监理对合同、信息管理和组织协调措施

监理对合同、信息管理和组织协调措施

第一节、合同管理

一、合同管理的工作内容

（一）协助业主确定本工程项目的合同结构，合同结构是指合同的框架、主要部分和条款构成。

（二）协助业主起草与本工程项目有关的各类合同，参与各类合同的谈判。参加前述建设合同在签定前的谈判和拟订合同初稿，提供建设单位决策。

（三）合同管理和检查。在建设项目实施阶段，对上述合同履行、监控、检查、管理的全过程。

（四）处理合同纠纷与索赔事宜。协助建设单位秉公处理建设工程各阶段中产生的索赔；参与协商、调解、仲裁、法院解决合同的纠纷。

（五）合同的鉴证和合同涉及第三方等关系的处理。

二、合同管理的工作方法和措施

（一）弄清合同中每一项内容，对合同中的词义表达不清楚的要及时提出，正确解释，明确合同各方的责、权、利，正确处理各方关系。

（二）要求各方认真履行合同，对合同履行情况跟踪管理，并定期提交合同管理的各种报表，提出分析意见。

（三）协助业主处理与项目有关的索赔及合同纠纷事宜。为了维护业主的利益，保证业主与各方的合同顺利进行，避免索赔事件地发生，应努力做好以下工作：

1、在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量控制不必要的工程洽商。

2、收集完整的工程文件资料，一旦发生合同纠纷，监理工程使用此资料和记录作为调解合同纠纷的依据。

（四）专业监理工程师随时向总监理工程师报告工作，及时准确提供执行合同的有关信息。

（五）工程合同执行情况每月在监理月报中反映，及时与业主汇报沟通。

（六）专人负责合同管理工作，做好合同管理中的备案工作，是各种事件处理起来有据可依。

（七）做好合同纠纷的协调工作。

第二节、信息管理

一、信息管理的工作任务内容

（一）各类工作信息采用微机自动收集、整理及归档保存。

（二）定期整理各种监理报表。

（三）建立工程例会制度，整理各类会议记录。

（四）督促设计、施工、材料和设备供应单位，及时整理工程技术、经济资料。

二、信息管理的方法及措施

（一）项目监理部充分利用计算机及相关专业软件进行信息处理，达到高速、准确地处理所需要的信息，方便地形成各种报告。

（二）项目监理部负责收集和反馈信息。收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性。及时分类，加工处理后，迅速反馈，通过信息，找出当前各项目标偏离事项；加以总结，提出纠偏意见，保证目标得以实现。

（三）项目监理部设信息资料管理员；所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档。

（四）信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件，按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料，在项目竣工形成监理资料汇编。

三、信息资料的管理与归档

（一）信息资料的基本内容

1、合同文件：施工监理招投标文件；建设工程委托监理合同；施工招标投文件；建设工程施工合同、分包合同等。

2、设计文件：施工图纸；测量基础资料。

3、项目监理部编制的总控制计划等其他资料：监理规划；监理实施细则

4、工程变更文件：设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更记录。

5、监理月报。

6、会议纪要。

7、施工组织设计（施工方案）：施工组织设计；分部施工方案。

8、分包资质：分包单位资质资料；试验室等单位的资质资料。

9、进度控制：工程开工报审表（含必要的附件）；季、月、周进度计划；停、复工资料。

10、质量控制：各类工程材料、构配件、设备报验；施工测量放线报验；施工试验

报验；检验批、分项、分部工程施工报验与认可；质量问题和事故报告及处理等资料。

11、投资控制：概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书；工程竣工结算等。

12、监理通知及回复。

13、合同其他事项管理：工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。

14、工程验收资料。

15、其他往来函件。

16、监理日志、日记。

17、监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）。

（二）信息资料的日常管理

1、监理机构应督促承包人按有关规定或合同约定，做好工程资料档案的管理工作。

2、监理机构应按有关规定及监理合同约定，做好监理资料档案的管理工作。凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时归档。

3、监理资料档案应妥善保管。

（三）档案资料的移交和管理在监理服务期满后，对应由监理机构负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，向发包人移交。

第三节、监理信息管理制度

监理信息资料是考核监理工作的重要依据，监理办应作为一项重要工作认真抓好。监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。为使监理办监理信息资料的管理有所依循，特制定本制度。

一、在施工监理服务过程中，必定有大量的函件往来，这些函件大都与工程质量，进度和费用有关，均应妥善进行保管。一切往来函件应分类编号、存档保存，以备解决工程延期、索赔、合同纠纷以及施工监理责任时使用，也是积累工作经验的重要方法之一。

二、监理文书分类

（一）行政档案；

（二）合同管理档案；

（三）工程进度监理档案；

（四）工程质量监理档案；

（五）工程费用监理档案；

三、监理文件的收发

（一）收文处理程序

（1）签收：文秘收到文件后先进行认真核对，无误后签收；

（2）登记：按来文单位、文号和函件性质分类，并将文件标题、编号、份数填写清楚；

（3）送审：根据文件内容附文件会签单送领导审批、阅处；

（4）传递：文秘根据领导批示，将文件送交承办人处理；

（5）承办：承办人应根据领导批示认真及时办理，对需要多部门或多人办理的文件，由主办部门或主办专业工程师牵头办理，其他部门或其他专业工程师会签。

（二）发文处理程序

（1）监理办的正式文件，文稿先经主管监理工程师审阅签字后，附全必要资料，送交总监理工程师签发。文秘根据领导批示对文件进行编号后打印；

（2）监理检测、试验及承包人申报材料按分工由承办专业工程师直接办理，需总监理工程师签认的，也先由专业工程师审签后再送总监理工程师签认；

（3）正式文件需加盖公章或领导签字后再行分发，同时文秘要将文稿原件和有关材料以及一份正本存档。

（4）正式行文要求在格式化、规范化，注意文风，主送、抄送、抄报单位要准确。

四、资料档案保管

（一）所有文件应按以上分类分别存档，并编写目录、索引，以便查阅，并按ISO9001管理规定编号，即HJ/MP-001（按分类编号）-001（分卷编号）-001（每个文件编号）。

（二）监理文件、资料档案应每半年归档整理一次，列出文件清单。一年进行一次立卷保存。立卷时按文件分类、按发文单位的文件序号排好，登记核实无误后，视文件薄厚分别立卷，一般小件50份，大件30份，特厚文件可单独成卷。

五、文档查阅

（一）专业工程师及其以上人员可直接查阅，其他监理人员需经专业工程师同意后方可查阅；

（二）监理办以外的人员查阅需经总监理工程师同意；

（三）所有监理文件、资料档案要严格遵守保密制度，不经同意不得外借，非监理工作需要不得复印。

六、信息反馈监理办远离公司机关，为使公司机关及时了解各派出监理组织的有关信息，要求定期或不定期的向公司反馈一些重要监理活动信息。

1、信息反馈的主要内容

（1）监理月报，在上报业主的同时，报公司一份；

（2）向公司推荐1-2份编写较好地施工组织设计文件；

（3）向公司报告被监工程的新工艺、新技术、新产品；

（4）向公司报告被监工程关键工程技术，技术难题及解决办法，消除重要工程隐患的方法；

（5）向公司报告工程事故及处理结果。

2、反馈的各种信息文件资料，要求清晰、齐全、通顺。

3、信息资料的传递方法，文字资料可采用邮寄的方法，也可采用电子信箱传递方法。

4、资料归档

（1）监理办每月组织检查接收监理人员抽检资料对已完工工序抽检资料及时归档，未完工程或已完而缺检测结果的资料暂由填写人保管。资料归档到监理办要按资料档案保管进行保管。

（2）工程照片拍摄和归档：每项隐蔽工程隐蔽前必须拍摄影像资料归档并编写说明，分类按项目归档保管。

第四节、监理资料规范化管理工作方法

一、重视内业资料规范化

（一）在当前安全管理工作中，内业资料规范化管理作为一项基础性工作占有非常重要的地位，现在也越来越受到人们的注意和重视，因此，我们作为监理部，理应认真抓好这项工作，不能只重视“外业”，而轻视了“内业”。

因为生产现场的管理是动态的，而资料管理相对则是静态的，每次上级来检查，首先要看你的资料管理情况，资料做得好不好，全不全，规范不规范，直接反映到你单位管理工作的状况，特别是在公司实行《安全绩效考核》和《安全质量标准化管理规定》是否合格和达标中就显得特别重要。而日常工作中，我们大家克服各种难以想象的困难把工作都做好了，而却不重视或者忽视了文字记录这一块，导致事到临头手忙脚乱。特

别是我们的领导们，平日总是以生产为主，以工作忙为理由，对资料管理不闻不问不关心，一切都推给培训员或资料员，当上级检查时就说不清道不明。

（二）规范化管理资料、信息的内容为了及时的收集、处理、贮存、传输和使用工程建设中的各种工程信息、资料，及时为发包人和其他参建单位提供科学的决策依据，以提高工程建设的现代化管理水平，必须做好监理工作的信息管理。工程建设中与监理工作直接相关的信息源主要包括发包人、设计单位、各施工承包人、监理单位及各种工地会议的信息，主要内容包括：

1、发包人与监理单位签订的委托监理合同，与设计单位签订的委托设计合同及供图协议。与各施工承包单位、设备制造单位、材料供应单位签订的各类合同。

2、设计单位的设计文件、图纸、设计通知、技术说明、技术要求、设计修改等。

3、施工单位的各类施工组织设计、技术措施、工艺试验成果、质量检测试验成果、质量检查验收资料、测量成果报告以及有关工程进度、质量、费用、安全的各类报告、报表、简报、支付及索赔申请、竣工报告、图片、录音、录像资料等。

4、监理单位为开展监理工作编发的“规定”、“办法”、“细则”，对施工承包单位发出的各项“指令”、“通知”、“文函”、“批复”、“签证”；发包人单位发出的各类报告、报表、季报、月报、周报；对设计单位发出的有关文函。

5、会议及各类工地会议通知、记录、纪要及其他单位发来的文函。

二、资料管理的措施

（一）根据工程的特点借助于计算机进行数据、报表、文件等各类信息的采集、处理、存贮、传输和运用，并逐步实现计算机的辅助管理。

（二）文字书面材料的收发和归档由信息管理组统一归口负责，合同管理组、施工监理组根据分工、各负其责。

（三）信息管理的基本要求

1、传输信息的发、收都按统一格式做好详细记录。

2、凡需要存储的工程信息，必须按规定进行分类、编码登记。

3、凡有保密要求的工程信息，必须按保密法的有关规定进行存储、借阅、回收及销毁。

（四）工程监理月报工程监理部应根据工程进展情况，按规定的格式和内容，向发包人编报工程监理月报。

（五）监理档案资料管理

1、督促承包人按合同规定做好工程档案资料管理工作。

2、建立监理档案资料管理制度，按国家或国家部门颁布的关于工程档案管理的规定、发包人要求和监理合同文件规定，做好包括合同文本文件、发包人指示文件、施工文件、设计文件和监理文件等必须归档的档案资料的分类建档和管理。在监理服务期满后，对应由监理部归档的工程档案逐项清点、鉴定、整编、登记造册，并向发包人移交。

三、电子文档的管理

电子文档注意存放格式采用PDF格式就不能被修改,归档可采用网络操作，当然也可以限定权限进行是否可修改的限制。

（一）归档内容,对收集的资料要认真鉴别，查看数字是否属实、手续是否完备、说明是否清楚。

（二）立卷归档，一般按年度分类装订。应填制封面、编排目录。立卷归档一式两份，一份及时移交文书档案管理，一份留作自用。同时做好工作中形成的文稿、音像、统计数据等电子文档的整理备份工作。

（三）资料保管。存放统计档案的橱柜应为金属橱柜，装具要统一规范。对于需移交的统计档案要及时办理移交手续，对于自管的统计档案要建立详细目录底账，以备查询。变动时应及时移交统计档案和相关资料，并认真办理移交手续。涉及保密的统计数据和资料，未经同意，不得向任人提供。

（四）目标要求。

1、齐全完整。归档资料必须齐全完整、表种配套、数字清晰、手续完备。

2、标准规范。分类准确、编目合理、装订美观、标题确切、档号齐全、检索方便。

3、归档及时。

4、完整准确。归档资料要完整准确。

5、安全保密。归档资料必须做到不损毁、不丢失、不泄密。

第五节、组织协调的工作内容和措施

一、组织协调的工作目标

（一）组织协调是监理活动中最日常的工作。建设中的任何一部分工程，与其外部条件及环境之间，与其他部分工程之间，工程内部各要素之间，也都存在众多且复杂的结合部和可能的干扰点，而任何一个环节的延误都可能导致整个工程的延误。因此，综合平衡和现场协调工作显得极为重要，这是一项复杂、艰难的系统工程，其重要性和艰巨性往往超过管理中的其它业务。协调工作的目标是确保各单位及相关单位之间的密切

配合，顺利完成工程的预定目标。

1、为了保证本项目按预定的计划顺利实施，结合本工程的特点，拟做好以下几个主要阶段的综合协调工作：施工准备阶段协调目标和主要控制点

（1）施工准备阶段协调目标

按业主的开工期限，协调开工准备工作，争取按承包合同要求开工，保证及时下达开工令。

（2）施工准备阶段协调主要控制点

1）定期与业主沟通，获得关于项目实施的计划、指令和决定；

2）协调设计图纸供应计划、设计交底与图纸会审安排、配合现场施工及变更事项；

3）协调和落实业主采购的设备、材料的进场计划及接收、保管；

4）协调施工总包、分包、专业承包商的进场及移交；

5）协调专业承包商的深化详图供应计划及爆破施工方案的报批；

6）协调总包与专业承包商、分包商之间的配合作业条件和施工顺序；

7）协调业主与有关独立检测机构的工作计划安排；

8）协调各施工单位的施工平面布置和管理等；

9）协调和组织现场场地移交和控制测量点；

10）协调和组织开工条件审查；

11）协调信息传递程序。

（3）施工阶段协调控制点

1）定期与业主沟通，获得关于项目实施的计划，指令和决定；

2）协调施工总进度计划、月度进度计划及其实施状态；

3）协调总进度计划与专业工程进度计划及其实施状态；

4）工程材料、构配件及设备进场验收协调；

5）隐蔽工程检查验收组织协调；

6）检验批及分项工程检查验收组织协调；

7）分部工程检查验收组织协调；

8）单项工程、专项工程和中间验收组织协调；

9）分部分项工程预验收组织协调；

10）质量事故处理协调；

11）开工，停工，复工协调；

12）安全文明施工、环境保护协调；

13）安全事故处理协调；

14）工程进度款、计量：支付协调；

15）工期和费用索赔和签证协调；

16）工程变更和管理协调；

17）合同争议的协调；

（4）保修阶段协调目标

1）协调保修责任单位，保证质量缺陷得到及时处理，并保证质量；

2）保修阶段协调主要控制点；保修期限及保修期延长协调；保修期质量缺陷管理协调；保修责任解除的协调。

二、组织协调的工作内容

（一）组织协调工作程序组织协调工作，主要工作内容有：施工单位间的关系协调、施工单位与发包人之间的关系协调、施工单位与设计单位、第三方检测单位、跟踪审计单位等之间的协调。具体协调工作程序如下：

1、以实现总进度计划和合同工期为目标，做好各合同项目间的进度协调，注意各标的进度衔接，控制不必要的进度提前，并尽力避免关键路线上关键工作的施工干扰，以工程施工总平面布置图为依据，控制协调好各合同项目的施工布置，控制好各施工单位对施工场地、道路使用。以承包合同为依据，在保证关键基础上施工的同时，协调好水、电的供应与分配。

2、做好合同项目间的质量协调，即统一施工标准、统一质量评定标准，严格各工序间的检查验收。

3、在施工单位与发包人单位之间关系协调中，以工程承包合同为依据，督促合同双方严格履行合同的权利和义务，公正处理变更与索赔调解双方的合同纠纷。

4、在施工单位与设计单位之间的关系协调中，以设计合同为依据，督促设计单位按供图协议要求及时供图，并协调图纸与施工要求之间的矛盾；组织好设计交底，协调设计单位对施工中出现的设计问题的及时处理，组织好设计变更的调查。

在协调工作中，由总监出面组织和协调矛盾双方的直接协商，组织和主持定期与不定期的工地各类协调会议，通过协商，使用关各方达成一致意见，如一时难以达成协议，则必须从工程的总体利益和总体目标考虑，由发包人与监理共同裁定相关方执行。

（二）组织协调的工作任务

1、协调工程参建单位之间的配合关系；

2、协助业主处理好合同签订；

3、协助业主做好设计变更、新增和减少工程量的计量支付；

4、协调处理好工程验收中的有关事宜；

5、协助业主向各建设主管部门办理各项报批手续；

6、根据合同约定，协调或处理本工程项目发包方与承包方或制造商之间有关的纠纷事宜。

（三）组织协调措施

1、定期召开监理例会，每周一次，会议由总监理工程师主持，参加单位主要有：现场监理人员，施工单位（项目经理、技术负责人、质检负责人、安全负责人），建设单位（工地负责人、技术负责人），设计单位工地代表等。会议议题主要有以下内容：（1）施工单位向业主汇报上次例会有关问题的落实情况，一周来的工程施工详细进度、质量控制及存在的问题，下周工作计划；

（2）监理单位汇报监理情况、工地存在问题与建议。

（3）业主单位向施工、监理单位通报有关信息并对存在的问题提出解决方案或意见。

（4）对下一周的工作进行安排。

（5）协调各参建单位之间的工地关系。

2、及时召开各种专题会议，如图纸会审会、设计交底会、施工组织设计（技术方案）审核会、工程质量事故处理会、具体事项协调会、技术问题论证会等。

3、对参建各方提出的有关工程技术、质量、工期、计量支付、安全等问题，迅速组织有关方进行研究分析，妥善处理。

4、及时签发工作联系单、变更或新增项目的数量及单价确认单、有关通知、指令、警告等文书。

（四）项目监理机构内部协调

1、总监理工程师首先抓好人际关系的协调，激励项目监理机构成员。

2、在人员安排上要量才录用。要根据每个人的专长进行安排，做到人尽其才，人员的搭配应注意能力互补和性格互补，人员配置应尽可能少而精。

3、在工作委任上要职责分明。对项目监理机构内的每一个岗位，都应明确的目标和岗位责任制。使管理职能不重不漏，做到事事有人管，人人有专责，同时明确岗位职

权。

4、在成绩评价上要实事求是。要发扬民主作风，实事求是评价，以免人员无功自傲或有功受屈，使每个人热爱自己的工作，并对工作充满信心和希望。

5、在矛盾调解上要恰到好处，一旦出现矛盾就应进行调解，及时沟通，使人员始终处于团结、和谐、热情高涨的工作气氛之中。

（五）项目监理机构内部组织关系的协调

1、项目监理机构是由若干部门组成的工作体系。每个专业都有自己的目标和任务。如果每个子系统都从建设工程的整体利益出发，理解和履行自己的职责，则整个系统就会处于有序的良性状态，否则，整个系统便处于无序的紊乱状态，导致功能失调，效率下降。

2、在职能划分的基础上设置组织机构，根据工程对象及委托监理合同所规定的工作内容，确定职能划分，并相应设置配套的组织机构。

3、明确规定每个部门的目标、职责和权限，以规章制度的形式作出明文规定。

4、事先约定各个部门在工作中的相互关系。其中有主办、牵头和协作、配合之分

5、建立信息沟通制度，如采用工作例会、业务碰头会、发会义纪要、工作流程图或信息传递卡等方式来沟通信息，这样可使局部了解全局，服从并适应全局需要。

6、及时消除工作中的矛盾或冲突，总监理工程师应采用民主的作风，注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的工作积极性；采用公开的信息政策，让大家了解建设工程实施情况、遇到的问题或危机；经常性地指导工作，和成员一起商讨遇到的问题，多倾听他们的意见、建议，鼓励大家同舟共济。

（六）项目监理机构内部需求关系的协调

1、建设工程监理实施中有人员需求、试验设备需求、材料需求等。

2、对监理设备、材料的平衡。建设工程监理开始时，要做好监理规划和监理实施细则的编写工作，提出合理的监理资源配置，要注意抓住期限上的及时性、规格上的明确性、数量上的准备性、质量上的规定性。

3、对监理人员的平衡。要抓住调度环节，注意各专业监理工程师的配合。

4、监理力量的安排必须考虑到工程进展情况，作出合理的安排，以保证工程监理目标的实现。

（七）与项目承包、分包、独立分包人的协调

1、监理工程师对质量、进度和造价的控制是通过承包单位的工作来实现的，所以

做好与承包单位的协调工作是监理工程师组织协调工作的重要内容。

2、坚持原则、实事求是，严格按规范、规程办事，讲究科学态度。

3、监理工程师在监理工作中应强调各方面利益的一致性和建设工程总目标。以寻找对目标控制可能的干拢。双方了解得越多越深刻。监理工作中的对抗和争执就越少。

4、协调不仅是方法、技术问题，更多的是语言艺术、感情交流和用权度问题

5、有时尽管协调意见是正确的，但由于方式或表达不妥，反而会激化矛盾。而高超的协调能力则往往能起到事半功倍的效果。令各方面都满意。

6、施工阶段的协调工作内容

（1）与承包单位项目经理关系的协调。监理工程师应既公正、又通情达理，并且科学公正。

（2）进度问题的协调，由于影响进度的因素错综复杂，因而进度问题的协调工作十分复杂。

（3）质量问题的协调。在质量控制方面应实行监理工程师质量签字认可制度。对没有出厂证明、不符合使用要求的原材料、设备和构件，不准使用；对工序交接实行报验签证；对不合格的工程部位不予验收签字，也不予计算工程量，不予支付工程款。在建设工程过程中，设计变更或工程内容的增减是经常出现的，有些是合同签订时无法预料和明确规定的，对于这种变更，监理工程师要认真研究，合理计算价格，与有关方面充分协商，达成一致意见，并实行监理工程师签证制度。

（4）对承包单位违约行为的处理。在施工过程中，监理工程师对承包单位的某些违约行为进行处理是一件很慎重而又难免的事情。监理工程师除了立即制止外，可能还要采取相应的处理措施。

（5）监理工程师发现承包单位的项目经理或某个工程师不称职。掌握足够的证据时，总监理工程师可以正式向承包商发出警告。

（6）合同争议的协调。监理工程师应首先采用协商解决的方式，协商不成才由当事人向合同管理机关申请调解。只有当对方严重违约而使自己的利益受到重大损失且不能得到补偿时才采用仲裁或诉讼手段。

（7）处理好人际关系，在监理过程中，监理工程师处于一种十分特殊的位置。监理工程师必须善于处理各种人际关系，既要严格遵守职业道德，以保证行为的公正性，也要利用各种机会增进与各方面人员的友谊与合作，以利于工程的进展。

（八）与供货单位之间的协调首先要以监理合同为依据，分清是否是委托监理范围

之内的验货，若是应由建设单位在签订采购合同时，明确监理责权，监理单位按正常监理工作执行，进行过程监督检查。

（九）加强与建设单位的协调由于本工程情况特殊，加强与建设单位的协调，对实现建设目标尤为重要。

1、监理工程师首先要理解建设工程总目标、理解建设单位的意图，对于未能参加项目决策过程的监理工程师，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，否则可能对监理目标及完成任务有不完整的理解，会给他的工作造成很大的困难。

2、对工程管理各方职责及监理程序的理解；主动帮助建设单位处理建设工程中的事务性工作，以规范化、标准化、制度化的工作去促进双方工作的协调的一致。

3、尊重建设单位。尽管有预定的目标，但建设工程实施必须执行建设单位的指令，使业主满意。尽量避免发生误解，以使建设工程顺利实施。

（十）做好与设计单位的协调

1、监理单位必须协调与设计单位的工作，以加快工程进度，确保质量，降低消耗。真诚尊重设计单位的意见。

2、施工中发现设计问题，应及时通过业主向设计单位提出，以免造成大的直接损失；若监理单位掌握比原设计更先进的新技术、新工艺、新材料、新结构、新设备时，可向设计单位推荐。

3、注意信息传递的及时性和程序性。监理工程师联系单、设计单位申报表或设计变更通知单传递，要按设计单位（经业主同意）至监理单位至承包商之间的程序进行。

4、监理单位与设计单位都是受业主委托进行工作的，两者之间并没有合同关系，所以监理单位主要是和设计单位做好交流工作，协调要靠业主的支持。工程监理人员发现工程设计不符合建筑工程质量标准或者合同约定的质量要求的，应当报告建设单位要求设计单位改正。

三、组织协调的工作要点总监在工作委任中要职责分明，对每个岗位都要订立明确的目标和岗位责任制，还应通过职能清理，使管理职能不重不漏，做到事事有人管，人人有专职。同时也要以权利一致的原则明确岗位职责和分配标准，使每一个人均能在组织内找到自己的位置，既无心里不平衡又无失落感。评价一个人的效绩应实事求是，夸大和缩小都不利于团结，更不能将成绩归于某个人，以免无功自傲或有功受屈。在矛盾调解上要适可而止，恰如其分。要掌握大局，注意方法。一般的矛盾都是工作矛盾，也是监理组织内部机制运行中呈现问题的显现。为此除作为协调工作外，更要考虑监理机

构中的深层问题，通过改革、调整使监理工作更趋完善。

（一）监理与建设单位的关系处理关系基本目标是：要取得建设单位对监理的信任、满意和支持。方法是靠我们丰富的实践经验，踏实的工作作风，周到的服务。在协调方面我们本着对建设单位负责，严格履行合同，注意尊重建设单位意见，同时，对于不同意见，多加解释，使建设单位理解；建设单位、设计、施工意见不统一，多协调多沟通，帮助建设单位做出正确决策。对于合同外项目，只要对工程建设有利，只要建设单位有这种需要，监理就应努力做好，达到建设单位满意。

（二）监理与设计关系在监理过程中，有关设计方面的问题我方一般只能通过建设单位与设计方进行沟通。对设计方做到尊重支持，并监督施工方按图纸施工。对于设计的变更，则按设计审核的权限及时与设计方协调处理，参予会签。

（三）监理与承包方的关系受建设单位委托，对工程项目实行施工全过程监理，做到既严格管理，又热情帮助，积极为他们排忧解难，以保证工程目标的全面实现。

（四）监理与质监站等上级主管部门关系监理单位与政府建设工程质量监督部门之间，在工程质量控制工作方面是监督与被监督的关系。工程质量监督部门作为政府机构，对工程质量进行宏观控制，并对监理单位质量市场行为进行监督检查和指导。为了处理好监理单位与质量监督站的关系，最根本的一条就是根据国家政府有关部门颁布的关于建设工程监理的法规、规定和办法，按照监理合同约定的内容切实履行监理职责、义务，落实岗位人员职责，做好监理工作，以优良的服务接受考验，赢得尊重。

四、组织协调的工作方法

（一）会议协调法

1、会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工作会议、监理例会、专业性监理会议等。

2、会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工作会议、监理例会、专业性监理会议等。

3、第一次工地会议是建设工程尚未全面展开前，履约各相互认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。第一次工地会议应在项目总监理工程师下达开工令之前举行，会议由监理工程师和建设单位联合主持召开，总承包单位的授权代表参加，也可邀请分包单位参加，必须时邀请有关设计单位人员参加。

（二）监理例会

1、监理例会是由监理工程师组织与主持，按一定程序召开的，研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。监理工程师将会议讨论的问题和决定记录下来，形成会议纪要，供与会者确认和落实。监理例会应当定期召开，宜每周召开一次。

2、参加人包括：项目总监理工程师（也可为总监理工程师代表）、其他有关监理人员、承包商项目经理、承包单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。

3、会议的主要议题如下：

（1）对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查；

（2）工程进展情况；

（3）对下月（或下周）的进度预测；

（4）施工单位投入的人力、设备情况；

（5）施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况；

（6）有关技术问题；

（7）索赔工程款支付；

（8）业主对施工单位提出的违约罚款要求。

4、会议纪录（或会议纪要）：会议记录由监理工程师形成纪要，经与会各方认可，然后分发给有关单位。会议纪要内容如下：

（1）会议地点及时间；

（2）出席者姓名、职务及他们代表的单位；

（3）会议中发言者的姓名及所发表的主要内容；

（4）决定事项；

（5）诸事项分别由何人何时执行。

5、专业性监理会议：除定期召开工地监理例会以外，还应根据需要组织召开一些专业性协调会议，均由监理工程师主持会议。

（三）交谈协调法

1、可采用“交谈”方法。交谈包括面对面的交谈和电话交谈两种形式，无论是内部协调还是外部协调。

2、它是寻求协作和帮助的最好方法。在寻求别人帮助和协作时，往往要及时了解对方的反应和意见，以便采取相应的对策。另外，相对于书面寻求协作，人们更难于拒

绝面对面的请求。因此，采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方法实现的可能性要大。

3、它是正确及时地发布工程指令的有效方法。监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时地执行指令，另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后，再以书面形式加以确认。

（四）书面协调

当会议或者交谈不便或不需要时，或者需要精确地表达自己的意见时，就会用到书面协调方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几方面：（1）不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等。

（2）需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。

（3）事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。

（五）访问协调法

访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。邀请是指监理工程师邀请上述各单位（包括业主）代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程师产生不利影响。

（六）情况介绍法情况介绍法通常是与其他协调方法紧密结合在一起的。它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的，介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能、如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样，监理工程师才能进行有效的协调。

五、组织协调的工作措施

（一）组织协调的组织、技术、经济和合同措施

1、组织协调的组织措施

（1）根据本项目特点，建立直线职能式监理组织架构，确保监理机构权限明确、职责明确，并设立专门的信息资料部，及时掌握工程建设动态。

（2）我公司将选派曾担任完成多个同等规模、类似工程项目总监、具有很强协调

能力的国家注册监理工程师担任项目的总监，全面负责协调工作。

（3）项目开展后建立每周一次的工地例会协调制度，由建设各方介绍汇报上周各自的工作进展情况及存在的主要问题，需要于会协商处理的事项等，总监对有关问题进行协调和处理。

2、组织协调的技术措施利用软件，对工程进度、组织协调等信息进行统计、分析、对比和动态监控，及时准确的找出施工过程中所存在的问题，及时采取有效协调处理措施。并通过计算机对协调处理事项入库存档。

3、组织协调的经济措施按照约定条款和有关规定，对违约方或纠纷当事人责任方进行经济处罚，以确保协调工作的有效性。

4、组织协调的合同措施

（1）协助业主完善合同条款，明确各方权利和责任，预防和避免合同纠纷的发生，减少协调工作量。

（2）在实施监控过程中，监理工程师要以组成合同有关文件顺序进行解释，以合同规定的处理程序和证据进行协调处理。

（3）监理工程师对当事人违背合同文件有关明示条款有权进行否决，对此类问题无协商余地。

（4）对当事人违背合同文件可引申的隐示条款应否决，对此类问题征询合同文件精神进行解释，如有争议可申请仲裁或诉讼。

（5）对责任方应按合同条款进行处罚。

（二）加强与建设单位、承包单位、设计单位等各有关系统之间的协调措施

本项目在实施过程中肯定会涉及到很多单位，它们均各成系统，工程建设项目是一个典型的开放系统，都有各自的目标和任务，要使每个单位都从整体利益出发，理解和履行自己的职责，只处理好监理单位与各单位的关系协调还远远不够，还应处理好各有关单位间的关系协调，特别是建设单位与其近外层单位的协调，这样才能使整个工程建设处于有序的良性状态。

1、建设单位与承包单位关系的协调建设单位与承包单位负有共同履约的责任，工作往来频繁，由于其各自利益不同，对一些具体问题产生意见分歧是正常的。鉴于二者是工程建设项目的主体、协调二者的关系就显得十分重要，监理单位在不同的建设阶段，协调建设单位与承包单位的工作内容也不尽相同，如在招标阶段，重点是合同洽谈和签订的协调；施工阶段，重点是包括解决进度、质量、签证、索赔、合同争议等的协调；

验收阶段，重点是理解合同和验收标准及最终结算方式的协调。无论在哪一个阶段，协调建设单位和承包单位的关系监理单位必须处于公正的第三者，本着充分协商的原则，耐心细致地处理各种矛盾，否则将直接影响“四控、两管”，使工程建设监理目标不能如期实现。

2、建设单位与设计单位关系的协调，监理单位主要是从业务上进行具体协调处理，按有关法规处理涉及设计方面的事宜，通过向建设单位建议，与设计单位项目负责人多沟通，创造良好的业务关系。

3、设计单位与承包单位关系的协调在本工程项目建设中，承包单位与设计单位没有合同关系，其关系建立在建设单位与二者均有合同关系上，且受国家有关法律规章制度的约束，设计单位必须参与施工的全过程，如进行设计交底，重点阶段验收，设计变更洽商，质量事故处理等。这就使二者成为较紧密的业务关系，由于设计与承包单位均可能在设计施工过程中出现一些问题，由于二者的利益不同，分歧自然很多，如承包单位倾向于最易施工的设计方案，但设计则要求功能要好，安全度要高，较少考虑施工难易度，每一次合理的承包单位的洽商建议引起的设计变更，其中均有总监的协调工作。监理单位还要尊重设计的意见，督促承包单位按合同，设计图纸及有关设计要求施工，协调二者在验收认识上的分歧，从而使二者共同顺利履行合同。

4、承包单位与各分包单位、供货单位关系的协调监理单位在协调承包单位与各分包单位、供货单位的关系时，亦应区别对待。一种是建设单位直接分包和指定供货的，一种是承包单位自行发包和招标供货的。对前者，监理法规中，尚未完全明确监理的控制深度，总承包单位的责、权、利尚不清晰，协调难度最大，监理单位应建议建设单位，就直接分包和指定供货与承包单位签订配合协议，明确各自责、权、利，监理介入的深度和报酬，使协调工作内容清楚有法可依。对后者按现行法规，监理单位对承包单位的分包单位和供货单位有确认权和清场权，但在无原则问题时，应以分包合同，供货合同为依据，站在公正的立场上协调好它们与承包单位的关系，避免承包单位以大欺小，导致工程建设因分包单位，或供货单位的不合作影响到工程建设的总体预期目标。

（三）积极配合建设单位做好竣工验收的协调措施1、组织监理预验收，督促问题的整改，为竣工验收打下好的基础。

2、积极配合竣工验收：

（1）参加建设单位组织的竣工验收，并提供相关监理资料。对验收中提出的整改问题，项目监理部应要求施工单位进行整改。工程质量符合要求后，由总监理工程师会

同参加验收的各方签署竣工验收报告。

（2）竣工验收完成后，由项目总监理工程师和建设单位代表共同签署《竣工移交证书》，并由监理单位、建设单位盖章后，送施工单位一份。