机关档案管理工作培训.ppt
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机关单位档案业务培训PPT课件
保管一年后次年3 月底前
科技档案
基建类：建房、水利工程、镇村道路建设等； 设备、仪器的说明书等
声像——照片、视频、录音 声像实物档案
实物——奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等
竣工验收后3月内
随收 声像、活动结束
后3个月内 随收
业务档案 根据各个单位的职能情况，进行分类（规划、许可、执法等）按业务档案规定
.
3
哪些要归？
机关文件材料归档范围包括四个方面： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单 位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档 案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；
四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰 写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位 在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；
.
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文书档案类（本单位形成）
定义：文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活 动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 （1）本单位形成的文件材料归档范围有三类：
一是会议文件材料。 二是正式文件。 三是较重要的材料。
.
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本单位形成的文件材料归档范围
一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会 与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专 业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料； 二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文 件的修改稿；
档案管理机关培训课件PPT课件
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国 行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁 布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的 一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。《规 则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理
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★ （三）应归档的同级机关和无隶属关系机关
的文件材料，主要有3个方面：
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行
的法规性文件； 2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料； 3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来
文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3 个方面：
“以我为主”；二是“对我有用”。
制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，一是本 级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是帐 外文件材料。有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室 不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅仅 红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。 比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人手中， 没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事方面的 干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参 加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外， 在判定 不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。
齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收
集，二是平时收集。
收集的主要内容：1、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。
3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中
的文件、资料；4、“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登
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★ （三）应归档的同级机关和无隶属关系机关
的文件材料，主要有3个方面：
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行
的法规性文件； 2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料； 3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来
文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3 个方面：
“以我为主”；二是“对我有用”。
制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，一是本 级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是帐 外文件材料。有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室 不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅仅 红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。 比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人手中， 没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事方面的 干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参 加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外， 在判定 不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。
齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收
集，二是平时收集。
收集的主要内容：1、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。
3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中
的文件、资料；4、“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登
档案管理培训PPT
好的立卷方法要满足两种基本要求 保持文件之间的联系 便于保管和利用
1.按问题特征立卷 • 问题特征——指的是文件内容所反映 的事件、人物、事物、问题或工作性 质。 • 所谓按问题特征立卷，就是将反映同 一事件、人物、事物、问题、工作性 质的文件组合在一起立卷。 • 特点：保持文件之间的历史联系，反 映出一个问题处理的全貌，便于查找。
5.按通讯者特征立卷 通讯者特征——有文书往来的双方。 所谓按通讯者特征立卷，就是将本单 位与某一单位之间，双方就某一问题 或几个问题进行工作联系而形成的来 往文书，集中进行立卷。
如“请示与批复”、“去函与复函”
6.按地区特征立卷 地区特征——又叫地理特征，指的 是文件内容与涉及的地区。 所谓按地区特征立卷，就是将内容 涉及同一地区的文件集中立卷。 特点：便于反映该地区的工作情况 或有关该地区问题的处理。
石刻档案
产生时间：殷代 特点：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多， 秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见， 保留了很多历史资料。
简牍档案 产生时间：商周 特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案 产生时间：几乎与简牍档案同时产生。 特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案 产生时间：汉代 特点：书写方便，便于传递和保存， 造价低廉。
例如： 关于撤销×××经理职务的文件材料 ——同一人物 关于购买×××设备的文件材料 ——同一事物 关于评定工资问题的文件材料 ——同一问题 关于宣传工件的文件材料 ——同一性质工作
注意：有些文件是不适合、不便于 按问题特征立卷的，例如：一次会 议的文件，不能按问题拆开，插入 其他有关这个问题的发件中去。
三、档案就是废纸一张吗？
1.档案的基本作用 凭证作用 参考作用
明内阁大学士邱濬:"今世赖之以知古，后 世赖之以知今者也"（《明 实录》） 郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容二、教学目标1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程1. 实践情景引入（10分钟）通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计1. 档案分类及归档原则2. 档案保管方法3. 档案检索系统构建4. 电子档案管理七、作业设计1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。
答案：（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：（1）提高档案检索速度，便于信息共享。
（2）节省存储空间，降低保管成本。
（3）有利于档案的长期保存，提高安全性。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生对档案管理的理论知识掌握较好，但实践操作能力仍有待提高。
在课后，建议学生加强对档案管理软件的学习，了解电子档案管理的实际应用。
同时，可开展课外实践活动，如参观档案管理部门，加深对档案管理的认识。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
机关档案管理工作(ppt 32页)
ห้องสมุดไป่ตู้机关档案管理工作
————保存历史 鉴往知来 服务现实 惠及千秋万代
第一部分 档案和档案的种类
一、几个档案的概念： 1、立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组
织或个人。
2、全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的
具有有机联系的档案整体。
3、档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动
中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
收集
收集的三个层次：
一是按照本机关需要归档的档案范围接收档案; 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保 存价值的档案的集中和接收工作; 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.
具体到一个机关,保证文书档案收集工作的方 法是制定文书档案归档制度,包括归档范围、归档 时间和归档要求。
1、归档范围
根据《机关文件材料归档范围》8号令前半部 分，编制本单位文件材料归档范围：
2、分类 年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种. 3、装订 装订前要先检查文件的齐全完整,对不符合长期保管要求
的要采取补救措施,如裱糊,复制等，采用文件左上方斜角线装。
4、文件排列 采用保管期限——年度——问题(机构)法排列 5、加盖归档章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处,
整理
整理工作的内容
通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案 的分类,盒内文件的排列和档号的编制;基本编目原先指编 制案卷目录，现在随着计算机管理档案的应用程度不断提 高，档案编目部分是通过在提前设定好的著录界面（著录 项目）进行档案的计算机著录完成（形成规定格式的归档 文件目录或案卷目录）。
二、档案的种类： 1、文书档案 按年度-机构（问题）-保管期限的分类方法，可继续划分二
————保存历史 鉴往知来 服务现实 惠及千秋万代
第一部分 档案和档案的种类
一、几个档案的概念： 1、立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组
织或个人。
2、全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的
具有有机联系的档案整体。
3、档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动
中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
收集
收集的三个层次：
一是按照本机关需要归档的档案范围接收档案; 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保 存价值的档案的集中和接收工作; 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.
具体到一个机关,保证文书档案收集工作的方 法是制定文书档案归档制度,包括归档范围、归档 时间和归档要求。
1、归档范围
根据《机关文件材料归档范围》8号令前半部 分，编制本单位文件材料归档范围：
2、分类 年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种. 3、装订 装订前要先检查文件的齐全完整,对不符合长期保管要求
的要采取补救措施,如裱糊,复制等，采用文件左上方斜角线装。
4、文件排列 采用保管期限——年度——问题(机构)法排列 5、加盖归档章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处,
整理
整理工作的内容
通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案 的分类,盒内文件的排列和档号的编制;基本编目原先指编 制案卷目录，现在随着计算机管理档案的应用程度不断提 高，档案编目部分是通过在提前设定好的著录界面（著录 项目）进行档案的计算机著录完成（形成规定格式的归档 文件目录或案卷目录）。
二、档案的种类： 1、文书档案 按年度-机构（问题）-保管期限的分类方法，可继续划分二
档案管理工作专项业务培训课件精美PPT
为企业提供基础设施定制方案
提出企业档案信息化建设整体框架
03 集团档案工作制度
总公司
公司
专门制度
《档案工作办法》
《公司档案管理办法》《资产与产权变动档案处置办法》《公司科学技术研究档案管理办法》《公司档案管理应急处置工作办法》
实施细则
《文件材料归档范围和档案保管期限实施细则》《档案分类和档号编制实施细则》
……
04 企业与企业档案
本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（档案法 第二条）
本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（企业档案管理规定 第二条）
（五）合同档案
（六）纪检案件档案
序号
档案门类
档号构成
1
文书档案
全宗号-档案门类代码·年度·机构代码·保管期限代码-件号
2023年6月18日
档案管理
业务培训
学 习 目 标
解决档案工作开展中的问题提升档案管理水平共同探讨如何做好档案工作
目录
档案管理主要业务
档案管理一般要求
档案信息化
第一部分 主要业务
01 档案工作制度体系
制度体系
法律
行政法规
地方法规
部门规章
地方政府规章
规范性文件
国家标准
行业标准
地方标准
现实需求：（1）健全档案制度体系；（2）完善档案业务要求；（3）融会贯通相关规范标准
提出企业档案信息化建设整体框架
03 集团档案工作制度
总公司
公司
专门制度
《档案工作办法》
《公司档案管理办法》《资产与产权变动档案处置办法》《公司科学技术研究档案管理办法》《公司档案管理应急处置工作办法》
实施细则
《文件材料归档范围和档案保管期限实施细则》《档案分类和档号编制实施细则》
……
04 企业与企业档案
本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（档案法 第二条）
本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（企业档案管理规定 第二条）
（五）合同档案
（六）纪检案件档案
序号
档案门类
档号构成
1
文书档案
全宗号-档案门类代码·年度·机构代码·保管期限代码-件号
2023年6月18日
档案管理
业务培训
学 习 目 标
解决档案工作开展中的问题提升档案管理水平共同探讨如何做好档案工作
目录
档案管理主要业务
档案管理一般要求
档案信息化
第一部分 主要业务
01 档案工作制度体系
制度体系
法律
行政法规
地方法规
部门规章
地方政府规章
规范性文件
国家标准
行业标准
地方标准
现实需求：（1）健全档案制度体系；（2）完善档案业务要求；（3）融会贯通相关规范标准
档案管理培训优质课件完整版
档案管理培训优质课件完整版一、教学内容本节课我们将深入学习档案管理的理论与实践操作，内容涉及教材第三章“档案的分类与编目”以及第四章“档案保管与利用”。
具体内容包括档案的种类、分类原则、编目要求、档案保管的环境与条件，以及档案的检索与利用。
二、教学目标1. 理解并掌握档案分类与编目的基本原则和方法。
2. 学习并运用档案保管与利用的相关知识，提高档案管理工作的效率。
3. 培养学生的实际操作能力，使他们在实际工作中能够熟练运用所学知识。
三、教学难点与重点教学难点：档案分类与编目的具体操作方法，档案保管与利用的环境与条件。
教学重点：档案分类的原则，档案编目的要求，档案保管的实际操作。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、档案管理软件、档案盒、档案标签。
2. 学具：笔记本电脑、档案盒、档案标签、记录本。
五、教学过程1. 实践情景引入（5分钟）通过展示一个档案管理混乱的场景，让学生了解档案管理的重要性。
2. 理论讲解（10分钟）讲解档案分类与编目的原则、方法，以及档案保管与利用的环境与条件。
3. 例题讲解（10分钟）通过具体案例，讲解如何进行档案分类、编目以及保管。
4. 随堂练习（15分钟）让学生分组进行档案分类、编目和保管的实际操作。
5. 学生展示与讨论（10分钟）每组展示自己的操作成果，其他组进行评价和讨论。
六、板书设计1. 档案分类与编目分类原则编目方法2. 档案保管与利用环境与条件检索与利用七、作业设计1. 作业题目：根据所学知识，对一家企业的档案进行分类与编目。
论述档案保管的环境与条件，以及如何提高档案利用效率。
2. 答案：略。
八、课后反思及拓展延伸1. 反思：对本节课的教学内容进行回顾，查找不足，为下一节课做好准备。
2. 拓展延伸：探讨档案管理在数字化时代的发展趋势。
了解其他国家和地区的档案管理方法与经验。
重点和难点解析1. 档案分类与编目的具体操作方法2. 档案保管与利用的环境与条件3. 实践情景引入的设计4. 作业设计的深度与广度一、档案分类与编目的具体操作方法（1）分类原则：档案分类应遵循逻辑性、系统性、稳定性和实用性原则。
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国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
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2019-8-23
二、档案的特性
档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值
档案表现的形式:多样性
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘
形式多样：文字、图表、声音、图像
销毁清册永久保存。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
国家档案局 第8号令
2006年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
24 谢谢观赏
2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体
（以下统称机关）正确界定文件材料归
2、本机关存哪些？ 反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历
次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与 上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、 报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；
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2019-8-23
那些文件需要归档？
统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会 的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面 的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、 电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决 各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买 的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产 建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成 立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件； 本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关 参与外事活动的文件材料等。
9
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2019-8-23
机关档案管理的主要环节
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
10 谢谢观赏
2019-8-23
一、建立档案工作管理体制
1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立-23
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令
划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本）
1.突出本机关自身的文件材料
2.突出本机关主要职能的文件材料
3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料
4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活
有密切联系的同一组文件必须齐全完整
文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料
破损件
易退变件
声像档案
重大活动重要会议
重要职能活动和工作成果
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2019-8-23
第二环节 整理
目的： 化零散为系统 关键词：系统
档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。
动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材
本条规定了机关归档文件材料的流向、管 理主体
机关档案部门处理归档文件材料的职责。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、 定期两种。定期一般分为30年、10年。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
13 谢谢观赏
2019-8-23
第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整
制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
14 谢谢观赏
2019-8-23
收集环节注意事宜：
齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整
机关档案管理工作培训
1
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2019-8-23
主要内容
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案 机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
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2019-8-23
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
3
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2019-8-23
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。
门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等
26 谢谢观赏
2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机 关报送的重要文件材料；
27 （四谢谢）观赏 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2019-8-23
哪些文件需要归档：
1、上级机关的来文存哪些？ 上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上
级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）； 被上级机关采用、由本机关草拟的文件。
29 谢谢观赏
2019-8-23
那些文件需要归档？
3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。
４、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。
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2.档案用房配备与安排
17 3.谢谢编观赏 制存放示意图
2019-8-23
４.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
18 谢谢观赏
2019-8-23
项业务工作。是定量和科学的方法搜集、
整理、研究和人提供档案统计资料的工作。
填写统计台帐
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2019-8-23
第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构
单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义：
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
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2019-8-23
国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义：
机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
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2019-8-23
第三环节 保管
目的： 化易损为长远 关键词 安全
档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。
1.档案库房建设要求
建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、 会议记录纪要、中长期发展规划等
反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文 件材料。
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料；
有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合 同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文 件材料。
档范围，准确划分档案保管期限，使所
保存的档案既能反映机关主要职能活动
情况，维护其历史面貌，又便于保管和
利用，根据《中华人民共和国档案法》、
《中华人民共和国档案法实施办法》，
制定本规定。
适用范围：各级党政机关、人民团体
目的：确定归档范围和保管期限
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动 等形成的主要文件材料
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文 件材料
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机
关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统
计报表等 34 谢谢观赏
2019-8-23
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2019-8-23
三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存
• 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
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2019-8-23
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
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2019-8-23
档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料， 不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，
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2019-8-23
二、档案的特性
档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值
档案表现的形式:多样性
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘
形式多样：文字、图表、声音、图像
销毁清册永久保存。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
国家档案局 第8号令
2006年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体
（以下统称机关）正确界定文件材料归
2、本机关存哪些？ 反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历
次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与 上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、 报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；
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2019-8-23
那些文件需要归档？
统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会 的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面 的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、 电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决 各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买 的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产 建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成 立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件； 本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关 参与外事活动的文件材料等。
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2019-8-23
机关档案管理的主要环节
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
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2019-8-23
一、建立档案工作管理体制
1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立-23
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令
划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本）
1.突出本机关自身的文件材料
2.突出本机关主要职能的文件材料
3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料
4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活
有密切联系的同一组文件必须齐全完整
文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料
破损件
易退变件
声像档案
重大活动重要会议
重要职能活动和工作成果
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2019-8-23
第二环节 整理
目的： 化零散为系统 关键词：系统
档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。
动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材
本条规定了机关归档文件材料的流向、管 理主体
机关档案部门处理归档文件材料的职责。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、 定期两种。定期一般分为30年、10年。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
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2019-8-23
第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整
制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
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2019-8-23
收集环节注意事宜：
齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整
机关档案管理工作培训
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2019-8-23
主要内容
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案 机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
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2019-8-23
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
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2019-8-23
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。
门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机 关报送的重要文件材料；
27 （四谢谢）观赏 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2019-8-23
哪些文件需要归档：
1、上级机关的来文存哪些？ 上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上
级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）； 被上级机关采用、由本机关草拟的文件。
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2019-8-23
那些文件需要归档？
3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。
４、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。
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2.档案用房配备与安排
17 3.谢谢编观赏 制存放示意图
2019-8-23
４.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
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第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构
单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义：
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
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国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义：
机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
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第三环节 保管
目的： 化易损为长远 关键词 安全
档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。
1.档案库房建设要求
建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、 会议记录纪要、中长期发展规划等
反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文 件材料。
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料；
有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合 同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文 件材料。
档范围，准确划分档案保管期限，使所
保存的档案既能反映机关主要职能活动
情况，维护其历史面貌，又便于保管和
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《中华人民共和国档案法实施办法》，
制定本规定。
适用范围：各级党政机关、人民团体
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第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动 等形成的主要文件材料
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文 件材料
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机
关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统
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• 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
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机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
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档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料， 不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，