有效的时间管理分配

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消 灭 窃 贼（1） 不 会 拒 绝
• 情 景 一： 当 同 事 匆 匆 进 来 问 我 是 否 可 以 停 一 分 钟 帮 助 他 们 时， 我 正 坐 在 桌 旁， 集 中 精 力 于 一 项 主 要 工 作， 我 想 我 应 该 帮 他 们 又 不 想 耽 误 他 们 的 工 作， 因 此 我 停 下 手 边 的 工 作 关 注 他 们， 麻 烦 的 是 这 实 际 上 耽 误 了 我 的 工 作。
时 间 吗？” 你 回 答“ 是 的， 但 不 是 现 在” 并 订 一 个 双 方 接 受 的 时 间 • 留 下 E-mail 或 BP 号， 以 减 少 互 相 的 干 扰。。。
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消 灭 窃 贼（4） 混 乱 的 办 公 桌
• 杂乱无章 • 办 公 室 的 杂 乱 无 章 会 引 起 麻 烦。
个人时间运用分析表
第（I） 栏 所做的工作
应该做的工作
第（II） 栏 所花的时间
实际做的 工作
作
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周实际工 总 时 数______ 小 时
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个人时间管理
考 虑 下 列 问 题： • 看 看 自 己 填 写 的“个 人 时 间 运 用 分 析 表”， 你
有 何 感 受？ • 你 是 否 都 运 用 了“适 当” 的 时 间 去 干 • “ 适 当” 的 工 作。 提 问： • 哪一段时间是我一天中最忙的时候 • 哪一项活动不值得我花那么多时间 • 什么类型的活动占用了最多的时间
性 和 紧 急 性：
• 有 些 任 务 既 紧 急 也 重 要， 而 有 些 则 不 是；
• 有 些 任 务 极 端 重 要 但 不 紧 急； • 有些任务极端紧急但并不特别重
要。
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区分工作的轻重缓急
ABC 原 则 • A＝Vital 非 常 重 要， 一 定 要 当 天 完 成 • B＝Important 比 较 重 要，尽 量 当 天 完
• 情 景 二： 我 经 常 接 到 各 类 推 销 员 的 电 话， 大 多 数 人 推 销 的 东 西 我 都 不 喜 欢， 他 们 的 请 求 是 只 需 几 分 钟， 但 通 常 花 掉 我 半 个 小 时 甚 至 更 多 的 时 间。
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消 灭 窃 贼（2） 煲 电 话 粥
问 卷： • 谁 通 常 来 电？ 为 什 么？ 什 么 重 要
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时间
当 我 们 开 始 之 前， 请 先 考 虑 这 个 问 题：
时 间 对 你 意 味 着 什 么？
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课程目标
本 课 结 束 后 您 将： • 了 解 质 量 时 间 的 种 类； • 知 道 时 间 管 理 的 含 义； • 了 解 时 间 管 理 的 三 要 素； • 掌 握 管 理 时 间 的 方 法； • 掌 握 个 人 时 间 管 理 的 方 法；
• 根据任务及活动对自己的重要性将 它 们 排 序;
• 考虑完成一项任务至少需要多少时 间;
• 辨别哪些活动浪费了时间并力求消 除 它 们;
• 根 据 事 情 对自 己 的 重 要 性， 组 织 和 计 划 安 排 时 间 用 于 各 种 活 动;
• 在 循 环 往 复 的 基 础 上， 监 督 时 间 的
成 • C＝ Optional 可 暂 缓， 可 在 当 天 完 成
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优先权
考虑 一下所有自己需要完成的任
务， 问 问 自 己 它 们 有 多 重 要， 多 紧 急 ？
根据两方面的得分可得出它们在坐标系
中 的 位 置， 根 据 位 置 不 同 就 可 得 到 相 应
的
优
先
权。
重要
优先权2 优先权1
时 间 管 做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21.1.2121:52:4421:52Jan-2121-Jan-21 日复一日的努力只为成就美好的明天 。21:52:4421:5 2:4421:52Thur sday , January 21, 2021 安全放在第一位，防微杜渐。21.1.212 1.1.212 1:52:44 21:52:4 4Janua ry 21, 2021 加强自身建设，增强个人的休养。202 1年1月 21日下 午9时5 2分21. 1.2121. 1.21 精益求精，追求卓越，因为相信而伟 大。202 1年1月 21日星 期四下 午9时5 2分44 秒21:52:4421.1. 21 让自己更加强大，更加专业，这才能 让自己 更好。2 021年1 月下午 9时52 分21.1.2 121:52 January 21, 2021 这些年的努力就为了得到相应的回报 。2021 年1月21 日星期 四9时5 2分44 秒21:52:4421 January 2021 科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午9 时52分 44秒下 午9时5 2分21:52:4421 .1.21 每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.1.2 121.1.2 121:52 21:52:4 421:52:44Jan-2 1 相信命运，让自己成长，慢慢的长大 。2021 年1月21 日星期 四9时5 2分44 秒Thurs day , January 21, 2021 爱情，亲情，友情，让人无法割舍。2 1.1.212 021年1 月21日 星期四 9时52 分44秒2 1.1.21
在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 下 半 部， 请 写 出 你 每 周 须 完 成 的 主 要 任 务 （ 也 包 括 那 些 与 工 作 紧 密 联 系 的“ 非 工 作 任 务”。
在 第 II 栏 的 下 端， 请 填 写 你 一 周 的 实 际 时 数。
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消 灭 窃 贼（4） 拖 延
• 列 出 所 有 需 要 完 成 的 任 务； • 根 据 轻 重 缓 急 进 行 分 类； • 将 任 务 分 解 成 几 个 步 骤； • 确 立 每 个 步 骤 的 最 后 期 限； • 每 天 安 排 10 分 钟 以 对 付 那 些 开
头 难 的 工 作； • 留 出 10 分 钟 安 排 明 天 的 工 作。。。
则
。
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目标是构筑成功的基石
• 目 标 使 我 们 产 生 动 力； • 目 标 使 我 们 认 清 使 命； • 目 标 有 助 于 我 们 安 排 轻 重 缓 急； • 目 标 引 导 我 们 发 挥 潜 能； • 目 标 使 我 们 把 握 现 在； • 目 标 促 使 我 们 评 估 进 展； • 目标 使我们将工作重点从工作本身
• 个 人 发 展 目 标： 到 8 月15 日 完 成 我 的 下 五 年 的 职 业 发 展 计 划， 并 在 以 后 12 个 月 内 列 出 时 间 表 以 确 保 目 标 的 实 现。
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Time for us 轮 到 我 们 了：
每个人写出一个你将要完成
的 工 作 目 标， 注 意 运 用 SMARTE 原
要 想 整 齐 有 序， 你 必 须 克 服 道 格 拉 斯 的 混 乱 法 则：“混 乱 总 是 想 填 满 任 何 让 其 存 在 的 空 间” • 通 常 而 言， 办 公 桌 杂 乱 无 章 是 因 为 你 没 有 定 下 存 放 事 物 的 规 矩。 你 必 须 改 变 自 己 的 习 惯！
事？多 久？ • 每 天 有 多 少 电 话？ 平 均 长 度 是 多
少？ • 什 么 时 候 最 容 易 被 干 扰？
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消 灭 窃 贼（3） 不 速 之 客
对 策： • 将 不 速 之 客 拦 在 办 公 室 外； • 保 持 站 立， 谈 话 不 会 持 续 多 久； • 若 有 人 坚 持 将 头 探 进 来 问“ 有
自己 优先权2 优先权1
参 与
他人
优先权 优先权4 3
控制
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自己
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安 排( Arrange)
• 年度计划 • 周 / 日 计 划（ 表 格）
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实战练习
运 用 我 们 学 到 的 方 法， 安 排 一 天 的 行 事 顺 序。
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消灭时间窃贼
拖延 不速之客
不会拒绝
优先权4 优先权3
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紧迫
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管理个人
5A’s 时 间 管 理 模 型
了 解 Aware
Attack
分 析 Analyze
消除窃贼 安排
分 配 Assig n
Arrange
18Байду номын сангаас
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个人时间管理
练 习：
在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 上 半 部， 请 写 出 公 司 赋 予 你 当 前 工 作 的 主 要 职 责。
• 对 你 的 行 为 方 式、 习 惯、 组 织 内 沟 通 方 法等有所了解
• 知 道 工 作 中 你 需 要 负 责 哪 些 东 西， 而 哪些是你不需要负责的
• 观察自己目前是如何利用时间的
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如 何 有 效 地 统 筹 时 间（ 续
）
• 进 一 步 分 析 自 己 是 怎 样 使 用 时 间 的;
混乱的 办公室
太多文 字工作
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时 间 窃 贼－－ 问 卷
• 许 多 事 情 占 用 了 人 们 宝 贵 的 时 间， 因 此 你 必 须 清 楚 地 意 识 到 隐 藏 在 生 活 中 的 时 间 窃 贼。