电子文件的管理方法
[整理]8电子文件管理办法
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电子文件的管理办法一、电子文件相关释义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。
逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
二、电子文件的归档范围公司主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。
具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
（一）电子文件性质代码R-草稿性电子文件;U-非正式文件;O-正式电子文件;N-无纸电子文件;T-文本文件；I-图象文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体文件;P-计算机程序;D-数据文件。
（二）电子文件信息类型1.字处理文件;指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静图像文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。
4.影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
6.多媒体文件：只用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
7.数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
8.超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。
（三）电子文件环境类型1.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件的版本等。
2.数据文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
电子文件的管理方法
电子文件的管理方法Electronic document management methods摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。
首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。
只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。
Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents.关键词：办公自动化；电子文件；管理Key words: office automation; Electronic files; Management电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。
电子文件、记录管理办法
电子文件、记录管理办法第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。
第二条电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
第三条行政部对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行.第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向行政部传递并归档。
第六条电子文件物理归档的基本要求： 1．办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档; 2．电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等）; 3．经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；4．专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件； 5．归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档,并使两者互联。
第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。
第十条各电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件,以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条归档电子文件移交前,文件形成部门必须认真检测电子文件,并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给行政部，一份由电子文件形成部门保存.第十二条电子文件的检验应包括以下项目：(1）载体有无划痕、是否清洁等；（2）有无病毒;(3)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；（4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整;第十三条行政部按照检验要求对电子文件逐一验收，对检验不合格者,应退回形成部门重新制作。
电子文件归档与管理暂行办法
电子文件归档与管理暂行办法为了适应我校信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB∕T18894∙2002）等法律法规，特修订本办法。
一、基本原则（-）凡是学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件，均应列入电子文件归档与管理范围。
（二）40个归档单位所形成的电子文件自形成之时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
（三）各单位要严格执行“双轨制”要求，在提供电子文件归档的同时，必须提供相应的纸制文件一并归档。
二、组织管理（-）学校各单位分管档案工作的负责人对本单位的电子文件归档工作负总责，并由兼职档案员任电子文件管理员,负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。
为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各单位要建立严格的管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入本单位兼职档案员的岗位职责。
（二）学校档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与利用工作，并安排专门人员对学校各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作实行监督检查和业务指导。
同时，要更新使用好现有的档案管理系统，逐步实现网上档案信息资源共享。
（三）学校各单位在开发或改造本单位信息管理系统时,应事前与学校档案馆协商，对学校档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。
三、电子文件类型及收集积累相关要求（一）电子文件类型电子文件稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。
其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F—正式电子文件。
电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。
其类型代码为：T—文本文件；I—图像文件；G一图形文件；V一影像文件；A一声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。
电子文件管理办法
电子文件治理方法1.目的为标准公司电子文件治理，促使公司文件掌握有效运行，特制定本方法。
2.适用范围本规定适用于公司在治理体系中所产生的电子文件掌握活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更等。
3.职责3.1企业治理部3.1.1负责编制及修订《公司电子文件治理方法》，是公司电子文件的归口治理部门；3.1.2负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.1.3负责对各部门文控的运行状况进展指导、监视、检查、考核；3.1.4负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。
3.2各部门3.2.1按《公司电子文件治理方法》实施电子文件的治理；3.2.2负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.2.3负责将本部门电子文件共享给企业治理部及相关使用人员，供企业治理部优化流程、标准治理做参考；3.2.4负责将企业治理部供给的相关文件信息准时反响给相关部门/人员，并准时做好跟踪落实工作。
4.主要内容4.1公司企业治理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。
4.2公司文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业安康与安全手册；b)公司其次层次文件：各体系程序文件；c)公司各级程序文件引出的治理文件和表单； d〕《体系文件清单》、《外来受控资料名目》、《记录清单》。
4.3公司各部门文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司各部门编制的与体系有关的各类治理标准等文件〔程序文件引出的文件除外〕；b)《体系文件清单》、《受控资料名目》、《记录汇编》。
4.4体系电子文件的收集4.4.1公司各部门专〔兼〕职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。
4.4.2公司各部门电子文件的格式依据《文件掌握程序》要求编制，具体参照公司《文件掌握程序》执行。
4.4.3对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式应尽量承受通用格式，本方法推举的通用格式为：文字型电子文件承受 DOC 、XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、WPS 、ELS格式；图形电子文件承受 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；图像电子文件承受 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；音频电子文件应承受 WAV 、 MP3 格式；视频和多媒体电子文件承受 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式。
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件管理办法
电子文件管理办法为加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本办法。
总则第一条：本办法所指归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第二条：公司电子文件的形成是随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动直接形成的具有保存价值的历史记录。
第三条：电子档案文件是公司档案现代化管理不可缺少的部分，由办公室集中统一管理，负责对公司形成的各类电子文件进行收集、整理、统计、保管和提供利用等工作。
各部门、分公司及下属单位分别设置兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档工作。
电子文件的归档范围及要求第四条：电子文件的归档范围同纸质文件，主要指反映公司主要职能活动、工作成果、重大活动、重要会议以及外事活动的中形成的电子文件。
包括公司发文、会议纪要及上报的各种资料、各类经济合同、策划方案、调研、财务分析等经营活动中形成的具有保存价值资料的电子版。
第五条：公司电子文件的归档要求,随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动的进程自然完成时，随纸质文件一起向档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。
第六条：各业务部门在各项活动中形成的归档电子文件应该与纸质文件内容及表现形式一致。
第七条：公司大型广告、营销、公关活动策划过程中所形成的文字、照片、录音、录像、宣传片、报纸等全部资料在活动结束一月内,各载体及电子版本同时归档。
第八条：电子文件的形成部门应指定专人负责本部门电子文件的归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任，档案管理部门参与和督促电子文件的收集和归档工作。
电子文件的管理第九条：电子文件的整理，采用归档纸质文件与文件电子版本“一一对应”的方法，即利用档案管理软件将归档文件的电子版本同时链接在该文件目录下。
第十条：电子文件的保管期限和归档范围同纸质文件。
第十一条：对归档电子文件的提供利用，按保密制度和借阅制度执行。
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电子文件的管理方法Electronic document management methods摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。
首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。
只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。
Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents.关键词：办公自动化；电子文件；管理Key words: office automation; Electronic files; Management电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。
随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流，成为社会改革与发展的宝贵资源。
同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系? 以我院为例，在办公自动化方面起步虽然较晚，但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。
现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容。
多数职能科室只是使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
Computer widespread application, promoted the rapid development of office automation. The resulting flow of electronic file with the traditional paper media files together into a huge flow of information, become a valuable resource for social reform and development. At the sametime, also gave archivists new problem: how to build a office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? In our hospital, for instance, in terms of office automation start although late, but gradually carried out practice and office automation is the inevitable trend. At this stage our part only use each department responsible for the design of computer network system, many network can't link, not compatible. Most just use computer LAN office, department functions to make unified management of electronic documents, which is formed by the mainly exist the following problems.1、对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理。
Insufficient understanding of the importance of the electronic file, not the electronic file archiving and unified management.电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。
Electronic document is a new phenomenon appeared in recent years, the significance and function of it, people haven't fully understand, can't cause enough attention. Using computer network system of department, only is to put the electronic files stored on the hard disk, disk, or cd-rom, hasn't tidied up for specification, identification and archiving.信息科作为计算机网络系统的管理部门。
也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。
这样。
即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
Information section as the computer network system management. Is technical support and guidance to local area network (LAN) and partial, network backup before and after the upgrade and update electronic file specification scientific sorting and archiving. Like this. Even if it doesn't lead to electronic file is missing, accumulate over a long period, also can make accumulation by electronic file, unable to retrieve and use.未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。
多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖。
一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
Did not use the computer network system of departments, only use a computer to office management and transactional. Most departments use computer drafting documents, once printed out paper media official documents, electronic files as the draft of the vast majority don't reserved, not for information storage carrier used for other storage cleaning, is covered by electronic file new draft. Some departments after the file is transferred to the same media content of the paper files and electronic files of two types of files stored at the same time, a wasteof manpower, material and financial resources.2、办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难。