将文件标题、编号、份数填写清楚；（3）送审：根据文件内容附文件会签单送领导审批、阅处；（4）传递：文秘根据领导批示，将文件送交承办人处理；（5）承办：承办人应根据领导批示认真及时办理，对需要多部门或多人办理的文件，由主办部门或主办专业工程师牵头办理，其他部门或其他专业工程师会签。

（二）发文处理程序（1）监理办的正式文件，文稿先经主管监理工程师审阅签字后，附全必要资料，送交总监理工程师签发。

文秘根据领导批示对文件进行编号后打印；（2）监理检测、试验及承包人申报材料按分工由承办专业工程师直接办理，需总监理工程师签认的，也先由专业工程师审签后再送总监理工程师签认；（3）正式文件需加盖公章或领导签字后再行分发，同时文秘要将文稿原件和有关材料以及一份正本存档。

（4）正式行文要求在格式化、规范化，注意文风，主送、抄送、抄报单位要准确。

四、资料档案保管（一）所有文件应按以上分类分别存档，并编写目录、索引，以便查阅，并按ISO9001管理规定编号，即HJ/MP-001（按分类编号）-001（分卷编号）-001（每个文件编号）。

（二）监理文件、资料档案应每半年归档整理一次，列出文件清单。

一年进行一次立卷保存。

立卷时按文件分类、按发文单位的文件序号排好，登记核实无误后，视文件薄厚分别立卷，一般小件50份，大件30份，特厚文件可单独成卷。

五、文档查阅（一）专业工程师及其以上人员可直接查阅，其他监理人员需经专业工程师同意后方可查阅；（二）监理办以外的人员查阅需经总监理工程师同意；（三）所有监理文件、资料档案要严格遵守保密制度，不经同意不得外借，非监理工作需要不得复印。

六、信息反馈监理办远离公司机关，为使公司机关及时了解各派出监理组织的有关信息，要求定期或不定期的向公司反馈一些重要监理活动信息。

1、信息反馈的主要内容（1）监理月报，在上报业主的同时，报公司一份；（2）向公司推荐1-2份编写较好地施工组织设计文件；（3）向公司报告被监工程的新工艺、新技术、新产品；（4）向公司报告被监工程关键工程技术，技术难题及解决办法，消除重要工程隐患的方法；（5）向公司报告工程事故及处理结果。

2、反馈的各种信息文件资料，要求清晰、齐全、通顺。

3、信息资料的传递方法，文字资料可采用邮寄的方法，也可采用电子信箱传递方法。

4、资料归档（1）监理办每月组织检查接收监理人员抽检资料对已完工工序抽检资料及时归档，未完工程或已完而缺检测结果的资料暂由填写人保管。

资料归档到监理办要按资料档案保管进行保管。

（2）工程照片拍摄和归档：每项隐蔽工程隐蔽前必须拍摄影像资料归档并编写说明，分类按项目归档保管。

第四节、监理资料规范化管理工作方法一、重视内业资料规范化（一）在当前安全管理工作中，内业资料规范化管理作为一项基础性工作占有非常重要的地位，现在也越来越受到人们的注意和重视，因此，我们作为监理部，理应认真抓好这项工作，不能只重视“外业”，而轻视了“内业”。

因为生产现场的管理是动态的，而资料管理相对则是静态的，每次上级来检查，首先要看你的资料管理情况，资料做得好不好，全不全，规范不规范，直接反映到你单位管理工作的状况，特别是在公司实行《安全绩效考核》和《安全质量标准化管理规定》是否合格和达标中就显得特别重要。

而日常工作中，我们大家克服各种难以想象的困难把工作都做好了，而却不重视或者忽视了文字记录这一块，导致事到临头手忙脚乱。

特别是我们的领导们，平日总是以生产为主，以工作忙为理由，对资料管理不闻不问不关心，一切都推给培训员或资料员，当上级检查时就说不清道不明。

（二）规范化管理资料、信息的内容为了及时的收集、处理、贮存、传输和使用工程建设中的各种工程信息、资料，及时为发包人和其他参建单位提供科学的决策依据，以提高工程建设的现代化管理水平，必须做好监理工作的信息管理。

工程建设中与监理工作直接相关的信息源主要包括发包人、设计单位、各施工承包人、监理单位及各种工地会议的信息，主要内容包括：1、发包人与监理单位签订的委托监理合同，与设计单位签订的委托设计合同及供图协议。

与各施工承包单位、设备制造单位、材料供应单位签订的各类合同。

2、设计单位的设计文件、图纸、设计通知、技术说明、技术要求、设计修改等。

3、施工单位的各类施工组织设计、技术措施、工艺试验成果、质量检测试验成果、质量检查验收资料、测量成果报告以及有关工程进度、质量、费用、安全的各类报告、报表、简报、支付及索赔申请、竣工报告、图片、录音、录像资料等。

4、监理单位为开展监理工作编发的“规定”、“办法”、“细则”，对施工承包单位发出的各项“指令”、“通知”、“文函”、“批复”、“签证”；发包人单位发出的各类报告、报表、季报、月报、周报；对设计单位发出的有关文函。

5、会议及各类工地会议通知、记录、纪要及其他单位发来的文函。

二、资料管理的措施（一）根据工程的特点借助于计算机进行数据、报表、文件等各类信息的采集、处理、存贮、传输和运用，并逐步实现计算机的辅助管理。

（二）文字书面材料的收发和归档由信息管理组统一归口负责，合同管理组、施工监理组根据分工、各负其责。

（三）信息管理的基本要求1、传输信息的发、收都按统一格式做好详细记录。

2、凡需要存储的工程信息，必须按规定进行分类、编码登记。

3、凡有保密要求的工程信息，必须按保密法的有关规定进行存储、借阅、回收及销毁。

（四）工程监理月报工程监理部应根据工程进展情况，按规定的格式和内容，向发包人编报工程监理月报。